Основы использования матрицы 2х2 в Lean для приоритизации задач. Подробное руководство по применению этой техники для оптимизации процессов и повышения эффективности.

Lean приоритизация – это простой подход управления, который помогает сократить отставания от графика с помощью правильной установки приоритетов.

Матрица 2х2 – это инструмент, который используется в рамках Lean приоритизации, чтобы помочь командам эффективно принимать решения, определять, что может провоцировать риски и на чем лучше сосредоточить свои усилия, чтобы избежать этих рисков.

Главная задача Lean приоритизации – определить ключевые задачи, помочь составить эффективную стратегию развития, путем оценки потребностей клиента и планирования рабочей деятельности.

Приоритизация – один из самых важных аспектов разработки проекта. Принятие решения насчет основных направлений работы, на которых нужно сосредоточить свое внимание, если есть условия ограниченных ресурсов, а также на какую целевую аудиторию ориентироваться – это вопросы, с которыми каждая компани сталкивается ежедневно. Любой из членов команды должен прикладывать максимум усилий для того, чтобы приоритеты были расставлены правильно. Но, к сожалению, так бывает не всегда и скорее всего практически все попадали в ситуацию, когда были приняты неудачные решения, связанные с приоритетностью.

В этом тексте мы разберем еще одну модель, которая нацелена на упрощение вопроса приоритизации задач, функций и т.д. Модель, которая позволит вам свести риск принятия неверного решения к минимуму – Lean приоритизация.

Lean приоритизация относится к одной из концепций управления – Lean production или Бережливое производство. Эта концепция предполагает управление, основанное на постоянном стремлении компании к устранению всех видов потерь. Оно вовлекает каждого сотрудника в сам процесс оптимизации и максимально нацелено на потребителя.

Lean приоритизация – это простой подход управления, который помогает сократить отставания от графика с помощью правильного расставления приоритетов. Это серьезный процесс, требующий особого внимания.

Суть подхода Lean приоритизации заключается в составлении матрицы приоритетов 2х2, которая помогает в процессе принятия решений и определении факторов риска, а также в распределении усилий.

Приоритизация помогает определять ключевые задачи, составлять эффективную стратегию развития, оценивать потребности потребителя и план рабочего процесса.

А эффективная приоритизация – это процесс балансирования между достижением максимального результата и доступными ресурсами компании.

Матричная система Lean приоритизации позволяет менеджеру проекта, работая с бэклогом задач, быстро и эффективно разобраться во всех его аспектах и «навести в них порядок».

Плохая расстановка приоритетов и возможные трудности

Конечно, эффективная приоритизация требует грамотного управления, так как, к сожалению, есть множество факторов, которые могут помешать менеджеру принять правильное решение:

1. Кто принимает решение

В любой компании есть ряд лиц, которые иногда могут негативно влиять на процесс расставления приоритетов. Вот некоторые из них:

• HiPPO – обычно это человек, у которого уже есть достаточно объемный стаж в бизнес–сфере, поэтому он может оказывать влияние, опираясь на свой опыт.

• Антагонист – кто–то, кто активно противостоит новым идеям или враждебно настроен к любым идеям, кроме своих собственных.

• Диктатор – человек, достаточно активно и агрессивно отстаивающий только свои идеи.

• Прокрастинатор – человек, которому сложно принять решение, из–за чего он постоянно колеблется.

2. Инструменты управления бизнесом

Многие традиционные бизнес–инструменты не подходят для реализации некоторых задач. Они могут быть сложными и приводить к принятию каких–то неэффективных решений, или же просто дорого обходиться.

• Экономическое обоснование – документ, который включает в себя слишком много информации, что требует много времени на ее анализ.

• Инструменты финансового моделирования – инструменты, помогающие прогнозировать показатели доходов и потенциальный рост компании. Минусы этих инструментов в том, что работа с ними будет очень сложной, а стоимость – высокая.

• Различные финансовые и нефинансовые метрики, для которых установлены целевые показатели. Если компания будет использовать их неправильно, то есть риск сосредоточить усилия на неверных KPI, а не на создании ценностей для клиентов.

• Неподходящее программное обеспечение. Например, Microsoft Exel. Хотя у этого ПО и есть свои преимущества и множество полезных возможностей, управление отставаниями не входит в их число.

Конечно, как мы уже говорили, все могли попадать в такие ситуации по разным причинам. Когда кажется, что в приоритете должно быть все, а понять с чего начать не представляется возможным.

Вот в такие моменты вам пригодится техника Lean приоритизации, которая поможет принять правильные решения и ликвидировать все отставания.

Техника Lean приоритизации работает на основе матрицы 2х2. Но что это такое?

Матрица 2х2 – это инструмент, который используется, чтобы помочь командам эффективно принимать решения, определять, что может провоцировать риски и на чем лучше сосредоточить свои усилия, чтобы избежать этих рисков.

Бэклог продукта, если его не поддерживать, может превратиться в огромный запутанный список задач, на распутывание которого может уйти драгоценное время. Расставлять приоритеты становится все сложнее, если график уже нарушен, а масштаб невыполненной работы превышает количество выполненной.

Матрица 2х2 достаточно проста в использовании и позволяет быстро увидеть относительную ценность продукта в сравнении с усилиями, затраченными на реализацию.

