Построение дерева 🌳 проблем — метод, принципы и правила

Дерево проблем – иерархическая структура, направленная не только на определение актуальных проблем, но и первопричину их появления, а также возможные пути решения проблемных ситуаций. Использоваться данный инструмент может любой организацией, столкнувшийся с необходимостью развития, устранения проблемных ситуаций.

Между корнем и кроной системы должна прослеживаться четкая логика (по любому направлению). Ее отсутствие – верный признак того, что где–то была допущена ошибка, требующая обязательного пересмотра проблемы и ее причин, следствий.

Дерево поможет выделить центральный проблемный вопрос, определить полный объем информации по рассматриваемой проблеме, быстро ранжировать уже существующие в организации проблемы и не растрачивать ресурсы на решение проблемных ситуаций, разрешение которых является бессмысленным или невозможным в данный момент.

Использоваться данный инструмент может любой организацией, столкнувшийся с необходимостью развития, устранения проблемных ситуаций. Эффективность его применения возможна только при условии верного построения дерева и правильного определения всех его элементов.

Анализ проблем – широко используемая в планировании методика, направленная на видение будущего, определение возможных его проблемных моментов, выявление отрицательных аспектов ситуации. Такое анализирование проводится с помощью дерева (таблица, схема, диаграмма), которое способствует более понятному восприятию положения.

Под деревом проблем подразумевается схема, система, в которой отражены актуальные трудности, причины их появления и следствия, которые могут последовать за ними. Термин «дерево» в данном контексте употреблено не случайно. Дело в том, что, как и живое растение, иерархическая система состоит из трех основных компонентов:

• Корень. Первоначальный уровень дерева. Здесь под корневой системой подразумеваются причины сложившихся ситуаций. Устранение корней у живого дерева ведет к его неминуемой гибели. Игнорирование корней (читай – причин) при построении иерархической системы приводит к невозможности решения главной проблемы (т.к. не определено, почему именно она возникла).

• Ствол. Центральным элементом иерархической структуры является его главная проблема. Она питается причина (корнями) возникновения и постепенно переходит в следствия (т.е. в крону)

• Крона. Завершающий уровень системы. Он подразумевает под собой следствия, которые вытекают из основного проблемного запроса. Резко обрубить крону можно. Но это не означает, что она перестанет существовать – со временем на стволе начнут появляться новые ветви и листки. Точно также происходит и с рассматриваемой иерархической структурой – игнорирование возможных следствий вовсе не означает их отсутствие.

Таким образом, дерево основывается на трех пластах: причины -> основной проблемный запрос -> следствия, вытекающие из главной проблемы. Часто бывает так, что первоначальное видение ключевой проблемной ситуации ошибочно, и реальное «зло» (с которым и следует бороться) находится в области корней (т.е. причин). Отражение всех трех уровней помогает разглядеть вопрос со всех возможных сторон и подобрать наиболее верный в конкретном случае путь его решения.

Причинно–следственные связи являются ключевым элементом дерева. Между корнем и кроной системы должна прослеживаться четкая логика (по любому направлению). Ее отсутствие – верный признак того, что где–то была допущена ошибка, требующая обязательного пересмотра проблемы и ее причин, следствий.

Часто при формировании причинно–следственных связей возникает вопрос: а что из этого связь, а что – причина? Чтобы верно определить данные элементы иерархической системы, необходимо более детально проработать саму причину: дать более общее определение (название) либо напротив детализировать ее. Можно использовать расчленение одной крупной проблемы на несколько мелких (если это возможно). Для получения максимально точного результата анализа рекомендуется проводить его группой лиц (6-12 участников), каждый представитель которой имеет прямое отношение к исследуемой отрасли.

Поиск проблемы – это главная задача дерева (было бы странно, если было бы иначе). Однако, у иерархической системы причин и следствий имеется и ряд других целей, которые она способна решать при правильном подходе к составлению. Дерево поможет:

• Выделить центральный проблемный вопрос рассматриваемой отрасли и определить степень влияния на нее первопричин, узнать о возможных следствиях.

• Определить полный объем информации по рассматриваемой проблеме в удобном формате.

• Быстро ранжировать уже существующие в организации проблемы и предупредить зарождение новых.

