Обзор 10 лучших инструментов менеджмента для эффективного управления проектами. Откройте для себя ключевые инструменты, которые помогут в управлении задачами.

Инструменты менеджмента – это совокупность различных методов и моделей управления организацией для достижения поставленных целей и задач.

Их используют для построения рабочих и бизнес–процессов, например, для управления персоналом или распределения ресурсов. Рассмотрим функции, которые осуществляют инструменты менеджмента.

Планирование.

Благодаря инструментам управления, менеджер может разрабатывать стратегии и тактики, ставить цели, составлять планы действий и прогнозировать результаты. Таким образом можно организовать всю работу проекта или компании, и направить усилия на достижение поставленных задач.

Организация.

С помощью инструментов руководители могут структурировать работу и управлять ресурсами: создавать организационные схемы, выстраивать графики работы, распределять обязанности и устанавливать иерархию.

Контроль.

С помощью различных инструментов управления можно осуществлять контроль всех процессов внутри организации: отслеживать прогресс, подводить итоги и оценивать результаты, проводить анализ эффективности работы. Они помогают измерять выполнение планов, находить проблемы и вносить изменения в стратегию достижения цели.

Управление.

Кроме того, инструменты менеджмента помогают в принятии управленческих решений: расстановка приоритетов, распределение задач, отслеживание сроков и обеспечение соответствия выполнения работ поставленным требованиям.

Используя инструменты управления, менеджер способствует повышению эффективности работы, оптимизации и автоматизации процессов и улучшению результатов. Они дают возможность управлять временем, бюджет, командой и другими ресурсами организации. Это является важным фактором для успешного достижения целей любой компании или проекта.

После того, как мы определились с функциями инструментов менеджмента, узнаем какие инструменты используются для управления процессами в организации:

1.Для планирования и организации процессов используются такие инструменты, как:

• Матрица приоритетов (анализ Матрицы Эйзенхауэра);

• Гантт–диаграмма;

• Методология SMART (Specific, Measurable, Achievable, Relevant, Time-bound);

• Система KPI (Key Performance Indicators); SWOT–анализ (Strengths, Weaknesses, Opportunities, Threats).

2. Для управления временем и постановки задач используют:

• Метод Помодоро;

• Фокусирование на главном (Eat That Frog!);

• Техники делегирования задач (ABCDE методика).

3. Для управления проектами и контролем и координацией задачами используют:

• Водопадная модель (Waterfall);

• Гибкая методология разработки (Agile);

• SCRUM;

• Канбан.

4. Для выстраивания эффективной коммуникации и сотрудничества используют:

• Постановку целей и ожиданий;

• Активное слушание и эмпатию;

• Коучинг и менторство;

• Командные стратегии (BELBIN).

5. Для разрешения конфликтов и принятия решений используют:

• Матрицу принятия решений (Метод Девида);

• Методологию DMAIC (Define, Measure, Analyze, Improve, Control);

• Технику Фишбона (Исходная Идея, Взаимосвязи, Причины, Улучшения, База знаний).

Более подробно расскажем про каждый из инструментов в разных разделах.

Матрица приоритетов или матрица продуктивности.

Метод назван в честь 34-го президента США Дуайта Эйзенхауэра. Суть матрицы заключается в том, чтобы помочь быстро распределить задачи по приоритетам, даже если их большое количество. Такой метод эффективен как для личного планирования, так и для управления небольшой командой.

Чтобы применить этот метод достаточно ручки и бумаги. Лист делиться на четыре ячейки:

Гант–диаграмма

Метод визуализации плана работ, на котором отображается последовательность выполнения задач. Состоит из отрезков, размещенных на временной оси. Предполагается, что диаграмму изобрел американский инженер Генри Гант в 1910 году.

Диаграмму Ганта используют для четкой фиксации задач на определенных этапах достижения цели. Подойдет как для планирования целого проекта, так и отдельно взятой задачи.

Чтобы построить Гант–диаграмму необходимо:

– Определить временные рамки;

– Обозначить на диаграмме задачи и подзадачи;

– Дать описание зависимостей между задачами;

– Указать вехи, то есть контрольные точки для проверки выполнения задач;

– Обновить график, на тот случай, если требуется корректировка стратегии или тактики.

Методология SMART

Задача SMART–матрицы – преобразовать абстрактные идеи в ясные и достижимые цели и задачи. Метод был описан в 1981 году Джорджем Т. Дораном – прелатом Римско–католической церкви и экспертом стратегического планирования.

SMART состоит из пяти аспектов:

1. Specific (Конкретная) – подразумевается, что нужно настолько четко сформулировать цель, что ни у кого из участников процесса не возникло проблем в ее понимании.

2. Measurable (Измеримая) – результат, которого планируется достигнуть, должен быть измеримым. Например, увеличить производительность на 40% или сократить расходы на логистику на 20% и т.д.

