Тестирование Критического Пути: Как Использовать Этот Инструмент Для Снижения Рисков И Повышения Качества.

Тестированием критического пути (Critical Path Testing, CPT) называют метод визуализации, благодаря которому удается оценить значимость задач и этапов в рамках проекта. То есть таким образом можно узнать, как они влияют на продолжительность цикла работы. Кроме того, этот инструмент помогает определить зависимости между задачами и то, как они влияют друг на друга. На основе этого создается критический путь.

Под этим подразумевается построение цепочки задач, необходимых для достижения цели, таким образом, чтобы быстро и эффективно добиться ожидаемого результата. Это добавляет ценности проекту и позволяет быстрее доставить готовый продукт до конечного потребителя.

– Помогает оптимизировать процесс использования ресурсов

Понимание критического пути дает менеджерам представление о том, на какие из задач стоит направить основные ресурсы, чтобы эффективно достичь поставленных целей. Это позволяет не только равномерно распределить нагрузку и уложиться в сроки, но и сократить издержки.

– Улучшает планирование и управление временем

Благодаря критическому пути можно лучше планировать реализацию проекта, так как этот метод позволяет лучше узнать, какое количество времени понадобится на каждую отдельную задачу в частности и на все их в целом. Соответственно, это снижает вероятность наступления рисков, связанных с несоблюдением сроков.

В целом, когда команда работает в более понятных условиях, то уровень неопределенности снижается, а значит и уровень стресса тоже. Это, в свою очередь, благоприятно сказывается на продуктивности и сокращает количество ошибок под влиянием человеческого фактора.

– Способствует поиску и управлению рисками

В процессе построения критического пути удается выявить слабые и узкие места, которые могут привести к негативным ситуациям. Понимание этих угроз позволяет разработать превентивные меры и сократить количество возможных рисков и их последствий. Благодаря этому получится оптимизировать процессы и улучшить качество самого продукта, который разрабатывается в рамках проекта.

– Увеличивает прозрачность процессов

Команда может лучше взаимодействовать между собой при решении задач, если будет понимать, в каком направлении она движется. Особенно это важно в тех случаях, когда команда большая и состоит из разных подразделений. Это упрощает коммуникацию, связанную с проектом.

Использование таких визуальных средств, как критический путь, можно использовать на разных стадиях: от планирования до составления отчета по проделанной работе. Это позволит оценить эффективность выполненных действий и в случае необходимости предпринять меры.

– Повышает качество

В процессе распределения задач акцент делается на самые важные, которые оказывают наибольшее влияние на конечный результат. Основная часть усилий направлена на то, чтобы итоговый вариант получился качественным. Поэтому контролируется соблюдение сроков и стандартов, которые описаны в требованиях к проекту.

В будущем это позволит избежать множества переделок и недовольства со стороны заказчика и других заинтересованных сторон.

– Позволяет команде быть более гибкой и адаптивной

В процессе реализации проекта могут возникнуть новые условия или запросы со стороны заказчика и других заинтересованных лиц. В этом случае критический путь выступит в качестве ориентира, чтобы команда могла лучше оценить, стоит ли перераспределить задачи для соблюдения сроков. Это особенно важно в условиях неопределенности.

При определении критического пути нужно учитывать, что сценарий развития событий может пойти как по позитивному, так и по негативному пути. Это позволит составить наиболее реалистичный вариант, соответствующий текущим условиям и перспективам ближайшего будущего. Каждое из направлений имеет свои характерные особенности, которые влияют на конечный результат.

Позитивный критический путь

– Эффективное использование ресурсов

Благодаря грамотному распределению задач по степени важности удается оптимально распределить ресурсы и правильно рассчитать график реализации плана работ по проекту. Такой подход делает работу команды более эффективной и слаженной даже в условиях неопределенности.

– Надежное планирование

В сценарии позитивного, критического пути основные задачи выступают в качестве основы для всего плана работ. Ставя на первое место наиболее важные задачи, команда может лучше понять, какие из них будут следующими по градации. Это позволяет создать наиболее надежный план, который приведет к ожидаемому результату.

