Полное руководство по роли и обязанностям руководителя проектов. Как эффективно управлять проектами и вести команду к достижению целей.

Chief Project Officer (CPO) — это высокопоставленный руководитель, который отвечает за реализацию проектов организации. Он выполняет следующие функции:

1. Организация работы над проектом. CPO планирует деятельность команды проекта и контролирует ее на всех этапах. Он устанавливает цели для каждого сотрудника и отвечает за ресурсы, необходимые для выполнения поставленных задач.

2. Координация работы над проектом. В обязанности CPO входит обеспечение эффективного взаимодействия сотрудников. Он определяет ответственных за каждый этап работы, устанавливает им обязанности и задачи.

3. Стратегическое планирование. CPO отвечает за реализацию отдельных проектов, которые должны привести к выполнению важных для компании целей. В рамках контроля проектов он анализирует текущую ситуацию на рынке, определяет потребности клиентов и конкурентов, а также разрабатывает стратегии для увеличения конкурентоспособности компании.

4. Анализ потенциальных рисков. Работа CPO заключается в долгосрочном планировании при запуске новых проектов и определении потенциальных сложностей в их реализации. Если руководитель проектов понимает, что риски при запуске проекта слишком велики, он должен постараться их снизить или отказаться от проекта.

Пример:

Представьте, что ваша компания собирается начать выпускать новый продукт. Именно CPO будет отвечать за весь процесс разработки и выхода товара на рынок. Он должен уметь рассчитать необходимый бюджет для запуска, выбрать грамотных руководителей, проконтролировать их работу. Он будет ответственным за выполнение задач и качество итогового продукта.

CPO должен обладать следующими навыками для успешного выполнения своих обязанностей:

• Навыки управления продуктом. Руководитель проектов должен быть знаком с разными методиками разработки продукта, включая Agile и Scrum. Он должен уметь анализировать данные, связанные с проектом, и пользовательский опыт.

• Понимание рынка. CPO должен понимать, какие тренды и инновации существуют в отрасли, в которой работает компания, и иметь представление о желаниях клиентов.

• Умение анализировать конкурентов. При запуске проектов CPO обязан проанализировать уже существующие продукты других компаний и маркетинговые стратегии, которые сделали конкурентов успешными. Такой анализ дает возможности создать более качественный продукт.

• Умение анализировать рынок. Анализ рынка дает возможность понять, как можно развивать компанию дальше. CPO должен постоянно изучать запросы клиентов и находить потенциальные пути разработки новой продукции или улучшения существующей.

• Навыки работы с данными. После получения данных и анализа их результатов CPO должен уметь применить их на практике. На основе анализа рынка и конкурентов можно выработать KPI для сотрудников, изменить производственные процессы для улучшения результатов и улучшить эффективность управления проектом.

• Навыки работы с командой. CPO работает не только с продуктом и проектом, но и с сотрудниками. Он плотно взаимодействует с командой, поэтому он должен иметь высокие навыки коммуникации. Руководитель проекта должен организовать работу команды таким образом, чтобы каждый эффективно выполнял свою работу, и обеспечить качественное взаимодействие подразделений.

• Управление ресурсами и бюджетом. Так как CPO занимается распределением ресурсов для каждого проекта, он должен уметь оценивать необходимое количество финансирования, бюджеты каждого производственного процесса.

• Гибкость. CPO должен быстро реагировать на меняющиеся условия рынка и перестраивать работу таким образом, чтобы продукт полностью удовлетворял все запросы клиентов.

Знания в области управления продуктом необходимы для руководителя проектов, однако это не единственное, что должен уметь и знать CPO. Он должен анализировать рынок и конкурентов, быстро перестраиваться и адаптировать все процессы под постоянно меняющийся рынок. Умение работать с большим количеством данных должно сочетаться с высокими коммуникативными навыками, потому что руководитель процессов не только проверяет работу сотрудников, но и плотно взаимодействует с ними в процессе достижения целей.

