Откройте методики Сигео Синго для оптимизации бизнес-процессов и улучшения производительности.

Управление бизнесом является совсем непростым делом, и долгое время методы управления оставались практически неизменными. Процессы выполнялись последовательно, структура организации была строго вертикальной, все решения принимались исключительно руководителями, и мнение сотрудников компании обычно не учитывалось.

Революционером в управлении стала Toyota. История компании наглядно показывает, как из убыточного предприятия стать автопромышленным гигантом, который является одним из лидеров рынка в мире. Руководство, как и ведущие сотрудники предприятия, создали немало методов управления производством, которые позволили повысить эффективность с практически минимальными вложениями.

Одним из новаторов в управлении качеством стал инженер Сигео Синго. Он является одним из создателей производственной системы компании Toyota, а также системы SMED, метода Пока-ёкэ и модели Синго.

SMED (Single-Minute Exchange of Dies), или Быстрая переналадка оборудования (БПО) являются одной из составляющих бережливого производства. Метод направлен на то, чтобы сокращать количество времени, необходимое для переналадки оборудования. Таким образом, снижается число потерь и издержек, а продукт быстрее достигает конечного потребителя.

Благодаря SMED, Toyota смогла сократить время переналадки оборудования с 2-3 часов сначала до 15 минут, а затем и вовсе до 3 минут. Разумеется, произошло это не сразу. Добиться такого результата удалось за несколько лет путем постоянного усовершенствования технологий и процессов. Это один из ключевых принципов эффективного производства, направленного на перманентное повышение качества.

"Защита от дурака" или пока-ёкэ – это метод, который позволяет предотвратить неверные действия со стороны человека во время производственных процессов, обслуживания или эксплуатации продукта. Чаще всего это выражается в каких–то незначительных на первый взгляд деталях, которые на самом деле предупреждают поломки оборудования, возникновения брака или даже защищают здоровье и жизнь человека.

Примеров можно привести множество:

– специфическая форма деталей продукта, которая не позволяет собрать изделие иным образом;

– блокировка системы в случае подозрительных действий пользователя;

– раковины и ванны, имеющие дополнительное отверстие для слива воды в случае переполнения;

– установка датчиков на линию производства, которые предупреждают, что на оборудование попал посторонний предмет и т.д.

Модель Синго состоит из двух элементов: «дома» – это принципы, и «ромба» – это методы.

«Дом» строится по руководящим принципам, основанным на японской культуре. Они заключаются в том, чтобы построить взаимоотношения с сотрудниками на взаимоуважении. Обычно этот подход реализуется такими способами, как:

Обеспечение безопасных условий труда.

Это подразумевает, что безопасной должна быть как сама окружающая среда, так и процессы. То есть начиная с того, что само помещение, где работают люди, не должно быть опасным и заканчивая заботой о здоровье и жизни сотрудников. Для этого нужно:

– Своевременно проводить ремонт здания и его отдельных помещений.

– Проводить диагностику и обслуживание оборудования, а также заменять его на более современное и безопасное.

– Установить систему оповещений, предупреждающую об опасности, то есть пожарные и охранные сигнализации.

– Приобрести оборудование, которое автоматически будет останавливаться, если на линии произошла форс–мажорная ситуация.

– Проводить инструктаж техники безопасности для персонала, для снижения несчастных случаев.

– Заботиться о ментальном и физическом здоровье сотрудников, то есть грамотно управлять графиком работы, давать возможность отдохнуть, оборудовать место для отдыха, соблюдать трудовые обязанности.

– Разработать механику действий таким образом, чтобы выполнение задач не было сопряжено с риском для здоровья.

– Создавать в коллективе здоровые профессиональные отношения и грамотно разрешать конфликты, чтобы это не отражалось на производительности и качестве продукции.

Заниматься развитием компетенций сотрудников.

Это распространяется как на новых, так и на старых сотрудников. Новичкам стоит обеспечить упрощенную адаптацию на рабочем месте, снабдить их необходимыми инструментами и оборудованием, провести инструктаж по технике безопасности и обучение обязанностям, которые придется выполнять, а также познакомить со структурой компании и системой управления рабочими процессами.

Для опытных сотрудников необходимо обеспечить возможность саморазвития. Даже если специалист не стремится занять руководящую должность, то можно доверить ему выполнение более творческих задач, которые обычно не входят в его повседневную рутину. Стоит поддерживать инициативы, направленные на улучшение рабочих процессов и качества самой продукции или услуг.

