Изучите метод "5М" для оптимизации управления проектами и достижения целей.

Это даже не метод, а скорее аспекты производства, нуждающиеся в постоянном управлении.

5М является аббревиатурой, которая расшифровывается как: Man (человек), Material (материалы), Measurement (измерение), Manpower (рабочая сила) и Method (метод). Грамотное управление всеми пятью элементами можно сравнить с перчаткой бесконечности. В совокупности, если они дают эффективные результаты, то можно говорить о действительно успешном производстве.

Все вышеперечисленные аспекты тесно связаны между собой и не могут существовать друг без друга. Если есть проблемы с оборудованием, то будет нарушена технология производства, работники будут использовать свое время неэффективно, возникнут простои и т.д. Цепочка последствий может развиваться до бесконечности, но по сути это приводит к потерям.

Модель 5М имеет свои отличительные черты, которые наделяют ее своими преимуществами и недостатками. Ниже их рассмотрим.

Преимущества модели 5М.

– Она затрагивает самые важные аспекты производства, которые всегда нужно держать во внимание. Уделяя им достаточное количество времени, удается устранить критические проблемы и оптимизировать рабочие процессы.

– Модель 5М подразумевает комплексный подход к рассмотрению проблем. То есть все пять аспектов производства формируют систему и зависят друг от друга, поэтому, внедряя улучшения в одном месте, вы влияете в разной степени на все остальные.

– Глобальная оптимизация процессов, своевременное обслуживание оборудования, контроль качества материалов, система мотивации и обучение сотрудников, а также создание для этого благоприятных условий работы – всё это позволяет сократить количество ошибок, ускорить производственный цикл и тем самым добиться более высокой производительности предприятия.

– Повышение общей эффективности позволяет компании быть более конкурентоспособной и быстро адаптироваться под условия рынка и запросы целевой аудитории. В таких условиях проще себе обеспечить стабильность процессов и меньше зависеть от внешних обстоятельств.

– Все вышеперечисленные преимущества сводятся к тому, что управление 5 факторами производства позволяет сократить количество потерь и тем самым снизить затраты на разработку и выпуск продукции.

Модель 5М, несмотря на все свои преимущества и охват самых важных аспектов производства, имеет свои недостатки. О которых мы тоже расскажем.

– Если компания имеет не горизонтальную, а вертикальную модель управления, то могут возникнуть сложности с внедрением, так как придется менять корпоративную культуру предприятия, да и в целом бизнес–процессы. Также придется потратить время на обучение и подготовку команды. Все это несет за собой значительные затраты бюджета и ресурсов.

– После внедрения модели, нужно будет на постоянной основе осуществлять ее мониторинг и оценивать эффективность, чтобы вносить необходимые улучшения или отказываться от тех практик, которые не подошли организации. Соответственно, большинство изменений потребуют дополнительных вложений.

– Если условия рынка слишком нестабильные и меняются очень часто, то быстро адаптироваться не всегда получится. В некоторых случаях это может потребовать увеличения мощностей или внедрения новых технологий или оборудования, которого раньше не было. Такие решения нуждаются во времени на интеграцию. А иногда это может даже потребовать дополнительной разработки, если актуального решения на рынке ещё нет.

При всех своих недостатках модель 5М не теряет своей эффективности и позволяет компании успешно развиваться и добиваться своих целей.

Аббревиатура 5М расшифровывается как: manpower, machines, materials, methods, measurements. Это пять важных аспектов производства, на которых оно, собственно, и держится. Умелое управление этими факторами делает предприятие успешным и стабильным.

Ниже рассмотрим каждый из аспектов производства и то, как они делают компанию эффективной.

Метод (Method).

На протяжении всего существования компании, методы управления могут меняться. Они направлены на то, чтобы решать конкретные задачи и достигать определенных целей. Поэтому, если использовать один и тот же способ управления процессами из года в год, то результаты, скорее всего, улучшаться не будут. Более того, они станут менее эффективными, потому что не соответствуют новым условиям рынка, отрасли и запросам целевой аудитории.

Компания масштабируется и развивается, количество сотрудников растет, ассортимент продукции и услуг тоже расширяется. Соответственно держать всю власть в одних руках и контролировать абсолютно все аспекты бизнеса становится крайне сложно. Это может привести к возникновению ошибок в принятии решений, что повлечет за собой другие негативные последствия.

Смена метода управления является естественным процессом. У кого–то он происходит менее глобально и осознанно, а кто–то предпочитает опираться на голые факты, чтобы сократить возможные риски.

Ниже перечислим основные шаги, которые рекомендуется пройти, чтобы переход на новый метод управления был более эффективным и безболезненным.

– В начале необходимо оценить текущее состояние производства.

Необходимо изучить все аспекты и взглянуть на процессы и с точки зрения руководства, и с точки зрения подчиненных, и с точки зрения потребителей. Это позволит понять, какую ценность продукта создает производство в настоящий момент. Также можно понять, какие существуют слабые стороны и ограничения, и наоборот, какие имеются возможности для дальнейшего развития.