Теперь, понимая пользу такого подхода, давайте рассмотрим процесс создания матрицы. Вот ее стандартный пример:

Нарисуйте большой знак «+» и разместите его на видном месте в офисе. На вертикальной оси нужно отметить «High value» (высокая ценность) и «Low value» (низкая ценность), а на горизонтальной: «Low effort» (минимальные усилия) и «High effort» (большие усилия). Таким образом, вы получите 4 поля, которые отображают соотношение ценности и усилий для конкретной задачи. Сами задачи записываются на карточки, которые потом клеятся в подходящее поле матрицы.

Давайте попробуем охарактеризовать каждое из получившихся полей. У них нет конкретных названий, поэтому придется воспользоваться описанием местоположения.

1. Левое верхнее

Задачи этого поля представляют максимальную ценность для клиента и требуют минимальных усилий компании. Это первостепенные задачи, которые получают высокий уровень приоритетности.

2. Правое верхнее

Задачи, которые находятся в рамках этого поля тоже имеют высокую ценность, но требуют значительных усилий команды. Такие задачи лучше разбивать на более мелкие. Но не забывайте их тоже сопоставлять с другими задачами из матрицы.

3. Левое нижнее

Задачи несут меньшую ценность для клиентов, но достаточно просты в реализации. Лучшее время для их реализации – в перерывах между работой над более крупными задачами.

4. Правое нижнее

Несмотря на то, что они по прежнему представляют некоторую ценность для клиентов, им не следует уделять первоочередное внимание. К тому же такие задачи, вероятно, потребуют значительных усилий. Поэтому их уровень приоритетности лучше отнести к «низкому».

При рассмотрении относительной ценности каждой задачи или функции необходимо учитывать несколько моментов:

• Охват – т.е. целевая аудитория. На какое количество клиентов повлияет реализация какой–то конкретной задачи. Так, например, какое–то нововведение, затрагивающее небольшое количество клиентов, будет иметь меньшую ценность, чем нововведение, которое влияет на всю вашу клиентскую базу.

• Клиенты. Учтите, что вашим клиентом не всегда может быть кто–то, кто просто платит за ваш продукт и использует его. Иногда заказчиком может выступать и ваш коллега или вообще какое–то бизнес–подразделение вашей компании.

• Доход. Важно разобраться, как полученный результат будет влиять на ваш доход.

• Оцените, поможет ли это нововведение привлечь больше клиентов. Рассмотрите целесообразность.

• Эффективность. Поможет ли эта функция повысить эффективность жизненного цикла клиента.

• Имидж. Как ваш конечный продукт будет отображать саму компанию и влиять на имидж в целом.

Вот несколько советов, которые помогут разобраться со всеми этими условиями:

1. Работайте в команде. Наличие разнообразных точек зрения на ценность продукта упростит процесс размещения задач в рамках матрицы.

2. Скорость. Не стоит сильно заморачиваться над оформлением матрицы, так как она не должна быть идеальной визуально. Помните, что главное – это качество.

3. Меньше эмоциональных оценок. Каждую конкретную задачу лучше оценивать в сравнении с другими.

После того, как вы отобразили свой бэклог на матрице 2х2, пришло время оценить распределений карточек по квадрантам. В идеале у вас будет равное количество карт в каждом из полей. Но, конечно, в реальных условиях так бывает редко. Чаще всего большинство задач находится в верхней части матрицы, так как все кажется ценным и важным.

Однако, как мы уже упоминали, простота использования – одно из преимуществ матрицы 2х2, поэтому и балансировка тоже несложная.

Чтобы сбалансировать матрицу, буквально сместите обе оси так, чтобы в квадрантах получилось примерно равное количество карточек. Вот так:

Конечно, такой подход может показаться вам грубым, но, как мы и говорили, все карточки должны быть сопоставлены друг с другом, поэтому нет особого значения, где будет находиться сама ось.

Имея уже сбалансированную матрицу 2х2, у вас сложится четкое понимание того, на чем лучше сосредоточить свои усилия, чтобы получить хороший результат.

По мере развития вашего продукта, регулярно пересматривайте матрицу. Так как постоянная аналитика и сбор отзывов клиентов позволяет узнавать больше информации, а значит будет необходимо иногда корректировать и саму матрицу, чтобы поддерживать актуальность понимания ценности. Ведь вкусы клиентов тоже меняются. И есть вероятность, что какие–то продукты уже не представляют такой же ценности для пользователей, как представляли раньше и наоборот.

Заключение

Сегодня, чтобы оставаться конкурентоспособными, компании должны ориентироваться на множество показателей и использовать огромное количество концепций. Одной из таких является концепция Lean production. В этом тексте мы рассмотрели технику, которая относится к ее инструментам. А именно – матрица 2х2 – это быстрый и простой инструмент, который может полностью изменить ваш подход к расстановке приоритетов. Он помогает сосредоточиться на задачах и нововведениях, которые принесут больше пользы клиентам. А также объективно оценить усилия, необходимые для реализации таких задач.

Лучше всего этот подход проявляет себя в среде, где вся команда работает сообща. Это связано с тем, что он помогает стимулировать заинтересованность всех сторон и дает возможность легко обмениваться информацией, а иногда даже отстаивать принимаемые вами решения.