Узнайте, как быстро и эффективно проводить интервью. Практические примеры и советы для бизнеса, СМИ и HR.

Короткое интервью – это формат диалога между интервьюером и интервьюируемым, в рамках которого происходит целенаправленное получение какой–либо информации по конкретным вопросам. Это может быть комментарий эксперта, обратная связь от клиента, собеседование с соискателем и так далее.

Существует множество причин для проведения именно короткого формата интервью, например, такие как:

– В рамках быстрого диалога можно собрать первичную информацию или мнение человека о каком–либо вопросе, чего будет достаточно для первоначальной оценки ситуации. В дальнейшем недостающие части данных можно восстановить либо за счет серии коротких интервью, либо за счет углубленного интервью. Это будет зависеть от конечной цели и текущих возможностей. Чаще всего такой формат выбирают в нестабильной, переменчивой среде, когда требуется быстро принимать решения и адаптироваться.

– Короткая беседа подойдет в том случае, если требуется быстро уточнить какую–то конкретную информацию. Она может быть связана со спецификой какого–то процесса или решением вопроса. Например, это может быть уточнение данных у специалиста по поводу возникшего риска, что позволит найти причину и выстроить линию возможных последствий.

– В рамках короткого интервью участники чаще всего бывают сконцентрированы и расслаблены, так как заведомо знают, что это не займет много времени. Если вопросы были предоставлены заранее, то это ещё больше упрощает процесс. Интервьюируемый получает возможность подготовиться заранее, чтобы показать себя с лучшей стороны. Хотя такие условия существуют не всегда.

– Формат короткого интервью используется для получения обратной связи от клиентов, работников, партнеров или других заинтересованных лиц. Это занимает буквально считанные минуты, но уже позволяет дать количественную и качественную оценку по ключевому вопросу.

– Короткое интервью используется для мониторинга процессов и управления рисками. Это позволит своевременно принять меры для достижения более эффективных результатов.

– Кроме того, формат короткого интервью может проводиться HR для первичного опроса соискателя на должность. Это позволит исключить неподходящих кандидатов по каким–то ключевым признакам.

Так или иначе, этот инструмент позволяет выстроить открытую коммуникацию в коллективе и с другими заинтересованными лицами, чтобы поддерживать высокий уровень эффективности и стабильности процессов в бизнесе.

В зависимости от конечной цели, целевой аудитории и имеющихся условий, могут быть использованы разные форматы интервьюирования.

– Телефонные звонки могут использоваться как для массового обзвона, так и для коротких частных разговоров. Это может быть реализовано усилиями менеджеров, операторов колл–центра или через автоматизацию ботами.

– Видеозвонки обычно используются для выяснения рабочих моментов или получения экспертного мнения у специалиста. Как правило, они согласовываются заранее, что позволяет собеседнику морально подготовиться даже для быстрого разговора. Для реализации этого формата используются различные специализированные онлайн–платформы или социальные сети и мессенджеры. Это позволяет проводить встречи даже в разных часовых поясах.

– В некоторых случаях, например, когда ведутся переговоры или осуществляется поиск нового сотрудника, интервью является необходимостью. При зрительном контакте не через экран удается лучше ощутить настроение собеседника и постараться понять его истинные намерения. В коротком интервью участники коммуникации складывают друг о друге первое впечатление. На его основе будет выстраиваться дальнейшее взаимодействие.

– Иногда нет возможности провести беседу или созвониться даже для короткого интервью. Поэтому используются письменные форматы коммуникации, такие как анкетирование и опрос. Чаще всего такой тип коммуникации используют в случае, если требуется опросить большое количество людей, но возможности при этом ограничены.

Кроме того, это позволяет сделать более качественную обработку данных, так как они уже представлены в письменном формате. Особенно удобно, если анкетирование или опрос проводились в электронном виде, чтобы результаты можно было транспортировать в специальные аналитические программы для дальнейшей работы.

– Также формат коротких интервью используется в исследованиях с фокус–группой. Он может проводиться на разных этапах: когда происходит подбор кандидатов или осуществляется сбор обратной связи.

