Изучите ключевые принципы и стратегии для формирования эффективной проектной команды. Советы по подбору участников и созданию сильной рабочей группы.

Одним из ключевых факторов успеха в бизнесе является формирование эффективной команды с высоким уровнем производительности, которая будет стремиться к достижению общих целей.

Существуют различные подходы, позволяющие собрать команду: классический, современный и гибкий подходы. Каждый из них имеет свои особенности. Выбор конкретного типа зависит от целей, задач и возможностей организации.

Классический подход.

Руководитель сам назначает роли каждому члену команды и определяет их задачи и зону ответственности.

Среди методов формирования команды в рамках классического подхода могут быть:

• Ясная структура с вертикальной иерархией, где у каждого четко определены роли и обязанности.

• Жесткие правила работы и контроля выполнения задач, а также взаимодействия между руководителями и подчиненными.

• Применяются традиционные методы оценки производительности.

Пример:

Промышленное предприятие по производству елочных игрушек было сформировано с применением классического метода подбора команды. Во главе находится директор, который имеет в подчинении бухгалтера, дизайнера, технолога и прочих сотрудников. Для каждого из них он определил роль, обязанности и зону ответственности. Деятельность предприятия осуществляется в соответствии со строгим внутренним регламентом, так же как и оценка качества работы и продукции.Современный подход.

Основан на принципах сотрудничества, самоорганизации и разделения ответственности. Здесь сотрудники имеют возможность самостоятельно определять свои обязанности и зону ответственности в зависимости от уровня своих компетенций и навыков.

Этот метод формирования может включать такие принципы, как:

• Создание определенных условий для самоорганизации команды.

• Ответственность в команде распределяется в зависимости от компетенций и опыта ее участников.

• Глобальные решения относительно работы компании или проекта происходят коллективно.

Пример:

В IT–сфере, разработчики создали команду для создания нового программного продукта. Поскольку у них нет руководителя, они договариваются между собой, чтобы распределить роли и задачи в проекте. Каждый участник команды занимается теми обязанностями, которые подходят под его уровень навыков и компетенций.

Гибкий подход.

Данный метод предполагает постоянную готовность к изменениям и высокий уровень адаптации.

Гибкий метод формирования команды может включать такие принципы, как:

• Мультидисциплинарная команда, способная быстро реагировать на изменения внешних условий и запросы клиентов или пользователей.

• Применение гибких методологий управления проектами.

• Постоянное взаимодействие внутри команды и обратная связь с заказчиком.

Пример:

Рекламное агентство имеет основной штат сотрудников, но может менять его комплектацию в зависимости от поставленных целей. Например, для проведения долгосрочной рекламной кампании они могут нанять дополнительных дизайнеров или копирайтеров, чтобы справиться с объемом работы.

При выборе конкретного принципа формирования команды для своей организации стоит обращать внимание на такие важные аспекты, как ресурсы, цели и возможности.

Успех организации или конкретного проекта зависит от команды. Даже если компания имеет ограниченные возможности, при должном уровне компетенций, навыков и опыта, ее сотрудники могут показать высокий результат. Команда проекта является ключевым фактором успеха любого проекта.

Разберем, основные принципы формирования команды, которые позволят добиться высокой производительности и эффективных результатов.

Единые цели.

Перед началом работы важно обозначить каждому члену команды конечные цели проекта или организации. Таким образом сотруднику будет проще понимать свои обязанности и вклад в общее дело.

Компетентность.

Для того, чтобы выполнять свои задачи, каждый участник должен обладать набором определенных навыков и знаний. Причем это должны быть как профессиональные навыки, так и мягкие. Таким образом сотрудник сможет выполнять не только свои прямые обязанности, но и умело выстраивать взаимодействие с коллегами или клиентом.

Мотивация.

В работе над мотивацией важно помнить о том, что она может быть как коллективная, так и индивидуальная. То есть каждый отдельный сотрудник должен осознавать свою ценность, как специалиста, и понимать, какой вклад он привносит в общее дело. Если каждый отдельный член команды будет преследовать только свои собственные цели, то он не будет прилагать достаточное количество усилий для проекта или организации. Поэтому, чтобы не падала эффективность, нужно создать чувство общности.

