Принципы пирамиды Минто 📧 — золотые правила делового письма и коммуникации

Это модель построения эффективного письма или общения. Основой этой модели является структурирование аргументов и тезисов, которые содержатся в вашем сообщении.

Люди воспринимают информацию очень избирательно. Если вы не поможете им, правильно структурировав свою речь или письмо — они либо не поймут вас, либо поймут неправильно.

Структурируйте вашу речь: cоставьте список основных пунктов или тезисов, выявите отношения между этими пунктами, сделайте выводы. После этого составьте сообщение: ситуация. усложнение, вопрос, ответ (ваше главное сообщение).

Вы когда–нибудь читали документ и задавались вопросами вроде «в чем смысл?» или «что я вообще сейчас читаю?». И как часто вы переставали читать сообщение, потому что оно слишком длинное?

Многие люди пишут плохо. Они пишут длинные и непонятные сообщения. И да, иногда это не только про письмо, но и про живое общение.

Вам не обязательно быть одним из них! Если вы хотите писать ясно и кратко, вам поможет «принцип пирамиды» от Барбары Минто.

Барбара Минто объясняет, что писатели должны организовывать мысли в форме пирамиды, которая дает структуру идеям. Эта техника облегчает понимание смысла читателями.

Объединяя идеи в пирамиду, писатели делают серьезную работу, чтобы выяснить смысл и сделать выводы, и только затем писать, выдвигая основные идеи на первое место. Такие тексты и сообщения воспринимаются проще — человеку не нужно додумывать и самостоятельно структурировать то, что вы пытаетесь донести.

«Принцип пирамиды Минто» содержит в себе ряд правил и подробных объяснений и примеров того, как писать свои собственные письма, чтобы сделать ваше письмо более понятным.

Контроль последовательности, в которой вы представляете свои идеи, является наиболее важным процессом, необходимым для понятного письма.

Вот интересный факт: ваш читатель может воспринимать только одно предложение за раз. Поэтому вы должны тщательно продумать, как представить идеи в логической последовательности. Для этого необходимо отделить процесс мышления от процесса письма.

Представьте, что вы сидите за столом и получаете следующее электронное письмо от одного из членов вашей команды:

«Я работал над отчетом, который вы хотели получить к пятнице. Я понял, что мне не хватает информации. У Димы есть цифры, которые мне нужны, но он не вернется в офис до понедельника. Кроме того, я бы хотел получить отзыв Анны о её опросе клиентов в фокус–группе, а ее отзыв будет доступен к среде на следующей неделе. Мне нужно получить все данные и начать работу, поэтому я подготовлю отчет не позднее четверга на следующей неделе. Это нормально для вас?»

Член вашей команды использовал процесс написания электронного письма как способ продумать то, что он пытается сказать. Он не говорил, он «размышлял вслух». Вы должны прочитать до конца, чтобы понять основной смысл сообщения — отчет не будет доступен до следующего четверга.

Если бы он нашел время, чтобы обдумать это, электронная почта могла бы выглядеть следующим образом:

«С вашего разрешения я хотел бы отправить вам отчет в четверг следующей недели, а не на эту неделю в пятницу. Это позволит мне включить нужные цифры от Димы и результаты фокус–группы от Анны».

Суть письма становится понятной с самого начала с кратким объяснением.

Самая ясная последовательность — дать обобщающую идею, прежде чем обобщать отдельные идеи.

Давая сначала обобщающую идею, мы используем общение «сверху вниз» и сначала даем нашим читателям главное, ключевое сообщение.

Главное сообщение визуально представлено вершиной пирамиды, а ключевые моменты и детали, которые следуют, образуют середину и основание пирамиды.

То есть используя принцип пирамиды Минто мы сначала говорим о том, что важно, а потом раскрываем нашу мысль — настолько, насколько это необходимо.

Чтобы создать пирамиду, используйте следующие шаги:

• Составьте список основных пунктов.

• Отработайте отношения между этими пунктами.

• Сделайте выводы.

Для того, чтобы добиться этого, может понадобиться время, но это нужно сделать — это лучше, чем размышлять уже непосредственно в письме, уводя читателя от тех мыслей, которые вам нужно ему донести.

Хорошее вступление делает больше, чем просто завоевывает и удерживает интерес читателя. Оно влияет на его восприятие.

Барбара Минто предлагает следующую структуру для вашего введения:

• Ситуация.

• Усложнение.

• Вопрос.

• Ответ.

Ситуация — то, с чем каждый согласен. Это какой–то факт.

Усложнение — то, что изменилось, или какой–то вызов, или развитие чего–то.

Вопрос — вопрос, который естественно возникает после усложнения.

Ответ — обычно ваше главное сообщение.

Вот пример структурированного введения, который можно было бы использовать, если бы кто–то делился идеями по предложению клиента с коллегой:

• Ситуация: «В нашем звонке ранее сегодня клиент поделился своими целями для работы»

• Усложнение: «Потребности клиента не соответствуют нашим обычным предложениям»

• Вопрос: «Как мы можем удовлетворить потребности клиента?»

• Ответ: «Нам нужно создать уникальное предложение для нашего клиента, охватывающее курс, настройку и последующее обучение»

Начав с ситуации, вы создаете контекст для всего последующего. Вы также получаете кредит доверия, поскольку читатель распознает, что вы говорите — правда.

Затем вы следуете за усложнением. Ваш читатель четко следует вашему ходу мыслей.

Вопрос не обязательно должен быть написан, он иногда подразумевается. В приведенном выше примере можно было бы перейти от усложнения сразу к ответу, например: «Чтобы удовлетворить потребности клиента, нам нужно создать уникальное предложение, включающее курс, настройку и последующее обучение».

• Составьте список основных пунктов.

• Отработайте отношения между этими пунктами.

• Сделайте выводы.

• Составьте список основных пунктов.

• Отработайте отношения между этими пунктами.

• Сделайте выводы.

• Ситуация.

• Усложнение.

• Вопрос.

• Ответ.