Понимание и оптимизация Lead Time для сокращения времени выполнения проектов и заказов. Эффективные методы и стратегии для улучшения временных показателей.

Lead Time – время от появления задачи до ее конечной поставки. Этот термин чаще всего мелькает в сфере управления цепочками поставок, а также в управлении проектами.

Все, что вам нужно – это выяснить, сколько времени у вас уходит на каждый из процессов, которые требуются с момента получения заказа и до его полной реализации, а затем сложить все полученные результаты.

Cycle Time – это время, которое тратится на весь внутренний процесс (сборка и т.п.), а Lead Time – это время, требуемое на весь процесс, т.е. от получения заказа клиента и до доставки конечного продукта.

Обычно, чем меньше времени уходит на выполнение заказа, тем больше положительных отзывов получает компания (но, конечно, не стоит забывать и про качество выполняемой работы), так как это явный показатель того, что компания может быстро реагировать на любые изменения.

Однако небольшое время выполнения заказа не всегда может быть выгодным для покупателя, поскольку это может быть результатом увеличения стоимости доставки. Таким образом, сокращение сроков выполнения заказа не всегда приводит к увеличению прибыли, но практически всегда повышает степень удовлетворенности клиентов.

В современной бизнес–сфере, за определение времени выполнения заказов отвечает метрика Lead Time. Это важное понятие для организационного аспекта бизнеса. Lead Time позволяет повышать эффективность производимых операций, а также приводит к улучшению показателя удержания клиентов клиентов.

Lead Time – время от появления задачи до ее конечной поставки. Этот термин чаще всего мелькает в сфере управления цепочками поставок, а также в управлении проектами.

Если время выполнения заказов в вашей компании гораздо больше, чем у прямых конкурентов или просто организаций, работающих в той же области, то, возможно, вам стоит обратить внимание и оценить, насколько эффективно расходуются ваши ресурсы.

Сокращение времени выполнения заказов, наоборот, повышает общую производительность, что в свою очередь приводит к увеличению доходов.

В цепочках поставок время выполнения заказов обычно измеряется в днях. А с точки зрения планирования оно имеет значение, потому что большинство решений следует принимать заранее, если вы хотите получить желаемый результат вовремя или получать его на постоянной основе (например, поддерживать качественное обслуживание).

Частично проблема улучшения этого показателя состоит не в сокращении самих сроков выполнения заказа, а в том, чтобы дать клиенту правильное понимание ожидаемой даты доставки.

Таким образом, определим основное значение Lead Time для компаний.

Для любой компании важно знать свой показатель времени выполнения заказов, так как это напрямую отображает эффективность работы организации, что в свою очередь показывает, нужно ли и может ли компания провести оптимизацию своего рабочего процесса.

Lead Time также может выступать в качестве индикатора гибкости бизнеса. Компании с более коротким временем выполнения заказов, как правило, более гибкие. Это связано с тем, что они могут быстро вносить изменения в ход работы.

Есть два основных аспекта бизнеса, для которых Lead Time играет ключевую роль:

1. Удовлетворенность клиентов

Клиент всегда хочет получить свой заказ как можно скорее. Это особенно легко заметить, если бизнес связан с электронной коммерцией, где продавцы изо всех сил стараются доставить заказы в течение нескольких дней или даже в день заказа.

Это логично, так как быстрое выполнение заказа сильно влияет на отношение клиентов.

2. Наличие запасов товара (или его составляющих)

Это возможно только при быстром пополнении запасов. Точная оценка времени выполнения заказа поможет бизнесу предотвратить дефицит и устранит текучесть кадров.

Если же запасы товара не используются, значит, компания работает неэффективно.

Давайте определим формулу Lead Time. Кончено, по сути, нет какого–то определенного и конечного варианта такой формулы. Все, что вам нужно – это выяснить, сколько времени у вас уходит на каждый из процессов, которые требуются с момента получения заказа и до его полной реализации, а затем сложить все полученные результаты.

Какие процессы учитывать? Все просто. Условно мы можем выделить следующие компоненты:

1. Время, потраченное на предварительную обработку заказа

Это также называется временем планирования и включает в себя время, необходимое для формирования заказа (например, при покупке товара).

2. Время обработки

Время обработки – это время, которое уходит на закупку товара или его производство. Обычно сразу после получения заказа от клиента.

3. Время ожидания

Это время между закупкой необходимых составляющих и моментом начала производственного процесса.

4. Время хранения

Время, в течение которого товары остаются на складе или в месте производства в ожидании отправки.

5. Время транспортировки

Время транспортировки – это время, за которое произведенный товар доставляется к потребителю.

6. Время проверки

Т.е. время, потраченное клиентом на проверку продукта. Сюда также относится время, необходимое для устранения возможных несоответствий требованиям (другими словами, устранения ошибок).

Как это все посчитать и получить показатель Lead Time?

Посчитайте сколько времени у вас ушло на выполнение всех пунктов, которые мы указали выше. Так вы получите фактическое время выполнения заказов. А уже после этого вы сможете понять, что вам нужно изменить. К тому же, например, вы сможете увидеть, на какой конкретно шаг уходит неоправданно много времени.

