Изучите метод RCA (Root Cause Analysis) и узнайте, как выявить и устранить первопричины проблем для улучшения производственных процессов.

Root Cause Analysis, RCA – метод контроля качества, используемый для поиска первоначальной причины возникновения проблемы. Анализ помогает найти причинно–следственные связи, а не просто симптомы.

Чаще всего к этому методу прибегают в том случае, если наступил критический момент и появились серьезные последствия. Например, ошибка или брак повторяется слишком часто, либо, когда проблема не была решена сразу и стала более масштабной и сложной.

Принцип работы RCA строится на том, что все события и процессы в системе производства или разработки связаны между собой, поэтому влияют друг на друга. Компания имеет как внутренние процессы, так и внешние. Проблемы могут возникать и там, и там. Соответственно, причины их возникновения можно искать как на предприятии, так и в окружающей среде.

Анализ помогает определить триггеры, запускающие цепочку реакций, которые приводят к возникновению проблемы. То есть с помощью RCA можно пройти полный путь с момента, когда была допущена первая ошибка, и до того момента, когда это стало систематическим процессом.

Этот вид анализа применяется в различных видах деятельности. Его можно использовать и в ИТ, при работе над проектом, и в маркетинге, при анализе маркетинговой кампании, и в производственной сфере, при поиске причин снижения качества и производительности.

Поиск корневых причин возникновения проблем и ошибок дает множество преимуществ.

– Компания оптимизирует свои процессы, что повышает ее производительность и дает возможность быть более гибкой и адаптивной. Это, в свою очередь, позволяет повысить уровень конкурентоспособности.

– Снижается риск возникновения брака, а это, в свою очередь, сокращает количество издержек и времени на переделку продукта. Соответственно, он быстрее доходит до потребителя и в большей степени способен оправдать ожидания и запросы.

– Анализ RCA является инструментом, который предоставляет факты, что позволяет руководству компании принимать обоснованные решения. Благодаря этому можно рационально управлять ресурсами и возможными рисками. Это, в свою очередь, дает возможность экономить бюджет и выбирать наиболее эффективные решения.

Применение метода RCA будет полезным для компаний с любым типом управления. Чаще всего его используют в организациях, которые стремятся к постоянному улучшению качества продуктов и услуг. Он помогает находить слабые места, требующие оптимизации. На основе этого принимаются решения о внедрении изменений в методы производства, замена оборудования, смена поставщиков и т.д.

Чтобы реализовать данный метод анализа и найти первоисточник проблем, используются различные инструменты. Они помогают систематизировать и визуализировать собранные фактические данные. В дальнейшем это упростит анализ и даст возможность быстрее принимать управленческие решения.

Перечислим пять известных инструментов RCA анализа, которые используются для поиска источников проблем.

The Eight Disciplines of Problem Solving (8D) – Восемь дисциплин решения проблем

Чтобы реализовать RCA–анализ и найти первоисточник проблем, используются различные инструменты. Они помогают систематизировать и визуализировать собранные фактические данные. В дальнейшем это упростит анализ и даст возможность быстрее принимать управленческие решения.

Перечислим пять известных инструментов RCA–анализа, которые используются для поиска источников проблем.

The Eight Disciplines of Problem Solving (8D) – восемь дисциплин решения проблем.

Инструмент был разработан в компании Ford в 80-х годах прошлого века. Его создали для решения проблем с ориентацией на команду. Суть заключается в том, чтобы обнаружить проблему, зафиксировать ее промежуточный период и после этого найти решение, которое будет работать на долгосрочную перспективу и предотвращать рецидивы. Этот инструмент помогает постоянно улучшать качество производимой продукции и обеспечивать ее надежность.

Восемь дисциплин – это восемь шагов, которые необходимо пройти, чтобы добиться высокого уровня качества продукции или услуг. Каждый из них имеет свою специфику.

Первым шагом является создание команды, которая будет ответственной за решение проблемы. Это группа ответственных лиц, способная разобраться в нюансах и рассмотреть ситуацию с разных сторон. Они принимают участие в принятии решений, внедряют различные методы управления и инструменты, помогают в обучении персонала и их адаптации к новым условиям работы, разбираются в решении конфликтных ситуаций. Также они проводят мозговой штурм для того, чтобы найти причину возникновения ошибки, после чего ищут способы ее решения.

