Что необходимо для становления успешным руководителем проектного офиса. Ключевые компетенции, задачи и требования к кандидатам на эту роль.

Руководитель проектного офиса несет ответственность за результаты проектов, которыми он управляет. Он следит за работой сотрудников, контролирует соблюдение сроков и расход бюджета и координирует команду для достижения целей. В его задачи входит планирование стратегии и анализ возможных рисков для каждого проекта.

Основными этапами работы руководителя проекта становятся:

• Планирование. Руководитель составляет план каждого проекта, организует команду и выстраивает коммуникацию между сотрудниками. Он выставляет временные рамки для каждого этапа работы и распределяет финансирование и ресурсы. Он также заранее просчитывает возможные риски для каждого этапа проекта и продумывает способы их уменьшения.

• Контроль работы. Во время работы команды над проектом руководитель проектного офиса следит за качеством работы. Он отслеживает малейшие задержки на каждом этапе, проверяет расход ресурсов и вовремя вносит изменения в проект для минимизации существующих проблем.

Руководитель проектного офиса несет ответственность за результаты проектов, которыми он управляет. Он следит за работой сотрудников, контролирует соблюдение сроков и расход бюджета и координирует команду для достижения целей. В его задачи входит планирование стратегии и анализ возможных рисков для каждого проекта.

Основными этапами работы руководителя проекта становятся:

• Планирование. Руководитель составляет план каждого проекта, организует команду и выстраивает коммуникацию между сотрудниками. Он выставляет временные рамки для каждого этапа работы и распределяет финансирование и ресурсы. Он также заранее просчитывает возможные риски для каждого этапа проекта и продумывает способы их уменьшения.

• Контроль работы. Во время работы команды над проектом руководитель проектного офиса следит за качеством работы. Он отслеживает малейшие задержки на каждом этапе, проверяет расход ресурсов и вовремя вносит изменения в проект для минимизации существующих проблем.

Должностные обязанности руководителя проектного офиса заключаются в следующем:

• Разработка методов управления проектами для конкретной организации. Руководитель определяет, по каким стандартам будет оцениваться проект, выбирает конкретные количественные и качественные метрики оценки сотрудников и контролирует соблюдение выбранных норм работы.

• Формирование команды. Руководитель проектного офиса подбирает сотрудников на каждую должность, ориентируясь на навыки и знания людей. Он должен правильно организовать работу каждой команды и обеспечить их продуктивное сотрудничество.

• Планирование и контроль проекта. Руководитель проектного офиса должен выстроить график выполнения работ по каждому проекту, распределить между сотрудниками задачи и установить временные рамки для каждого этапа проекта. Он также распределяет ресурсы и следит за выполнением сотрудниками задач.

• Разработка стратегии развития компании. Руководитель проектного офиса занимается анализом целей и потребностей компании и определяет те проекты, которые приведут к достижению стратегических показателей и росту организации. Он управляет не одним проектом, а всем их портфелем, и контролирует выполнение каждой задачи.

• Риск–менеджмент. Руководитель проектного офиса следит за возникновением проблем во время работы над проектом и стремится минимизировать возможные риски или предотвратить их. При возникновении задержек и сложностей он вырабатывает план решение проблем.

Руководитель проектного офиса должен иметь следующие навыки:

• Планирование бюджета. Руководитель проектного офиса должен уметь распределять финансирование между отдельными проектами и между этапами каждого проекта в соответствии с реально необходимыми ресурсами для успешного завершения работы.

• Оценка рисков. Руководитель проектного офиса должен понимать, какие риски могут возникнуть на каждом проекте, и заранее просчитывать их вероятное влияние на результат. Он также обязан продумывать план по минимизации рисков заранее, чтобы сразу отреагировать на возможные проблемы.

• Коммуникация. Руководитель проектного офиса должен демонстрировать лидерские навыки и уметь мотивировать команду. В то же время он должен уметь наладить общение между всеми сотрудниками и вовремя передавать информацию разным отделам.

• Анализ результатов проекта. Руководитель проектного офиса должен знать, как проводится анализ различных данных проекта во время работы над ним и после окончания. Он должен учитывать данные предыдущих проектов и постоянно оптимизировать работу.

