Разбираемся в Ground Rules: их роль в IT и на тренингах. Примеры эффективных правил для командной работы и удаленной деятельности, обеспечивающих успех.

Основные или базовые правила. Это могут быть правила поведения на тренинге, проведения рабочих встреч в IT–команде, правила командной работы на удаленке.

Для них это инструмент, который помогает устранить негативное поведение, мягко напомнить о взаимных ожиданиях.

Единичные промахи можно оставить без внимания. При повторении — повторно изложить основные правила. Если сотрудник команды нарушает правила несколько раз подряд, надо объявить перерыв в собрании (если это происходит прямо на встрече) и поговорить с нарушителем наедине.

Ground rules переводится как основные или базовые правила. Это могут быть правила поведения на тренинге, проведения рабочих встреч в IT–команде, командной работы на удаленке.

Чаще всего про Ground rules говорят именно в контексте тренингов и организации работы в IT–командах.

В начале тренингов участники вместе с тренером пишут правила поведения, которым хорошо бы следовать. Это такие базовые правила комфорта для участников,чтобы все получили отдачу от мероприятия и не бесили друг друга.

Какие это могут быть Ground rules:

• Не опаздывать

• Отключить телефоны

• Соблюдать конфиденциальность (что сказано на тренинге, то там и остается)

• Говорить по одному

• Давать всем обратную связь

• Активно участвовать в работе.

Знакомо?

Эти правила пишут на листе, который потом приклеивают где–то в углу и все про него забывают. Вспомнят только если кто–то начнет говорить по телефону во время тренинга. Тогда будет повод мягко пожурить: «Эй, помнишь, ты соглашался с этими правилами? Выключай телефон.»

Чтобы Ground rules лучше работали, тренеры придумали размечать табличку по дням тренинга. В конце каждого просят участников пробежаться по списку. Обсуждают, какие правила соблюдались, а какие — нет. Опоздания были? Галочка красная. Перебивали друг друга? Нет. Галочка зеленая.

Это работает как манипуляция: участники хотят, чтобы правила выполнялись, если из–за одного все получают «двойку» — это грустно. Поэтому все стараются не подводить остальных. И если кто вынужденно нарушает, то извиняется перед другими участниками.

IT–команды, за редким исключением, не привыкли удаленно работать. А раз уж нам всем суждено жить в эпоху вынужденного социального дистанцирования, то надо обсуждать, как дальше работать вместе.

Как часто устраивать онлайн–митинги? Кому в какое время удобно? Как сказать, если недоволен коллегой? Как сообщать о срочных вопросах, которые требуют немедленного решения? Как родители могут сказать команде, что им нужно отлучиться, чтобы помочь своим детям?

Удаленные команды в Америке прописывают Ground rules, чтобы отвечать на такие вопросы. Это помогает им не скатиться в хаос.

Как разработать Ground rules для удаленной команды:

1. Рассказать, зачем это нужно, что будет, если правила не составить.

2. Попросить каждого участника команды предложить 1-2 базовых правила. Важных для него.

3. Обсудить правила участников. Принять только те, с которыми все согласны. Например, есть правило: отвечать на емэйлы в течение одного дня. Но разработчика письма отвлекают, ему проще выделить один день и разгрести всю почту за час. Правило не принимается.

4. Принятые правила фиксируют и размещают виртуально во время встреч.

5. Правила могут родиться на ретроспективе, когда уже выявили проблему, обсудили и придумали решение.

Ground rules команды воспринимают как инструмент, который помогает устранить негативное поведение, мягко напомнить о взаимных ожиданиях.

Ground rules не должны быть карательными или ограничивающими. В идеале они должны отражать характер и стиль работы команды.

Например, это могут быть такие правила:

• Начинать и заканчивать собрания вовремя

• Ограничить созвоны 45 минутами

• Обсуждать проблему, а не цель

• Не проводите совещания по пятницам после 12 дня

• Предупредить руководителя за 48 часов до того, как планируете взять отгул

• Избегать «волейбола» с электронной почтой: звонить если письмо трижды посылали туда–сюда без решения проблемы

• Высказал жалобу — предлагай два решения.

