Понимание и применение матрицы 2х2 для стратегического управления бизнесом. Как эффективно использовать этот инструмент для анализа и принятия решений.

В процессе работы над продуктом важно установить приоритеты задач и определить очередность их выполнения. Для этого необходимо оценить сложность каждого этапа работы, его важность и потенциальные сроки его выполнения. Такой анализ позволяет понять, какие задачи необходимо выполнить в первую очередь, а какие можно отложить или вовсе убрать из списка заданий. Это и называется приоритизацией.

При создании продуктов компания часто сталкивается с тем, что воплотить все планы в жизнь в короткий срок невозможно. Некоторые задачи приходится откладывать на потом, а отдельные этапы проекта оказываются и вовсе ненужными. Установить важность отдельных задач помогает приоритизация.

Приоритизация должна быть включена в систему работы над проектом. Устанавливать приоритетность задач должны не только менеджеры, но и те сотрудники, которые непосредственно работают над продуктом и разрабатывают отдельные его функции и характеристики. Это позволит менеджменту собрать достаточное количество мнений и взглядов, чтобы правильно распределить нагрузку внутри команды.

Отсутствие четкой приоритизации задач приводит к задержкам во время их выполнения и сложностям в коммуникации из–за недопонимания между сотрудниками. Именно поэтому важно заранее обсудить, какие задачи необходимо решить в первую очередь. Эффективная расстановка приоритетов также повышает качество планирования и делает работу команды более прозрачной и понятной отдельным сотрудникам.

Матрица приоритетов 2х2 – это один из инструментов бережливого производства, который позволяет команде определить, какие задачи необходимо выполнить в первую очередь, а какие можно отложить или вовсе не выполнять. Этот метод особенно эффективен при работе с бэклогом продукта. Он сосредотачивает внимание команды на тех задачах, которые необходимо выполнить в первую очередь для достижения успешности продукта на рынке, а также помогает выявить те характеристики и функции товара или услуги, которые могут быть добавлены позднее.

Матрица приоритетов состоит обычно из четырех квадратов, в каждом из которых расположены определенные задачи. Задачи классифицируются по ценности и затратности для бизнеса. Они делятся на следующие категории:

• «Сделай это сейчас».

• «Сделай это потом».

• «Сделай, когда будет время».

• «Не делай этого».

Сделай это сейчас

Эта категория включает в себя те задачи, которые имеют большую значимость для бизнеса. Они также выполняются легко и быстро и не требуют слишком больших затрат. Именно поэтому они имеют наивысший приоритет. Такие задачи должны быть выполнены в первую очередь, потому что они помогают разработать базовые характеристики продукта.

Сделай это потом

Эта категория содержит те этапы работы, которые также имеют высокий приоритет для бизнеса. Однако их выполнение требует большого количества материальных и временных затрат. Именно поэтому выполняются они во вторую очередь, после того, как закончены все простые задачи.

Сделай, когда будет время

Эти задачи для бизнеса не имеют большой значимости. Однако они не требуют большой траты ресурсов. Именно поэтому, если основные и более важные этапы проекта выполнены, а время на выполнение дополнительных задач еще остается, можно приступить к ним.

Не делай этого

В эту категорию включаются задачи, которые не имеют большой значимости для проекта и требуют больших затрат и усилий на их выполнение. Конечно, если время и бюджет на их выполнение остается, можно приступить к их выполнению, однако именно этот раздел задач обычно не добавляет продукту никаких преимуществ. Поэтому эти задачи лучше попросту не выполнять, чтобы не делать проект заметно дороже.

Перед созданием матрицы приоритетов необходимо предпринять следующие шаги:

1. Определите ценности продукта. Перед началом планирования проекта и приоритизации отдельных задач важно определить, какую ценность несет продукт для бизнеса и для клиента. Важно также определить, какие ценности продукта более важны для компании: стратегические, клиентские или финансовые. В зависимости от того, какие ценности для вашей компании приоритетны, будет определяться дальнейшая приоритетность отдельных задач.

2. Определите риски проекта. При определении рисков важно в первую очередь понять, к какой сфере они относятся. Если это реализационные риски, например, связанные с высоким уровнем сложности товара или высокой стоимостью его производства, важно обратить на них особое внимание при определении наиболее приоритетных задач. Если риски связаны с бизнесом, например, с существующими операционными проблемами, важно учитывать их и ставить более высокую сложность задачам, на которые могут повлиять существующие проблемы.

После подготовки к созданию матрицы приоритизации можно присвоить задачам определенный уровень приоритетности. Для этого необходимо создать график или таблицу.