3. Achievable (Достижимая) – у цели должны быть реалистичные сроки и объективные данные. Если раньше требовалось 1 месяц на изготовление Х тонн продукции, то невозможно сократить сроки до 1 недели, если не изменились условия.

4. Relevant (Значимая) – важно, чтобы поставленная цель соответствовала главной стратегии и миссии организации, а также ценностям сотрудников.

5. Time bound (Ограниченная во времени) – предполагается, что данная методология оптимальна для применения в рамках ограниченного времени: 3, 6 или 12 месяцев.

Система KPI (Key Performance Indicators).

Вопреки расхожему мнению, KPI — это не способ мотивации сотрудников, а метод измерения прогресса, достижения цели. Показатели KPI всегда выражаются в цифрах или процентах. Внедрение системы дает возможность делать цели и задачи компании измеримыми и достижимыми.

KPI делится на два типа:

– Показатели производительности – обычно выражаются в количестве. Например, запустить приложение в течение 6 месяцев, провести тестирование в течение 1 месяца и т.д.

– Показатели результата – определяют конкретную пользу для бизнеса. Увеличить посещаемость кофейни на 20%, сократить время на поставки продукции в магазины на 30% и т.д.

SWOT–анализ (Strengths, Weaknesses, Opportunities, Threats)

Данный метод помогает команде или менеджеру компании разобраться с помощью собранной информации и выстроить стратегию дальнейших действий для достижения цели. SWOT–анализ придумали специально для разного рода предприятий, чтобы оценивать эффективность их работы и принимать управленческие решения.

Чтобы применить этот метод на практике, требуется выполнить следующие действия:

1. Определить участников – 5-7 человек, которые имеют представление о текущем положении дел, как внутри компании, так и за ее пределами.

2. Собрать информацию – данные, которые помогут оценить ситуацию, составить матрицу и провести анализ: информация об отрасли, конкурентах, законах, бюджет, риск и прочее.

3. Заполнить матрицу – важно заранее составить вопросы, которые раскроют сильные и слабые стороны компании, а также какие риски и возможности существуют в настоящий момент.

4. Оценить результат – по итогам встречи может сформироваться длинный список тезисов, который не стоит сокращать, чтобы иметь полную картину.

5. Составить план по итогам встречи – после проведения анализа, можно перейти к составлению плана: обозначить цель, составить список задач, определить сроки, расставить приоритеты, распределить нагрузку.

Метод Pomodoro

Придуман итальянским студентом Франческо Чирилло в 80-х годах прошлого века. Суть метода заключается в том, чтобы работать короткими интервалами: 25 минут работы, 5 минут перерыва. Причем перерыв должен подразумевать полную смену деятельности.

Существует несколько правил, чтобы успешно реализовать данную концепцию:

1. Выбор приоритетной задачи – она может быть не самой большой, но самой важной, на данный момент.

2. Концентрация на одном деле – в одном отрезке времени может быть только одна задача. Режим многозадачности не способствует концентрации.

3. Не гонитесь за временем – важно не то, чтобы вы уложились в отведенное время, а в то, чтобы вы провели его продуктивно.

4. Делайте перерывы – токсичная продуктивность может сыграть плохую шутку с вашим организмом. Силы нужно восстанавливать, чтобы были ресурсы для работы.

5. Оценивайте результаты – оценка промежуточных результатов даст понять, где находятся слабые места и с чем нужно работать, чтобы улучшить показатели.

Фокусирование на главном (Eat That Frog!)

Эффективный метод управления временем, придуманный мотивационным спикером и бизнес–тренером Брайаном Трейси. Суть заключается в том, чтобы найти самую важную задачу среди всех, которые есть, и сфокусировать все внимание на ней.

Чтобы применить метод на практике, необходимо:

• Определить задачи и расставить их по приоритету;

• Выбрать самую сложную и неприятную задачу и приступить к ней сразу же;

• После завершения самой трудной задачи приступить к следующей по приоритетности и сложности. И так до тех пор, пока не будут выполнены все задачи, даже самые легкие.

Техника делегирования задач (ABCDE методика)

Эту технику разработал все тот же Брайан Трейси. Метод похож на матрицу приоритетов.

Чтобы применить его на практике необходимо:

1. Составить список задач.

2. Распределить их по степени приоритета, где:

• А – очень важное дело;

• В – обязательное и желательное дело;

• С – важные дела, которые можно отложить;

• D – дела, которые можно делегировать;

• E – дела, которые делать не обязательно.

3. Приступить к исполнению задач.

Тщательное планирование времени поможет продуктивной работе, как на короткий промежуток времени, так и в долгосрочной перспективе.