Ground rules не являются незыблемыми. Их всегда можно изменить или откорректировать

Но это и не правила для галочки. Весь их смысл в том, чтобы помогать команде эффективно сотрудничать: не ссориться, не забивать на созвоны, не растягивать встречи на весь день, не обсуждать на них ерунду.

Если правила не работают или состав команды изменился, Ground rules следует пересмотреть и обновить. Но даже без этого командам хорошо бы один/два раза в год пересматривать правила, чтобы убедиться, что они по–прежнему им подходят.

Можно. Но если ничего не обсуждать заранее, есть риск, что вы столкнетесь с кучей препятствий в процессе работы. Вспыхивают мини–конфликты, которые надо разбирать каждый по отдельности. Без офиса это становится в сто раз сложнее, и тормозит работу.

Не думайте, что команда, которая хорошо сотрудничает в офисе, автоматически будет хорошо работать на удаленке. Вопросы, которые лично можно было разрулить за 10 минут, в удаленном формате можно решать неделями.

1. Единичные промахи можно оставить без внимания.

2. При повторении — повторно изложить основные правила.

3. Если сотрудник команды нарушает правила несколько раз подряд, надо объявить перерыв в собрании (если это происходит прямо на встрече) и поговорить с нарушителем наедине.

Собака не будет слушаться, пока вы позволяете ей это делать. Ребенок кусается, пока вы позволяете это.

Также и с работой в командах.

Компания Lucid Meetings разработала онлайн–платформу для управления совещаниями разработчиков. Однажды они задумались, как повысить вовлеченность во время командных собраний. Спросили у зарегистрировавшихся людей, какую проблему они бы хотели решить.

• Одни спросили, как справиться с человеком, который не перестает говорить и мешает остальным вставить слово.

• Другие — спрашивали о том, как заставить людей приходить вовремя или вообще приходить.

Но как именно вы должны "не терпеть" в этих случаях? Например, когда Иван продолжает и продолжает говорить о своем любимом проекте. Выгнать его?

В таких ситуациях выручают Ground rules. Они дают возможность всем управлять Иваном, включая его самого! Когда команда установит правило, что каждый участник встречи будет говорить кратко и по делу, то все смогут поддерживать друг друга в этом.

Ground rules дают инструмент, который все члены команды могут использовать.

Вернемся к примеру, люди, которые занимают больше положенного времени на собрании, могут и не осознавать, какое влияние они оказывают на других. Им может казаться, что никто больше не хочет говорить, и они сами должны вести разговор. Правило помогут им вовремя остановиться.

Тимлид на Habr поделился своим опытом по организации рабочего процесса в IT–команде. Краткое предисловие: европейский проект, коммуникации с заказчиком на английском, процессы в проекте не отлажены (дедлайны, переработки, непонятно, кто за что отвечает, заказчик негодуэ, в команде текучка).

Тимлид приходит в проект, по соглашению с СЕО берет на себя всю ответственность по нему. Первым делом он установил такие Ground rules в команде (сокращенно, полная версия на Хабре):

• Все задачи создаем в Jira

• Каждую задачу описываем детально

• Все задачи маркируем: для бэкенда или для фронтенда

• Выполненная задача сразу переводится в статус ревью кода (создаем пулл реквест на коллегу)

• Исполнитель задачи, после выполнения, трекает свое время

• Если на этапе тестирования заказчик находит баги, он возвращает задачу на доработку. Ей присваивается статус: «возвращена на доработку»

• Разработчики тестируют свой код сами, в том числе как пользователь сайта. Не допускается слияние ветки с основной, если не известно, что код работает

• Приоритеты всем задачам расставляет заказчик или тимлид

• Каждый день в 12.00 проводим митинг между всеми членами команды

• На митинге все рассказывают, что сделали вчера, что планируют сегодня

• Каждый разработчик должен коммуницировать с заказчиком

• Все диаграммы/блок–схемы/логику сохраняем в Конфлюенсе или Жире. Там же заказчик в комментариях подтверждает правильность реализации.