Как мы уже упоминали, сокращение времени выполнения заказов – это отличный способ повысить продуктивность и оптимизировать рабочий процесс. Поэтому любой руководитель компании должен уметь определять факторы, влияющие на показатель Lead Time. Вот несколько из них:

• Дефицит

Обычно это касается товарных запасов или запасов составляющих для производства продукта. Отсутствие такого запаса обычно приводит не только к увеличению сроков выполнения заказа и недовольным клиентам, но и к возникновению спадов эффективности и потере времени, что в свою очередь равняется финансовым потерям.

Избежать таких последствий поможет автоматизация процессов и внедрение системы Just in Time.

• Нестабильность показателя Lead Time

Время выполнения заказов может варьироваться, так как могут возникать различные непредвиденные обстоятельства (смена поставщиков, сбои в поставках и т.д.) Это, в свою очередь, затрудняет координацию производства. Эффективный способ устранить такую проблему – объединить всех поставщиков, с которыми вы сотрудничаете, чтобы все необходимые составляющие поступали к вам одновременно. Возможно, это даже снизит стоимость доставки и значительно упростит планирование производства.

• Задержки доставки клиенту

Пожалуй, самая непредсказуемая проблема, так как все факторы, влияющие на время доставки, никак не зависят от самой компании–производителя. Это могут быть погодные условия, человеческий фактор и т.п.

Тем не менее, можно постараться снизить риск задержек доставки, выбрав компанию для пересылок, которая хорошо зарекомендовала себя на рынке и пользуется популярностью.

• Лишние процессы

Ваша цель – сэкономить время на производстве. Поэтому следует постоянно искать способы оптимизации процессов, чтобы избавляться от ненужных шагов, которые не только забирают время и деньги, но не приносят особой пользы.

• Контроль запасов

Этот фактор немного пересекается с дефицитом. Улучшение контроля запасов гарантирует, что вы всегда будете точно знать, что у вас есть в наличии и в каком количестве. Такой подход минимизирует затраты на обработку заказов и положительно скажется на процессе производства.

Но как исправить ситуацию, если вы провели подсчеты и обнаружили, что показатель Lead Time вас не устраивает? Мы собрали несколько способов, с помощью которых компания может сократить время выполнения заказов:

1. Сократите количество продуктов или услуг, которые не приносят особой прибыли

Для начала вам нужно определить, какие продукты и услуги являются особенно ценными для покупателя. Другими словами, выявите свои приоритетные направления, которые приносят вам доход. Кроме того, подготовьте полный список видов деятельности, которую ведет компания и исключите те, без которых вы вполне сможете обойтись. Таким образом, вы сэкономите финансы, которые уходят на поддержку этих продуктов, а значит сможете инвестировать их, например, в улучшение качества популярных товаров или услуг.

2. Измените способы доставки

Возможно, существующий способ доставки не справляется с потоком заказов или просто не может поддерживать работу на том уровне, которого придерживается ваша компания. Попробуйте найти альтернативный вариант, который будет работать быстрее. Переход на другой способ сможет постепенно сократить время выполнения заказов. Но будьте готовы к тому, что это приведет к дополнительным затратам.

3. Интеграция

Интеграция подразумевает объединение процессов. Это может быть объединение поставщиков, чтобы компания получала все поставки одновременно. Или же это может быть объединение производственных процессов. Например, когда компания производит и собирает компоненты в разных местах. Сборка составляющих на одном заводе может сократить время, которое тратится на транспортировку из одного места в другое.

4. Автоматизация процессов

Иногда задержки вызваны человеческими ошибками. Например, запаздывающая связь с поставщиками и, как следствие, возникновение дефицита.

Автоматизация процессов позволяет осуществлять все автоматически, что значительно сокращает время выполнения заказа, поскольку поставщик получает запрос заранее, до того, как у компании успеет возникнуть дефицит.

Краткое, но достаточно важное уточнение. Оба этих процесса измеряют продолжительность процесса реализации заказа. НО! Cycle Time – это время, которое тратится на весь внутренний процесс (сборка и т.п.), а Lead Time, как уже говорилось, – это время, требуемое на весь процесс, т.е. от получения заказа клиента и до доставки конечного продукта.

Скорее всего, вы уже и сами могли заметить явные положительные стороны измерения показателя Lead Time. Но давайте окончательно их сформулируем с помощью еще одного списка преимуществ, чтобы подвести итоги:

• Понимание желаний потребителей, которое может помочь вам доработать процесс выполнения заказов;

• Вы также сможете обнаружить какие–либо ошибки, которые тормозят работу всей компании (например, слабая работа поставщиков или компании, занимающихся пересылом);

• Определение времени выполнения заказа дает вам возможность наладить более тесные отношения с клиентами, предоставляя им то, что они хотят в кратчайшие сроки;

• Увеличение прибыли, так как вы следите за процессом и клиенту не приходится долго ждать. Что означает, что он, скорее всего, еще раз вернется к вам;

• Меньшее количество возвратов, поскольку заказы выполняются вовремя (в соответствии с потребностями клиентов) и т.д.

Подводя итоги, можно сказать, что Lead Time позволяет определять вектор развития вашего бизнеса, а также может стать причиной для роста вашей популярности среди клиентов. Однако не забывайте, что этот показатель может также стать и причиной, которая подрывает доверие потребителя. Иначе говоря, чем короче время выполнения заказа, тем больше у вас шансов занять лидирующие позиции на рынке.