Понимание гибких структур управления в организациях. Как они повышают эффективность и устойчивость бизнеса, адаптируясь к изменениям рынка.

Гибкие организационные структуры – методология управления структурой организации, направленная на повышение производительности за счет привлечения талантливых и самостоятельных сотрудников.

В отличие от традиционных иерархий имеет более гибкую и децентрализованную систему, где решения принимаются в горизонтальной, а не вертикальной плоскости. Это в свою очередь дает возможность оставаться компании адаптивной к изменяющимся условиям рынка и запросам клиентов.

Каким образом гибкие структуры управления помогают организациям привлекать и удерживать талантливых сотрудников?

Во–первых, сотрудники получают большую автономию, чем при вертикальной форме управления. То есть они имеют возможность принимать решения в рамках своих компетенций и зоны ответственности.

Для организации это хорошо тем, что таким образом удается сократить производственные циклы и оставаться адаптивной к запросам клиентов. Для сотрудника это хорошо тем, что у него повышается уровень осознанности и ценности своего вклада в работу. Кроме того, это увеличивает его креативность.

Во–вторых, гибкие структуры управления способствуют командной работе. Несмотря на то, что каждый сотрудник несет ответственность за свою работу, он также несет ответственность за успешность всего проекта. Гибкие организационные структуры стимулируют сотрудников работать в межфункциональных командах и регулярно производить обмен информацией. Таким образом компания использует свои лучшие кадры для достижения высоких результатов и производительности.

Пример:

Компания Google является примером успешного применения гибкой организационной структуры управления. У них существует практика "20% времени". Это значит, что сотрудники могут потратить 20% от общего рабочего времени на те проекты, которые выбрали самостоятельно. Таким образом они могут проявлять свою креативность и работать над теми задачами, которые вызывают у них повышенный интерес.

Это позволяет компании Google не только привлекать талантливых специалистов, но и удерживать их. Кроме того, это создает условия для инноваций.

За счет гибкой организационной структуры управления компании могут привлекать талантливых сотрудников и создавать для них благоприятные условия для плодотворной и эффективной работы. Такой метод управления повышает уровень ответственности не только каждого специалиста, но и всей команды в целом.

В условиях постоянно изменяющейся бизнес среды компаниям важно быть адаптивными. Сделать это позволит переход на гибкие организационные структуры управления. Уровень вовлеченности участников команды максимально высокий, поэтому руководство компании может быть уверено, что каждый из сотрудников приложит максимум усилий, чтобы добиться высоких результатов в рамках проекта.

Рассмотрим, какие принципы позволяют гибкой организационной структуре управления повышать эффективность предприятия.

1. Децентрализация принятия решений.

В отличие от вертикальной системы управления, метод гибкой оргструктуры дает больше свободы действий для сотрудников на разных уровнях, а также повышает их уровень ответственности. Таким образом быстрее решаются все возникающие проблемы. Сотруднику нет необходимости обращаться к руководству, чтобы получить разрешение на какое–либо действие. В рамках своей зоны ответственности и компетенций он может предпринять какие–либо действия самостоятельно.

Для компании это означает, что они всегда могут быстро адаптироваться к любым условиям окружающей среды.

2. Горизонтальная коммуникация.

Гибкая оргструктура подразумевает более открытую и прозрачную коммуникацию между сотрудниками и различными подразделениями. Команда производит регулярный обмен данными как в процессе работы, так и на специальных собраниях. Таким образом каждый участник коллектива обладает актуальной информацией, которая может помочь ему в принятии решений и повышении эффективности.

3. Гибкие команды и проектные группы.

Командные или проектные подходы в рамках гибкой оргструктуры управления позволяют быстро создавать и реорганизовывать команды для решения конкретных задач. Таким образом менеджеры проектов могут эффективно использовать ресурсы организации, чтобы оперативно адаптироваться к новым требованиям.

Пример:

Компания Netflix не имеет традиционной вертикальной структуры с многоуровневой иерархией. Для управления организацией они используют модель "свободной ответственности". В ней каждый работник имеет большую свободу принимать решения в рамках своих обязанностей и компетенций. Таким образом компания может быстрее адаптироваться к изменениям на рынке.

Гибкие организационные структуры управления по сути являются демократической формой управления, когда вся власть передается народу. Компания не имеет единого руководителя или группы руководителей, но при этом не приводит к абсолютной анархии.

Гибкий метод управления дает возможность распределять ресурсы и силы сотрудников таким образом, чтобы решения на местах принимались быстро и имели высокую эффективность.

Какие ещё преимущества имеет гибкая организационная структура управления, рассмотрим ниже.

1. Быстрая адаптация к изменениям.

За счет того, что компания имеет гибкую структуру, она может быстрее реагировать на все изменения, которые происходят как снаружи, так и внутри организации.

Например, в процессе разработки нового приложения команда разработчиков получила информацию о том, что заказчик хочет внести существенные изменения в функционал приложения. Тогда они проводят совещание, чтобы перераспределить ресурсы и рассчитать новые сроки готовности продукта.

2. Улучшенная коммуникация.

