Следуйте пошаговому руководству по созданию технического задания (Technical Specification) для успешного старта и выполнения IT-проектов.

Одним из ключевых документов в рамках проекта является техническое задание. Оно имеет такое же важное значение, как и план проекта, но отличается по целям, содержанию и назначению.

Главной целью технического задания (ТЗ) является детализированное описание проекта или продукта, то есть всех требований к функционалу и внешнему виду, спецификации, ограничениям и KPI. Это необходимо для того, чтобы заинтересованные стороны имели реалистичное представление о том, каким получится конечный результат с технической точки зрения. В

В отличие от ТЗ, план проекта больше сфокусирован на стратегии выполнения проекта. То есть он описывает этапы работ и их продолжительность, а также средства достижения цели.

Имеются отличия и по целевой аудитории, на которую направлены документы. Техническое задание доступно всем заинтересованным лицам, но в первую очередь оно создается для внутреннего пользования командой разработчиков. Благодаря этому они понимают, к какому результату им стоит стремиться. ТЗ пользуются не только программисты, но и дизайнеры, верстальщики, тестировщики, но и бизнес–аналитики и маркетологи.

Обычно у технического задания имеется строгая структура с подразделениями по различным смысловым категориям. Каждая из них отвечает за конкретный аспект проекта. Другие типы документов могут быть менее формальными и иметь более простую структуру.

Как правило, ТЗ формируется на стадии становления проекта. По сути, с него и начинается работа. Но иногда в процессе разработки технические требования к продукту могут меняться в соответствии с новыми условиями. Тогда необходимо вносить изменения в этот документ. В некоторых случаях, техзадания могут разделяться по подразделениям, если проект очень сложный и долгосрочный.

Другие проектные документы не всегда создаются с самого начала. Они могут появляться на разных этапах в зависимости от их назначения. Это могут быть акты приема, передачи, маркетинговые планы, сценарии и так далее.

Техническое задание является важным документом, помогающим выстраивать открытую коммуникацию между всеми заинтересованными лицами. Несмотря на то, что ТЗ создается стороной исполнителя, при составлении требований к продукту участвуют и заказчики. Они предоставляют всю необходимую информацию о том, каким они видят конечный результат, каким образом это должно действовать, на какую целевую аудиторию это направлено и так далее.

На основе техзадания распределяются ресурсы и формируется бюджет, определяется количество трудозатрат и квалификация специалистов, необходимых для разработки продукта. Также устанавливается график, согласно которому будет выполняться план проекта.

В дальнейшем это дает возможность контролировать прогресс исполнения. Кроме того, на основе технического задания выставляются KPI. Благодаря им стороны могут оценить качество предоставленных услуг и достигнутый результат. Причем ТЗ выступает ориентиром не только по завершению работ, но и на каждом этапе разработки. То есть тестировщики могут использовать документ при проверке отдельных функций или их взаимосвязей между собой, чтобы определить уровень готовности продукта.

В каком–то смысле техническое задание выступает гарантией для сторон, что в процессе обсуждений исполнитель и заказчик правильно друг друга поняли. Это такой же официальный документ, как и договор услуг, а значит, требует того, чтобы его заверили с обеих сторон. Да, текст ТЗ может подвергаться изменениям, однако они все равно документируются и согласовываются снова, чтобы в дальнейшем избежать претензий.

К написанию технического задания нельзя относиться безответственно, ведь от этого в том числе зависит качество продукта и уровень удовлетворенности заинтересованных сторон. Если на выходе результат соответствует всем требованиям, которые были указаны в ТЗ, то можно считать, что проект был реализован успешно.

Перечислим основные составляющие техзадания, которые должны быть в документе:

– Введение

В этом разделе указывается наименование проекта. Это в большей степени нужно менеджерам проекта и команде разработчиков, чтобы ориентироваться в своих задачах, так как одновременно они могут работать не над одним продуктом.

Здесь же указывается ключевая цель проекта, которая выступает своего рода вектором. Если все участники процесса понимают цель создания продукта одинаково, то это позволяет сократить количество возможных ошибок.

