Как успешно внедрять изменения в организации. Стратегии и методы создания эффективного процесса изменений для достижения устойчивых результатов.

Процесс внедрения изменений подразумевает систематический подход к внедрению изменений в организации. Обычно он разделен на несколько последовательных шагов, которые позволяют постепенно вносить изменения.

Причин, по которым компания принимает решения об изменениях, может быть много. Среди них такие, как:

1. Улучшение эффективности.

Организация может стремиться к повышению своей эффективности. Это можно осуществить за счет внедрения инструментов автоматизации и оптимизации процессов.

Например, ручной труд можно заменить на автоматизированную линию. Таким образом получится сократить производственный цикл, повысить качество продукции за счет встроенного контроля качества и уменьшить издержки.

2. Увеличение конкурентоспособности.

Благодаря внедрению изменений компания может быстрее адаптироваться к переменам на рынке и запросам клиентов. Это в свою очередь сделает ее более конкурентоспособной.

Например, если ткацкая фабрика модернизирует оборудование, то она не только облегчит работу сотрудникам, но и повысит уровень производительности. Кроме того, обработка сырья будет более точной и быстрой, что позволит повысить качество конечного продукта. Таким образом можно будет повысить себестоимость товара и продавать его на рынке на более выгодных условиях.

3. Повышение удовлетворенности сотрудников.

Внедрение изменений проходит не всегда легко и даже может вызвать некоторое сопротивление со стороны сотрудников. Однако если менеджеры приложат достаточно усилий для адаптации и обучения членов команды, то процесс будет более эффективным.

Это станет новым стимулом для специалистов, которые будут замотивированы на продуктивную работу. Кроме того, для некоторых это будет обозначать карьерный рост и прибавку к зарплате.

Как определить, что процесс внедрения изменений прошел успешно?

1. Уровень участия.

Чем больше члены команды вовлечены в процесс, тем эффективнее он проходит. Это значит, что сотрудники готовы к изменениям, они будут вкладываться в развитие компании, потому что сами стремятся к успеху. Для них изменения важны не только для роста эффективности организации, но и для своего собственного личностного роста.

2. Качество выполнения.

Если новые процессы, методы и инструменты используются правильно, тогда можно наблюдать рост качества продукции или услуг. Регулярное отслеживание показателей эффективности покажет, как команда адаптируется к изменениям. В случае низкого прогресса, можно провести дополнительное обучение.

3. Результаты бизнеса.

Главными маркерами эффективности можно назвать показателей бизнеса. Если в процессе внедрения или по его окончанию наблюдается рост прибыли, рентабельности или уровня удовлетворенности клиентов, то это может сигнализировать об эффективности изменений.

Пример:

Промышленное предприятие не имело единой системы управления. Некоторые процессы велись в электронном виде, но не имели интеграции между собой. Назначение наряд–заданий осуществлялось в ручном режиме. То есть прежде, чем мастер приступал к работе, он заполнял документы по технике безопасности и писал план по предстоящим работам в рамках смены. Это занимало много времени и тем самым сокращало производственный цикл.

После того, как была внедрена система управления, она помогла автоматизировать большинство производственных процессов. Уменьшился цикл производства, снизились издержки, отчеты стали четкими и прозрачными. Это позволило сотрудником предприятия повысить личную производительность. За счет этого был достигнут высокий уровень эффективности и прибыльности.

Внедрение изменений требуется для развития компании. Благодаря этому процессу удается сократить издержки, увеличить производительность и прибыль.

Измерить эффективность изменений можно за счет уровня вовлеченности сотрудников, повышению конкурентоспособности и росту бизнес–показателей.

Процесс внедрения изменений не происходит резко. Всегда существует некоторый план, который позволяет руководству постепенно шаг за шагом вносить изменения. Это необходимо в первую очередь для того, чтобы сократить риски сопротивления новому со стороны сотрудников.

Разберемся, какие существуют основные этапы процесса внедрения изменений.

1. Анализ текущей ситуации.

Первой ступенью перед внедрением изменений будет проведения анализа текущей ситуации. Таким образом удается определить проблемы и слабы области, требующие оптимизации. Кроме того, это дает возможность обнаружить потенциальные риски, как внутри организации, так и во внешней среде. Помимо этого анализ текущей ситуации позволит найти и возможности для роста, которые помогут быстрее и лучше оптимизировать процессы.

2. Планирование.

После того, как все слабые области и возможности были исследованы, пора перейти к этапу планирования. Здесь определяются цели и задачи, которых необходимо достичь с помощью процесса внедрения изменений. Кроме того, этот этап включает разработку подробного плана действий и стратегии, которые позволят осуществить перемены.

При планировании также необходимо учесть все аспекты процесса: имеющиеся ресурсы, сроки выполнения задач, ответственные лица и контроль.

3. Коммуникация и вовлечение сотрудников.

Для того, чтобы обеспечить эффективное вовлечение сотрудников в процесс изменений, требуется выстроить открытые и доверительные отношения с коллективом. Они являются исполнителями плана, поэтому важно учитывать их мнение по этому поводу. Если поставить членов команды перед фактом, то они могут расценивать это как неуважение и грубость, что повлечет за собой сопротивление или даже увольнение по собственному желанию.

