Познакомьтесь с концепцией управления по целям с использованием KPI и как эта стратегия может кардинально улучшить эффективность и результативность вашего бизнеса.

Целеполагание – это то свойство, которое отличает человека от других живых существ. Это очень важное условие успеха любой деятельности, именно поэтому в процессе работы компании постановка целей и расстановка приоритетов являются очень важными задачами. Постановка четких целей – это хороший способ мотивации и дисциплинирования сотрудников. Она позволяет определить четкие критерии успешности работы специалистов, объективно оценить ситуацию и своевременно скорректировать работу сотрудников при необходимости.

Управление по целям, оно же управление по результатам было впервые описано в книге Питера Друкера «Практика управления» в 1954 году. Друкер в своей книге говорил, что при внедрении этой системы необходимо определить крупные стратегические цели для всего бизнеса. После этого можно установить небольшие цели для каждого сотрудника. Реализация небольших целей должна приводить к достижению важных для компании результатов.

Важно, чтобы целеполагание проводилось не только руководителями, но и сотрудниками. Это позволяет специалистам ощутить свою причастность к развитию компании и понять, какую роль они играют в организации. При этом в качестве целей должны выбираться не только количественные, но и качественные показатели. Достижение результатов должно приносить ощутимую пользу бизнесу, а сотрудники должны постоянно получать обратную связь, чтобы понимать уровень эффективности своей работы и своевременно устранять недочеты. Оптимизация работы в рамках управления по целям происходит благодаря правильному формулированию ключевых показателей и установке способов мотивирования наиболее эффективных сотрудников.

Актуальность управления по целям

В процессе постановки целей необходимо правильно установить сроки их достижения. Если выполнение задач будет растягиваться по времени или откладываться, это может негативно повлиять на общую эффективность бизнеса. Управление по целям позволяет своевременно определять проблемы внутри компании и внести все необходимые изменения, чтобы обеспечить постоянное развитие организации. Управление по целям дает возможность улучшить внутренние операции, увеличить результативность компании без привлечения новых сотрудников и дополнительных вложений.

Сегодня метод управления по целям получает все большую распространенность. Дело в том, что развитие информационных технологий позволяет значительно автоматизировать сбор и обработку данных об эффективности не только отдельных сотрудников, но и целых подразделений. Они позволяют проанализировать данные в реальном времени буквально за несколько минут, что позволяет буквально мгновенно принимать решения. При этом важно, что модель управления по целям может использоваться как огромными компаниями, так и небольшими предприятиями. Это делает ее максимально универсальной.

Управление по целям включает пять шагов, которые необходимы для того, чтобы система приносила свои плоды для всех сотрудников компании и руководства:

1. Определение и оценка целей. Для достижения успеха важно четко определить цель, достижение которой позволит добиться роста компании. Она должна быть сформулирована понятно не только для руководства, но и для всех сотрудников, от которых зависит достижение цели. При установке целей часто используется система SMART, которая позволяет сделать их ясными, понятными, измеримыми, выполнимыми, актуальными и достаточно срочными для достижения необходимых результатов.

2. Объяснение цели сотрудникам. При формулировании цели важно поддерживать диалог с сотрудниками. Не стоит полагаться на то, что они самостоятельно разделят крупную цель на более мелкие промежуточные, разберут частности и особенности каждой цели. Важно, чтобы руководитель объяснил сотрудникам все тонкости и сложности на начальном этапе. При этом сотрудники должны иметь право задать вопросы и получить на них ответы, которые касаются содержания существующих в компании планов. После этого необходимо определить, какие действия должен предпринять каждый сотрудник для достижения общей цели. Это поможет выбрать верное общее направление и понять порядок действий в том случае, если он не указан напрямую в регламентах. Важно, чтобы все цели сотрудников соответствовали общей цели предприятия. Это дает их работе смысл, поддерживает мотивацию.

3. Отслеживание промежуточных результатов. Конечно, в любой компании есть сотрудники, которые могут самостоятельно принимать решения и без контроля качественно выполняют свою работу, однако часто руководству необходимо отслеживать результаты. Отсутствие наблюдения и мониторинга может создать почву для некачественного выполнения сотрудниками своих обязанностях, что снизит скорость развития компании и качество ее развития.

4. Оценка эффективности. Важно постоянно оценивать эффективность работы сотрудников как как в процессе выполнения определенных задач, так и после окончания работы. Достигнутые результаты необходимо оценить, после чего при необходимости вносятся все необходимые коррективы.

