Персональный канбан 📊 (Personal Kanban) — инструмент для эффективности, карта работы и навигатор

Это применение принципов канбан метода для организации собственной работы. Здесь также работа разбивается на разные этапы, работа визуализируется и ограничивается количество незавершенной работы.

Для того, чтобы сделать свою работу более оптимизированной и эффективной, снизить количество "потерь" (в терминах Lean мышления),

Можно начать с классического разделения на "To Do", "In Progress", "Done". Также начните визуализировать свою работу — используйте доску (онлайн или физическую) как инструмент для визуализации. Начните ограничивать незавершенную работу.

Если в обычном или командном канбане отображаются общие задачи команды, организации или даже целого отдела, и отслеживаются командные цели по развитию проекта или продукта, то в персональном канбане отслеживаются цели одного конкретного человека.

При этом цели могут быть разными. Они могут быть связаны с профессиональной деятельностью, а могут быть и личными. В обоих случаях персональный канбан используется для повышения личной эффективности.

Персональный канбан может быть очень разным. Многое здесь зависит от того, какие у вас задачи и как именно вы хотите организовать работу.

Часто есть смысл делать разные канбан доски для разных сфер жизни — просто потому что там по–разному идут процессы.

Вам нужна доска. Физическая или любой из онлайн инструментов.

Самая простая канбан доска выглядит из всего трех столбцов:

• Задачи для выполнения (To-Do)

• Задачи в процессе (Doing)

• Выполненные задачи (Done)

Всего три этих столбца и их заполнение вашими личными задачами уже может помочь вам сфокусироваться: вам нужно делать только те задачи, которые находятся во втором столбце.

Если вы хотите выделить больше этапов в вашем процессе работы, столбец Doing разбивается. Например, это могут быть разработка, анализ, тестирование, описание или что–то еще, что является важным этапом вашего процесса работы по этой сфере.

Следующий важный этап — ограничение WIP.

Подумайте, какое максимальное количество задач может находится в вашем столбце Doing? Правило следующее: здесь чем меньше, тем лучше. Потому что количество работы в процессе замедляет процесс. Чем меньше задач — тем быстрее рабочий поток.

Важно: придерживайтесь правила. Действительно не берите в работу больше, чем ваш лимит WIP.

Если ваша продуктивность не изменяется — скорее всего, лимиты WIP надо сделать меньше.

В заключение также добавим еще одно правило, нарушение которого делает персональный канбан бессмысленным: вся работа должна быть визуализирована. Если вы что–то делаете — добавьте это на доску. Не делайте того, чего у вас нет на доске.

И конечно же вам нужно придерживаться того процесса, который вы отображаете на доске. Поначалу это может быть сложно, и будет стремление переключиться на что–то еще, но в конечном счете этот навык легко наработается.

В персональном канбане используется все то же самое, что используется в обычном варианте этого инструмента:

• Разбивать процесс работы на этапы

• Визуализировать процесс выполнения

• Сокращать количество WIP (невыполненной работы, Work In Progress)

За счет применения этих простых принципов ваша личная эффективность увеличится в разы.

Основные варианты, когда может понадобится и будет полезен личный канбан, следующие:

Вариант первый — вас очень много задач.

Если перед вами стоит множество задач, которые при этом не привязаны к разным интервалам времени (как, например, запланированные встречи) — у вас может возникать перегрузка.

Канбан позволяет снять перегрузку, побуждая вас работать с ограниченным количеством задач за счет WIP лимитов.

Вариант второй — вам нужно выстроить приоритеты.

Вы всегда будете знать, что вам сейчас нужно делать по приоритетам, и не будете обращать внимание на отвлекающие факторы. В персональном канбане у вас ограниченное количество задач в работе. И конечно же, вы в первую очередь делаете самые важные и приоритетные.

Вариант третий — вам трудно сфокусироваться.

Из–за того, что вам сложно сфокусироваться на конкретных задачах и довести их до конца, ваша эффективность страдает. Использование персонального канбана здесь будет особенно эффективно, оно позволит сделать ваш поток работы более структурированным, предсказуемым и определенным.

На самом деле, проще описать ситуации, когда персональный канбан не нужен. В основном, это такой случай, когда у человека очень мало задач или их вообще нет. Например, вам не нужно структурировать свои задачи на отдыхе, правда?

Если же вы работаете, работаете много и над разными задачами — использование личного канбана это отличный вариант, как вы можете сделать работу и эффективнее, и приятнее (ведь у вас не будет перегрузки).

Надеемся, вам стало понятнее, что такое персональный канбан, как его делать и чем он может помочь.

Один из лучших источников информации по этой теме — книга «Персональный канбан» Джима Бенсона («Personal Kanban», Jim Benson). Мы рекомендуем её, если вы хотите узнать еще больше о применении этого инструмента.

Однако, вы можете начать использовать канбан прямо сейчас — для этого не требуется специфических навыков, достаточно вашего желания.

Успеха вам в личной продуктивности!