Узнайте, как построить КПСЦ для вашего бизнеса. Пошаговое руководство по созданию карты будущего потока создания ценности для повышения эффективности и качества процессов.

Карту потока ценности используют как инструмент визуализации процесса поставки продукта с момента его создания до конечного потребителя. Это необходимо для того, чтобы провести анализ пути, определить слабые стороны для проведения оптимизации процесса. Таким образом, повышается эффективность жизненного цикла разработки и повышается качество самого продукта или услуги.

Кроме того, благодаря построению карты потока ценности можно выработать стандарты работы, позволяющие ускорять и упрощать процессы и тем самым снижать количество возможных ошибок и рисков. В дальнейшем это можно использовать для обучения новых сотрудников и продвижения продукта или услуги на рынке.

Данный метод визуализации пришел родом из методологии бережного производства. Считается, что первопроходцами в этой практике были, конечно же, Toyota. В прошлом веке этот автомобильный гигант совершил большое количество инновационных прорывов в управлении производством, поэтому стал примером для подражания для компаний из абсолютно разных сфер деятельности.

Нередко можно услышать, что карту потока ценности (Value Stream Mapping, VSM) называют кайдзен потока. Имеется в виду, что происходит постоянное усовершенствование потоков ценности. Этот инструмент является одним из лучших для поиска возможностей для оптимизации и повышения эффективности как самих производственных процессов, так и конечного продукта или услуги.

Карты потоков создания ценности (КПСЦ) составляют так, чтобы она отражала текущее положение вещей, а также позволяла делать прогнозы на будущее и строить планы по внедрению изменений.

Для визуализации используются условные иконки и символы, которые понятны всем тем, кто будет читать эту блок–схему. А это и руководители, и менеджеры, и главные специалисты, и прочие важные участники процесса производства.

Какие преимущества дает картирование потока создания ценности?

Разумеется, что, как и любой другой инструмент управления производством, КПСЦ имеет свои достоинства и недостатки, которые нужно учитывать при ее применении на практике.

К плюсам карты можно отнести:

– Возможность выявить лишние затраты не только на производстве, но и в других бизнес–процессах компании.

По сути, это является ключевой целью КПСЦ, так как это позволяет снизить операционные расходы. Кроме того, сокращение времени выхода товара на рынок дает возможность быстрее окупить вложенные средства и начать работать в плюс.

– Оптимизация процессов позволяет упростить производство и сократить количество рисков и ошибок.

Чем сложнее процесс, тем больше времени требуется на его реализацию. В нынешних реалиях это подобно смерти, если речь идет о массовом производстве, а не об эксклюзиве, который выпускается единичными экземплярами. К тому же, большое количество манипуляций приводит к повышению риска совершения ошибок и возникновения брака. Особенно в тех случаях, когда работой занимается неопытный сотрудник. Благодаря карте можно обнаружить те процессы, которые не имеют достаточной эффективности, чтобы приносить ценность.

– Карта позволяет компании быть гибкой и адаптироваться к новым требованиям и условиям среды.

Все этапы и процессы производства находятся как на ладони. Поэтому если вдруг компании потребуется быстро трансформироваться в соответствии с новыми запросами потребителей или рынка, то они могут воспользоваться картой, чтобы понять, как можно изменить участки производства и их процессы.

Кроме того, оптимизация и автоматизация процессов сокращает жизненный цикл производства, а значит, позволяет быстрее доставить продукт или услугу до конечного потребителя.

– Благодаря КПСЦ удается найти причины снижения эффективности и возникновения заторов на производстве.

При составлении карты приходится обрабатывать и структурировать большое количество информации по различным аспектам производства. Она касается самого продукта, а также процессов и их участников. То есть это подробный, глубокий анализ по всем направлениям. При создании карты текущего состояния отражаются все участки, которые показывают наименьшую пользу. Например, один из цехов слишком долго занимается обработкой детали, прежде чем передать ее дальше. Или на одном из участков производства выявлено наибольшее количество брака. Это побудит разобраться в причинах чтобы в дальнейшем предпринять меры по улучшению.

– Карта потока создания ценности помогает принимать управленческие решения, руководитель может опираться на нее при любой подходящей для этого ситуации.

Даже если требуется просто подумать. Визуальный план производства делает все процессы более простыми для понимания. На карте можно наблюдать объекты и субъекты, а также пути их взаимодействия. Например, это можно использовать для того, чтобы принять решение, какой из участков производства модернизировать в первую очередь, чтобы повысить эффективность и не останавливать процесс работы.

– Выступает как средство визуализации коммуникации на производстве.

Она содержит данные об основных участниках процесса, а также пути, по которым осуществляется коммуникация. Если кто–то из членов команды недополучает актуальную рабочую информацию, то благодаря карте можно отследить, где произошел обрыв связи. Также это позволит оптимизировать каналы, по которым доставляются все данные по процессам производства, и устранить лишние помехи.