Важно при анализе полагаться не только на качественные показатели, но и на количественные, чтобы оценка была максимально объективной. Кроме того, мнение сотрудников по поводу процессов и, в целом, устройства организации тоже играет важную роль. Комфортные условия работы позволяют поддерживать высокий уровень мотивации и производительности.

– После того, как текущее состояние было оценено и все проблемы выявлены, пора определиться с целями и задачами. Тут важно не распыляться сразу на все, потому что это слишком затратно и с точки зрения ресурсов, и с точки зрения времени, и с точки зрения бюджета. Есть высокий риск наделать много ошибок, забыть о чем–то важном и в итоге не повысить эффективность, а наоборот прийти к высоким неоправданным расходам.

Поэтому нужно выделить одну главную цель, которая объединяет более мелкие, а задачи расставить по градации от самых приоритетных до неважных. В этом случае получится внедрять новые методики и инструменты постепенно и выбирать их обоснованно.

– Когда цели и задачи обозначены, пора выбрать подход к управлению. Выбор предстоит колоссальный. Каждый из методов имеет свои достоинства и недостатки, которые, безусловно, нужно учитывать. Также стоит понимать, что все подходы к менеджменту не существуют в чистом виде. Все равно для каких–то отдельных задач могут использоваться инструменты, которые не типичны для конкретной методологии. Соответственно, их можно комбинировать, чтобы добиться наиболее эффективного результата.

Кроме того, стоит помнить, что обычно внедрение технологий и инструментов подразумевает в большинстве случаев денежные вложения. Поэтому при выборе нужно опираться на свой бюджет и, по возможности, привлекать инвесторов.

– После того, как средства управления были определены, необходимо их «примерить» к компании. Можно использовать тестовые периоды программного обеспечения, обсуждать техники и механики со специалистами, проводить промежуточную оценку результатов. После чего вносить корректировки и адаптировать методы управления процессами под особенности своей организации и отрасли.

В дальнейшем результаты всегда нужно улучшать: сокращать время выполнения задач, автоматизировать процессы, увеличивать контроль качества, придумывать и находить новые методы управления, внедрять инновации и т.д.

Этот план действий касается как всего производственного процесса в целом, так и отдельных его этапов в частности.

Чем больше масштаб производства, тем большее количество мощностей ему требуется. Соответственно постепенно количество ручного труда сокращается до приемлемых пределов. Все–таки полностью отказаться от ручной работы пока что не получится.

Выбор оборудования, как для нового производства, так и для переоборудования старого, является ответственным делом. С его помощью решаются конкретные задачи, а именно оптимизируются процессы для ускорения производства и увеличения контроля качества выпускаемой продукции и услуг. Автоматизация действий позволяет сократить количество лишних телодвижений у рабочих, что опять же дает возможность повысить темп выпуска. Также это уменьшает размер издержек.

При выборе оборудования в первую очередь нужно опираться на потребности компании и ее возможности. Если получится привлечь субсидии или средства инвесторов, то получится автоматизировать производство по максимуму, иначе придется это делать постепенно, чтобы не исчерпать все свои денежные ресурсы.

Предложений на рынке много, но не каждое из них является подходящим. Функционал должен соответствовать тем задачам, которые будут решаться с помощью этого оборудования. Конечно, хочется выбрать самые современные и технологичные варианты, так как они могут закрыть сразу несколько потребностей, но и цена у них будет высокая. В некоторых странах также нужно учитывать доступность сервиса и запчастей, если оборудование приобретается из–за рубежа.

Иногда может потребоваться адаптация оборудования под специфику компании и отрасли, поэтому при выборе поставщика нужно учитывать возможность переделки. А ещё не стоит забывать про дальнейшее обслуживание и ремонт, которые также нужно осуществлять на регулярной основе. В начале может действовать гарантия, но не на все типы операций, поэтому нужно закладывать бюджет и на это.

Если замена оборудования осуществляется не полностью, то нужно обратить внимание на совместимость с уже существующим. Возможно, они имеют разное программное обеспечение, поэтому сначала нужно будет решить этот вопрос.

Ещё одним важным критерием является сложность эксплуатации. Чем мудренее управление, тем сложнее будет обучить персонал и тем выше риск возникновения ошибок, основанных на человеческом факторе.

Также стоит рассмотреть такие дополнительные критерии выбора, как влияние производства на окружающую среду. Экологическая повестка в наши дни не теряет своей актуальности, а наоборот, только возрастает. Оборудование, которое не наносит вред окружающей среде или позволяет сделать производство безотходным, несет наибольшую ценность. К тому же это играет на руку репутации компании.

Качество сырья и материалов – это половина успеха продукта или услуги. Оборудование может быть технологичным, и даже работники могут иметь достаточную квалификацию, но если используются некачественные расходники, то тут даже волшебство не поможет.

Поэтому важно выстроить надежные бизнес–отношения с поставщиками, чтобы они не только предоставляли качественные материалы, но и не подводили по срокам. Это также важный фактор, нарушение которого может привести к задержкам, снижению производительности и увеличению издержек.