Для организации рабочего процесса руководитель проекта должен проанализировать не только конкурентов и состояние рынка, но и стратегические цели компании. В рамках проекта сотрудники должны выполнять те задачи, которые помогут приблизиться к выполнению итоговой цели. По результатам анализа CPO определяет KPI (ключевые показатели эффективности) как для отдельных сотрудников, так и для проекта в целом.

В рамках организации проекта существуют следующие стадии:

1. Определение целей. Перед началом проекта необходимо продумать, что нужно получить после его завершения. После определения цели проекта перед каждым сотрудником ставятся задачи, которые необходимо выполнить для достижения нужного результата.

2. Установка KPI. Четкие ключевые показатели позволяют следить за прогрессом во время работы сотрудников и корректировать выполнение задач.

3. Детальная проработка стратегии работы. CPO разрабатывает четкие планы, по которым проходит работа над проектом. Благодаря этому каждый сотрудник делает свою работу вовремя и в нужном объеме.

4. Распределение ресурсов и бюджета. В зависимости от проекта необходимо грамотно распределить финансирование и ресурсы, необходимые для достижения целей.

5. Контроль и корректировка. CPO должен следить за процессом выполнения поставленных задач и своевременно корректировать работу сотрудников для достижения целей.

Так как в задачи CPO входит контроль качества работы сотрудников над проектом, он пользуется следующими инструментами:

• Стандарты качества. Выпускаемый продукт должен соответствовать определенным требованиям к функциональности, безопасности, надежности. Эти требования основываются на запросах клиентов и стандартах компании.

• Мониторинг работы сотрудников по установленным KPI. Качество работы команды над проектом определяется по определенным количественным и качественным показателям. CPO также следит за временем, которое затрачивается на каждый этап. При возникновении проблем и задержек руководитель проекта анализирует возникшие трудности и определяет пути решения проблем.

• Аудит качества. Проверка качества позволяет оценить соответствие полученного результата установленным в компании стандартам качества. CPO контролирует документацию, проводит тестирование продукта, чтобы выявить возможные несоответствия. Для каждого продукта разрабатывается своя стратегия тестирования.

• Управление рисками. CPO анализирует возможные проблемы, связанные со сроками выполнения проекта, его качеством и его соответствием условиям рынка. Благодаря этому руководитель проекта может предотвратить возможные проблемы до их фактического возникновения.

Руководитель проекта обязан следить за качеством продукта, потому что некачественный результат проекта негативно сказывается на репутации компании. Если продукт имеет дефекты или не соответствует ожиданиям клиента, исправить это на стадии проекта гораздо проще, чем тогда, когда товар или услуга уже доступны для клиентов.

Если продукт уже выпущен на рынок, одним из инструментов контроля качества становится величина спроса на него в сравнении с другими продуктами компании и аналогичными товарами конкурентов. CPO также может ориентироваться на обратную связь от клиентов и использовать отзывы для улучшения уже выпущенных продуктов.

Важной функцией CPO становится управление рисками и принятие решений в сложных ситуациях. При возникновении проблем руководитель проекта действует следующим образом:

• Определяет потенциально критическую ситуацию. CPO должен понимать, какие именно риски сопутствуют определенному проекту, какие факторы оказывают негативное влияние на его завершения. Грамотный руководитель проекта имеет примерный план действий на случай возникновения проблем.

• Анализирует риски. Руководитель проекта должен оценить вероятность возникновения различных проблем и их потенциальное влияние на работу компании. Для этого он использует различные инструменты, к примеру, анализ вероятности и воздействия рисков, экспертные оценки или SWOT–анализ.

• Принимает решение в критической ситуации. Если избежать проблем не получилось, CPO может принять решение по их устранению, основываясь на проведенном заранее анализе и выработанных решениях. При устранении рисков руководитель проектов советуется с командой для получения необходимой информации.