Коммуникация.

Созданию по–настоящему эффективной команды способствует открытая коммуникация. В процессе взаимодействия каждый сотрудник имеет возможность выражать свои мысли и идеи, а также получить поддержку в решении проблемы. Эффективные каналы коммуникации позволяют передавать информацию без потерь и искажений. Это в свою очередь способствует высокой производительности и более быстрому достижению результатов.

Открытость.

Члены команды должны быть открыты к новым идеям, мнениям и предложениям. Это позволяет компании развиваться и быть конкурентоспособными на рынке. Кроме того, члены команды могут принести новшества в свою работу, что способствует развитию инноваций.Пример:

Компания по организации праздников готовится к новогоднему сезону. Это сборный коллектив, куда входят танцоры, певцы, и музыканты, а также костюмеры, гримеры, художники–декораторы и рабочие. Каждый из них имеет определенный уровень навыков и опыта для того, чтобы проводить выступления.

Команда планирует организовать несколько выступлений в рамках городских мероприятий и поставить спектакль. Для того, чтобы реализовать свой план, они проводят регулярные собрания, на которых решают все организационные и творческие вопросы: бюджет, реквизит, взаимодействие с администрацией города, пошив костюмов, выбор музыки и т.д.

Чтобы следовать четко в соответствии с планом, они используют инструменты из гибких методов управления. Например, они применяют Kanban–доску для того, чтобы сделать все рабочие процессы наглядными, а также обозначить ответственные лица. Кроме того, каждый этап подготовки разделен на спринты, чтобы у команды была возможность вносить изменения в план реализации и проверять промежуточные результаты.

В результате все подготовительные работы прошли успешно, что позволило компании вовремя провести все запланированные мероприятия и получить большую прибыль.

Создание команды — процесс трудоемкий и сложный. Здесь должно быть четкое представление о том, какие роли должны быть представлены в коллективе, а также каких целей с их помощью необходимо достичь.

В некоторых случаях при формировании команды возникают ошибки, которые могут негативно отразиться на ее работе и результативности. Далее мы рассмотрим не только примеры таких ошибок, но и также способы их решения.

1. Неподходящий подбор участников команды.

Если рекрутер имеет недостаточный уровень профессионализма или осведомленности о том, каким должен быть кандидат, то он может допустить ошибки при поиске нужного специалиста.

Решение:

Перед началом поиска кандидатов важно обозначить цель проекта или организации, а также какими способами планируется добиться результатов. В этом случае получится определить, какие именно специалисты требуются в команду. Кроме того, станет ясно, каким набором навыков и знаний они должны обладать, чтобы успешно выполнять свои задачи.

2. Несоответствие личностных характеристик.

Каждый человек обладает не только уникальным набором профессиональных навыков и опыта, но и личностными характеристиками, которые так же важны при наборе команды. Если человек обладает тяжелым характером, тяжело идет на контакт с коллегами, создает конфликтные ситуации, то это может негативно сказаться на эффективности команды.

Решение:

Во время отбора кандидатов обращать внимание на их личностные характеристики. По возможности провести психологический текст или даже несколько, чтобы определить психотип человека. Это позволит рекрутеру или руководителю выбрать сотрудника, который впишется в коллектив и будет эффективным участником команды.

3. Культурные различия.

Даже если команда географически находится в одном месте, она может иметь межнациональный состав. У каждого народа есть свои культурные особенности и принадлежность к какой–либо религии.

Решение:

Важно создать доверительные и доброжелательные условия, в которых каждый член команды будет чувствовать себя комфортно и безопасно. Это в свою очередь позволит специалисту эффективно выполнять свою работу и достигать высоких результатов. Для того, чтобы создать благоприятную атмосферу в коллективе, можно проводить совместные мероприятия по укреплению корпоративного духа. Кроме того, важно перед началом работы обозначить всем членам команды запреты на оскорбления на культурной и религиозной основе и по другим параметрам, которые могут ущемить права человека.