При анализе рынка необходимо учитывать логистику. Нужно выбирать короткие маршруты, чтобы сократить время поставки, а также наиболее быстрые виды транспорта, чтобы уменьшить расходы на топливо. Не стоит забывать и про экологический фактор, чтобы наносить наименьший урон окружающей среде.

Сырье и материалы должны соответствовать стандартам отрасли и, по возможности, тоже быть экологичными, либо перерабатываемыми, или безотходными. Это не только пойдет на пользу репутации производителя, но также снизит расходы и позволит создавать более качественные изделия.

Отдельное внимание стоит уделить организации хранения сырья и материалов. Нужно не только помещение подходящего размера, чтобы в нем было удобно держать запасы, но и перемещать их. Также необходимо создать особые условия, чтобы сохранить свойства и не сократить раньше времени срок годности.

Кроме того, запасов не должно быть слишком много, чтобы не увеличивать потери. Лучше всего, когда их ровно столько, сколько требуется в настоящий момент. Поэтому необходимо анализировать рынок и запросы потребителей, чтобы строить наиболее точный прогноз спроса и создавать продукцию с опорой на проверенные данные.

Несмотря на наличие большого количества технологий и оборудования, вклад человека в достижение цели на производстве имеет огромное значение. Он все ещё властен над ситуацией.

Пока что именно человек принимает управленческие решения, он же управляет оборудованием и ресурсами. Все машины, программы и искусственный интеллект выступают лишь в качестве инструмента, а не заменяют труд специалиста.

Автоматизация позволяет сократить расходы и снизить количество ошибок, возникающих на основе человеческого фактора, то есть, по сути, облегчает жизнь рядового сотрудника, да и руководителя тоже. Человек при этом должен обладать достаточной квалификацией, чтобы этим грамотно управлять и повышать производительность как процессов, так и свою собственную.

Но наличие развитых профессиональных навыков и опыта – это не всё. В наши дни немало внимания уделяется и soft skills, так как они имеют большое значение для работы команды. Они помогают людям выстраивать здоровые и открытые профессиональные взаимоотношения, что также влияет на производительность процессов и общую эффективность предприятия.

Ещё одним важным фактором в данном аспекте производства является создание благоприятных условий труда для подчиненных. Что под этим подразумевается?

– Безопасность: рабочее место не должно нести угрозы жизни или здоровью. Соответственно, необходимо внедрить технику безопасности и стандарты, которые позволят снизить вероятность возникновения несчастного случая. Также это своевременное обслуживание оборудования, которое может стать неисправным и нанести вред. По возможности, организация регулярного медицинского осмотра с целью предотвращения вредного воздействия на организм отходов производства.

– Социальная защита: своевременное предоставление отпуска, нормированный рабочий график, исключающий частые переработки, выплату льгот и декретных, а также многое другое.

– Выработанная система мотивации с учетом специфики компании и отрасли, а также ее методов управления процессами и сотрудниками. Сейчас не принято ругать и уже тем более делать это публично. В наше время учатся смотреть на ошибки как на опыт, из которого можно вынести урок. А вот поощрять и поддерживать стали чаще, что выражается не только в словах благодарности за качественно выполненную работу, но и в виде денежного эквивалента.

– Немаловажную роль играет поощрение развития сотрудников и инноваций. То есть регулярное обучение персонала в соответствии с актуальными запросами отрасли. Предоставление возможности предлагать и реализовывать идеи по оптимизации процессов и улучшению качества продукции или услуг.

Среда (Milieu). Модель 5М бережливого производства.

Благоприятная среда строится на основе безопасности. Это и про производственные процессы, и про оборудование, и про сырье, и про коммуникацию внутри коллектива, и про экологичность, и про многие другие аспекты, влияющие на качество и успех.

Скорость процессов зависит не только от наличия инструментов автоматизации, но и от навыков работников. Ручной труд можно свести к минимуму, но он все–равно останется в определенном количестве хотя бы для того, чтобы управлять и обслуживать оборудование.

Поэтому, чтобы сократить возможные риски и ошибки, а также улучшить качество выпускаемой продукции, необходимо выработать определенные нормы и стандарты. Они позволят привести все изделия и процессы к общему виду. То есть уровень качества будет одинаковым как для партии товаров №1, так и для партии №1058.

Например, можно организовать рабочее место таким образом, чтобы на нем не скапливалось много мусора или других лишних вещей. Сделать так, чтобы инструменты находились строго в одном положении, чтобы всегда был порядок и не приходилось тратить время на их поиск в нужный момент. Кроме того, можно выделять время на уборку рабочего места в течение рабочего дня, например, в начале и конце или при передаче смены.

Ещё одним средством является «защита от дураков», когда изделие конструируется таким образом, чтобы при его изготовлении, эксплуатации или обслуживании не возникало глупых ошибок. Например, создать деталь такой формы, чтобы ее можно было вставить только определенным образом, иначе оно работать не будет.

Все пять факторов модели 5М относятся к системе управления бережливого производства. Они направлены на то, чтобы сделать процесс производства более дешевым, простым и качественным, что повышает ценность продукта или услуги в глазах потребителей.