Поэтому в интересах руководства провести несколько собраний по поводу внедрения изменений в работу компании. На них стоит рассказать о причинах перемен, какие у этого процесса имеются преимущества и каким образом получится добиться результатов. Важно создать доверительную атмосферу, включить активное слушание и дать возможность сотрудникам высказывать свои опасения и предложения.

4. Обучение и подготовка.

Любые изменения, которые произойдут в процессе, требуют обучения персонала. Даже если сотрудники достаточно опытные, необходимо соблюсти этот аспект, чтобы сократить риск возникновения ошибок. К тоже таким образом специалисты будут больше вовлечены в процесс перемен.

Кроме того, важно не торопиться и дать чуть больше времени на адаптацию, так как у всех людей разные возможности и уровень подготовки. Одни и те же изменения будут восприниматься по–разному. Кто–то быстро освоит новые инструменты и методологии, а у кого–то возникнут трудности.

5. Реализация изменений.

Долгожданный этап внедрения запланированных изменений. Возможно, он будет самым продолжительным, все зависит от масштабов изменений, имеющихся ресурсов, и поставленных планов. Не стоит забывать контролировать процесс реализации, чтобы убедиться в правильности и своевременности всех этапов исполнения.

6. Оценка результатов.

Когда процесс внедрения изменений будет завершен, необходимо провести оценку результатов. Выше мы уже описали, каким образом это можно сделать.

Главным показателем эффективности перемен можно считать достижение целей и задач, которые были поставлены в самом начале. Если возникли какие–то несоответствия, то необходимо разработать план по внесению корректировок, чтобы добиться нужных результатов.

Важно соблюсти последовательность в процессе внедрения изменений в компании. Это позволит сократить риск возникновения ошибок и совершить переход быстрее и проще.

Большую роль в эффективном внедрении изменении являются люди и ресурсы. От степени вовлечения сотрудников зависит уровень производительности. Наличие большого количества ресурсов позволит выбрать наиболее качественные инструменты для перехода на новые условия.

Постоянный контроль и анализ позволят своевременно обнаруживать ошибки и предпринимать действия по их устранению. Таким образом получится избежать удлинения срока внедрения изменений.

Разумеется, что процесс внедрения изменений далеко не всегда проходит гладко. Сложности могут возникнуть на каждом этапе. Поэтому важно контролировать каждый шаг изменений и осуществлять управление рисками.

Далее разберемся, какие виды рисков существуют и каким образом можно их избежать.

1. Недостаточное общение с заинтересованными сторонами.

Мы не устанем напоминать о важности коммуникации в коллективе. Если руководство компании не посчитало нужным донести об изменениях до всех уровней организации, то они могут встретиться не просто с сопротивлением со стороны сотрудников, но и с уходом ключевых лиц.

Важно донести до всего коллектива перспективы и преимущества перемен, обозначить цели и средства, которыми они будут достигнуты. При этом стоит освоить навык активного слушания. Каждый сотрудник, независимо от того, на каком уровне организации он находится, может высказать ценное предположение. Благодаря этому внедрение изменений будет проходить с меньшими ошибками и рисками.

2. Неправильное планирование.

Планирование является одним из ключевых факторов, который позволяет успешно внедрить изменения внутри организации. Если оно было осуществлено неправильно, то это может привести к задержкам по срокам, перерасходам бюджета, а также недовольству заинтересованных сторон.

Поэтому предварительный анализ текущего состояния позволит оценить все ключевые факторы, которые могут повлиять на процесс внедрения изменений. Учитываются не только внутренние аспекты, такие как ресурсы и люди, но и внешние. Иногда переход на новые методы и инструменты управления процессами может быть невыгодным. Например, когда в стране тяжелая экономическая ситуация или происходит пересмотр законодательства, которое влияет на отрасль компании.

3. Недостаточное участие сотрудников.

Изменения в организации не всегда бывают масштабными, но всегда требуют участия всех членов коллектива. Почему это важно?

Во–первых, потому что сотрудники должны быть осведомлены о предстоящих изменениях даже если это не касается их напрямую.

Во–вторых, некоторые инструменты и методики требуют предварительного обучения перед их внедрением.

В–третьих, таким образом удается сократить риск ошибок и ускорить процесс перемен внутри организации.

Чем больше вовлечены сотрудники, тем понятнее им будут мотивы руководства. Важно предоставлять им достоверную и прозрачную информацию, которая снизит их уровень сомнений. От степени вовлеченности сотрудников зависит успех внедрения изменений, поэтому важно отнестись к ним с уважением и пониманием.

Пример.

Предположим, что руководство компании решило ввести новую систему управления бизнес–процессами. Они не провели предварительного совещания, чтобы оповестить об этом сотрудников организации.

После очередных выходных специалисты вернулись на рабочие места и узнали, что теперь им придется пользоваться новой системой.

Во–первых, это вызвало волну недовольства, поскольку их не уведомили.

Во–вторых, сотрудники не прошли обучение, поэтому у них возникли сложности в работе с системой, что замедлило все рабочие процессы.

В–третьих, некоторые специалисты настолько были недовольны новыми обстоятельствами, что покинули рабочие места. В итоге компания потеряла ключевых сотрудников, от которых зависела эффективность компании. Теперь руководство вынуждено искать им замену, а также выделить дополнительные средства на обучение оставшихся специалистов.

Всего этого можно было бы избежать, если бы руководство грамотно оценило текущую ситуацию, оповестило сотрудников и провело их обучение. Тогда с их помощью внедрение изменений произошло бы плавно и эффективно.