Чем выше уровень компетенций сотрудников, тем ниже вероятность того, что они совершат какие–то серьезные ошибки, которые существенно повлияют на производительность или качество. Они больше уверены в своих действиях и поэтому могут выполнять тот же объем работы, что и новички, лучше и быстрее.

Расширять права и возможности для каждого сотрудника компании.

Таким образом, расширяется зона ответственности всех участников процесса производства, а значит и растет уровень вовлеченности. Руководители могут больше доверять своим подчиненным, так как делегируют им часть своих обязанностей с надеждой на то, что задачи будут выполнены так же качественно. В свое время сотрудники в большей степени осознают свою ценность в компании, что повышает их уровень самоотдачи. То есть они понимают, что выполняют свою работу не напрасно и она действительно приносит пользу на пути достижения цели.

Кроме того, в случае спорных моментов, каждый сотрудник компании должен иметь возможность отстаивать свою точку зрения и защищать свои интересы. Все конфликты должны регулироваться с уважением друг к другу, чтобы не усугублять ситуацию, а наоборот решить ее как можно скорее. Любого рода проблемы между подчиненными или руководством и подчиненными оказывают влияние на производительность, а в некоторых случаях и на качество выпускаемой продукции и услуг.

Постоянный процесс улучшения выступает в качестве первого этажа дома. Он может проявляться в поиске инноваций, которые могут улучшить производительность и повысить эффективность и качество продукции или услуг. Также это выражается в стремлении к постоянному совершенству. Например, изменять характеристики продукта и делать их более актуальными в соответствии с запросами потребителей.

Существует несколько методов того, как можно постоянно улучшать процессы и качество товаров и услуг.

Стабилизировать процессы.

– Наладить беспрерывные поставки сырья и материалов. А это значит выстроить доверительные отношения с надежными поставщиками на выгодных условиях.

– Проводить регулярный мониторинг исправности инструментов и оборудования, чтобы они не подвели в самый неподходящий момент.

– Управлять рисками, чтобы минимизировать возможные последствия в случае форс–мажорной ситуации.

– Обучить персонал, чтобы обеспечить соблюдение стандартов качества.

– Устранить все критические проблемы, которые оказывают непосредственное влияние на эффективность и качество как самих процессов, так и продукции.

Осуществлять деятельность на основе проверенных данных.

Это может быть как первичная информация, которая собирается системой управления, так и данные различных исследований рынка. Количественные показатели более надежны, чем качественные, хотя и те, и те имеют определенную ценность. Проверенные данные помогают принимать обоснованные решения и сокращать количество возможных ошибок.

Стандартизировать процессы.

Стандартизировать процессы, продукцию или услуги. Создать эталон того, каким должен быть конечный результат, и зафиксировать это в письменном или электронном виде. За основу можно взять общепринятые международные стандарты и адаптировать их с учетом специфики компании.

Создавать поток ценности.

То есть максимально сократить путь продукта от идеи до реализации и последующего выпуска на рынок. Чем меньше действий приходится совершать, чтобы потребитель получил товар или услугу, тем лучше. Это позволит компании поддерживать высокий уровень гибкости и конкурентоспособности на рынке. Кроме того, это сокращает количество возможных ошибок и дефектов.

Систематизировать и визуализировать данные.

Вся информация, которая собирается в процессе производства, должна быть систематизирована и визуализирована. В дальнейшем это упрощает ее анализ, а значит позволит быстрее принимать управленческие решения и внедрять улучшения.

Регулярно проводить мониторинг процессов, чтобы выявить потери и проблемы.

Это необходимо для того, чтобы сократить риски и уровень издержек. Если достаточно долго закрывать глаза на возникшую проблему, то она станет критичной и понесет за собой больше последствий и затрат на ее решение, чем если устранить ее на ранних этапах.

Интегрировать процесс улучшения в ежедневную работу.

То есть сделать так, чтобы специалисты компании из разных областей на постоянной основе думали над тем, как можно улучшить процессы и качество продукции и как это можно реализовать.

На втором этаже происходит процесс выравнивания, то есть систематизация. Для этого осуществляются следующие действия:

Осуществляется реалистичный взгляд на предполагаемые действия.

То есть, если требуется проверка какой–то гипотезы, которая поможет улучшить качество, то не стоит иметь слишком высоких ожиданий. Процессы должны соответствовать возможностям и ресурсам, которые имеет компания. То есть, если руководство предполагает, что с помощью внедрения инновационных технологий бренд выйдет в мировые лидеры рынка, то это не всегда так. На успешность влияет множество факторов в совокупности, которые тоже нужно учитывать на пути достижения цели.

Смотреть на перспективу и сфокусироваться на долгосрочном периоде.

