Освойте использование Agile доски для повышения эффективности управления проектами. Узнайте, как применять этот инструмент для лучшей организации и планирования.

Agile–доска является инструментом гибкой методологии для управления проектами. Она позволяет визуализировать рабочий процесс через карточки с задачами. Таким образом команда может отслеживать прогресс выполнения проекта и находить возникающие проблемы. Кроме того, Agile–доска помогает улучшить коммуникацию между различными участниками рабочих процессов и снижает риски.

Этот инструмент позволяет команде иметь представление о текущем состоянии задач, их статусах и приоритетах, что является ее ключевой целью.

Доска может быть представлена как в физическом, так и в виртуальном варианте. В зависимости от сложностей проекта и специфики команды, содержимое доски может различаться.

В любом случае основными элементами будут карточки с описание задач и колонки, с указанными в них статусами работы. В электронной версии доски могут быть различные инструменты для проведения анализа прогресса и построения графиков визуализации результатов.

Agile–доска используется в рамках итераций, которые позволяют разбивать большой объем работы на короткие этапы. Таким образом удается снизить уровень трудоемкости рабочих процессов и сократить риски возникновения ошибок. Команда становится более производительной и имеет возможность решать проблемы по мере их поступления. От этого растет качество продукта, что и требуется заказчику.

Кроме того, Agile–доска позволяет участникам проекта избегать переработок и конфликтов из–за повторяющихся или пропущенных задач. Передача данных осуществляется открыто и доступно для всех. Это особенно важно, если в процессе работы над проектом один из разработчиков или других специалистов, покидает команду, пусть даже временно.

Пример:

Для удобства работы над проектами команда разработки создает виртуальную доску. Этот вариант наиболее удобный для них, потому что участники расположены в разных городах. Каждый из членов команды имеет доступ к доске через сеть.

На доске расположены колонки с разными статусами от «В ожидании» до «Готово». В каждой из них находятся карточки с задачами, которые необходимо выполнить в рамках проекта.

По мере готовности, задача меняет свое положение в таблице. Если она больше не нужна, то ее могут удалить.

За каждой задачей закреплен ответственный человек, который ее выполняет. Кроме того, может быть назначен проверяющий. Он проверяет качество работы и следит за сроками.

Agile–доска является удобным инструментом визуализации рабочих процессов и управления проектами. Каждый член команды может следить не только за своими задачами, но и понимать общее текущее состояние рабочих процессов. Таким образом удается контролировать прогресс исполнения и находить проблемы и области для оптимизации, чтобы добиться большей продуктивности и эффективности.

Как мы уже отметили ранее, Agile доска может быть представлена как в физическом виде, так и в виртуальном. Они будут иметь разную форму, но принцип работы иметь одинаковый. Основной набор инструментария будет схожим, хотя у виртуальной версии он всё-таки будет больше.

1. Физическая доска имеет ряд преимуществ и недостатков, которые нужно учитывать при выборе варианта для работы в команде.

Преимущества:

Доступный и простой в использовании инструмент, который не требует больших затрат или наличие специфических знаний и навыков.

Для обозначения статусов или степени приоритизации задач можно использовать различные средства визуализации: маркеры, магниты, стикеры и прочее.

Недостатки:

Такой вариант не подходит для команды, которая работает на удаленном доступе. Физически доска доступна только в офисе, поэтому если сотрудник находится за его пределами, то изменить своевременно статус не получится.

Кроме того, существует вероятность потери информации. Особенно если доска используется и для других целей, а не только для составления плана работы и отслеживания прогресса. Это может привести к сложностям, например, таким как дублирование или потеря задач.

2. Электронная доска — более универсальный инструмент, который хоть и имеет ряд преимуществ перед физическим вариантом, но также обладает и своими недостатками.

Преимущества:

Инструмент является универсальным, как для команд, которые работают в офисе, так и для тех, кто находится удаленно. Доступ к информации обеспечивается в режиме реального времени. Чтобы изменить статус задачи, не нужно никуда ехать или идти, достаточно нажать нужную вкладку или перенести карточку в нужный раздел.

Помимо прямого назначения, виртуальные доски имеют дополнительный функционал. Их используют для создания отчетов, архивации задач и составления системы мотивации сотрудников. Благодаря им можно выстраивать графики прогресса, следить за количеством выполненных задач и временем, которое потребовалось для их реализации. На основе этих данных могут приниматься управленческие решения.

Недостатки:

Обеспечение доступа к виртуальной версии доски осуществляется посредством интернет сети. Поэтому важно, чтобы команда имела высокоскоростной Интернет со стабильным соединением.

Кроме того, виртуальные доски периодически могут быть недоступны из–за обновлений или технических неполадок. Например, из–за падения сервера. Это может негативно отразится на качестве работы, вплоть до того, что она может остановиться на какое–то время. В свою очередь это увеличит уровень трудозатрат или даже сорвет сроки исполнения проекта.