– Общие сведения

Здесь описывается компания–заказчик или инициатор проекта. Это необходимо для того, чтобы лучше понимать, для кого и с какими мотивами разрабатывается продукт. Это позволит лучше определить требования и конечную целевую аудиторию, а также в целом понять, насколько данная идея актуальна для рынка или конкретно для деятельности компании в настоящий момент.

– Цели и задачи

Помимо того, что существует одна ключевая цель, необходимо описать ещё и сопутствующие подцели и задачи, которые также нужно решить. Это может быть использовано для разработки отдельно взятых функций и при выборе стратегии продвижения продукта на рынке.

– Требования

В этом разделе подробно описываются все требования к продукту, то есть то, каким образом он будет функционировать, как будет выглядеть и так далее. Излишние подробности ни к чему. Тем не менее умеренная детализация позволит лучше определить критерии успеха проекта и иметь наиболее реалистичные представления о конечном результате.

Помимо требований, нужно указать и ограничения, так как они также оказывают значительное влияние на то, каким будет продукт в конечном итоге. В некоторых отраслях требуется указать специфические технологии или стандарты, в соответствии с которыми должен быть создан проект. Это позволит сократить риски и добиться более высокого качества.

– Структура и архитектура

Каждая программа или проект имеет свою структуру, которая позволяет ей быть целостным продуктом со взаимосвязанными компонентами. Для лучшего понимания можно ее визуализировать в виде схемы. Благодаря этому будет проще составить план работ и ориентироваться в том, как работают разные функции в связке.

– Этапы реализации

Реализация проекта происходит поэтапно в соответствии с основными функциями, целями и задачами. Каждый шаг имеет определенный период времени, за который его предстоит выполнить, чтобы уложиться в общие сроки. Также необходимо указать контрольные точки. Они используются не только для того, чтобы следить за прогрессом исполнения работ, но и для промежуточной проверки качества.

– Критерии успеха

Этот раздел содержит описание количественных и качественных показателей, по которым можно оценить, что продукт является успешным и его можно вводить в эксплуатацию. KPI существуют для каждого этапа, так как проект разрабатывается постепенно. Важно оценивать не только конечные, но и промежуточные результаты, чтобы исключить возможность упущения ошибок, которые могут стать критическими.

– Риски

Риски являются неотъемлемой частью любой работы, особенно когда дело касается создания чего–то нового. Нужно не просто определить, какие угрозы существуют в рамках проекта, но также и то, насколько они вероятны и как сильно могут навредить в случае наступления. Кроме того, необходимо предусмотреть меры по устранению рисков и их последствий. Предварительный план действий успокоит заказчика и позволит команде работать более уверенно.

– Приложения

Для того, чтобы обе стороны лучше понимали, каким будет конечный результат, документ необходимо сопроводить дополнительными материалами. Это могут быть не только схемы, диаграммы и графики, но и различные макеты и модели, если того требует специфика проекта.

– Подписи

В завершении указываются ответственные лица, с которыми можно связаться для обсуждения различных вопросов, а также те, кто принимает решения, если это не один и тот же человек.

Также указывается дата согласования и подписания технического задания, что может служить отправной точкой для начала работ над проектом. Каждый раз, когда требования или условия будут обновляться, это также нужно фиксировать документально и подтверждать подписью и датой заверения.

Четкая структура ТЗ позволит легче ориентироваться в документе в процессе разработки продукта или проекта. Таким образом, сокращается количество возможных ошибок. Каждая из заинтересованных сторон должна принимать активное участие в составлении текста техзадания, чтобы избежать недопонимания и конфликтов. Это позволит выстроить доверительные и открытые отношения, которые приведут к продуктивной и эффективной работе.

В зависимости от проекта и специфики самого заказчика структура документа может отличаться. Поэтому не всегда есть возможность использовать один и тот же шаблон в разных ситуациях. ТЗ составляется каждый раз по–новому, что иногда приводит к возникновению ошибок. Ниже рассмотрим самые распространенные из них:

– Первое – отсутствие ясности в формулировках.

