Получите все материалы с наших тренингов — бесплатно
13 сентября, 2022 г.
58 отзывов, в среднем 5 из 5

Что такое Ground Rules, как они работают в IT и на тренингах, примеры Ground rules для удаленки

Как составить Ground rules для удаленной команды и что делать, если правила нарушают.
  1. Что такое Ground Rules?
  2. Зачем IT-командам Ground Rules?
  3. Что делать с нарушителями Ground Rules?
  4. Ground Rules
  5. Ground rules на тренинге
  6. Ground rules для удаленной команды
  7. Примеры Ground rules для IT-команд
  8. А без правил нельзя?
  9. Что делать если Ground rules нарушают
  10. Это происходит, пока вы позволяете
  11. Ground rules команды разработки (когда все плохо)

Что такое Ground Rules?

Основные или базовые правила. Это могут быть правила поведения на тренинге, проведения рабочих встреч в IT–команде, правила командной работы на удаленке.

Зачем IT-командам Ground Rules?

Для них это инструмент, который помогает устранить негативное поведение, мягко напомнить о взаимных ожиданиях.

Что делать с нарушителями Ground Rules?

Единичные промахи можно оставить без внимания. При повторении — повторно изложить основные правила. Если сотрудник команды нарушает правила несколько раз подряд, надо объявить перерыв в собрании (если это происходит прямо на встрече) и поговорить с нарушителем наедине.

Ground Rules

Ground rules  переводится как основные или базовые правила. Это могут быть правила поведения на тренинге, проведения рабочих встреч в IT–команде,  командной работы на удаленке.

Чаще всего про Ground rules  говорят именно в контексте тренингов и организации работы в IT–командах.

Получите бесплатно наш Google–диск и Miro–доски

Ground rules на тренинге

В начале тренингов участники вместе с тренером пишут правила поведения, которым хорошо бы следовать. Это такие базовые правила комфорта для участников,чтобы все получили отдачу от мероприятия и не бесили друг друга.

Какие это могут быть Ground rules:

  • Не опаздывать
  • Отключить телефоны
  • Соблюдать конфиденциальность (что сказано на тренинге, то там и остается)
  • Говорить по одному
  • Давать всем обратную связь
  • Активно участвовать в работе.

Знакомо?

Эти правила пишут на листе, который потом приклеивают где–то в углу и все про него забывают. Вспомнят  только если кто–то начнет говорить по телефону во время тренинга. Тогда будет повод мягко пожурить: «Эй, помнишь, ты соглашался с этими правилами? Выключай телефон.»

Чтобы Ground rules  лучше работали, тренеры придумали размечать табличку по дням тренинга. В конце каждого просят участников пробежаться по списку. Обсуждают, какие правила соблюдались, а какие  — нет. Опоздания были? Галочка красная. Перебивали друг друга? Нет. Галочка зеленая.

Это работает как манипуляция: участники хотят, чтобы правила выполнялись, если из–за одного все получают «двойку» — это грустно. Поэтому все стараются не подводить остальных. И если кто вынужденно нарушает, то извиняется перед другими участниками.

Ground rules для удаленной команды

IT–команды, за редким исключением, не привыкли удаленно работать.  А раз уж нам всем суждено жить в эпоху вынужденного социального дистанцирования, то надо обсуждать, как дальше работать вместе.

Как часто устраивать онлайн–митинги? Кому в какое время удобно? Как сказать, если недоволен коллегой?  Как сообщать о срочных вопросах, которые требуют немедленного решения?  Как родители могут сказать команде, что  им нужно отлучиться, чтобы помочь своим детям?

Удаленные команды в Америке прописывают Ground rules, чтобы отвечать на такие вопросы. Это помогает им не скатиться в хаос.

Как разработать Ground rules  для удаленной команды:

  1. Рассказать, зачем это нужно, что будет, если правила не составить.

  2. Попросить каждого участника команды предложить 1-2 базовых правила. Важных для него.

  3. Обсудить правила участников. Принять только те, с которыми все согласны. Например, есть правило: отвечать на емэйлы в течение одного дня. Но разработчика письма отвлекают, ему проще выделить один день и разгрести всю почту за час. Правило не принимается.

  4. Принятые правила фиксируют и размещают виртуально во время встреч.

  5. Правила могут родиться на ретроспективе, когда уже выявили проблему, обсудили и придумали решение.

Ground rules команды воспринимают как  инструмент, который помогает устранить негативное поведение, мягко напомнить о взаимных ожиданиях.

Примеры Ground rules для IT-команд

Ground rules не должны быть карательными или ограничивающими. В идеале они должны отражать характер и стиль работы  команды.

