Ознакомьтесь с ключевыми моментами стратегической сессии для руководителей 2024 года, целями, достигнутыми результатами и как эти знания могут быть применены для вашего бизнеса.

Стратегическая сессия – это групповая работа специалистов компании и ключевых руководителей. Она направлена на разработку среднесрочного и долгосрочного плана развития компании. Каждый цикл стратегического планирования нуждается в проведении стратегической сессии, поэтому обычно такое мероприятие проводится раз в год. Особенно актуальны стратегические сессии в тот момент, когда компания находится в условиях неопределенности. К этому может приводить резкое изменение ситуации на рынке или условий ведения бизнеса.

Если у вас в компании проработано бюджетирование, то стратегическая сессия проводится за пару месяцев до окончательного утверждения бюджета. Поэтому обычно организации проводят это мероприятие в ноябре или декабре. Впрочем, чем менее стабильна ситуация на рынке, тем чаще требуется пересмотр стратегии. Как следствие, стратегические сессии проводятся чаще.

Цели и задачи стратегической сессии

Главной целью стратегической сессии является выбор нового направления развития и стратегических проектов. Стратегическая сессия задействует силы всей управленческой команды: в ней обычно участвуют руководители подразделений и отдельные эксперты, которые имеют представление обо всех особенностях работы компании.

Кроме основной цели существуют также несколько дополнительных. Стратегические сессии, в том числе, используют для актуализации понимания рынка и позиции компании на нем. Стратегические сессии помогают понять, для чего нужны те или иные изменения, добиться взаимопонимания внутри команды и объединить ее вокруг единой цели. Эту цель нужно согласовать с сотрудниками и добиться, чтобы менеджеры также были причастными к принятым компанией стратегическим решениям. Процесс выработки решения объединяет сотрудников компании и повышает их ощущение значимости. Он позволяет увеличить уровень вовлеченности специалистов в развитие компании.

В процессе стратегической сессии перед сотрудниками компании ставятся следующие задачи:

• Нахождение точек роста компании. В процессе проведения стратегической сессии необходимо полностью проанализировать ситуацию внутри компании и на рынке. Изучение существующих трендов на рынке позволяет использовать существующие данные для выявления возможностей для роста компании.

• Определение видения и стратегических целей. В процессе общения сотрудников и руководителя в рамках стратегической сессии определяются стратегические цели компании на срок до 5 лет вперед. Они выстраиваются на основе общего видения компании, которое также формируется в процессе совместной работы сотрудников и руководителя.

• Согласование целей и приоритетов. В управленческой команде у менеджеров очень часто взгляды на развитие компании отличаются. Иногда эти отличия несущественны, но в некоторых случаях они могут серьезно повлиять на развитие компании. В рамках стратегической сессии руководители и менеджеры вырабатывают общее видение компании и ее особенностей, что позволяет в дальнейшем совместно принимать решения и избавляет от конфликтов и недопониманий внутри руководящей команды.

• Принятие важных решений. Во время стратегической сессии руководящая команда обсуждает не текущие задачи, а важные стратегические цели. В процессе этого обсуждения принимаются решения о выходе на новые рынки, смене бизнес–модели, инвестициях, крупных и серьезных трансформациях компании.

• Вовлечение сотрудников в развитие компании. В управляющую команду на стратегических сессиях входят отдельные специалисты, которые получают возможность принять участие в определении стратегии компании. Это повышает их ощущение вовлеченности в судьбу бизнеса и их мотивацию, что непосредственно влияет на качество их работы.

Признаки необходимости стратегической сессии

Обратите внимание на следующие признаки:

• Неопределенность, в которой находится компания. В процессе изменения ситуации на рынке многие организации оказываются в ситуации неопределенности, когда меняются условия ведения бизнеса, полностью изменяется рынок, появляются новые конкуренты. В этой ситуации необходимо проанализировать происходящее и принять решение о внесении определенных изменений в существующую стратегию компании.

• Обновление и рост бизнеса. Если внутри компании появилось большое количество новых сотрудников или были созданы целые новые отделы, необходимо провести стратегическую сессию, чтобы распределить обязанности между новичками, ввести их в курс дела, выработать единый план действий.

• Необходимость синхронизировать видение развития компании. Каждый отдел занимается своими задачами, однако важно, чтобы все сотрудники из разных отделов знали, как их действия влияют на развитие компании в целом. Общение между руководителями отделов помогает выработать общий план действий, в рамках которого отдельные подразделения компании будут выполнять свои задачи, что приведет компанию к общему развитию и положительному результату.

