
Что такое Lean приоритизация?
Lean приоритизация – это простой подход управления, который помогает сократить отставания от графика с помощью правильной установки приоритетов.

Что такое матрица 2х2?
Матрица 2х2 – это инструмент, который используется в рамках Lean приоритизации, чтобы помочь командам эффективно принимать решения, определять, что может провоцировать риски и на чем лучше сосредоточить свои усилия, чтобы избежать этих рисков.

Главная задача Lean приоритизации?
Главная задача Lean приоритизации – определить ключевые задачи, помочь составить эффективную стратегию развития, путем оценки потребностей клиента и планирования рабочей деятельности.


Что такое Lean приоритизация
Приоритизация – один из самых важных аспектов разработки проекта. Принятие решения насчет основных направлений работы, на которых нужно сосредоточить свое внимание, если есть условия ограниченных ресурсов, а также на какую целевую аудиторию ориентироваться – это вопросы, с которыми каждая компани сталкивается ежедневно. Любой из членов команды должен прикладывать максимум усилий для того, чтобы приоритеты были расставлены правильно. Но, к сожалению, так бывает не всегда и скорее всего практически все попадали в ситуацию, когда были приняты неудачные решения, связанные с приоритетностью.
В этом тексте мы разберем еще одну модель, которая нацелена на упрощение вопроса приоритизации задач, функций и т.д. Модель, которая позволит вам свести риск принятия неверного решения к минимуму – Lean приоритизация.
Lean приоритизация относится к одной из концепций управления – Lean production или Бережливое производство. Эта концепция предполагает управление, основанное на постоянном стремлении компании к устранению всех видов потерь. Оно вовлекает каждого сотрудника в сам процесс оптимизации и максимально нацелено на потребителя.

Lean приоритизация – это простой подход управления, который помогает сократить отставания от графика с помощью правильного расставления приоритетов. Это серьезный процесс, требующий особого внимания.
Суть подхода Lean приоритизации заключается в составлении матрицы приоритетов 2х2, которая помогает в процессе принятия решений и определении факторов риска, а также в распределении усилий.

Цель Lean приоритизации
Приоритизация помогает определять ключевые задачи, составлять эффективную стратегию развития, оценивать потребности потребителя и план рабочего процесса.
А эффективная приоритизация – это процесс балансирования между достижением максимального результата и доступными ресурсами компании.
Матричная система Lean приоритизации позволяет менеджеру проекта, работая с бэклогом задач, быстро и эффективно разобраться во всех его аспектах и «навести в них порядок».
Плохая расстановка приоритетов и возможные трудности
Конечно, эффективная приоритизация требует грамотного управления, так как, к сожалению, есть множество факторов, которые могут помешать менеджеру принять правильное решение:
Кто принимает решение
В любой компании есть ряд лиц, которые иногда могут негативно влиять на процесс расставления приоритетов. Вот некоторые из них:
2. Инструменты управления бизнесом
Многие традиционные бизнес–инструменты не подходят для реализации некоторых задач. Они могут быть сложными и приводить к принятию каких–то неэффективных решений, или же просто дорого обходиться.
Конечно, как мы уже говорили, все могли попадать в такие ситуации по разным причинам. Когда кажется, что в приоритете должно быть все, а понять с чего начать не представляется возможным.
Вот в такие моменты вам пригодится техника Lean приоритизации, которая поможет принять правильные решения и ликвидировать все отставания.

Как это работает (инструмент Lean приоритизации)
Техника Lean приоритизации работает на основе матрицы 2х2. Но что это такое?
Матрица 2х2 – это инструмент, который используется, чтобы помочь командам эффективно принимать решения, определять, что может провоцировать риски и на чем лучше сосредоточить свои усилия, чтобы избежать этих рисков.
Бэклог продукта, если его не поддерживать, может превратиться в огромный запутанный список задач, на распутывание которого может уйти драгоценное время. Расставлять приоритеты становится все сложнее, если график уже нарушен, а масштаб невыполненной работы превышает количество выполненной.
Матрица 2х2 достаточно проста в использовании и позволяет быстро увидеть относительную ценность продукта в сравнении с усилиями, затраченными на реализацию.
Теперь, понимая пользу такого подхода, давайте рассмотрим процесс создания матрицы. Вот ее стандартный пример:

Нарисуйте большой знак «+» и разместите его на видном месте в офисе. На вертикальной оси нужно отметить «High value» (высокая ценность) и «Low value» (низкая ценность), а на горизонтальной: «Low effort» (минимальные усилия) и «High effort» (большие усилия). Таким образом, вы получите 4 поля, которые отображают соотношение ценности и усилий для конкретной задачи. Сами задачи записываются на карточки, которые потом клеятся в подходящее поле матрицы.