– Легкость в управлении изменениями

В случае, если критический путь развивается по позитивному сценарию, он может легко адаптироваться к новым обстоятельствам и запросам. Это важно для динамичных проектов, где перемены — естественное явление. Имея четкое направление, команда сможет лучше подстроиться и внести изменения как в свои рабочие процессы, так и в сам продукт.

– Ранняя реализация проекта

Строгое следование позитивному критическому пути позволит сократить цикл работы над проектом и завершить его даже раньше установленного срока. Это добавит ему ценности и позволит направить ресурсы уже на обслуживание или переключиться на другой заказ.

– Удовлетворение заинтересованных сторон

Раннее и успешное завершение проекта повышает уровень удовлетворенности как у стороны исполнителей, так и у стороны заказчика. Это может стать поводом для дальнейшего плодотворного сотрудничества.

Негативный критический путь

– Задержки сроков

Если возникают задержки, то это отразится и на других задачах, которые даже не входят в этот этап. Общее смещение сроков повышает риск возникновения рисков, что также вызывает недовольство со стороны заказчика и других заинтересованных лиц. Обычно такая ситуация возникает из–за ошибок в процессе реализации проекта или из–за непредвиденных угроз.

– Непредвиденные обстоятельства

Даже если команда произвела оценку рисков и предусмотрела превентивные меры, это не значит, что никаких проблем не может возникнуть. Внезапная болезнь ведущего специалиста, проблемы с поставками, природные катаклизмы и прочие причины могут привести к тому, что события будут развиваться по негативному критическому пути. Это может привести к задержкам сроков и другим проблемам.

– Недостаток контроля

Отсутствие понимания своих задач и вообще того, в каком направлении движется команда, снижает эффективность действий, а также приводит к ошибкам, например, к дублированию действий. В итоге теряется драгоценное время, что также приводит к напряжению отношений внутри коллектива и с другими заинтересованными лицами. В дальнейшем также придется дополнительно потратить время на то, чтобы устранить проблемы и их последствия.

– Игнорирование некритических задач

В негативном сценарии при распределении приоритетов были допущены ошибки, которые привели к увеличению сроков и издержек. Что впоследствии привело к общей неудовлетворенности результатами как команды, так и других заинтересованных сторон.

– Снижение качества работы

В случае, если команда все–таки решит уложиться в оговоренные ранее сроки, это может привести к цепочке ошибок и тем самым снизить общее качество проекта. Это опять же приведет к росту издержек и недовольства.

Разрабатывая критический путь, важно оставаться объективными, чтобы снизить влияние человеческого фактора. В этом случае вероятность наступления остальных типов рисков тоже снизится. Кроме того, планирование проекта будет более реалистичным, а значит, более эффективным и соответствующим ожиданиям.

Чтобы метод критического пути действительно помог в управлении задачами и проектами, необходимо придерживаться некоторых правил при его внедрении в работу.

Первое: провести поиск и анализ критического пути

Первый этап делится на несколько последовательных шагов:

– Происходит идентификация задач. Буквально составляется список действий, которые нужно реализовать для достижения цели.

– Далее оценивается важность каждой из определенных задач, а также определяется, какое количество времени нужно для того, чтобы ее решить.

– С помощью вспомогательных средств визуализации выстраивается схема задач, отражающая сеть взаимосвязей между ними. Она может содержать разные пути достижения цели с учетом различных позитивных и негативных обстоятельств.

– На основе этого происходит вычисление критического пути. Наиболее эффективный и короткий вариант берется в работу и становится основой проекта.

Второе: внедрить процесс тестирования

Выбранная теория требует проверки, прежде чем будет реализована на практике. Для этого разрабатываются стандартные процедуры тестирования, в том числе регулярный контроль графика исполнения задач.

Чтобы было проще управлять тестированием, используются инструменты и методы управления проектами. Это могут быть планировщики задач, в которых можно назначать ответственных и устанавливать метрики, а также средства визуализации.

Кроме того, требуется использование ключевых показателей эффективности (KPI). Причем как количественных, так и качественных. Они помогут обратить внимание на те внешние и внутренние нюансы, которые отражаются на эффективности и влияют на сроки исполнения проекта.