Разработка карты потока ценности несет безусловную значимость для компании в целом. По мере развития и роста производства ее требуется обновлять, чтобы она оставалась актуальной. К тому же обновленная версия ясно покажет произошедшие изменения, а также то, как они повлияли на производительность и качество продукции.

Вообще, весь процесс создания КПСЦ достаточно длинный и трудоемкий, к тому же он может потребовать вложений. А после того, как карта будет создана, придется вложиться ещё больше, но уже в само производство.

Для того, чтобы инструмент действительно был эффективным, в рабочую группу нужно привлечь специалистов, которые уже имели опыт работы с VSM. Они смогут учесть все нюансы и создать грамотную и легкочитаемую блок–схему с пояснениями. В этом случае руководство сможет более рационально принимать решения и управлять ресурсами, необходимыми для оптимизации производства.

Важно помнить, что в первую очередь при составлении карты рассматривается ценность продукта не с точки зрения бизнеса, а с точки зрения потребителей. Если товар не будет полезным для целевой аудитории, то он и для бизнеса не имеет высокой значимости, так как не поможет в достижении целей и задач.

Не каждая компания может позволить себе потратить большой бюджет на такой подробный анализ, даже с учетом имеющихся перспектив. Поэтому первичная блок–схема может быть общей, чтобы составить представление о текущем положении в целом. А уже в дальнейшем можно углубляться в отдельные элементы, которые показали наименьшую эффективность.

Если организация обладает необходимыми ресурсами и временем, то можно сразу создать VSM–карту с широким охватом, чтобы на ней были отражены все нюансы. Тогда, скорее всего, не потребуется дополнительных вложений на детализацию.

Создание карты потока создания ценности – это не просто блок–схема со всеми объектами и субъектами, а также процессами производства. Это документ, на основе которого принимаются важные управленческие решения, а это всегда подразумевает внедрение изменений. Создание карты без оптимизации процессов не имеет никакого смысла.

Поэтому VSM–карта состоит из трех частей, которые включают:

– Первоначальное текущее состояние, благодаря чему можно обнаружить слабые места и проблемы в системе производства.

– Будущее состояние, то есть то, как система производства будет выглядеть после внедрения изменений.

– План работ по внедрению изменений, который содержит информацию о тех средствах и инструментах, которые позволят оптимизировать и автоматизировать процессы, а также прочих ресурсах, направленных на улучшение текущего состояния.

По сути, карта потока становится отправной точкой для построения бережливого производства. Благодаря этому компания может:

– Сократить операционные расходы;

– Ускорить процесс выпуска продукции и доставки его до конечного потребителя;

– Уменьшить количество брака;

– Исключить лишние действия и элементы из производственных процессов.

Кроме того, это способствует развитию инноваций, поскольку освобождается время специалистов и рабочих. Бережливое производство является одной из методик гибких практик управления компанией, поэтому в таких организациях приветствуется инициатива по улучшению процессов или самого продукта/услуги.

Создание карты Value Stream Mapping можно разделить на три ключевых блока:

Производственный или процессный поток.

В этом блоке находится схема, фиксирующая путь создания ценности продукта с момента закупки сырья или комплектующих и до момента отгрузки. В случае, если имеются дополнительные этапы, кроме основного процесса, их наносят под него. Таким образом удается наглядно разделить задачи на первичные и второстепенные. То есть на это можно будет опираться при расставлении приоритетов, когда будет составляться план работ по внедрению изменений.

Информационные или коммуникационные каналы.

Отдельно от над основной частью карты со всеми процессами располагают каналы, по которым осуществляется передача данных и происходит коммуникация между участниками производства. При этом учитываются как формальные, так и неформальные потоки обмена информацией. Это необходимо для анализа. Может оказаться, что на эффективность производства влияют разрывы в каналах связи.

Например, некоторые участники процесса получают недостаточно информации или с задержкой, что влияет на их производительность и конечный результат. Кроме того, это позволяет определить, от каких ненужных этапов согласования можно отказаться, чтобы ускорить процесс передачи работы на следующий участок.

Timeline и расстояния.

Эти линии по сути являются векторами, на которых отражается время ожидания и продолжительность цикла. Третьей вспомогательной линией является вектор, показывающий расстояние, по которому продукт движется в производственном процессе.

Также стоит рассказать про прочие элементы. Это, по сути, условные обозначения объектов, субъектов и действий внутри процесса. Они могут быть как общепринятые, так и свои собственные. Все зависит от специфики компании. Главное, чтобы они были понятны всем, кто будет читать блок–схему и принимать участие во внедрении изменений.

Какие программы можно использовать для создания карты потока ценности?