В левом верхнем углу будут располагаться те задачи, которые имеют наивысший приоритет. Они просты в реализации и важны для бизнеса.

В правом верхнем углу будут те этапы проекта, которые нужно выполнить во вторую очередь: они также важны для успешного запуска проекта, однако их выполнение требует большого количества ресурсов.

В левом нижнем углу будут располагаться задачи, которые можно выполнить, если после выполнения предыдущих этапов у вашей команды остается время. Они имеют низкую ценность для бизнеса, но их выполнение не требует использования большого количества ресурсов.

В правом нижнем углу располагаются те задачи, за выполнение которых лучше не браться. Они не несут большой ценности для бизнеса. Их выполнение требует больших затрат, как временных, так и бюджетных. Именно поэтому они сами по себе нерентабельны для бизнеса.

Матрица 2х2 подходит для практически любых продуктов и проектов. Она помогает приоритизировать задачи и определить очередность их выполнения. Этот метод часто используется в Agile–методологии для создания плана работы над функциями продукта и улучшения товара или услуги.

Чаще всего этот метод приоритизации необходим для того, чтобы составить план работы над проектом или определить задачи, которые нужно выполнить во время одного спринта. Этот метод позволяет отказаться от выполнения ненужных задач и сконцентрироваться на тех этапах проекта, без которых обойтись невозможно.

MVP

Матрица приоритетов часто используется при создании минимально работоспособного прототипа. Этот прототип необходим для демонстрации продукта инвесторам и для тестирования гипотез, которые были выдвинуты в самом начале разработки продукта. Минимально работоспособный прототип обычно обладает ограниченным набором функций и демонстрирует исключительно наиболее важные характеристики, которым будет обладать итоговый продукт. Важно отметить, что он обычно разрабатывается в максимально короткие сроки, поэтому сложные функции зачастую в него включить попросту невозможно.

Матрица 2х2 помогает выбрать те характеристики, которые необходимы минимально работоспособного прототипа. Она позволяет определить, сколько времени потребуется на разработку отдельных характеристик и функций прототипа и насколько они важны. Матрица помогает отказаться от наиболее бесполезных для продукта и дорогостоящих функций и сконцентрировать внимание команды на разработке наиболее необходимых для демонстрации работоспособности прототипа характеристиках.

Определение рынков

Матрица 2х2 может быть использована для определения рынков, на которые необходимо выпустить товар. Несмотря на то, что изначально она для этого не предназначена, ее можно немного видоизменить для использования в этом ключе.

Невозможно переоценить то, насколько выбор правильного рынка сказывается на успешности товара.

Правильный выбор рынка сбыта продукта способствует его успешности и повышению внимания клиентов к товару или услуги. Однако выбор рынка требует оценки рисков и преимуществ каждого из вариантов, а также определения стоимости выхода на каждый рынок и усилий, которые для этого требуется предложить.

В этом случае матрица 2х2 может выглядеть следующим образом: по вертикальной оси можно измерять потенциальные преимущества каждого рынка и его привлекательность для компании, а по горизонтальной оси можно определять сложность выхода на рынок и затраты, которые для этого необходимы. Наиболее выгодные для компании рынки будут также располагаться слева сверху. Вторые по значимости – справа сверху.

Использование в маркетинге

Матрицу 2х2 можно также использовать при определении и реализации маркетинговой стратегии. Маркетинг играет большую роль в повышении узнаваемости товара или услуги. Реклама помогает расширить аудиторию потенциальных покупателей и увеличить видимость продукта, что в конечном счете приводит к повышению продаж и увеличению количества клиентов. Однако при использовании маркетинга для роста продаж необходимо правильно продумать маркетинговую стратегию, выбрать методы, которые будут максимально эффективными.

Матрицу 2х2 в этом случае также необходимо изменить. Вертикальная ось в этом случае может определять эффективность отдельных маркетинговых мероприятий для продвижения продукта. Горизонтальная ось может использоваться для измерения сложности или стоимости рекламных действий. В этом случае лучшими способами продвижения будут те методы, которые расположены слева сверху в матрице, а вторыми по приоритетности – те, которые находятся справа сверху.

Подбор команды

Подбор команды для работы над продуктом также можно осуществлять с помощью матрицы 2х2. Важно понимать, что команда – это одна из главных составляющих успеха. Правильно подобранные специалисты могут справиться со всеми сложностями, возникающими в ходе разработки продукта, и закончить работу над продуктом в срок. При этом подбирать команду нужно исходя из компетенций сотрудников и их особенностей, чтобы впоследствии внутри команды можно было наладить коммуникацию и сотрудничество.