5. Вознаграждение за успех. Если сотрудники качественно выполняют свою работу, их результаты нужно отметить премиями или другой мотивацией. При этом можно использовать не только денежное вознаграждение, но и другие его виды.

Система управления по целям активно используется многими компаниями. Считается, что этот метод управления наиболее эффективен в постоянно меняющейся среде. Для принятия решений обычно используется система SMART, которая позволяет составить правильный список целей. В течение срока, установленного для выполнения целей, проводится постоянный мониторинг результатов работы сотрудников и оценка уровня выполнения каждой цели.

Преимущества

Преимуществами управления по целям являются следующие моменты:

• Алгоритм можно использовать в любой компании. Не так важно, насколько у вас крупный бизнес. Управление по целям предполагает масштабирование под любую компанию, а потому, даже если у вас огромная транснациональная корпорация, вы можете выбрать общие стратегические цели и в дальнейшем постепенно их разделить на неограниченное количество мелких подцелей. Если же у вас компания небольшая и состоит всего из пары десятков сотрудников, вы просто получите гораздо меньшее количество подцелей.

• Управление по целям не лимитирует количество целей. Так как количество целей не лимитировано, вы можете установить столько задач для сотрудников, сколько вы считаете нужным. Единственное ограничение в этом случае – это то, что сотрудники должны успевать выполнять все цели. Важно, чтобы сотрудники не были перегружены, и это единственное существующие для вашей компании ограничение по целям.

• Управление по целям задает определенный стандарт планирования. В процессе планирования важно обеспечить высокий уровень коммуникации между сотрудниками. Когда управление по целям уже налажено, выстроенная коммуникация и выбранные стандарты планирования и целеполагания облегчают взаимодействие между сотрудниками и повышают уровень взаимопонимания в коллективе, что приводит к гораздо более высокому качеству выполнения задач.

Недостатки

У этого метода существуют следующие недостатки:

• Несоответствие контроля современной ситуации на рынке. В классическом понимании управление по целям требует контроля раз в полгода, что не соответствует современной динамике рынка и бизнеса. Некоторые приоритеты могут терять актуальность даже в течение месяца, и на все существующие изменения нужно реагировать сразу. Чтобы преодолеть этот недостаток, необходимо проводить гораздо более частый контроль над работой сотрудников.

• Управление по целям не ограничивает количество целей. С одной стороны, это плюс, потому что вы можете выбрать несколько важных направлений развития компании. Однако часто такое отсутствие ограничений вызывает серьезные проблемы. Если целей десять и более, они не могут быть одинаково критичны, а потому такой перечень задач нельзя считать обоснованным. При этом сотрудникам приходится сосредотачиваться на всех целях одновременно, что приводит к сложностям в работе, раскоординации коллектива, перегрузке сотрудников. Именно поэтому необходимо, чтобы каждая цель была действительно важна для предприятия. Важно проанализировать каждую задачу, отбросить или отложить на будущее менее критичные и начать с наиболее важных.

• Управление по целям предполагает строгое соблюдение SMART–планирования. SMART – это система постановки целей, основанная на ясности, измеримости, выполнимости, актуальности и срочности задач. Если один из этих принципов в процессе планирования нарушается, сам принцип управления по целям лишается практического смысла. Чаще всего нарушается принцип ясности и конкретности, потому что в некоторых компаниях постановка целей происходит на основе общих идей. Это вызывает сложности и конфликты внутри коллектива, что приводит к замедлению развития компании и возникновению проблем при выполнении определенных задач.

KPI – это ключевые показатели эффективности. Они являются важным элементом управления по целям и позволяют определить уровень достижения определенных результатов и качество работы сотрудников. Одной из главных целей любого бизнеса является прибыль, поэтому очень часто оценка эффективности достижения цели – это средний доход от клиента и окупаемость вложений. Однако кроме роста компания может выбрать и другую цель, например, разработать новый продукт или занять более крупную долю рынка. Ключевые показатели выбираются в зависимости от глобальных целей бизнеса.

Важно, чтобы ключевые показатели были количественными и выражались в процентах или числах. Это позволяет быстро отследить показатели работы компании и сравнить прогресс с течением времени. При этом ключевые показатели могут использоваться для измерения эффективности сотрудников, отделов или компании в целом.