• Принятие решений. Руководитель проектного офиса должен уметь быстро и правильно принимать решения по изменению проекта в зависимости от внешних условий и возникающих трудностей.

• Решение конфликтов. Во время работы над проектом могут возникать конфликты между членами команды. Их решение и контроль – это тоже обязанность руководителя проектного офиса.

К кандидатам на должность руководителя проектного офиса обычно предъявляют следующие требования:

Соответствующий опыт. Будущий руководитель проектного офиса должен иметь практический опыт координации проектов. Это позволяет убедиться, что у кандидата есть понимание, какие проблемы и трудности могут возникнуть при выполнении задач, как разделить их между сотрудниками и как контролировать их выполнение.

Знание методик управления. Кандидат на должность руководителя проектного офиса должен знать разные методологии управления проектами, чтобы выбрать грамотный способ построения работы. Выбор зависит от особенностей компании и ее внутреннего устройства, а также от характеристик конкретного проекта.

Лидерство. Руководитель проектного офиса должен стать лидером для своей команды и уметь мотивировать сотрудников на достижение целей. Он должен поддерживать в членах команды понимание задач, желание работать и решать все возникающие трудности.

Высокие коммуникативные навыки. Руководитель проектного офиса должен уметь поддерживать коммуникацию между сотрудниками и отделами. Он должен работать с конфликтами и налаживать сплоченность внутри команды, эффективно доносить свои мысли как до заказчиков, так и до отдельных исполнителей.

Умение анализировать показатели. Руководитель проектного офиса должен уметь выбирать ключевые показатели проекта, которые позволят измерить его эффективность, и анализировать данные по выбранным метрикам для принятия взвешенных решений.

Умение адаптироваться к меняющимся условиям рынка. Руководитель проектного офиса должен отслеживать как рыночные изменения, так и проблемы и задержки, которые возникают во время работы над проектом, и вовремя подстраивать стратегию выполнения задач под меняющиеся условия.

Навыки планирования работы компании. Руководитель должен своевременно разрабатывать план каждого проекта, составлять графики расходования ресурсов, определять взаимосвязь между задачами в рамках проекта и разбивать его на логичные этапы.

Организаторские навыки. Управление проектами требует умения организовать и координировать взаимодействие между членами команды. Руководитель должен грамотно распределить отдельные задания, указать для сотрудников приоритеты и постоянно отслеживать выполнение работы.

Руководитель проектного офиса в крупной организации дает компании следующие преимущества:

• Управление проектами. Руководитель проектного офиса грамотно распределяет задачи между сотрудниками и улучшает взаимодействие внутри команды. Он контролирует выполнение отдельных задач и распределяет ресурсы для различных этапов работы. Благодаря выполнению им своих обязанностей сотрудники меньше расходуют ресурсы и быстрее заканчивают работу над проектами.

• Сокращение издержек. Руководитель проектного офиса отслеживает трату ресурсов и оптимизирует процессы внутри каждого проекта. Он принимает решения об оптимизации работы и автоматизирует систему управления, что снижает затраты на работу над проектом.

• Повышение прибыльности. Руководитель проектного офиса благодаря оптимизации использования ресурсов помогает снизить траты компании на проекты и тем самым повышает ее прибыльность. Благодаря его контролю также улучшается качество выпускаемых продуктов, что соответственно повышает удовлетворенность клиентов и прибыльность.

Руководитель проектного офиса может столкнуться со следующими проблемами:

• Отсутствие понимания ценности. Если руководство компании не видит смысла в должности руководителя проектного офиса, они не будут поддерживать его предложения по изменению стратегии компании. Им может быть не интересно мнение руководителя проектного офиса по сложным вопросам, что приведет к невозможности выполнять обязанности по управлению проектами.

• Недостаточный бюджет проектов. Если для эффективной работы над проектом недостаточно финансирования, руководитель проектного офиса может запросить дополнительные инвестиции. Однако высшее руководство компании или инвесторы могут не одобрить его предложение.

• Отсутствие поддержки. При отсутствии поддержки со стороны высшего руководства и наличии внутренних конфликтов в руководящем составе компании руководить проектным офисом эффективно будет невозможно. Если руководитель встречает сопротивление, он не сможет выстроить грамотную работу над проектом.