Это может выражаться в том, что текст написан общими обтекаемыми фразами, которые не имеют конкретного отношения к проекту. То есть, если посторонний человек откроет документ, то он вряд ли догадается, про какой именно продукт идет речь. Также ещё одной ошибкой может быть то, что текст написан на специфическом техническом языке, который будет понятен только команде разработчиков. Но надо помнить о том, что документ подписывается и используется как стороной заказчика, так и стороной исполнителя. Поэтому использование профессионального сленга без пояснений будет неуместным.

Параметры и требования к проекту должны быть максимально ясными и конкретными, чтобы не было возможности прочитать их как–то двояко.

– Второе – отсутствие детализации.

Излишне большой текст документа будет сложно воспринимать и в нем легко запутаться. Но опускать детали тоже нельзя, так как они формируют как общее представление о том, каким будет результат, так и частное. То есть, если мы описываем работу какой–то функции, то по возможности лучше указать конкретные параметры и цифры.

В зависимости от типа проекта можно детализировать текст за счет визуализации. Это могут быть прототипы, модели, макеты, схемы, диаграммы и т.д.

– Третье – игнорирование обратной связи.

Несмотря на то, что документ составляется исполнителями, так как они лучше понимают технический язык, все же важно вовлекать все заинтересованные стороны. Они диктуют основные требования к продукту и делятся своими ожиданиями от предполагаемых результатов. Под них и нужно подстроиться, чтобы проект получился эффективным и успешным. Тогда заказчик будет доволен, так же как и его клиенты или пользователи.

– Четвертое – противоречия в требованиях к продукту или проекту.

Важно проверить, чтобы требования и ожидания от проекта не были противоречивыми, так как в этом случае возникает путаница с пониманием конечной цели работы. Запросы заказчика должны быть реалистичными, так как не всегда у команды есть возможности для выполнения определенных задач. Также может оказаться, что требуемый объем работ слишком большой для выделенного времени. В этом случае нужно либо опустить запросы, либо предоставить необходимые ресурсы для их

реализации в обозначенные сроки.

– Пятое – отсутствие приоритетов.

Если не расставить приоритеты по выполнению задач в рамках проекта, то могут возникнуть сложности в его реализации. Без четкой структуры и плана количество рисков возрастает. Особенно это касается разработки программ, где функции зависят друг от друга, и чтобы получить качественный продукт, необходимо реализовать их в определенном порядке и связать между собой.

Кроме того, из–за отсутствия приоритетов в работе будут браться задачи, которые наиболее легкие. В дальнейшем это может увеличить путаницу и снизить эффективность.

– Шестое – игнорирование изменений.

Исполнители должны постоянно следить за тем, как меняются условия на рынке и регулярно получать обратную связь от заинтересованных лиц. За счет изменений продукт может быть улучшен, что приведет его к желаемому виду. Если игнорировать эти факторы, то, во–первых, это может вызвать недовольство заказчика, а, во–вторых, это может привести к тому, что продукт получится неактуальным и неконкурентоспособным.

Кроме того, все изменения нужно документировать и заверять письменно, чтобы избежать возможных конфликтов в будущем.

– Седьмое – отсутствие метрик.

Чтобы проводить объективную оценку успеха и эффективности проекта на разных этапах и по его завершению, требуется обязательное наличие KPI. Причем показатели должны быть как количественные, так и качественные, чтобы анализ результатов был максимально точным.

– Восьмое – неправильное оформление документа.

Как минимум документ должен быть аккуратным и выполнен в едином стиле. Чисто визуально, если текст будет плавать, то это может вызвать неприятные впечатления о компании исполнителя. Вплоть до того, что ее посчитают недостаточно надежной для заключения деловых отношений.

– Девятое – недостаточное внимание к безопасности.

Необходимо убедиться в том, что среди требований есть требования к безопасности. В зависимости от типа проекта, это может быть соблюдение техники безопасности, стандартов, защита информации и личных данных и так далее. Это позволит защитить и команду, и заказчика.

Если иметь в виду эти ошибки и стараться избегать их, то можно составить грамотный документ технического задания с понятной и четкой структурой. На основе этого можно будет разработать другие проектные или продуктовые документы, которые пригодятся для реализации идеи и достижения цели.