Третье: провести обучение команды

Неотъемлемой частью применения данного метода является обучение команды принципам тестирования критического пути. В том числе, поиску и управлению рисками, а также временными ресурсами. Необходимо убедиться, что каждый участник проекта правильно понял концепцию и грамотно применяет ее на практике, так как от этого зависит эффективность результатов.

Ко всему прочему, стоит позаботиться о разработке документации по процессам тестирования. Они станут основой для будущего проекта и обучения новых сотрудников. По мере необходимости, методы и инструменты, описанные в стандартах, должны обновляться, чтобы соответствовать требованиям.

Четвертое: оценить риски

Поиск и оценка рисков должны проводиться на регулярной основе. Это позволит выстраивать наиболее точные критические пути, которые впоследствии лягут в основу проекта.

Управление рисками позволяет разрабатывать наиболее эффективные стратегии управления, где каждая задача находится на своем месте. Это делает процесс реализации более быстрым и стабильным, а сам проект более качественным.

Пятое: формировать регулярные отчеты и проводить корректировку

Регулярный мониторинг и создание отчетов позволит оценить соответствие текущего состояния разработанному ранее критическому пути. Полученные результаты обсуждаются на общих собраниях, где присутствуют различные участники проекта, в том числе и заказчики. Это дает возможность взглянуть на проделанную работу под разными углами и выявить неочевидные закономерности. На основе этого могут быть разработаны меры по улучшению достигнутых результатов.

Шестое: использовать обратную связь

В процессе реализации критического пути необходимо собирать обратную связь от участников команды. Это позволит вовремя обнаружить риски и другие отклонения от выбранного сценария. Тогда могут быть предприняты своевременные меры, чтобы не выбиваться за пределы установленного графика, но при этом не вредить качеству.

Внедрение практики тестирования критического пути позволяет выработать стандарты качества и оптимизировать процессы для достижения наиболее эффективных результатов.

В процессе разработки и реализации критического пути могут возникнуть сложности, которые также выявят и другие скрытые недостатки. Среди них могут быть такие, как:

Сложность в реализации

Критический путь не может быть построен лишь на предположениях и гипотезах. Этот метод требует детального анализа внешних и внутренних факторов бизнес–среды. Что само по себе требует много времени и трудозатрат. Хотя эту проблему можно решить за счет внедрения автоматизации некоторых задач.

В случае, если возникнет необходимость внести изменения в процессы из–за новых условий или требований к проекту, то придется полностью пересмотреть стратегию и произвести новый расчет критического пути, а не просто внести корректировки.

Ограниченность метода

В процессе определения, какие из задач являются наиболее приоритетными, могут быть допущены ошибки, которые в дальнейшем снизят эффективность и приведут к возникновению рисков.

Кроме того, стоит помнить, что критический путь больше подходит для более стабильных условий. Его, конечно, можно использовать и в нестабильных условиях, но нужно быть готовыми к тому, что тогда план действий придется постоянно корректировать, что требует больших трудозатрат.

Риски перегрузки

Если акцентировать внимание только на критических задачах, это может вызвать эмоциональное напряжение и стресс в команде, так как такие задачи требуют высокого уровня вовлечения. Все–таки нужно уделять внимание и второстепенным, менее важным задачам, так как они позволяют разбавить рутину и немного снять напряжение.

Зависимость от качества данных

Чтобы сделать наиболее точные расчеты, нужно использовать только качественные и проверенные данные. Любые неточности в информации приведут к ошибкам и неправильным выводам. Это, в свою очередь, может привести к более глобальным и критическим проблемам в процессе реализации плана.

Сложности в коммуникации

В процессе разработки и реализации критического пути могут возникнуть сложности в коммуникации с заказчиком. Его представления о конечном результате и методах его достижения могут сильно отличаться, что может стать причиной конфликта.

Кроме того, если в компании не введена практика регулярных совещаний по промежуточным итогам, то конечный итог может не совпадать с ожиданиями, потому что некоторые моменты не были согласованы. Это опять же вызовет недовольство со стороны других заинтересованных сторон.

Прежде чем использовать метод критического пути на практике, нужно оценить, насколько оно подходит под текущий проект и его условия. В этом случае будет проще избежать очевидных ошибок и применить инструмент наиболее эффективно.