Водопадная модель (Waterfall)

Считается одной из самых популярных моделей управления ИТ–проектами. В ней каждый последующий этап зависит от успешного завершения предыдущего. Модель подразумевает линейный порядок:

1. Определение требований – при каких условиях должна происходить реализация проекта и какие от него ожидания.

2. Проектирование – создание архитектуры проекта, выстраивание стратегии и постановка планов.

3. Разработка – осуществление рабочего процесса.

4. Тестирование – проверка на соответствие требованиям, которые были установлены в самом начале.

5. Внедрение – проведение окончательного тестирования и подготовка для внедрения в рабочей среде.

6. Поддержка и сопровождение – техническое сопровождение, исправление багов.

Данный метод действует только в одном направлении и не подразумевает возврата назад или параллельной работы нескольких специалистов. Пока не закончится один этап, следующий начать не получится.

Гибкая методология разработки (Agile)

Метод при котором происходит непрерывное взаимодействие с заказчиком: происходит быстрое реагирование на требования изменений и условий работы. Основные принципы Agile:

• Инкрементальность и итеративность – работа ведется в рамках короткого цикла, в течение которого команда выполняет определенный объем задач. После получения обратной связи происходит внесение изменений и переход к следующему этапу.

• Коллективная работа и самоорганизация – команда сама занимается организацией рабочего процесса и принятием решений. Быстро адаптируется к изменениям и постоянно обмениваться опытом и знаниями.

• Обратная связь и вовлечение клиента – активное участие заказчика за счет предоставления постоянной обратной связи.

• Открытость для изменений – готовность к изменениям, которая позволяет ставить приоритеты и планировать в соответствии с текущими потребностями.

• Регулярная коммуникация – постоянное общение внутри команды и с заказчиком.

• Контроль качества – учитывается не только успех в достижении цели, но и степень удовлетворенности клиента.

SCRUM

Метод, который работает на тех же принципах, что и Agile. Процесс работы разбивается на короткие спринты – 1-4 недели. В этом методе заказчик также принимает активное участие, всегда держит руку на пульсе и дает обратную связь по согласованию и изменениям.

Канбан

Японский метод основанный на принципах джаст–ин–тайм и логистики. Каждая задача имеет свою карточку, в которой все подробно описано: название, суть, сроки, статус и т.д. Данный метод позволяет визуализировать процесс, чтобы минимизировать риски, найти слабые места, оптимизировать процессы и другое. Используется во всех сферах, кроме производственной.

Постановка целей и ожиданий – помогут иметь реалистичное представление о проекте, сроках его исполнения, целях и задачах. Важно понятно донести информацию до каждого участника проекта, чтобы не произошло разночтений.

Активное слушание и эмпатия – помните о важности каждого участника процесса. Каждый из членов команды может привнести что–то новое и ценное в работу. Кроме того, стоит обращать на замечания и недовольства со стороны сотрудников, чтобы предотвращения или разрешения возможных конфликтов.

Коучинг и менторство – методы, помогающие развить навыки и знания участников проекта.

• Коучинг – метод активного сопровождения и помощи в достижении их целей. Коуч помогает найти и осознать свои сильные и слабые стороны, выявить проблемные ситуации и решить их.

• Менторство – это метод, в котором более опытный участник проекта поддерживает менее опытного участника. Ментор дает свои знания и опыт в конкретной области, чем помогает менти развиваться и решать сложные вопросы и проблемы.

Командная стратегия (BELBIN) – стратегия, разработанная Рэймондом Мередит Белбини – британским исследователем менеджмента, доктором психологических наук, почетным профессором университетов в Бристоле и Экстере. Он считает, что команда будет работать наиболее эффективно, если в ней работают люди с разными способностями, образом мышления и поведения.

Матрица принятия решений (Метод Девида)Инструмент, который используют для анализа проблем и поиска решений. Разработан экспертом в области управления временем и личной продуктивности Дэвидом Алленом. Процесс работы с инструментом включает в себя: изучение проблемы, выбор объективных критериев оценки альтернатив, оценку значимости критериев, оценку производительности альтернатив, умножение оценок, сравнение суммарных производительностей и принятие решения.

Методология DMAICДает возможность последовательно решать проблемы и оптимизировать процессы бизнеса посредством сбора статистики и данных. Основные этапы:

1. D – define (определение) – поиск проблемы.

2. M – measure (измерение) – сбор данных и расчет текущих показателей.

3. A – analyze (анализирование) – изучение процессов и показателей.

4. I – improve (совершенствование) – поиск альтернативных вариантов для решения проблемы.

5. C – control (контроль) – контроль внесенных изменений.

Техника Фишбона Метод определения причинно–следственных связей между объектом и факторами, которые на него влияют. Схема дает возможность:

• организовать работу участников в малочисленных коллективах или парах;

• формировать и развивать критическое мышление;

• наглядно показать взаимосвязь между причинами и следствиями;

• распределить факторы по степени их значимости.