Цели постановки KPI

Внедрение системы ключевых показателей делает возможным достижение следующих целей:

• Измеримость. Система KPI позволяет не просто объяснить команде, что нужно сделать, но и показать в цифровом эквиваленте, каким именно образом необходимо выполнить определенные задачи. Это позволяет сотрудникам не работать вслепую, а стремиться к определенным целям. Если заранее не дать сотрудникам возможность контролировать свои результаты по определенным KPI, они не смогут своевременно отследить появляющиеся риски, сложности и ошибки. В итоге это приведет к серьезным проблемам и негативно скажется на работе всей компании.

• Мотивация сотрудников. Четкие и понятные цели и ключевые показатели мотивируют сотрудников и дают им понимание, каких именно целей они должны достичь. Часто KPI используют для дальнейшего расчета зарплаты, потому что они идеально подходят для подсчета количества выполненных задач и качества их выполнения. В отдельных случаях ключевые показатели используются для увеличения зарплаты, но важно, чтобы роль KPI была зафиксирована в договоре с сотрудником.

• Связь между целями компании и целями сотрудников. В идеальной системе ключевых показателей крупные цели компании постепенно делятся на все более мелкие подцели, и в итоге преобразуются в небольшие задачи для каждого сотрудника. Это позволяет сотрудникам видеть и оценивать свой вклад в работу компании и понимать, почему работа каждого специалиста действительно важна.

• Распределение ответственности. Очень часто в компании каждый сотрудник несет ответственность за выполнение отдельных KPI. Это позволяет команде понять, кто за что отвечает, сформировать систему коммуникации и избежать взаимных недопониманий, обид и обвинений, если отдельные ключевые показатели не были достигнуты. При этом отдельные ключевые показатели могут принадлежать сразу нескольким отделам. Обычно такое случается с ключевыми показателями, относящимися к продукту.

Система KPI в разрезе управления по целям имеет свои преимущества и недостатки.

Преимущества

Преимуществами системы KPI можно назвать следующие факторы:

• Ключевые показатели позволяют объективно оценить результаты. KPI –это показатель эффективности сотрудников. Он выражается в числовом эквиваленте, что позволяет гораздо проще сравнить между собой результаты с течением времени. Благодаря наличию ключевых показателей можно определить, насколько хорошо сотрудники выполнили свои задачи и насколько высоких результатов они достигли. С помощью KPI можно оценить результаты как отдельных задач, так и развития компании в целом, что позволяет быстро наглядно увидеть, как именно выполняется работа.

• Благодаря метрикам легче найти проблемы компании и точки роста. Наличие метрик и KPI позволяет оценить, насколько быстро и устойчиво развивается компания. Если ключевые показатели достигаются в поставленные сроки, это говорит о том, что проблемы внутри компании отсутствуют и бизнес растет в соответствии с планом. Однако если отдельные ключевые показатели остаются невыполненными, это говорит о существовании проблем, которые требуют решения. Соответственно руководители бизнеса, которые контролируют работу сотрудников, могут быстро сориентироваться в ситуации внутри компании и сразу же внести корректировки и изменения.

• KPI помогают принимать верные решения. Постоянный анализ KPI позволяет отследить, на каком этапе развития находится каждый сотрудник и каждый отдел в компании, с какой скоростью происходит работа над отдельными задачами. Это позволяет выстроить стратегию развития продукта, спланировать работу отдельных отделов, создать более–менее точные прогнозы расходов компании и прибыли, а также принять другие необходимые решения.

Недостатки

У системы KPI есть следующие недостатки:

• Сложность в разработке. Разработать ключевые показатели быстро невозможно, особенно для крупной компании. На это может потребоваться несколько месяцев, а то и год. При этом на процесс внедрения системы ключевых метрик может уйти несколько лет до того момента, как она будет полностью запущена. Однако этот недостаток существует только в крупных компаниях: в мелком бизнесе создание системы KPI может требовать всего 2-4 недели.

• Дополнительные расходы. Отслеживание показателей эффективности требует подключения дополнительных инструментов, особенно в том случае, если оно должно проводиться автоматически. Часто в этом случае нужно покупать специализированные программы, и большинство из них стоит довольно дорого. Однако в то же время начать работу с ключевыми показателями можно и в бесплатных инструментах: для этого необходимо правильно их настроить, что требует временных затрат.

• Негативное влияние на работу команды. Этот минус появляется тогда, когда KPI завышены или вовсе недостижимы. В таком случае мотивация сотрудников упадет, и они, вероятно, даже не будут пробовать достичь запланированных результатов. При этом, если запланированные показатели слишком низкие, это также приведет к снижению мотивации сотрудников. KPI будут достигнуты слишком быстро, что приведет к тому, что сотрудникам будет банально неинтересно стараться.