Что такое бизнес-процессы и зачем создавать схему бизнес-процессов?
Бизнес–процесс – это любые действия внутри компании, которые направлены на достижение поставленных задач и целей. Для реализации бизнес–процессов используются различные ресурсы и инструменты.
Примеры бизнес–процессов:
1. Планирование – выстраивание стратегии и тактики развития бизнеса, постановка целей. На этом этапе происходит распределение ресурсов в соответствии с поставленными задачами.
2. Производство – комплекс действий направленный на разработку, изготовление и выпуск продукции.
3. Продажи – включает в себя поиск клиента, исследование рынка, создание предложения, выпуск продукции, совершение сделки.
4. Управление проектами – начинается с постановки целей и задач, планирования, распределения ресурсов. В процессе проходит контроль выполнения, возможные корректировки. Заканчивается оценкой результатов.
5. Управление человеческими ресурсами – найм сотрудников для конкретного проекта или производства. Проведение обучения и адаптации на новом месте. Работа с отпусками, выплатой заработной платы. Решение конфликтов.Это короткий список с примерами бизнес–процессов, который значительно шире. Есть некоторые нюансы, возникающие в зависимости от сферы деятельности компании. Набор бизнес–процессов на металлургическом заводе будет отличаться от ткацкой фабрики или частной мастерской по производству мягких игрушек.
Зачем создавать схему бизнес–процесса?
Схема бизнес–процесса – это визуализация действий и этапов, которые необходимо совершать для достижения бизнес–цели внутри предприятия. Может быть представлена в виде блок–схем, граф, таблиц, диаграмм и текстовых описаний. Используется для управлении проектами, при бизнес–анализе, для автоматизации бизнес–процессов и обеспечении качества, для улучшения эффективности и производительности организации.
Преимущества моделирования схемы бизнес-процессов
Визуализация – дает возможность представить, как в целом работает организация, и проследить взаимосвязь между подразделениями.
Оптимизация – схема помогает найти слабые места организации, которые требуют доработки. Она предоставляет данные для проведения глубокого и подробного анализа, чтобы провести оптимизацию бизнес–процессов.
Коммуникация – помогает проследить каналы коммуникации между сотрудниками, найти обрывы, в связи. Кроме того, схема наглядно показывает распределение ролей и обязанностей.
Обучение – схему можно использовать для обучения новых сотрудников компании или проекта. Так он сможет проще адаптироваться на новом месте и понять схему движения бизнес–процессов.
Недостатки моделирования схемы бизнес-процессов
Сложность – моделирование является долгим и трудоемким процессом. К тому же построение схемы требует детализации, а значит необходимо достаточно глубоко погружаться в различные процессы, что может быть непросто.
Отсутствие актуальности – поскольку это долгий и трудоемкий процесс, то схема может быстро потерять актуальность и не отражать реального положения дел. Поэтому требуется постоянное обновление.
Ограниченность – некоторые схемы подходят для применения на ограниченном виде задач или отраслей. Они могут иметь технические ограничения, которые не могут подробно визуализировать все бизнес–процессы. А также схемы могут быть поверхностными и сложными для понимания, особенно у неопытных пользователей.
Низкая эффективность – если выбрана неправильная схема, которая не подходит для предприятия или конкретной задачи, то ее применение будет бесполезным.
Сложность в толковании – некоторые схемы могут быть настолько сложными, что потребуется привлечение специалиста, который поможет растолковать результаты моделирования.
Отсутствие вовлеченности заинтересованных сторон – важно, чтобы построением схемы занимались все специалисты, которые причастны к бизнес–процессам. Так информация, которая будет использоваться для анализа, будет наиболее полной и актуальной. А значит, что смоделированная схема бизнес–процессов будет наиболее эффективной.
Кто занимается созданием схемы бизнес-процессов?
Создание схем бизнес–процессов является коллективным усилием, так как разные специалисты могут внести свое видение. Таким образом удается создать наиболее точную схему, которая будет максимально близка к действительности. Главное, чтобы создатели были хорошо осведомлены о бизнес–процессах организации, а ещё были способны визуализировать их так, чтобы другие сотрудники могли легко понять. Если схема будет плохо читаться, то возникнут сложности с оптимизацией бизнес процессов, а значит не получится увеличить эффективность.
Однако при создании схемы бизнес–процессов существует несколько ключевых ролей:
Бизнес–аналитик – производит сбор и анализ необходимой информации, которая потребуется для составления схемы. Для этого он может использовать различные инструменты, а также взаимодействовать с сотрудниками разных отделов, чтобы получить первичную информацию.
Процесс–менеджер – специалист, который несет ответственность за управление и оптимизацию бизнес–процессами организации. С наибольшей долей вероятности он сможет построить и визуализировать схему таким образом, чтобы она была понятна абсолютно любому сотруднику компании.