Руководитель проекта отвечает за выполнение ключевых задач и достижение целей в рамках развития компании. Он обязан взаимодействовать с сотрудниками для координирования их работы и контроля их действий. Происходит это взаимодействие следующим образом:

• Установление целей. После того как CPO определяет цели и задачи проекта, он обменивается информацией с командой. Руководитель должен убедиться, что каждый член команды полностью понимает свою роль в достижении целей.

• Проведение совещаний. Регулярные совещания позволяют обсудить проблемы, возникающие в работе над проектом, прогресс и необходимые дополнительные ресурсы, расходники и финансирование.

• Решение конфликтов. Между членами команды регулярно возникают недопонимания и конфликты, и руководитель должен способствовать их решению, чтобы конфликтные ситуации не привели к задержкам в работе.

• Обратная связь. CPO должен корректировать работу команды. Это достигается благодаря качественной и объективной обратной связи, которая позволяет сотрудникам понять свои ошибки и работать лучше.

• Мотивация. Руководитель проекта должен поддерживать мотивацию сотрудников. Это достигается благодаря доброжелательной атмосфере в коллективе и определенной финансовой поддержке наиболее добросовестных членов команды.

В обязанности CPO входит также управление бюджетом проекта и распределение средств и ресурсов на различные его части. Для этого руководитель проектов использует следующие методы оценки и подсчета необходимого бюджета:

• Бюджетирование. Перед началом работы над проектом CPO должен подсчитать, каких затрат требует каждый его этап. В этом расчете учитываются все факторы, начиная от зарплаты сотрудников и заканчивая различными операционными расходами на аренду или покупку оборудования и помещения.

• Оценка рисков. CPO должен проанализировать риски на каждом этапе проекта и заложить определенные дополнительный бюджет на случай дополнительных расходов.

• Прогнозирование. Основой бюджетирования для нового проекта служит предыдущий опыт запуска подобных проектов и статистика, собранная компанией и непосредственно руководителем.

После определения необходимого бюджета CPO контролирует траты на каждом этапе проекта. Для этого он использует следующие методики:

• Мониторинг. Руководитель проверяет расходы на каждом этапе и сравнивает их с планируемым бюджетом. По результатам анализа он делает выводы о наличии или отсутствии отклонений и принимает необходимые меры по перераспределению бюджета.

• Контроль изменений. Руководитель проверяет изменения в бюджете проекта и при необходимости запрашивает дополнительное финансирование или перераспределяет бюджет.

• Автоматизация. При управлении бюджетом CPO пользуется специальными программами для контроля, которые автоматически генерируют отчеты и помогают отслеживать траты.

Руководитель проекта постоянно следит за тем, как проходит выполнение каждой задачи. Он получает отчеты от сотрудников и передает данные руководству компании. Чтобы следить за правильной реализацией проекта, он использует ключевые показатели. Работает это следующим образом:

1. Определение KPI. После установки целей и задачей руководитель проекта выставляет для каждой задачи сроки выполнения, ограничения по бюджету, устанавливает параметры качества работы. Показатели должны быть измеримыми, чтобы контролировать проект было проще. Среди метрик может быть процент выполненных задач, время, которое потратили сотрудники на их выполнение.

2. Сбор и анализ данных. В ходе проекта руководитель следит за выполнением задач по установленным ключевым показателям и корректирует работу сотрудников.

3. Использование инструментов для сбора и систематизации данных. Хотя собирать данные можно вручную, сейчас для этого используются специальные программы. Они позволяют автоматически генерировать отчеты и следить за выполнением задач и расходованием бюджета в режиме реального времени.

4. Проведение регулярных собраний. Во время собраний и обсуждения проекта CPO выявляет проблемы в работе и контролирует выполнение задач.

Регулярные отчеты и понимание того, на каком этапе находится проект, необходимо не только руководителю проекта, но и руководству компании. Это позволяет выстраивать стратегию развития всей организации и вовремя выявлять проблемы и риски, чтобы своевременно устранить их. Грамотное руководство проектами позволяет CPO анализировать эффективность работы сотрудников и повышать эффективность работы всей команды.