Получите практическое руководство по внедрению системы Канбан в вашей организации, включая цели и ключевые этапы внедрения для оптимизации рабочих процессов.

Это применение канбан метода и принципов к работе конкретной команды или организации.

Внедрение канбан метода помогает оптимизировать рабочие процессы и сократить потери, максимизировать получаемую ценность.

Начните с визуализации вашего рабочего процесса и сокращения количества работы в процессе. Ваш процесс должен быть прозрачным и люди должны фокусироваться на ограниченном числе задач, чтобы выполнять их максимально оперативно.

В этом тексте мы раскроем цели и этапы внедрения Канбан в организации и дадим практические рекомендации по внедрению, которые вы сможете использовать для улучшения работы в вашей команде.

Основная цель внедрения системы Канбан — максимизировать поставляемую ценность вашим клиентам, за счёт увеличения скорости и качества выпускаемой продукции, до тех пор, пока система не достигнет оптимального уровня.

Такая оптимизация возможна только тогда, когда появляется предсказуемость сроков поставки. А предсказуемость возможна только тогда, когда у вас стабильный, плавный ход работы.

Канбан обеспечивает такой более стабильный поток работы, при этом делает сам процесс работы гибким, способным к адаптации к новым условиям, ситуациям и задачам. Внедрение Канбан целесообразно, если вам нужно создать такой стабильный поток работы и сделать его эффективным.

Существует пять основных этапов внедрения для внедрения системы Канбан.

• Визуализировать ваш текущий рабочий процесс.

• Применить ограничение «Работы в процессе» (WIP).

• Сделать политику прозрачной и понятной.

• Управлять потоком задач и измерять его.

• Итеративная оптимизация процессов в соответствии с получаемыми данными.

Давайте посмотрим на каждый шаг по очереди и более подробно.

Именно по этим шагам вам нужно будет пройтись, если вы начнете внедрять Канбан в вашу компанию или в рабочие процессы вашего проекта.

Отобразите процесс, который в настоящее время используете для доставки рабочего продукта клиенту, на визуальной доске — физической или цифровой.

Каждый столбец на доске представляет собой шаг для добавления ценности к единичной работе. Удостоверьтесь, что вы наносите на карту каждый шаг от концепции до поставки конечному потребителю.

При желании между шагами могут быть столбцы, представляющие необходимые «состояния ожидания» или буферы.

Рекомендация: доска Канбан не предназначена для постоянной конфигурации, по крайней мере, на некоторое время. Идея состоит в том, чтобы периодически перебирать конфигурацию доски в команде, чтобы найти оптимальную конфигурацию. Ретроспективы могут быть использованы для выявления возможностей улучшения конфигурации доски. Помните, что доска это не заранее неизменный компонент. Будьте гибче.

Реализуйте ограничения WIP (Work In Progress, «Работы в процессе») в Kanban, позволяя только ограниченному количеству рабочих задач находиться в любом данном столбце одновременно.

Точное ограничение на столбец зависит от вашего контекста — вам нужно будет найти оптимальное количество задач, которое ваша команда может брать в работу. На начальных этапах это количество задач может быть произвольным и позже быть скорректировано.

Важно: работа не переходит на следующий шаг, пока для нее не освободится место.

Рекомендация: это самая простая и мощная практика, но, тем не менее, она наиболее противоречива и встречает наибольшее сопротивление. Несмотря на огромное количество научных доказательств обратного, люди цепляются за идею, что если они будут одновременно работать над большим количеством вещей, они сделают больше, быстрее.

Это просто ошибка.

Просто позвольте себе эксперимент, и последуйте этой рекомендации. Вы увидите, насколько улучшатся ваши рабочие процессы, скорость и качество поставки ценности после внедрения этого элемента Канбан.

Назначьте разные классы обслуживания различным рабочим элементам.

Общими классами являются такие классы:

• «Стандартный» (FIFO — first in, first out — «первым пришёл — первым ушёл»)

• «Ускоренный»

• «Фиксированная дата»

Некоторым классам разрешено пропускать в начало очереди.

Идея состоит в том, что, если все будет FIFO, предмет с высокой стоимостью задержки может застрять в ожидании за меньшим только потому, что он поступил позже в очереди. Или непредвиденный предмет заставляет другую запланированную работу останавливаться, пока вы обращаетесь к ней.

Если вы разделите спрос на классы, в то время как для некоторых задач может потребоваться немного больше времени выполнения заказа, в целом процесс будет более плавным и регулярным.

Безусловно, мы хотим увеличить пропускную способность, но для предсказуемость в бизнесе часто стоит немного больше среднего времени выполнения заказа.

Высокая пропускная способность менее ценна, если она взрывная и непредсказуемая.

Рекомендация: зарезервируйте некоторую емкость для неожиданной работы или работы с фиксированной датой поставки, возможно, с использованием дистрибутива 80/20. Это сглаживает поток работы для стандартных элементов, и при этом позволяет для экстренной работы использовать «полосу ускоренного хода».

На этом этапе внедрения Канбан вам нужно следить за оптимизацией скорости и качества — одновременно.

Метрики, которые мы используем — это время цикла и пропускная способность.

Время цикла рассчитывается по среднему времени, которое требуется единице работы для перемещения по системе.

Пропускная способность — это количество единиц, которые перемещаются в течение определенного периода времени.

Рекомендация: кумулятивная схема потока (Cumulative Flow Diagram , CFD) является наилучшим инструментом визуализации этих метрик, но к этому инструменту нужно привыкнуть. Большинство людей привыкли к контрольной диаграмме (Control Chart).

Точно так же, как вы бы выдвинули гипотезу как часть эксперимента с функцией, хорошей практикой будет тщательно подумать, прежде чем модифицировать доску.

• Объявите гипотезу о том, как изменение в структуре доски приведет к конкретному, измеримому результату.

• Внесите изменения и дайте команде возможность использовать доску в этой конфигурации в течение определенного периода времени.

• Измерьте, действительно ли это улучшает производительность, и верните все обратно, если это не работает.

«Пользовательские истории» (User Stories) должны оцениваться как наименьшие единицы ценности. Вы не нуждаетесь в отдельных картах для частей осуществления (не имеют «дел»).

История не закончена, пока она не в релизе.

Не начинайте другую историю, если вы находитесь на пределе WIP. Если у вас возникли проблемы с отслеживанием того, что делают все, ваши истории все еще слишком велики.

Вы должны стремиться к непрерывной поставке (continuous delivery). Вы можете вводить ограничения WIP до того самого этапа, когда клиент получает ценность. Это задает темп остальной части системы.

Если из–за этого некоторые специалисты простаивают несколько раз, члены команды T-Shaped (более старшие, имеющие кроссфункциональные навыки) могут роиться в возникающих узких местах. Никогда не загружайте опытных экспертов до 80% или выше. Пусть они плавают, чтобы потушить огонь и плавный поток.

Канбан — это невероятно мощный метод управления рабочим процессом и постепенного повышения производительности. Он поощряет все основные передовые практики гибкой разработки, такие как кроссфункциональные группы, быстрая обратная связь, совместное присутствие в пространстве и парная работа, а также непрерывная интеграция и развертывание.

Для современной команды разработчиков программного обеспечения Канбан — ваш новый лучший друг. Внедрение Канбан в ваши рабочие процессы окупит себя с лихвой уже на первых этапах внедрения.