Нужно понимать, что для того, чтобы поддерживать компанию, была конкурентоспособной и могла развиваться, нужно смотреть на перспективу. То есть строить планы на будущее как на ближайшее, так и на более длительный срок. Это позволяет ставить более точные и реалистичные цели. Кроме того, это стимулирует поиск возможных путей достижения с учетом предполагаемых условий и рисков.

Актуализировать систему и стратегию.

Компания масштабируется и развивается. Условия окружающей среды постоянно изменяются. Поэтому компания не может придерживаться постоянно одной и той же системы работы и стратегии продвижения. Необходимо вносить корректировки, которые позволят сохранять высокий уровень гибкости и адаптивности.

Стандартизировать ежедневные процессы.

Ежедневные процессы являются рутиной, но они также имеют большое значение на пути достижения цели. Даже если это небольшие задачи, они все равно должны быть стандартизированы, чтобы сократить вероятность возникновения дефектов и ошибок, вызванных человеческим фактором. Кроме того, стандарты нужно регулярно обновлять, если технологии производства улучшаются.

Крышей «дома» являются конечные результаты, которых удалось достичь в процессе производства. В этом случае также выполняется ряд постоянных действий:

– Чтобы убедиться в эффективности достигнутых результатов, нужно изначально измерять и оценивать только те параметры, которые значительно влияют на качество продукта или услуги. Например, это может быть скорость и объем выполненной работы, количество обращений по возврату товаров и т.д.

– Производственный ритм должен совпадать с производительностью. Эти параметры взаимосвязаны между собой, поэтому изменение одного из них может снизить качество другого. За этим нужно постоянно следить и осуществлять необходимые мероприятия, которые позволят держать эти показатели в балансе.

– Выявлять причинно–следственные связи, чтобы определять закономерности возникновения проблем и ошибок. Это поможет найти их источник, который впоследствии можно устранить или оптимизировать должным образом.

«Ромб» модели Сигео Синго состоит из индивидуальных и организаторских действий. Они направлены на то, чтобы выровнять производственную систему организации. Компания определяется с набором инструментов для достижения цели. Они должны соответствовать первоначальным руководящим принципам. В основе всего этого процесса лежит культура поведения.

Чтобы успешно применить модель Сигео Синго на практике, нужно придерживаться следующих этапов внедрения:

В начале необходимо донести до персонала необходимость внедрения модели, ее преимущества в целом и для каждого участника процесса в частности. Ответить на все возникшие вопросы и возражения, после чего провести обучение основным принципам работы.

Далее нужно поставить конкретные и понятные всем цели и задачи, которых планируется достичь с помощью модели Сигео Синго. Они должны быть реалистичными и соответствовать основным целям бизнеса, а также учитывать его отличительные особенности.

Необходимо провести аудит текущего состояния производства и окружающей среды компании, чтобы найти проблемные места, требующие улучшений. После этого можно скорректировать цели и задачи, чтобы сделать их более точными. В процессе аналитики нужно выбрать количественные и качественные метрики, которые позволят оценить нынешнее состояние компании, а также сравнить его с достигнутыми результатами в будущем.

После того, как все проблемные зоны были обнаружены, необходимо разработать план мероприятий по улучшению процессов. Также стоит определиться с ответственными лицами, которые возьмут на себя ответственность за реализацию и контроль внедрения.

Далее, когда все подготовительные этапы были пройдены, осуществляется непосредственная интеграция модели Синго в работу. При этом проводится постоянный мониторинг ключевых параметров эффективности и качества. Они используются для того, чтобы улучшать те показатели, которые проседают.

Цикл оптимизации и повышения качества бесконечен, поэтому изменения будут внедряться на постоянной основе с завидной регулярностью. Важно при этом поддерживать должный уровень компетенций персонала. Это позволит иметь высокую производительность и качество.

Компания получает массу преимуществ от внедрения модели Сигео Синго, а также решает множество задач. Например, такие, как:

– Она создает условия для развития операционного совершенства, то есть позволяет компании постоянно улучшать свои бизнес–процессы и делать их более эффективными.

– Также модель осуществляет классификацию схожих действий в производстве и определяет компоновку оборудования. Это позволяет улучшить процессы, а значит повысить качество продукции и услуг.

– Благодаря данной модели удается внедрить метод быстрой переналадки (SMED), что делает работу не только более быстрой и эффективной, но и безопасной.

– Позволяет внедрить и формализовать концепцию «защита от дурака».

В целом, условия труда становятся более благоприятными, что стимулирует развитие инноваций. Персонал в большей степени вовлекается в процесс и заинтересован в достижении единой цели компании.