Вторым шагом является описание проблемы. Ей нужно придать какой–то осязаемый вид, чтобы оценить степень критичности и верно подобрать инструменты и методы для ее решения. Важно, чтобы информация была актуальной, достоверной, измеримой, а также имела не только количественные, но и качественные показатели.

Третьим шагом является принятие временных мер, которые позволят уменьшить влияние симптомов и избежать критических последствий. Благодаря этому команда успеет провести более подробный анализ ситуации и найти причину возникновения проблемы.

Четвертый шаг подразумевает проведение анализа причины проблемы. То есть выстраиваются причинно–следственные связи, которые привели компанию к кризису. На этом этапе важно принимать свои ошибки, а не пытаться перевести ответственность на какие–то внешние обстоятельства. Не все вещи в этом мире можно контролировать, но иногда глупые ошибки, возникшие по вине человеческого фактора, могут дорого стоить.

Пятым шагом будет разработка долгосрочной стратегии, которая будет включать план мероприятий, направленных на устранение последствий и дальнейшее предотвращение рецидива. В рамках этого этапа определяются необходимые ресурсы для решения проблемы, обозначаются сроки выполнения работ и ключевые задачи. Это позволит следить за прогрессом исполнения и оценивать эффективность.

Шестой шаг подразумевает реализацию стратегии по устранению причин и последствий проблемы. Важно соблюдать последовательность действий, потому что все производственные процессы в компании зависят друг от друга. Если изменения касаются одного из аспектов производства, то они отразятся и на других.

Седьмой шаг методики отличает ее от всех остальных способов. Важно предотвратить повторение проблемы – это обязательное условие, которое обязательно нужно выполнить. Когда причина будет устранена а симптомы будут сняты, то проблема будет решена окончательно.

Восьмым шагом будет обязательное поощрение всех ответственных лиц, которые принимали участие в поиске и устранении причины проблемы и ее последствий. Это не только покажет, что руководство оценило их вклад в качество производства, но и будет мотивировать на дальнейшие улучшения.

Этот инструмент придумал японский профессор Каору Исикава, чтобы с ее помощью находить причины возникновения брака. Суть заключается в том, чтобы описать проблему, после этого нужно перечислить факторы, которые могут ее спровоцировать, а затем в каждом из них найти конкретные причины. Все этапы визуализируются в виде схемы, которая образует «скелет рыбы». Её ещё называют диаграммой «рыбьей кости», где голова является проблемой, а кости выступают в качестве причин.

Инструмент используется во время мозгового штурма. То есть и в этом методе анализа RCA участвует группа людей, которые могут взглянуть на ситуацию со своей профессиональной точки зрения и внести свой ценный вклад в поиск причины проблемы.

Классическая схема Исикавы имеет шесть ключевых факторов, которые могут стать причиной возникновения брака на производстве.

Первым из них является человек. Это могут быть любые участники процесса, как те, что работают в компании, так и те, что находятся за ее пределами, например, поставщики или партнеры. То есть это те причины, которые возникли из–за низкого уровня квалификации специалистов, безответственности, невнимательности, из–за конфликтов между разными сторонами и т.д.

Вторым фактором является оборудование. То есть те инструменты и техника, которые используются для выполнения задач. Они могут быть просто–напросто устаревшими и не соответствовать современным требованиям к производительности и качеству. Они могут быть небезопасными из–за возникшей поломки.

Необходимо своевременно обслуживать оборудование, чтобы оно не теряло своей эффективности и не приводило к возникновению несчастных случаев. Тогда получится поддерживать производительность и соответствующее качество выпускаемой продукции.

Третьим фактором являются материалы, используемые для производства продукции и услуг. Экономия на сырье лишь повышает риск возникновения брака. При приеме сырья от поставщика необходимо тщательно проверять его на соответствие стандартам, чтобы предотвратить возможные дефекты.

Методы являются четвертым фактором. То есть те стандарты, нормы и техники, которые используются специалистами для выполнения задачи. Каждый этап производства имеет свой набор процедур, которые нужно выполнить в определенной последовательности, чтобы получить предсказуемый результат. Специалистам необходимо оттачивать свое мастерство, чтобы точно выполнять свои действия, так как это снижает риск возникновения брака.