• Не растрачивать ресурсы на решение проблемных ситуациях, разрешение которых является бессмысленным или невозможным в данный момент (необходимо разбираться с причинами).

Если просто обозначить проблему и начать ее решение, можно столкнуться с элементарной неэффективностью проводимых действий. Это может произойти из–за того, что решаемая проблема всего–навсего является следствием причины. Т.е. ее единичное устранение не гарантирует ее отсутствие в будущем (вспомним принцип отрыва листка от живого дерева). При построении же иерархического дерева можно получить более глубокие данные по проблеме.

Помимо цели «решение проблемы», дерево выполняет еще одну немаловажную задачу: поиск свежих идей по ситуации и повышение активности заинтересованных групп. Объясняется это коллективной работой над его созданием. Такой процесс заставляет не только включить мозг, но и докопаться до истины. В данном случае вы не используете универсальную методику улучшения ситуации «с конвейера», а действуете в рамках индивидуальных особенностей организации.

Анализировать проблемы рекомендуется в группе единомышленников, заинтересованных в нахождении оптимального решения сложившейся ситуации. В идеале проводить первичный анализ следует в рамках рабочей сессии, попросив каждого участника предоставить N–е количество трудностей (на отдельных карточках). На основе полученных результатов и проводится вся дальнейшая работа, которую можно представить в виде следующей последовательности:

• Разделение множества вопросов на несколько категорий: определяем, какие проблемы более значимые, как они влияют на актуальную ситуацию, почему их необходимо решить;

• Определение преобладающих проблемных факторов: находим основную проблему, которая и будет представлена в виде «древесного ствола»;

• Классификация всех проблем в соответствии с их типом: какие из множества (не основной) выделенных вопросов являются причинами, а какие — следствиями;

• Поиск наличия причинно–следственных связей между трудностями: продолжение предыдущего уровня по схеме «причина–проблема–следствие», составление логической причинно–следственно связи;

• Заключение всех запросов в иерархическую систему в соответствии с их уровнем: расположение элементов по приведенной ниже схеме.

• Обсуждение достигнутых результатов: подробно рассматриваем каждую логическую цепочку, устанавливаем ее значение в общей системе, определяем приоритеты в дальнейшей работе.

Завершенным процесс составления дерева считается только в том случае, если все участники, работавшие над его созданием, удовлетворены полученным результатом. Возведенная иерархическая система может использоваться для дальнейшего создания целей и задач, направленных на устранение имеющихся проблемных ситуаций.

Стоит помнить, что правильно составленное дерево должно иметь как минимум 4 уровня. Если созданная вами схема содержит всего три ряда, то это значит, что необходимо продолжить «копать» трудность, более глубоко изучая ее причины.

Корни, ствол, крона – в причинно–следственном дереве каждый этот элемент представляет собой отдельный уровень: нижний, центральный, верхний соответственно. Построение иерархической системы начинается с центрального уровня – т.е. основного проблемного запроса. От него следует задавать вопрос «Почему». Ответ на него будет располагаться на нижнем уровне. Если к найденной причине можно подобрать следующее объяснение «Почему», то добавляется еще один нижний уровень, содержащий в себе причину возникновения первой причины основной проблемы. Продолжается так до тех пор, пока все причины не будут исчерпаны. Когда это произошло, переходим к другой первой причине и повторяет действия.

На верхнем уровне в системе размещается следствие. Для его определения мы также задаем вопрос от основной проблемы. Но только на этот раз он звучит как «Что из этого следует» или «К чему это приводит». В данном случае цепочка также продолжается до тех пор, пока это возможно. После завершения логической причинно–следственной цепи осуществляется переход к другой системе. В итоге должна получиться схема, состоящая из нескольких уровней: самые нижние – это причины причин; средний – основная проблема (он один); верхние – следствия проблемного вопроса и следствия следствий.

Для наглядности и лучшего понимания приведем пример поэтапного составления дерева проблем:

• Главная проблема – неудобный график работы;

• Основные причины – 1) плохая работа методистов, 2) низкий уровень менеджмента;

• Причины причин:* Отсутствие достаточной обратной связи, нехватка методистов, недостаточный стимул для выполнения качественной работы.

