
Приоритизация - основные правила и методы использования
Что такое приоритизация?
Приоритизация – инструмент, который позволяет отсортировать разнообразный набор задач в порядке важности. Приоритизация — метод постановки приоритетов, чтобы мы могли направлять энергию и ресурсы наиболее разумным образом.
Что такое матрица Эйзенхауэра
«У меня есть два вида проблем: срочные и важные. Срочные не важны, а важные никогда не срочны»,- Дуайт Д.Эйзенхауэр. С помощью этого метода действия распределяются по одному из четырех критериев: важный/срочный, важный/несрочный, неважный/срочный и неважный/несрочный.
Когда использовать матрицу приоритизации?
Используйте ее для определения важности сложных задач, когда у вас в распоряжении есть анализ данных, когда существует множество задач, которые должны быть выполнены в определенное время;
Приоритизация - почему она важна?
Что мы можем назвать самым дорогим ресурсом? Время. Поэтому и существует такой метод организации проектов, как приоритизация — метод постановки приоритетов, чтобы мы могли направлять энергию и ресурсы наиболее разумным образом.
Приоритезация – инструмент, который позволяет отсортировать разнообразный набор задач в порядке важности. Но «важность» задачи не может определяться интуитивно, поэтому существует коэффициент, определяющий числовое значение важности каждого элемента. Это означает, что элемент с оценкой 500 явно выше по важности, чем элемент с оценкой 100.
Существует много методов построения матриц приоритизации, но в этом тексте будет описан наиболее практичный способ расстановки приоритетов среди множества переменных.
История "Приоритизации"
Диаграммы расстановки приоритетов десятилетиями использовались в самых разных областях и по–разному. Многие методы тайм–менеджмента основаны на методе Эйзенхауэра.
«У меня есть два вида проблем: срочные и важные. Срочные не важны, а важные никогда не срочны»,- Дуайт Д.Эйзенхауэр.
С помощью этого метода действия распределяются по одному из четырех критериев: важный/срочный, важный/несрочный, неважный/срочный и неважный/несрочный.
Еще один популярный инструмент, используемый в математике, — это матрица решений (матрица приоритетов), которая позволяет систематически ранжировать множество вариантов в соответствии с определенными критериями. В бизнесе также используется аналогичный метод для совместного взвешивания вариантов и принятия обоснованных решений. Приоритизация уравновешивает наше время и ресурсы.
Когда использовать матрицу приоритизацию?
- Используйте ее для определения важности сложных задач;
- Используйте ее, когда у вас в распоряжении есть анализ данных, оценивающий критерии и проблемы элементов;
- Используйте ее, когда существует множество задач, которые должны быть выполнены в определенное время;
- Используйте данный метод вместе с вашей командой, чтобы достичь согласия по приоритетам и ключевым вопросам.
Данный метод является более надежным, чем простое голосование среди команды, так как опирается на анализе данных.
Как использовать матрицу приоритизации?
- Определите цель. Например: «Увеличить потребление «x» продуктов в вашем заведении».
- Ваша команда должна понимать поставленную проблему.
- Составьте список приоритетов, используя мозговой штурм или голосование.
- Определите список критериев, который будет соответствовать заданной цели.
- Действия для определения критериев: — Проанализируйте цель, отвечайте себе на вопрос «Какую выгоду я смогу получить?».
- Определите рамки. «Что мне понадобится для того, чтобы прийти к цели?».
- Обдумайте затраты, ограничения, риски.
- Стремитесь к критериям, которые можно оценить объективно.
- Присвойте каждому критерию числовой коэффициент, чтобы показать их относительную важность для достижения цели.
- Команда должна голосовать за важность критерия и, чтобы прийти к компромиссу, дайте каждому члену команды ограниченное число баллов. Ваш сотрудник отдает определенное количество баллов каждому критерию, после чего критерии, набравшие наименьшее количество, удаляются из матрицы приоритизации.
- Используйте отрицательные оценки. Чтобы как можно быстрее избавиться от ненужных критериев.
- Используйте процентную шкалу либо для прямого подсчета очков, либо для преобразования окончательной оценки в проценты.
- После того, как критерии выбраны, оцените каждую задачу по ним. Используйте ту же систему оценивания, которая использовалась для построения таблицы критериев.
- Окончательный список приоритетных элементов можно сделать более понятным для общения и принятия решений, отсортировав его по порядку приоритета и отобразив на диаграмме Парето.
Что надо иметь вашему бизнесу, чтобы воспользоваться методом приоритизации?
Помните, что пользоваться методом приоритизации, надо определить:
- Бизнес–модель продукта,
- Стадию жизненного цикла продукта,
- Цель, видение и принципы вашей компании,
- Цели продукта,
- Стратегию продукта,
- Структуру метрик,
- Экономическую основу.
Приоритизация и ее необходимость в бизнесе
Ежедневные решения влияют на результат нашей работы *. Наша задача – понимать имеющиеся возможности и использовать те, которые максимизируют выгоды для бизнеса и пользователей*. Крупные предприниматели не могут рисковать произвольными решениями и тратить на них время, поэтому метод приоритизации упрощает работу бизнесу.
Матрицы расстановки приоритетов дают нам простой способ оценить и проанализировать, что наиболее важно для пользователя и бизнеса и какие решения необходимо принимать для достижения цели.