Главное преимущество гибких структур управления заключается в улучшении коммуникации внутри компании. Децентрализация принятия решений и более гибкая иерархия позволяют сотрудникам свободно обмениваться информацией и идеями. Это способствует более открытой и прозрачной коммуникации между различными уровнями организации.

3. Снижение бюрократии.

В вертикальной иерархии для того, чтобы совершить какое–либо действие, требуется разрешение от вышестоящего руководства. Причем обычно это происходит не в устной форме, а в письменном виде, в форме документа. А в некоторых случаях требуется проверка юриста или заверение нотариуса.

В гибкой организационной структуре решения принимаются на местах, в рамках компетенций сотрудника компании. Разумеется, какие–то серьезные решения так же требуют документального подтверждения. Тем не менее для этого достаточно менеджера подразделения, а не руководителя всей организации.

Пример:

Предположим, что финансовая организация имеет гибкую структуру управления. Внутри нее существует отдел, который занимается разработкой приложений и программного обеспечения для компании. Чтобы повысить производительность мобильного приложения, отдел принимает решение расширить функционал. Для этого осуществляется расчет бюджета и прочих ресурсов, которые требуются для реализации задачи.

Если бы финансовая организация имела вертикальную структуру, то все этапы пришлось бы согласовывать с вышестоящим руководством. Но в случае с гибкой структурой менеджеры принимают решения на местах, исходя из тех возможностей, что у них есть.

Благодаря тому, что команда разработчиков расширила функционал приложения, им удалось повысить конкурентоспособность финансовой организации и увеличить ее прибыль.

Несмотря на преимущества, гибкая организационная управления имеет и свои недостатки, которые могут привести к издержкам и снижению эффективности. Узнаем о них подробнее.

1. Расплывчатость ответственности.

Гибкая организационная структура управления дает большое количество свободы на разных уровнях компании. В некоторых случаях это может внести неясность в определении ответственности за выполнение конкретных задач. Тогда никто из членов команды не будет в полной мере ощущать ценность своего вклада в работу, что может стать причиной снижения мотивации и эффективности.

2. Недостаток координации.

В случае, если в компании существует несколько команд или подразделений, которые имеют разные задачи, гибкая структура управления может привести к сложностям в координации работы. Это в свою очередь увеличит риск возникновения ошибок в процессах и к снижению общей эффективности.

3. Потеря общей цели.

Из предыдущей проблемы вытекает следующая. Отсутствие координации и согласованности между командами может привести к потере общей цели проекта или компании. Внутри каждой группы будут достигаться собственные цели, но не будут учитываться интересы организации.

4. Нерациональное использование ресурсов.

Гибкая структура управления может стать причиной перерасхода ресурсов или дублирования ролей и функций в разных подразделениях или командах. Это в свою очередь так же отрицательно скажется на эффективности и производительности организации.

Пример:

Компания перешла с вертикальной системы на гибкую организационную структуру управления. Подразделения получили больше свободы действий, каждому из них были поставлены собственные задачи. В итоге между командами начались негласные соревнования по прибыльности и эффективности, но они забыли про общие интересы всей организации. В рамках борьбы происходило неправильное распределение ресурсов, и постоянно возникали конфликты из–за того, что подразделения дублировали роли и функции друг друга.

Все это привело к тому, что были сорваны сроки исполнения проекта и упала эффективность организации. Кроме того, выросли издержки из–за нерационального распределения ресурсов.

Переход на гибкую организационную структуру управления является трудоемким процессом, направленным на повышение эффективности организации. Для этого используется определенная стратегия, благодаря которой удается внедрить новые методики и инструменты, а также провести обучение персонала.

Чтобы оценить эффективность гибкой организационной структуры управления, необходимо провести собрать актуальные данные. Ниже рассмотрим, каким образом это можно сделать.

1. Опросы и интервью.

Пожалуй, самый доступный способ – это провести опрос или интервьюирование сотрудников на всех уровнях организации. Важно, чтобы вопросы были составлены таким образом, чтобы охватить все процессы компании и рассмотреть их со всех сторон.

2. Анализ данных.

Помимо прямого взаимодействия с людьми, можно обратиться к фактическим и измеряемым данным, которые содержатся в различной документации и системе автоматизации. Для того, чтобы проследить динамику изменений, можно провести сравнение информации за разные временные периоды, например, за 1,2,3 и 4 кварталы. Такой анализ может включать финансовые показатели, производственную эффективность или уровень удовлетворенности клиентов.

3. Наблюдение и наблюдательные методы.

Ещё один метод — наблюдение за работой компании и ее сотрудниками в полевых условиях. Можно буквально наблюдать за тем, как сотрудники взаимодействуют между собой внутри команды или между подразделениями. Имеются ли какие–то нарушения в коммуникации, как часто возникают конфликты, как своевременно передается информация, в каком количестве и насколько она достоверна.

Оценку можно осуществить, как самостоятельно, так и обратиться за помощью на аутсорсинг, чтобы получить более объективный анализ. Стоит учитывать контекст компании: какие были изначальные условия и ресурсы.