Пример:

Компания по разработке программного обеспечения решила набрать ещё одну команду для нового продукта. При поиске кандидатов рекрутер не учел наличие мягких навыков. В результате, когда сотрудники приступили к работе, то у них возникли сложности в установлении коммуникации. Задачи дублировались, что приводило к переработкам разработчикам, снижению продуктивности и общему недовольству результатами.

Чтобы решить эту проблему, пришлось совершить несколько действий:

• Самых сложных сотрудников, которые были зачинщиками конфликтов, пришлось заменить после нескольких предупреждений.

• Остальные специалисты прошли тренинги по построению эффективной коммуникации в коллективе, принимали участие в регулярных собраниях и смогли со временем показать более высокие результаты.

Чтобы определить, правильно ли была сформирована команда, необходимо провести оценку эффективности ее работы. Ниже разберемся, какие методы стоит для этого использовать.

1. Определение целей и ожиданий.

Перед началом работы необходимо определить ясные цели и ожидания от работы команды. Это важно знать не только руководителю или владельцу продукта, но и самим сотрудникам для определения своих обязанностей и зоны ответственности.

Пример:

Предприятие по переработке пластика расширило цеха и наняло новых сотрудников для работы. Команде поставили план на месяц переработать Х тонн пластика. По окончанию срока полученные результаты сравнили с предполагаемыми цифрами и пришли к выводу, что новые сотрудники показали эффективную работу.

2. Использование ключевых показателей производительности (KPI).

Показатели KPI также позволяют измерить эффективность команды. Конкретные метрики дают возможность сделать результаты наглядными и измеряемыми.

Пример:

Медиахолдинг имеет несколько радиостанций, внутри которых имеются свои специалисты по продажам рекламы. Каждая из команд имеет собственный план продаж на определенную сумму. Кроме того, необходимо продать определенное количество единиц контента, чтобы достичь целей. По итогам месяца установленный план сверяется с достигнутыми результатами.

3. Обратная связь от заинтересованных сторон.

Помимо руководства или самих членов команды, есть и другие заинтересованные стороны, которые ожидают эффективных результатов. Чтобы специалисты могли достичь поставленных целей и оправдать ожидания, необходимо регулярно получать обратную связь от этих заинтересованных лиц.

Пример:

Команда разработки занимается созданием мобильного приложения. В процессе работы на каждом пройденном этапе они проводят презентацию достигнутых результатов для заказчика. Это необходимо не только для того, чтобы показать прогресс проекта, но и для поиска слабых мест для доработки. Таким образом на выходе получается более качественный продукт, чего и ожидает заказчик.

4. Анализ данных и статистики.

Чтобы объективно оценить эффективность работы команды, можно использовать различные статистические и аналитические данные. Например, это могут быть чеки, анкеты с вопросами от клиентов, посещаемость заведения, количество остатков товара на складе и другие. Для такого анализа подойдут как физические документы, так и электронные данные из систем управления.

Пример:

Чтобы оценить работу кофейни, можно оценить данные по посещаемости заведения: какое количество людей посетили и ушли без покупки, средний размер чека или остатки товара. На основе этой информации создается план корректировки стратегии продаж.

5. Участие команды в процессе оценки.

Члены команды должны быть заняты не только собственными задачами, но и быть вовлечены в общий процесс. Важен как индивидуальный, так и общий результат. Если члены команды будут вовлечены в работу и стремиться к развитию, то это позволит добиться поставленной цели быстро и эффективно.

Пример:

Перед отделом рекламы стоит задача выполнить план по продажам. Он установлен, как общий для команды, так и индивидуальный. Предположим, что один из сотрудников достиг личного результата, но общая цель ещё не достигнута. Он принимает решение больше не прилагать усилий, потому что свою часть работы уже выполнил и получит гарантированное денежное вознаграждение.

Чтобы решить эту проблему, руководство приняло решение ввести дополнительный мотивирующий коэффициент. Он будет увеличивать размер зарплаты отдельно взятого сотрудника, который поможет добиться общей цели. Если план выполнен сверх нормы, то все сотрудники отдела в конце недели уходят с работы раньше.

Эффективность команды важна для достижения целей организации или проекта. Чтобы было проще провести оценку, нужно ввести измеряемые метрики, которые покажут наглядные результаты.