– Ещё одним способом использования короткого интервью является проведение совещаний, направленных на решение каких–либо проблем или творческих задач. Благодаря этому удается принимать оперативные управленческие решения, основываясь на актуальной информации и мнении участников процесса.

Каждый из перечисленных форматов позволяет получить конкретные данные относительно конкретной темы или вопроса. Важно помнить, что в каждом отдельно взятом случае интервью необходимо проводить в комфортных условиях. Это снижает риск того, что интервьюер предоставит искаженную информацию. А это, в свою очередь, сократит вероятность того, что будут приняты неверные решения.

Короткие интервью имеют свою классификацию, что позволяет интервьюерам выбирать тот или иной вид в зависимости от ситуации. В некоторых случаях приходится менять выбор из–за изменившихся обстоятельств. Поэтому нужно понимать различия между разными видами коротких интервью, чтобы не потерять эффективность.

Структурированное интервью

Его отличительной особенностью является то, что оно требует предварительной подготовки.

Какие это дает преимущества?

– Во–первых, это позволяет добиться большей объективности и предсказуемости. При подборе вопросов интервьюер может акцентировать внимание на том, что действительно позволит полностью раскрыть тему. В таком случае дальнейший анализ результатов будет более точным.

– Во–вторых, заданная ранее структура позволяет сократить количество времени, необходимого для проведения интервью. В дальнейшем результаты будет проще обрабатывать.

– В–третьих, собеседник может заранее продумать свои ответы, что заставит его чувствовать себя более уверенно. В целом обстановка будет более благоприятная, и поэтому даже если что–то пойдет не по плану, то это будет восприниматься проще, так как точка опоры все равно уже есть.

– В–четвертых, имея четкую заданную структуру анкеты, рекрутеры могут более объективно оценивать соискателей по одним и тем же параметрам.

Какие при этом есть недостатки?

– Первое – в некоторых случаях, когда вопросы строго согласованы и интервьюер не имеет возможности отойти от заготовленной структуры, это может быть проблемой. В процессе разговора в зависимости от ответа контекст может меняться, поэтому важные нюансы могут быть упущены, хотя они помогли бы лучше раскрыть тему.

– Второе – формальный формат интервью может оказывать эмоциональное давление на респондента, поэтому его ответы могут быть недостаточно развернутыми и искренними. Необходимо обладать развитыми навыками коммуникации, чтобы расположить к себе собеседника и добыть из него исчерпывающую информацию.

– Третье – если требуется провести интервью для большого количества респондентов, то лучше по максимуму автоматизировать этот процесс. В противном случае он займет много времени и ресурсов. Кроме того, возрастает риск возникновения ошибок под влиянием человеческого фактора.

Понимание этих факторов позволит проводить структурированные интервью более эффективно.

Полуструктурированные интервью

Комбинированный вариант подразумевает наличие как подготовленных, так и неподготовленных вопросов. То есть как интервьюеры, так и респонденты могут заранее подготовиться к беседе, но в то же время им нужно быть готовыми к импровизации.

Какие преимущества дает полуструктурированное интервью?

– Во–первых, имеется основа, от которой можно отталкиваться во время разговора. По–прежнему, собеседники могут подготовиться морально и физически, и даже при условии некоторой импровизации комфортные условия все равно сохранятся.

– Во–вторых, в зависимости от ответа, можно добавить некоторые уточняющие вопросы, чтобы более подробно раскрыть тему диалога. В некоторых случаях это позволяет обнаружить скрытые проблемы и потребности.

– В–третьих, полуструктурированное интервью воспринимается как менее формальное, а значит, и респондент будет в большей степени расположен к беседе.

Какие недостатки имеет полуструктурированное интервью?

– Если заранее не предупредить собеседника о том, что в интервью могут быть и незапланированные вопросы, то в процессе он может негативно отреагировать на них. Особенно, если встреча все–таки формальная и касается каких–то достаточно щепетильных тем.