• Маленькое финансирование, отсутствие аудиторий, непродолжительные перерывы.

• Основные следствия – 1) мало времени на еду, 2) недосып.

• Следствия следствий:* Питание всухомятку;

• Ухудшение здоровья.

Подробно расписанная иерархическая система представлена на рисунке ниже.

Казалось бы, обычный недосып, неужели он может представлять проблему для высшего учебного заведения? Оказывается, может. Причем не одну, а сразу несколько: от падения успеваемости учащихся до серьезного ухудшения их здоровья (падение резкости слуха, заболевания желудка и т.д.).

При этом подробное рассмотрение проблемного вопроса позволило не только определить «А что будет, если…», но и точно установить первопричины происшедшего. Проведенный анализ показал, что для нормализации ситуации необходимо рассмотреть вопрос продолжительности перемен, финансирования деятельности методистов, повысить уровень менеджмента в целом и не только. За несколько дней проблемы такого масштаба решить не удастся. Но постоянно работая над данным вопросом, количество следствий будет пропадать. Например, обеспечив нормальное количество аудиторий для студентов, можно понизить уровень ухудшения слуха (т.к. теперь учащимся не придется обучаться в одной аудитории, напрягая свой слух для получения нужной информации). Таким же образом осуществляется работа и над другими логическими цепочками.

Чтобы разработанное дерево проблем было удобно в использовании и помогло достигнуть организации необходимый результат, необходимо верно произвести работу над его построением. Данный процесс производится по следующим принципам:

• Графичность. Изображать причинно–следственную цепочку единым текстом не стоит. Представленная в таком виде информация крайне трудно воспринимается, из–за чего повышается риск упустить что–то важно при решении проблемы.

• Детализация. При возможности следует каждый пункт максимально детализировать. К примеру, не «короткий обеденный перерыв», а «короткий перерыв длиной 15 минут». Детали помогут более точно установить значимость конкретного элемента в системе и условия его устранения (сроки, затраты).

• Краткость. В данном случае подразумевается не просто краткое изложение информации (что тоже немаловажно для лучшего восприятия), но и максимальное расщепление крупных элементов на отдельные. К примеру, не «нехватка методистов и опыта у них», а отдельно «нехватка методистов» и «нехватка опыта у методистов». В первом случае (до сокращения) непонятно, какой именно вопрос следует решать. А разделенном варианте все четко: необходимо дополнить коллектив опытными специалистами и повысить опыт уже работающих сотрудников.

Ну и самым важным принципом построения дерева является последовательность. О ней было неоднократно сказано раннее (причинно–следственные связи).

Иерархическая система под названием «Дерево проблем» нашла свое применение во многих областях: от учебных учреждений до мировых производителей. Объясняется это ее эффективностью и доступностью. Изображенная в графическом формате структура делает информацию более понятной, доступной и лаконичной, что способствует оперативному нахождению решений по конкретной ситуации.

Также достоинством данного метода построения причинно–следственных связей является полнота описания процесса. Объясняется это возможностью безграничного продолжения уровней до того момента, пока не будут определены первоначальная причина и конечное следствие.

К преимуществам относится и реальная эффективность. Трудности, выстроенные в виде причинно–следственных цепочек, решаются значительно быстрее, т.к. в данном случае воздействие производится точечно. Организация устраняет причину, т.е. корень проблемы, что приводит к полному исключению последней. Без составления такой структуры, чаще всего, устранению в первую очередь подвергаются следствия (крона), что никак не влияет на главную проблему.

К недостаткам такой системы относится только субъективность. Происходит это из–за того, что каждый участник сессии по составлению дерева воспринимает проблему со своей точки зрения, рассматривая ее в рамках индивидуальных убеждений, желаний. К слову, именно поэтому рекомендуется работать над созданием дерева в команде. Групповое составление иерархической системы позволяет оценить ситуацию объективно, изучив каждое субъективное мнение отдельно.

Использовать дерево можно как в коммерческих целях (повышение уровня продаж магазина, улучшение имиджа бренда), так и в личных (личностное развитие, карьерный рост). Данный метод универсален в своем применении и не устанавливает перед использующими его участниками строгих границ. Поэтому попробовать его использовать следует каждому.