Под пятым фактором скрываются метрики. То есть количественные и качественные показатели, которые используются для контроля качества и оценки эффективности работы. Для каждого этапа работы и процедуры применяются свои методы измерений в зависимости от специфики задач.

Неправильно выбранные метрики будут не показывать слабые места, а наоборот скрывать их. Это приведет к усугублению ситуации и не поможет найти причину возникновения брака. Чтобы решить эту проблему, нужно выбрать не только количественные, но и качественные метрики. Это позволит составить объективную картину, основанную на фактах.

Шестым

фактором является окружающая среда. То есть все то, что находится за пределами производства, все равно может хотя бы косвенно повлиять на качество. Это могут быть погодные и климатические условия. Например, кондитерская фабрика закупила фрукты у поставщика, чтобы сделать из них начинку. Погодные условия были неблагополучными, что сказалось на качестве десертов, поэтому их вкусовые свойства оказались не такими, как обычно. Это, в свою очередь, повлияло на уровень удовлетворенности потребителей.

Данный инструмент также появился в Японии, как и многие другие методы и средства, которые используются для контроля и управления качеством. Его автором является Сакичи Тойода. Конкретно этот инструмент является частью концепции бережливого производства.

Его суть заключается в том, что в начале обозначается какая–то проблема. Потом к ней задается вопрос «Why?» (Почему?). Это приводит к какому–то ответу, который позволяет углубиться ещё больше в поисках первопричины. Как понятно из названия, вопрос повторяется пять раз, чтобы достичь результата.

Этот инструмент поиска причин не сработает для сложных и глобальных проблем, так как в них существует слишком много аспектов, которые влияют друг на друга и на качество. Пяти вопросов на поиск причины будет слишком мало. Это может привести к неверным выводам и последующим ошибкам в принятии решений. Поэтому техника "5 Why?" часто подвергается критике.

Чтобы применить этот инструмент наиболее эффективно и избежать явных ошибок, нужно пройти несколько последовательных шагов.

– Четко определить и сформулировать первоначальную проблему. В идеале ее визуализировать и записать, а не просто произнести вслух, чтобы избежать абстрактности. Для этого можно использовать различные средства, подойдет как листок бумаги и ручка, так и офисный редактор.

– Успех во многом зависит от правильности постановки вопроса. «Почему?» – это лишь условное обозначение, которое используется в названии метода. Вопрос может быть более развернутым и конкретным, чтобы получить на него такой же развернутый и четкий ответ.

– Каждая определенная причина требует того, чтобы к ней была сформирована цепочка причинно–следственных связей с определенной долей детализации. Разумеется, этот процесс необходимо фиксировать и визуализировать в виде схемы, чтобы затем было проще проводить анализ.

– Необходимо проверить корректность всех формулировок. Ответ на вопрос должен быть точным, однозначным и достоверным. Недопустимы абстрактные формулировки и утайка информации, так как это значительно повлияет на конечный результат. Какими бы постыдными ни были причины, их нужно признать и озвучить, чтобы отразить реальность ситуации. Только тогда получится найти эффективное решение, а не тратить время и ресурсы впустую.

Существуют и другие схожие способы докопаться до истины. Все они помогают сокращать количество брака и возникновение повторных ошибок.

Они вполне логичны, последовательны и достаточно легки в использовании. То есть не требуется наличие каких–то специфических профессиональных навыков, хотя лучше, если анализ RCA будут проводить специалисты, связанные с аналитикой. Они могут собрать данные от разных участников производственного процесса и грамотно их систематизировать и визуализировать для дальнейшей оценки. После чего команда во главе с руководством может принимать управленческие решения.

Инструменты не являются универсальными, и для достижения более точного и эффективного результата стоит использовать и другие подходы к поиску причин возникновения дефектов и прочих проблем. Каждый из методов имеет свои достоинства и недостатки, поэтому допускаются некоторые огрехи в результатах.

После того, как будут предприняты меры по устранению причины проблемы и ее последствий, спустя время необходимо провести анализ, чтобы оценить результаты изменений. Если они показали низкую эффективность, значит причина возникновения проблемы была определена неверно. В этом случае нужно повторить процедуру поиска.