При использовании матрицы 2х2 для подбора команды необходимо также видоизменить этот метод. В этом случае вертикальная ось может означать пользу сотрудника в команде, а горизонтальная – сложность работы с сотрудником. Это поможет оценить общие характеристики каждого потенциального члена команды. Выбирать стоит тех сотрудников, которые оказались в матрице слева сверху и справа сверху, они принесут максимальную пользу проекту. Однако с сотрудниками, которые оказались слева сверху, работать будет гораздо проще, чем с теми, кто попал в правое верхнее отделение матрицы.

Матрица приоритетов 2х2 – это неотъемлемая часть бережливого подхода. Разберем, как именно она относится к такому типу производства и что такое бережливый подход в бизнесе.

Что такое бережливый подход

Бережливый подход к производству предполагает устранение лишних действий во время работы над продуктом. Важно максимально устранить потери на производстве и во время офисной работы, чтобы сделать работу компании максимально эффективной и сократить расходы.

Для внедрения бережливого производства необходимо сначала определить ценность компании для конечного потребителя и то, что могут дать продукты пользователю. После этого важно проанализировать каждый продукт с точки зрения эффективности производства и убедиться, что в процессе создания товара или услуги оптимизация процессов максимальна. Если это не так, важно оптимизировать и автоматизировать процессы, чтобы избежать потерь.

Потерями в случае бережливого подхода называют те операции и действия, которые расходуют ресурсы компании, но не создают ценности для конечного потребителя. Именно поэтому важно определить ценность продукта и то, что именно он дает вашим клиентам.

При этом важно помнить, что потери бывают разными. Их можно разделить на две категории. Потери первого рода – это те действия, которые не создают ценности для потребителя, но не могут быть исключены. К этой категории относятся логистические операции, а также создание документации для продукта.

Потери второго рода – это те действия, которые не несут ценности ни для потребителя, ни для компании. Такими потерями становятся ожидание расходных материалов или высокий уровень брака на производстве. Такие потери нужно стараться исключить из производства, чтобы повысить продуктивность компании и снизить расходы.

Матрица 2х2 в бережливом производстве

Матрица 2х2 играет в бережливом производстве важную роль. Она помогает руководству компании определить рентабельность и уровень их важности как для самой компании, так и с точки зрения потребительской ценности. При этом важно помнить, что бережливое производство предполагает оценку каждого действия не только с точки зрения того, несет ли оно пользу клиенту, но и с точки зрения пользы для компании. Именно поэтому важно проводить всестороннюю оценку каждого действия.

Для оценки отдельных задач с точки зрения бережливого производства может потребоваться использовать две матрицы 2х2. Одна будет помогать в оценке действий с точки зрения потребительской пользы, в то время как другая поможет не вычеркнуть те действия, которые необходимы для обеспечения существования компании. Обе этих матрицы будут похожи и будут служить для оценки одинаковых действий с разных сторон.

Матрица 2х2 для оценки клиентской пользы

Одной из самых важных составляющих бережливого производства является оценка каждого действия и процесса компании с точки зрения потребительской выгоды. Это классическая матрица, которая подразумевает анализ каждого действия со стороны преимуществ для потребителя и сложности каждого действия.

В этом случае вертикальная ось означает потребительскую выгоду. Чем выше по этой шкале располагается задача, тем важнее она для потребителей. Если же действие расположено в нижней части шкалы, оно несет для потребителя минимальную ценность или не несет ценности вообще.

Горизонтальная шкала же обозначает затратность каждого действия. Чем левее действие расположено на шкале, тем проще его выполнить для компании. Более сложные действия расположены правее.

Таким образом, матрица 2х2 позволяет определить, какие действия наиболее выгодны для компании с точки зрения сочетания клиентской пользы и затрат. Действия в левом верхнем углу наиболее предпочтительны для компании. Вторые по приоритетности – действия, расположенные в правом верхнем углу.

Матрица 2х2 для оценки пользы для компании

Оценка пользы для компании предполагает использование похожей матрицы, однако вместо клиентской пользы вертикальная шкала означает преимущества для компании. Это позволяет качественно оценить, какие действия приносят наибольшую прибыль для компании, а от каких можно отказаться ввиду их бесполезности и слишком высоких затрат.

Эта матрица вместе с предыдущей позволяет оценить, какие действия приносят пользу для компании и клиентов, какие являются нужными, но затратными, какие могут быть выполнены, но пользы не принесут, как и слишком серьезных трат, а от каких нужно отказаться. Таким образом, сочетание этих двух матриц позволяет избавиться от потерь и привести компанию к бережливому производству.