Например, это могут быть такие правила:

  • Начинать и заканчивать собрания вовремя
  • Ограничить созвоны 45 минутами
  • Обсуждать проблему, а не цель
  • Не проводите совещания по пятницам после 12 дня
  • Предупредить руководителя за 48 часов до того, как планируете взять отгул
  • Избегать «волейбола» с электронной почтой: звонить если письмо трижды посылали туда–сюда без решения проблемы
  • Высказал жалобу — предлагай два решения.

Ground rules не являются незыблемыми. Их всегда можно изменить  или откорректировать

Но это и не правила для галочки. Весь их смысл в том, чтобы помогать команде эффективно сотрудничать: не ссориться, не забивать на созвоны, не растягивать встречи на весь день, не обсуждать на них ерунду.

Если правила не работают или состав команды изменился, Ground rules следует пересмотреть и обновить. Но даже без этого командам хорошо бы один/два раза в год пересматривать правила, чтобы убедиться, что они по–прежнему им подходят.

А без правил нельзя?

Можно. Но если ничего не обсуждать заранее, есть риск, что вы столкнетесь с кучей препятствий в процессе работы. Вспыхивают мини–конфликты, которые надо разбирать каждый по отдельности. Без офиса это становится в сто раз сложнее, и тормозит работу.

Не думайте, что команда, которая хорошо сотрудничает в офисе, автоматически будет хорошо работать на удаленке. Вопросы, которые лично можно было разрулить за 10 минут, в удаленном формате можно решать неделями.

Что делать если Ground rules нарушают

  1. Единичные промахи можно оставить без внимания.

  2. При повторении — повторно изложить основные правила.

  3. Если сотрудник команды нарушает правила несколько раз подряд, надо объявить перерыв в собрании (если это происходит прямо на встрече) и поговорить с нарушителем наедине.

Это происходит, пока вы позволяете

Собака не будет слушаться, пока вы позволяете ей это делать. Ребенок кусается, пока вы позволяете это.

Также и с работой в командах.

Компания Lucid Meetings разработала онлайн–платформу для управления совещаниями разработчиков. Однажды они задумались, как повысить вовлеченность во время командных собраний.  Спросили у зарегистрировавшихся людей, какую проблему они бы хотели решить.

  • Одни спросили, как справиться с человеком, который не перестает говорить и мешает остальным вставить слово.
  • Другие — спрашивали о том, как заставить людей приходить вовремя или вообще приходить.

Но как именно вы должны "не терпеть" в этих случаях? Например, когда Иван продолжает и продолжает говорить о своем любимом проекте. Выгнать его?

В таких ситуациях выручают Ground rules. Они дают возможность всем управлять Иваном, включая его самого! Когда команда установит правило, что каждый участник встречи будет говорить кратко и по делу, то все смогут поддерживать друг друга в этом.

Ground rules дают инструмент, который все члены команды могут использовать.

Вернемся к примеру, люди, которые занимают больше положенного времени на собрании, могут и не осознавать, какое влияние они оказывают на других. Им может казаться, что никто больше не хочет говорить, и они сами должны вести разговор. Правило помогут им вовремя остановиться.

Ведем набор на новый поток обучения 2022 года профессиям «Скрам–мастер» и «Продакт–менеджер» — в IT, со стажировкой и трудоустройством

Ground rules команды разработки (когда все плохо)

Тимлид на Habr поделился своим опытом по организации рабочего процесса в IT–команде. Краткое предисловие: европейский проект, коммуникации с заказчиком на английском, процессы в проекте не отлажены (дедлайны, переработки, непонятно, кто за что отвечает, заказчик негодуэ, в команде текучка).

Тимлид приходит в проект, по соглашению с СЕО берет на себя всю ответственность по нему.  Первым делом он установил такие  Ground rules в команде (сокращенно, полная версия на Хабре):

  • Все задачи создаем в Jira
  • Каждую задачу описываем детально
  • Все задачи маркируем: для бэкенда или для фронтенда
  • Выполненная задача сразу переводится в статус ревью кода (создаем пулл реквест на коллегу)
  • Исполнитель задачи, после выполнения, трекает свое время
  • Если на этапе тестирования заказчик находит баги, он возвращает задачу на доработку. Ей присваивается статус: «возвращена на доработку»
  • Разработчики тестируют свой код сами, в том числе как пользователь сайта. Не допускается слияние ветки с основной, если не известно, что код работает
  • Приоритеты всем задачам расставляет заказчик или тимлид
  • Каждый день в 12.00 проводим митинг между всеми членами команды
  • На митинге все рассказывают, что сделали вчера, что планируют сегодня
  • Каждый разработчик должен коммуницировать с заказчиком
  • Все диаграммы/блок–схемы/логику сохраняем в Конфлюенсе или Жире. Там же заказчик в комментариях подтверждает правильность реализации.
Ведем набор на новый поток обучения 2022 года профессиям «Скрам–мастер» и «Продакт–менеджер» — в IT, со стажировкой и трудоустройством