• Начало нового стратегического цикла. После окончания предыдущего стратегического цикла необходимо подвести его итоги и создать стратегический план на следующие несколько лет.

Перед началом стратегической сессии важно заранее провести сбор информации о ситуации внутри компании и на рынке. В процессе сессии времени на сбор данных, скорее всего, не будет. Именно поэтому их сбор, обработка, изучение и проверка должны проводиться заранее. Важно помнить, что результаты анализа – это один из мощнейших инструментов, который позволяет быстро найти новые идеи и мотивировать компанию на развитие.

Если у вас нет готовой аналитики к моменту начала стратегической сессии, вы не сможете получить в процессе стратегической сессии большого количества новых идей. Те идеи, которые у вас и других сотрудников появятся, будут неполными и неподходящими. При этом сотрудники будут не уверены в правильности выдвинутых и впоследствии принятых решений.

В процессе подготовки к стратегической сессии необходимо пройти следующие этапы:

1. Подготовьте карту умной аналитики. Умная аналитика – это набор данных о рынке, о конкурентах и клиентах компании, о внутренних процессах. Она содержит несколько аналитических документов, которые включают в себя существующие проблемы и угрозы компании, возможности и точки роста бизнеса, описание стратегически важных вопросов. Такие документы хорошо стимулируют дискуссию и позволяют взглянуть на рынок, на котором работает компания, и на конкуренцию на этом рынке под другим углом. Все методологии для сбора аналитики нужно выбирать в соответствии с особенностями вашей компании. Анализ продаж важно проводить по различным срезам и клиентским сегментам.

2. Соберите аналитические данные. На основе созданной карты умной аналитики нужно собрать всю информацию, которая необходима для того, чтобы в дальнейшем принять правильное решение. Делать это могут члены команды, если у них достаточно времени, ресурсов и знаний. Если же часть данных требует узкой специализации, а соответствующих специалистов у вас нет, это могут сделать приглашенные эксперты. При этом чем больше данных соберут ваши сотрудники, тем лучше: так команда гораздо лучше погрузится в текущую ситуацию на рынке. При этом важно, чтобы саму аналитику большинство участников управляющей команды увидели впервые только на стратегической сессии. Это дает эффект новизны и увеличивает креативность сотрудников.

3. Проверьте данные. В процессе проведения стратегической сессии особенно важно, чтобы все сотрудники были уверены в достоверности информации. Если достоверность данных вызывает у специалистов вопросы, они будут чувствовать неуверенность в собственных решениях. Именно поэтому лучше, чтобы на стратегической сессии присутствовали те сотрудники, которые собирали информацию. Они смогут объяснить, откуда они взяли данные, подтвердить ее достоверность. Именно поэтому гораздо лучше, если данные ваша команда будет собирать самостоятельно, без помощи внешних экспертов.

4. Визуализируйте аналитику. Это, как ни странно, действительно обязательное условие. Представление информации необходимо осуществлять с помощью графиков, наглядных схем и цветовых триггеров. Это позволяет специалистам на стратегической сессии считывать информацию мгновенно и не терять творческую энергию, а также сокращает время, необходимое на проведение стратегической сессии.

5. Подготовьте архитектуру стратегической сессии. Эта архитектура выглядит как набор блоков, каждый из которых посвящен определенной теме. Для каждой темы устанавливается примерный тайминг, а стратегические дискуссии должны быть разделены по малым группам. В самом начале стратегической сессии стоит поработать с творческими задачами, а после, когда команда раскачается, можно дать сотрудникам проанализировать аналитические данные. А в конце трудового дня хорошо дать сотрудникам тему для острой дискуссии. При этом в рамках стратегической сессии важно предусмотреть паузы на кофе и на обед, но важно сделать их плавающими, чтобы сотрудники могли закончить обсуждение.

Структура стратегической сессии каждый раз создается индивидуально, исходя из тех целей и задач, которые вы ставите перед управляющей группой. В процессе создания структуры важно проанализировать состав участников и уровень их готовности к обсуждению. Обычно в структуре сессии присутствуют следующие блоки:

1. Формулировка целей. В самом начале стратегической сессии необходимо поприветствовать управляющую команду, объяснить, каких целевых результатов нужно добиться по итогу сессии. Модератор в самом начале отвечает на открытые вопросы участников, вовлекает их в диалог, повышает их активность, если видит, что участники сессии ведут себя слишком тихо.