Давайте попробуем охарактеризовать каждое из получившихся полей. У них нет конкретных названий, поэтому придется воспользоваться описанием местоположения.
Левое верхнее
Задачи этого поля представляют максимальную ценность для клиента и требуют минимальных усилий компании. Это первостепенные задачи, которые получают высокий уровень приоритетности.
2. Правое верхнее
Задачи, которые находятся в рамках этого поля тоже имеют высокую ценность, но требуют значительных усилий команды. Такие задачи лучше разбивать на более мелкие. Но не забывайте их тоже сопоставлять с другими задачами из матрицы.
3. Левое нижнее
Задачи несут меньшую ценность для клиентов, но достаточно просты в реализации. Лучшее время для их реализации – в перерывах между работой над более крупными задачами.
4. Правое нижнее
Несмотря на то, что они по прежнему представляют некоторую ценность для клиентов, им не следует уделять первоочередное внимание. К тому же такие задачи, вероятно, потребуют значительных усилий. Поэтому их уровень приоритетности лучше отнести к «низкому».
При рассмотрении относительной ценности каждой задачи или функции необходимо учитывать несколько моментов:
Вот несколько советов, которые помогут разобраться со всеми этими условиями:
Работайте в команде. Наличие разнообразных точек зрения на ценность продукта упростит процесс размещения задач в рамках матрицы.
Скорость. Не стоит сильно заморачиваться над оформлением матрицы, так как она не должна быть идеальной визуально. Помните, что главное – это качество.
Меньше эмоциональных оценок. Каждую конкретную задачу лучше оценивать в сравнении с другими.

Балансировка матрицы 2х2
После того, как вы отобразили свой бэклог на матрице 2х2, пришло время оценить распределений карточек по квадрантам. В идеале у вас будет равное количество карт в каждом из полей. Но, конечно, в реальных условиях так бывает редко. Чаще всего большинство задач находится в верхней части матрицы, так как все кажется ценным и важным.
Однако, как мы уже упоминали, простота использования – одно из преимуществ матрицы 2х2, поэтому и балансировка тоже несложная.
Чтобы сбалансировать матрицу, буквально сместите обе оси так, чтобы в квадрантах получилось примерно равное количество карточек. Вот так:

Конечно, такой подход может показаться вам грубым, но, как мы и говорили, все карточки должны быть сопоставлены друг с другом, поэтому нет особого значения, где будет находиться сама ось.
Имея уже сбалансированную матрицу 2х2, у вас сложится четкое понимание того, на чем лучше сосредоточить свои усилия, чтобы получить хороший результат.
По мере развития вашего продукта, регулярно пересматривайте матрицу. Так как постоянная аналитика и сбор отзывов клиентов позволяет узнавать больше информации, а значит будет необходимо иногда корректировать и саму матрицу, чтобы поддерживать актуальность понимания ценности. Ведь вкусы клиентов тоже меняются. И есть вероятность, что какие–то продукты уже не представляют такой же ценности для пользователей, как представляли раньше и наоборот.
Заключение
Сегодня, чтобы оставаться конкурентоспособными, компании должны ориентироваться на множество показателей и использовать огромное количество концепций. Одной из таких является концепция Lean production. В этом тексте мы рассмотрели технику, которая относится к ее инструментам. А именно – матрица 2х2 – это быстрый и простой инструмент, который может полностью изменить ваш подход к расстановке приоритетов. Он помогает сосредоточиться на задачах и нововведениях, которые принесут больше пользы клиентам. А также объективно оценить усилия, необходимые для реализации таких задач.
Лучше всего этот подход проявляет себя в среде, где вся команда работает сообща. Это связано с тем, что он помогает стимулировать заинтересованность всех сторон и дает возможность легко обмениваться информацией, а иногда даже отстаивать принимаемые вами решения.