– Такой вид интервью можно провести только в формате созвона или личной встречи, так как дополнительные вопросы, как правило, возникают в процессе разговора. Можно, конечно, задать их после, но это не всегда может быть воспринято позитивно.

На самом деле каждый из этих видов требует определенной подготовки. Как минимум, нужно определиться с целью интервью, чтобы было проще подобрать подходящие вопросы.

Шаблон интервью будет меняться в зависимости от каждой отдельно взятой ситуации, с учетом ее ключевых особенностей. Также это зависит от конкретных форматов короткой беседы, потому что в телефонном интервью и при анкетировании процесс и структура будут отличаться.

Однако существуют ключевые правила проведения короткого интервью, на которые стоит опираться, чтобы добиться наиболее эффективных результатов.

Первое – постановка цели

Без этого условия интервью будет бесполезным. То есть в первую очередь нужно определиться, зачем задаются вопросы и какой результат от этого предполагается. Также это дает возможность выбрать конкретный формат и определиться с количеством и качеством респондентов.

Второе – выбор респондента

В зависимости от цели и имеющихся условий выбирается человек или группа людей для получения необходимой информации или мнения. Это может быть анкетирование, фокус–группа, обратная связь и прочие формы интервью.

Третье – создание структуры

С учетом целей и имеющихся условий формируется список вопросов и структура. Эта «рыба» может служить основой как в структурированном, так и неструктурированном интервью. По крайней мере, интервьюеру будет проще подготовиться к беседе и задать ей нужный тон.

Четвертое – подготовить условия

Если интервью подразумевает электронный формат, значит нужно выбрать подходящий для этого инструмент и убедиться в его работоспособности. Это значит, если используется специальный сервис для анкетирования, то он должен выдерживать разные уровни нагрузки пользователями и согласовываться с другими инструментами для дальнейшего анализа данных.

Если речь идет о массовом обзвоне, например, клиентов с целью получения обратной связи, то в этом случае нужно подумать, каким образом это можно реализовать. Если выборка небольшая, то, возможно, достаточно усилий менеджеров или операторов колл–центра, если он есть. Но все–таки автоматизация процесса с помощью робота позволит не только ускорить опрос, но и сберечь нервы сотрудников, потому что работа с живыми людьми требует высокой стрессоустойчивости.

Если речь идет о личном интервью, то нужно заранее с респондентом договориться о такой возможности. Для этого необходимо согласовать время, место и способ взаимодействия. Кроме того, стоит обсудить формат и предоставить вопросы. Разумеется, в случае изменения условий, нужно позаботиться о том, чтобы собеседник узнал об этом своевременно.

Пятое – личная подготовка интервьюера

Это особенно важный пункт в том случае, если происходит непосредственная беседа, тет–а–тет или в узкой группе. Здесь существует большое количество нюансов, которые могут сказаться на эффективности результатов.

– Необходимо соблюдать правила приличия и быть пунктуальным.

– Внешний вид влияет на первое впечатление. Не обязательно пускать пыль в глаза дорогой одеждой, но опрятный вид больше расположит к беседе.

– Обстановка должна быть спокойной и тихой, без посторонних людей, звуков, предметов и запахов. Если интервью будет проходить в формате видеозвонка или по телефону, то нужно убедиться в технической исправности средств связи.

Шестое – мониторинг времени

В процессе интервьюирования важно придерживаться принципов тайм–менеджмента. Количество вопросов ограничено, так же как и количество свободного времени респондента.

Это особенно важно в тех случаях, когда используется полуструктурированный подход. Если вопросы присылаются заранее, то будет не лишним уточнить на всякий случай, составил ли собеседник ответы. Это может помочь в тайм–менеджменте.

Седьмое – документирование

Важно сохранять данные, чтобы получить полный и исчерпывающий набор информации для дальнейшего анализа. В противном случае, оценка результатов будет некачественной, что приведет к ошибочным выводам. А это, в свою очередь, может привести к ошибкам в принятии решений.

В конце интервью важно поблагодарить респондента за уделенное время и подчеркнуть ценность информации. Это будет уместно при любом выбранном формате.