Эффективные методы и подходы к приоритизации задач. Советы по управлению временем и ресурсами для максимальной продуктивности и достижения целей.

Приоритизация – инструмент, который позволяет отсортировать разнообразный набор задач в порядке важности. Приоритизация — метод постановки приоритетов, чтобы мы могли направлять энергию и ресурсы наиболее разумным образом.

«У меня есть два вида проблем: срочные и важные. Срочные не важны, а важные никогда не срочны»,- Дуайт Д.Эйзенхауэр. С помощью этого метода действия распределяются по одному из четырех критериев: важный/срочный, важный/несрочный, неважный/срочный и неважный/несрочный.

Используйте ее для определения важности сложных задач, когда у вас в распоряжении есть анализ данных, когда существует множество задач, которые должны быть выполнены в определенное время;

Что мы можем назвать самым дорогим ресурсом? Время. Поэтому и существует такой метод организации проектов, как приоритизация — метод постановки приоритетов, чтобы мы могли направлять энергию и ресурсы наиболее разумным образом.

Приоритезация – инструмент, который позволяет отсортировать разнообразный набор задач в порядке важности. Но «важность» задачи не может определяться интуитивно, поэтому существует коэффициент, определяющий числовое значение важности каждого элемента. Это означает, что элемент с оценкой 500 явно выше по важности, чем элемент с оценкой 100.

Существует много методов построения матриц приоритизации, но в этом тексте будет описан наиболее практичный способ расстановки приоритетов среди множества переменных.

Диаграммы расстановки приоритетов десятилетиями использовались в самых разных областях и по–разному. Многие методы тайм–менеджмента основаны на методе Эйзенхауэра.

«У меня есть два вида проблем: срочные и важные. Срочные не важны, а важные никогда не срочны»,- Дуайт Д.Эйзенхауэр.

С помощью этого метода действия распределяются по одному из четырех критериев: важный/срочный, важный/несрочный, неважный/срочный и неважный/несрочный.

Еще один популярный инструмент, используемый в математике, — это матрица решений (матрица приоритетов), которая позволяет систематически ранжировать множество вариантов в соответствии с определенными критериями. В бизнесе также используется аналогичный метод для совместного взвешивания вариантов и принятия обоснованных решений. Приоритизация уравновешивает наше время и ресурсы.

• Используйте ее для определения важности сложных задач;

• Используйте ее, когда у вас в распоряжении есть анализ данных, оценивающий критерии и проблемы элементов;

• Используйте ее, когда существует множество задач, которые должны быть выполнены в определенное время;

• Используйте данный метод вместе с вашей командой, чтобы достичь согласия по приоритетам и ключевым вопросам.

Данный метод является более надежным, чем простое голосование среди команды, так как опирается на анализе данных.

• Определите цель. Например: «Увеличить потребление «x» продуктов в вашем заведении».

• Ваша команда должна понимать поставленную проблему.

• Составьте список приоритетов, используя мозговой штурм или голосование.

• Определите список критериев, который будет соответствовать заданной цели.

• Действия для определения критериев: — Проанализируйте цель, отвечайте себе на вопрос «Какую выгоду я смогу получить?».

• Определите рамки. «Что мне понадобится для того, чтобы прийти к цели?».

• Обдумайте затраты, ограничения, риски.

• Стремитесь к критериям, которые можно оценить объективно.

• Присвойте каждому критерию числовой коэффициент, чтобы показать их относительную важность для достижения цели.

• Команда должна голосовать за важность критерия и, чтобы прийти к компромиссу, дайте каждому члену команды ограниченное число баллов. Ваш сотрудник отдает определенное количество баллов каждому критерию, после чего критерии, набравшие наименьшее количество, удаляются из матрицы приоритизации.

• Используйте отрицательные оценки. Чтобы как можно быстрее избавиться от ненужных критериев.

• Используйте процентную шкалу либо для прямого подсчета очков, либо для преобразования окончательной оценки в проценты.

• После того, как критерии выбраны, оцените каждую задачу по ним. Используйте ту же систему оценивания, которая использовалась для построения таблицы критериев.

• Окончательный список приоритетных элементов можно сделать более понятным для общения и принятия решений, отсортировав его по порядку приоритета и отобразив на диаграмме Парето.

Помните, что пользоваться методом приоритизации, надо определить:

• Бизнес–модель продукта,

• Стадию жизненного цикла продукта,

• Цель, видение и принципы вашей компании,

• Цели продукта,

• Стратегию продукта,

• Структуру метрик,

• Экономическую основу.

Ежедневные решения влияют на результат нашей работы *. Наша задача – понимать имеющиеся возможности и использовать те, которые максимизируют выгоды для бизнеса и пользователей*. Крупные предприниматели не могут рисковать произвольными решениями и тратить на них время, поэтому метод приоритизации упрощает работу бизнесу.

Матрицы расстановки приоритетов дают нам простой способ оценить и проанализировать, что наиболее важно для пользователя и бизнеса и какие решения необходимо принимать для достижения цели.