Обзор возможностей и ограничений применения Scrum в сфере продаж. Как Scrum может способствовать улучшению процессов и эффективности продаж.

Традиционно считается, то Scrum был создан для организации работы по разработке программного обеспечения в IT – сфере.

Но мало кто задумывается (и что важно применяет!) Scrum для организации работы в других отраслях. Что печально, так как организация работы по Scrum значительно повышает эффективность бизнеса (об этом мы и поговорим в данной статье).

Тем более, что первоначально Scrum применялся в организации производства (производственная система компании Toyota) и боевой авиации (цикл OODA концепции применения боевой авиации, включающий в себя четыре составляющих: observe («наблюдать»), orient («ориентироваться»), decide («решать»), act («действовать»)).

Кстати, Scrum зародился совсем недавно:

В 1986 году Хиротака Такэути и Икудзиро Нонака обращают внимание на то, проекты, над которыми работают небольшие команды из специалистов различного профиля, обычно систематически производят лучшие результаты (назвав это подход «регби»).

И только в 1991 году ДеГрейс и Шталь в книге «Нечестивые проблемы, праведные решения» навал такй подход Scrum.

Итак, что же такое Scrum?

Scrum — легкий фреймворк, который помогает людям, командам и организациям создавать ценность с помощью адаптивных решений комплексных проблем.

Вкратце Scrum требует, чтобы Scrum Master способствовал возникновению среды, в которой:

1. Product Owner упорядочивает работу по решению комплексной проблемы в Product Backlog.

2. Scrum Team в ходе Sprint превращает выбранную работу в Increment, несущий ценность.

3. Scrum Team и заинтересованные лица инспектируют результаты и вносят правки для следующего Sprint.

4. Повторить.

Справочно: для работы по Scrum рекомендуется использовать Руководство по Scrum, которое было разработано в начале 1990-х, чтобы помочь людям во всем мире лучше понимать Scrum. Актуальную версию от ноября 2020г. можно скачать по ссылке https://scrumguides.org/docs/scrumguide/v2020/2020-Scrum-Guide-Russian.pdf

Давайте сравним эффективность традиционной организации работы отдела продаж и организации работы по Scrum :

Scrum Master- заместитель руководителя отдела, главный менеджер. Задача, кроме выполнения основных задач следить за тем, чтобы организация работы была по Scrum.

Он несет ответственность за применение Scrum в соответствии с Руководством по Scrum, помогая всем понять теорию и практики Scrum, как внутри Scrum Team, так и в организации.

Product Owner- руководитель отдела.

Он несет ответственность за максимизацию ценности продукта, получаемого в результате работы Scrum Team, отвечает полностью за организацию отдела продаж и выполнение плана)

Scrum Team- менеджеры отдела продаж.

Increment- новые сделки/продажи- выполнение плана продаж.

Product Backlog- перечень мероприятий для выполнения плана продаж.

Роли распределены. Теперь посмотрим какие мероприятия необходимо проводить в рамках Scrum:

Sprints — согласно руководству по Scrum это отрезок времени, где идеи превращаются в ценность. Это событие фиксированной продолжительности не более одного месяца для обеспечения согласованности.

В случае с организацией работы отдела продаж рекомендуется продолжительность Sprint – 1 неделя.

В ходе Sprint:

• не вносятся изменения, которые могут поставить под угрозу выполнение цели;

• не снижается качество;

• Список задач (Product Backlog) уточняется по мере необходимости;

• по мере появления новых знаний содержание работы может быть уточнено и пересмотрено с начальником отдела продаж (Product Owner).

Sprint Planning – (инициирует Sprint), планирует работу, которую необходимо выполнить в этом Sprint.

Результатом события становится план, созданный совместными усилиями всем отделом (Scrum Team).

В процессе планирования должны быть получены ответы на вопросы:

• почему нам нужно выполнить эти задачи?

• какой результат мы можем показать за неделю?

• что для этого нужно сделать?

Рассмотрим на примере:

Цель: за неделю заключить новых сделок на 10 млн.рублей.

Процесс планирования выглядит так:

• почему нам нужно выполнить эти задачи? Для выполнения ежемесячного плана продаж.

• какой результат мы можем показать за неделю? Заключить новых сделок на 10 млн. руб.

• что для этого нужно сделать?

• Обзвонить действующих клиентов и уточнить наличие потребности;

• Отработать маркетинговые компании и входящий поток;

• Разослать коммерческие предложения в 100 компаний;

• Обзвонить ранее обращавшихся, но не совершивших покупку клиентов.

Daily Scrum – ежедневное мероприятие продолжительностью не более 15 минут, где происходит инспекция прогресса в достижении цели, адаптация списка мероприятий по мере необходимости, корректировка запланированной предстоящей работы.

Данное событие проводится в одно и то же время, в одном и том же месте, каждый рабочий день (очень похоже на «утреннюю планерку»).

Sprint Review мероприятие для инспекции результата за неделю (Sprint) и выявление возможностей для адаптации.

Менеджеры отдела продаж представляет результаты своей работы ключевым заинтересованным лицам (обычно начальнику отдела и начальнику подразделения), и обсуждают прогресс в достижении цели.

Для отдела продаж рекомендуемая продолжительность данного мероприятия не более 40 минут 1 раз в неделю в пятницу во 2 половине дня.

Sprint Retrospective завершает Sprint.

Здесь менеджеры отдела продаж обсуждают, что прошло хорошо за неделю, с какими проблемами они столкнулись, и как эти проблемы были (или не были) решены, так же определяют наиболее полезные для повышения эффективности изменения. Улучшения с самым высоким влиянием реализуются в кратчайшие сроки. Они могут даже быть добавлены в список мероприятий на следующую неделю.

В отделе продаж рекомендуется проводить в понедельник вначале рабочего дня или в пятницу в конце дня.

Как видим, организация работы отдела продаж по Scrum гораздо эффективнее традиционной организации работы. Более того, достоинство организации работы по Scrum в том, что переход на такую систему не требует значительных материальных вложений, но сложность заключается в том, что этот требует значительной перестройки сознания сотрудников и разделения ими ценностей Scrum (что зачастую бывает очень и очень сложно!!).

Кстати организовать работу по Scrum возможно не только отделу продаж, но и любому другому отделу компании, который имеет нестандартную/не имеющую четких алгоритмов решения проблему/задачу и возможность в течении Sprinta выдать продукт, несущий ценность.