2. Определение правил и формата. В начале стратегической сессии необходимо задать для сотрудников правила проведения дискуссии и формат общения. Нужно показать членам управляющей команды, какие блоки включает в себя стратегическая сессия, по каким правилам проходит дискуссия и мозговой штурм, по каким критериям будут выбираться лучшие идеи. Необходимо также презентовать все данные, на основе которых будет проводиться работа над новой стратегией компании.

3. Запуск креативного мышления управляющей команды. Перед началом работы необходимо активировать креативное мышление сотрудников. Для этого существует огромное количество методов, однако очень часто специалисты советуют использовать ассоциативные карты или другие методики. Одним из интересных методов запуска мышления сотрудников является общение между людьми, например, обмен теплыми историями из их опыта работы в компании.

4. Мозговой штурм. В процессе мозгового штурма необходимо сгенерировать длинный список идей для развития компании. При этом важно не допускать в этот момент критики и оценки каждой из идей. Дело в том, что критика убивает свежий и оригинальный взгляд сотрудника. Не бойтесь фиксировать абсолютно любые, в том числе и безумные или несостоятельные идеи, которые появляются в ходе обсуждения.

5. Анализ и оценка идей. Оценить каждую идею можно в процессе групповой экскурсии или путем индивидуального голосования. Только на этом этапе можно критиковать мысли сотрудников, потому что оценка идей – это тот момент, когда необходимо определить наиболее перспективные идеи. После выбора и проработки деталей каждой идеи они станут вашими стратегическими проектами. В процессе голосования можно использовать специальные яркие стикеры: это позволяет сразу увидеть наглядную картину, какие идеи больше всего нравятся команде. Лучшие из идей собираются в довольно целостную и визуально понятную стратегию, что поднимает дух управляющей команды и ее энергию.

6. Выбор ключевых стратегических проектов. После выбора наиболее состоятельных идей важно отобрать важнейшие из них, которые станут ключевыми стратегическими проектами. В их число должны войти до 15 самых крупных идей, которые позволят вам кардинально изменить позицию бизнеса на рынке и состояния организации. Если для полноценного выбора не хватает данных, можно сформулировать задачу на пилотный проект или эксперимент.

7. Определение стратегического ядра. Стратегическое ядро – это центральная часть стратегии, та идея или мысль, которая должна сохраниться в памяти всех участников сессии. Именно эту идею должен вспомнить каждый менеджер, если его спросят о том, какова стратегия компании на данный момент. Чтобы стратегическое ядро запоминалось, сформулировать его необходимо коротко и понятно.

8. Групповая рефлексия. Важно в конце обсудить с командой итоги обсуждения и обменяться опытом. В конце групповой сессии необходимо обязательно записать, какие вопросы были решены в процессе обсуждения, а какие остались открытыми и требуют дополнительных встреч и общения.

На стратегической цели должны присутствовать все ключевые сотрудники компании. Необходимо, чтобы в процессе общения принимали участие собственники бизнеса, даже в том случае, если они непосредственно не участвуют в работе компании. Присутствие собственника не только повышает статус мероприятия и обсуждения, но и добавляет команде ответственности. Но при этом собственник не обязательно должен участвовать в мозговом штурме: напротив, его участие может помешать сотрудникам высказывать свои идеи, особенно если у собственника выражена авторитарность.

В большинстве случаев на стратегическую сессию приглашают 20 % сотрудников. Выбирают тех специалистов, которые несут ответственность за 80% результатов компании по принципу Парето, причем оптимальное их количество – не больше 20 человек. Впрочем, если компания большая, при тщательной подготовке стратегической сессии можно пригласить и гораздо большее количество участников, главное хорошо подготовить и проинструктировать модераторов мини–групп и сделать инструкции для каждой команды.

Существует несколько типажей сотрудников, относительно приглашения которых на стратегическую сессию решение должно приниматься обдуманно. Часто при организации таких мероприятий спорщиков и критикующих специалистов стараются не приглашать, хотя критика – это сигнал неравнодушия и желания внести положительные изменения в компанию. Включение в состав управляющей команды спорщиков повышает градус дискуссии и увеличивает разнообразие мнений.

Часто в команду для принятия стратегических решений не включают сотрудников, работа которых не связана с выполнением коммерческих задач, однако их включение полезно. Они также могут внести отдельные идеи, особенно в том случае, если обсуждаются косвенно связанные с их работой вопросы.

Руководители иногда боятся включать в команду на стратегических сессиях средний менеджмент и исполнителей. Однако такие сотрудники должны стать проводником стратегии компании в коллективе, поэтому они должны также присутствовать на сессии и быть причастными к выработке необходимых идей. Исполнители также могут поделиться своим опытом, который может оказаться важным для принятия решений.