Конечно, карту потока создания ценности можно создать и с помощью подручных средств. Для этого понадобится несколько черновиков, большой лист бумаги, ручки, карандаши и маркеры. Этого достаточно для простой версии блок–схемы.

Но, разумеется, на рынке существуют и готовые решения, которые упрощают работу над созданием карты потока создания ценности. Рассмотрим несколько примеров:

Smartdraw

Это профессиональный инструмент для создания блок–схем. Он представлен в двух версиях: веб и приложение для персонального компьютера для Windows и Mac. Имеет как бесплатный, так и платный доступ к продукту. Разумеется, базовый вариант ограничен в функционале, но его вполне хватит для создания простой карты потока создания ценностей.

Кроме того, Smartdraw обладает интеллектуальным механизмом форматирования, что делает процесс создания и редактирования блок–схемы более простым и интуитивно понятным. Также программное обеспечение обладает такими функциями, как выравнивание, масштабирование, цветовые схемы и прочее. Имеет возможность мгновенной модификации шаблонов и конвертации форматов. Приложение совместимо с продуктами MS Office.

Некоторые используют Smartdraw для построения диаграммы Ганта, ментальных карт и прочих видов блок–схем, которые применяются как в профессиональной сфере, так и в личной жизни.

Приложением могут пользоваться одновременно несколько юзеров. Это позволяет использовать его одновременно на разных устройствах.

Из минусов можно отметить некоторые сложности в присоединении диаграмм, а также трудности с оплатой полной версии продукта.

Creately

Ещё одно приложение, которое используют для создания блок–схем, а также планирования и управления проектами. Имеет большой набор функций и элементов для создания профессиональной карты потока создания ценности. Продукт представлен как в веб–версии, так и в форме приложения для персонального компьютера.

Creately дает возможность управлять пользователями, определять их степень доступа к документу и направлять им уведомления об изменениях.

Приложение совместимо с социальными сетями, а также позволяет отображать документ на экране устройства с помощью виджета.

Кроме того, ПО предлагает для использования уже готовые шаблоны, чтобы облегчить процесс создания карты.

В целом, Creately имеет гибкую систему ценообразования, которая позволяет использовать этот инструмент компаниям с разными возможностями.

Lucidchart

Является ещё одним популярным инструментом для построения диаграмм. С его помощью можно выстраивать блок–схемы и ментальные карты. Программное обеспечение обладает обширной библиотекой шаблонов и библиотек, которые можно использовать в работе над картой потока создания ценности.

Продукт обладает интуитивно понятным интерфейсом и дает возможность пользоваться им для совместной работы в режиме реального времени. То есть не требуется ждать, когда кто–то из редакторов покинет документ, чтобы в него можно было внести корректировки.

Lucidchart может увеличивать свою производительность за счет интеграции с различными сервисами и приложениями, а также может поддерживать работу с различными браузерами.

Среди минусов программы можно отметить отсутствие версий для операционных систем Windows и Mac, а также недостаток некоторых основных категорий шаблонов.

Каждое из приложений имеет бесплатную базовую версию, которую можно протестировать, прежде чем создавать обширную карту потока.

Помимо того, что блок–схема создается для визуализации производства и пути товара до конечного потребителя, существуют и другие способы применения карты.

Во–первых, можно детализировать работу отдельных участков и подразделений. Это позволит выстроить более эффективное взаимодействие и устранить слабые места производства. Во–вторых, можно использовать карту в других сферах деятельности. Ниже рассмотрим примеры.

Логистика.

Здесь КПСЦ позволяет найти причины возникновения потерь и задержек на различных этапах логистической цепочки. На основе этих данных принимаются управленческие решения о смене партнеров или об оптимизации самих путей. Что позволяет сократить издержки и доставлять продукт до конечного потребителя быстрее.

Разработка программного обеспечения.

Здесь блок–схема может выступить в качестве карты проекта и рассказать о нем с момента возникновения идеи и до конечной реализации. При этом учитываются все участники, дедлайны, контрольные точки и прочее. Кроме того, имея схему, команда имеет ориентиры, чтобы добиться ожидаемого результата. Они могут соблюдать все сроки и требования, а также составить план продвижения продукта на рынке. Также VSM может быть использована для поиска слабых мест проекта, которые снижают производительность.

Сфера услуг.

В этом случае блок–схема отображает основных участников процесса и каналы коммуникации. Благодаря ей можно оптимизировать процесс обслуживания клиентов, повысить их уровень удовлетворенности и быстрее доставлять ценность своих услуг.

Здравоохранение.

Карта позволяет выстроить пути взаимодействия внутри системы и за ее пределами так, чтобы быстро и эффективно оказывать помощь пациентам без лишней бюрократии.

Вариантов применения в разных сферах может быть ещё множество. Главное, что все они про улучшение, повышение качества и эффективности.