ИТ–специалист – пригодится при создании автоматизированной системы управления бизнес–процессами (BPM). Может настроить систему таким образом, чтобы она автоматически подтягивала данные для создания схемы.
Проектный менеджер – может создавать бизнес–схемы по конкретным проектам внутри компании.
Сотрудники, ответственные за бизнес–процессы – это разного рода руководители и менеджеры, которые имеют практический опыт и знание процессов.
Разумеется, что создание схемы бизнес–процессов должно проходить под контролем высшего руководства. Глава организации может стать связующим звеном для налаживания коммуникации между сотрудниками и подразделениями.
Типы схем бизнес-процессов
Не существует единой схемы бизнес–процессов, которая была бы универсальной для всех организаций или отраслей. Поэтому существует несколько видов ориентированных на конкретную цель или способ анализа процесса. Рассмотрим самые распространенные из них:
1. Flowchart
Представляет собой последовательность шагов и решений в процессе, а также дает возможность идентифицировать различные ветви и взаимосвязи. Визуализируется с помощью различных символов и фигур, таких как прямоугольники, ромбы, стрелки и другие.
| Преимущества | Недостатки |
| Помогает легче понять и запомнить структуру схемы бизнес–процессов. Облегчает коммуникацию, так как наглядно показывает пути решений, поток процессов и прочие взаимосвязи. Помогает найти проблемы и узкие места: лишние операции, дублирование данных, неэффективные решения. Позволяет стандартизировать все бизнес–процессы для дальнейшего обучения сотрудников. | – Не подходит для масштабных проектов и крупных компаний, так как разбивается на большое количество блоков и становится трудночитаемой; |
2. Activity Diagram
Схема направленная на визуализацию последовательности действий и процессов в бизнес–процессе. Позволяет посмотреть на поток работы, принимаемые решения и контролирующие элементы в процессе.
| Преимущества | Недостатки |
| Дает возможность наглядно увидеть последовательность действий. Простая для понимания среди разного рода специалистов. Диаграммы активности облегчают анализ и оптимизацию бизнес–процессов. Помогает обнаружить возможности для оптимизации и автоматизации. Можно интегрировать с другими видами схем для более полного анализа бизнес–процессов. | Становится сложной если ее используют для анализа сложных бизнес–процессов. Не подходит для всех видов бизнес–процессов. Есть ограничения в детализации при моделировании некоторых бизнес–задач. Требует определенной степени субъективности и абстракции, что может привести к разным интерпретациям одного и того же процесса. |
3. IDEF (Integrated DEFinition)
Набор методологий для моделирования, анализа и документирования бизнес–процессов. Схема может быть достаточно подробной и охватывать такие аспекты процесса, как данные, функции, потоки и связи.
| Преимущества | Недостатки |
| Структурированный подход, обеспечивающий систематический способ документирования и понимания процессов в организации. | Требует время для внедрение в организацию. |
4. BPMN (Business Process Model and Notation)
Стандартная модель и нотация для визуализации и документирования бизнес–процессов. Обладает большой степенью структурированности и может быть использована для автоматизации процессов с использованием BPM–платформ.
| Преимущества | Недостатки |
| Интуитивно понятная нотация для всех типов пользователей. Благодаря графическому представлению бизнес–процессов, позволяет визуально представить рабочий процесс, его последовательность и взаимосвязи между элементами. Это доступный и универсальный стандарт, который подходит для большинства бизнес–задач. | Не предназначена для моделирования сложных процессов или детализации действий на низком уровне, поэтому требуются дополнения другими методами для получения более подробных данных. Требует значительного времени и усилий для его изучения и применения, несмотря на интуитивно понятную нотацию; |
Помимо перечисленных выше типов существуют и другие виды схем бизнес–процессов. Они могут быть адаптированы для определенных отраслей, методологий или конкретных задач.
Как опредилить бизнес-процесс?
У каждого бизнесс–процесса есть набор свойств, которым он должен соответствовать:
Результат. Ради чего существует процесс;
Набор действий. Связанные между собой шаги, направленные на получение результата;
Входные атрибуты. Информация, которая подается на вход в процесс;
Информационные объекты. Данные, используемые при выполнении шагов процесса или получаемые на выходе из схемы;
Исполнители. Пользователи, которые выполняют действия внутри процесса;
Инструменты. Информационные системы, с помощью которых исполнители реализуют какие–либо действия;
Владелец. Человек, который больше всего ориетирован на получение конечного результата, принимает все шения и распределяет основные ресурсы. Как правило является заказчиком бизнесса–пророцесса, при это сам в нем не участвует.
Получить все материалы в Telegram