При выборе типа доски стоит исходить из потребностей и возможностей команды. Для небольшого коллектива и простого проекта может подойти физическая доска. Она является доступным и недорогим вариантом.

Если команда имеет более сложную структуру или работает на удаленном доступе, то им необходимо выбрать виртуальный формат. В этом случае нужно ознакомиться с доступными вариантами на рынке и обратить внимание на их функционал. В некоторых случаях достаточно инструментария, которого предоставляет базовая версия. В противном случае можно приобрести подписку, чтобы расширить возможности для управления проектом.

Agile–доска может стать эффективным инструментом управления проектом в случае, если ее правильно настроить. Чтобы это сделать, нужно учесть структуру команды и сложность продукта, над которым ведется работа. Таким образом рабочий процесс будет более прозрачным и эффективным.

Далее рассмотрим, какие нюансы стоит учесть при работе с Agile–доской.

1. Добавление задач на доску.

Перед началом работы необходимо составить список задач, которые нужно выполнить для достижения целей проекта. Важно обозначить их степень приоритетности и определить приблизительное время на работу. Кроме того, стоит распределить задачи между членами команды, чтобы у каждой был ответственный.

Далее следует заполнить карточки. Здесь нужно описать задачу, указать ответственного, сроки исполнения и по необходимости назначить контролирующее лицо. В описании нужно указать название и ключевые слова, по которым в дальнейшем можно осуществить поиск, если потребуется. Кроме того, стоит указать текущий статус «В ожидании», «В работе», «Готово». Степень приоритетности можно отобразить с помощью цвета, стикеров или другими доступными способами.

В процессе работы над проектом члены команды могут добавлять новые задачи. Они должны быть заполнены по тому же принципу, что и предыдущие.

2. Удаление задач с доски.

Если задача завершена или больше не актуальна, то ее отправить в архив. Возможно, она потребуется спустя какое–то время. Например, для составления отчета. Таким образом получится разрядить поле на доске, чтобы не создавалось впечатление перегруженности задачами.

Если задача была единоразовой и она больше не требует повторений, то ее можно полностью удалить с доски. Например, покупка роутера для обеспечения скоростного интернет–соединения.

Правильно заполненная Agile–доска позволит эффективно управлять проектом. Информация, необходимая для работы, будет находиться в открытом доступе, что обеспечит прозрачность процессов. Работа с карточками позволит управлять задачами, что дает возможность следить за прогрессом проекта.

Чтобы повысить эффективность Agile–доски, необходимо использовать различные метрики. Существует несколько преимуществ их применения в работе с доской.

Во–первых, таким образом можно сделать прогресс измеряемым. Например, можно считать количество выполненных задач или учитывать время.

Во–вторых, эти метрики можно использовать для проведения анализа выполненной работы и создания отчетности.

В–третьих, метрики дают возможность визуализировать данные и сделать их более наглядными. Таким образом удается добиться прозрачности информации.

Рассмотрим, какие ключевые метрики можно использовать при работе с Agil–доской:

1. Скорость выполнения задач (Velocity).

Метрика, измеряемая в единицах работы, которую команда может выполнить за одну итерацию разработки. Расчет производится путем суммирования оценок выполненных задач за итерацию. Таким образом команда может прогнозировать, какое количество работы они смогут выполнить в следующих итерациях.

Пример:

В процессе работы над проектом команда разработчиков смогла достичь скорости выполнения задач – 30 сторипойнтов за итерацию. То есть можно предположить, что в рамках следующей итерации они смогут выполнить примерно такой же объем работы. Стоит учитывать погрешность на сложность задач, так как они могут отличаться на разных этапах.

2. Количество выполненных задач за итерацию.

Таким образом команда может отслеживать количество успешно выполненных задач за каждую итерацию в процессе разработки. Это позволит обнаружить узкие места в работе и найти причины их возникновения.

Пример:

Команда по разработке смогла в рамках итерации выполнить 8 из 12 запланированных задач. В процессе анализа выяснилось, что разработчикам потребовалось много времени на исправление ошибок прошлой итерации. Это учли при планировании следующего этапа и изменили количество задач и их приоритетность.

3. Количество ошибок (Defect count).

Благодаря этой метрике удается посчитать количество ошибок или дефектов, которые обнаружены в процессе разработки и тестирования продукта. Это позволит команде своевременно предпринять необходимые действия по их устранению и улучшить качество проекта.

Пример:

По итогам итерации команда тестировщиков обнаружила 5 ошибок, о чем сообщила на собрании. Работа по исправлению проблем была добавлена в список задач, что сразу же отразилось на Agile–доске.

Метрики позволяют структурировать информацию о задачах. Также они позволяют измерять эффективность и качество работы, что необходимо для улучшений процессов и отчетности.