Как скрам-доска помогает в оптимизации рабочих процессов. Эффективные методы и примеры использования скрам-доски для повышения продуктивности команды.

Одним из самых известных и популярных инструментов методологии Scrum является скрам–доска. Она помогает команде визуализировать рабочие процессы внутри компании или проекта. Это позволяет отслеживать пути взаимодействия внутри команды и контролировать процесс исполнения задач. Доска может быть представлена как в физическом, так и виртуальном варианте.

Обеспечение прозрачной работы команды является основной целью скрам–доски. На ней все задачи, которые требуется выполнить в рамках проекта. Под каждую из них создается отдельная карточка, которая содержит ее название и статус выполнения. Таким образом команда может контролировать все текущие задачи и знать, кто за них отвечает.

Рассмотрим, каким образом скрам–доски могут оптимизировать рабочие процессы внутри компании или команды.

1. Визуализация процесса.

Благодаря скрам–доске всей команде удается видеть текущее состояние каждой задачи. Таким образом они могут составить общую картину проекта, расставить приоритеты и распределить ресурсы.

2. Управление приоритетами.

Как мы уже сказали ранее, команда может использовать скрам–доску для определения приоритетов по задачам. Их можно делить по категориям «В ожидании», «В работе» и «Готовые». Таким образом команда может наглядно видеть прогресс своей работы и браться за исполнение именно тех задач, которые ещё не были взяты.

3. Улучшение коммуникации.

Кроме того, благодаря скрам–доске можно выстроить эффективную коммуникацию в команде. Вся информация будет представлена наглядно, а это обеспечит прозрачность данных. Кроме того, за каждой задачей закреплен ответственный, а значит к нему можно будет обратиться, чтобы решить все вопросы, которые возникают в процессе.

Пример:

Команда разработки ПО использует скрам–доску для распределения нагрузки по задачам. На каждую из них назначается ответственный, который будет контролировать процесс ее исполнения. Статус задачи можно отслеживать в ходе ее передвижения между столбцами.

Таким образом команда будет иметь визуальное представление о рабочих процессах в рамках выполнения проекта. Это позволит отслеживать слабые места, чтобы иметь возможность своевременно предпринимать действия по их оптимизации.

Мы уже упомянули ранее, что скрам–доска может иметь разные формы, которые используются командами в работе. Благодаря им можно выстроить эффективную коммуникацию и построить прозрачные процессы. Таким образом получится повысить эффективность команды и достичь высоких результатов в рамках проекта.

Разберемся подробнее в типах скрам–досок по их форме и размеру.

1. Физические доски.

• Деревянная доска. Классический вид скрам–доски, состоящий из поверхности, на которой можно писать мелом, и деревянной рамы. На ней можно нарисовать таблицу с отдельными графами под задачами, либо заказать, чтобы ее вырезали в мастерской прямо по поверхности доски.

• Магнитная доска. Более современная и модифицированная версия физической доски, на которую можно размещать листы бумаги с описанными задачами с помощью магнитов. В некоторых случаях на таких досках так же пишут маркерами.

Физические доски удобно использовать на совещаниях, где проводится обсуждение планов или брэйншторм нового проекта. В отличие от электронной версии, стоит дешевле, но доступна только в стенах офиса. Если потребуется обратиться к доске, для того, чтобы вспомнить, о чем шла речь во время совещания, то этого нельзя будет сделать дома или в командировке.

2. Виртуальные доски.

• Электронная таблица. Виртуальная таблица, созданная с помощью программного обеспечения для работы с офисными документами. Например, это могут быть MS Excel или Google Excel. Такой вид таблицы можно использовать как во время совещания, так и после в во время рабочего процесса. Задачи отображаются в ячейках таблицы и могут перемещаться по столбцам по мере готовности.

• Программное обеспечение для управления проектами. Специализированный инструмент для управления проектами, который имеет функционал скрам–доски. Имеет стандартный вид таблицы с карточками, где указывается описание задачи, ее ответственные лица и статус.

В отличие от физических таблиц, электронные могут быть доступны разных устройств для разных пользователей. В них можно настраивать степень доступа и изменять функционал в зависимости от специфики компании. В некоторых случаях отдельные опции доступны только по подписке.

Виды скрам–досок по типу их функциональности.

1. Базовая скрам–доска – самый простой и доступный тип доски, где отображены только столбцы для задач по стадиям выполнения.

2. Расширенная скрам–доска – помимо таблицы со столбцами, имеет дополнительные информационные элементы, такие как приоритет задачи или сотрудник, ответственный за ее выполнение.

Например, на начальной стадии команда разработки может пользоваться физической доской, чтобы ставить задачи и распределять их по приоритетам. По мере роста, они могут перейти на электронную версию скрам–доски, чтобы каждый участник коллектива имел к ней доступ со своего устройства.

Скрам–доска является важным инструментом Scrum методологии для управления рабочими процессами в команде или компании. Мы уже разобрались в том, какого вида они бывают и каким образом могут выглядеть.

Теперь разберемся, какие именно задачи проекта могут быть отражены на скрам–доске.

1. Задачи, которые находятся в процессе выполнения.

В рамках Scrum методологии скрам–доску используют для того, чтобы в ней можно было наглядно отразить прогресс работы над проектом. Поэтому столбцы с карточками отображают задачи, которые сейчас находятся в процессе выполнения. Таким образом участники команды наглядно видят, какие работы уже сделаны и какие еще предстоит выполнить.

Пример:

Предположим, что команда разработки взялась за разработку мобильного приложения. Руководитель проекта может поставить задачу «Разработка интерфейса пользователя» и назначить ответственным UX–дизайнера.

Тогда эту задачу видит не только тот сотрудник, которому она предназначена, но и другие члены команды, чтобы следить за прогрессом исполнения. Это позволит верно распределить ресурсы и время на то, чтобы выполнить другие этапы разработки приложения.

2. Задачи с высоким приоритетом.

В первую очередь команда должна выполнять наиболее важные задачи в рамках проекта, чтобы добиться высокой эффективности и производительности. Поэтому скрам–доска дает возможность распределять их по степени приоритетности.

Пример:

В процессе тестирования нового приложения была обнаружена критическая ошибка. В этом случае тестировщик может поставить задачу по ее исправлению и переместить ее из колонки «Ожидает выполнения» в колонку «Высокий приоритет».

Тогда руководитель отдела разработки может назначить свободного сотрудника, который займется решением этой проблемы. Как только удастся добиться положительного результата, задача перейдет в колонку «Готово».

3. Задачи, которые зависят от других.

При работе над проектом в некоторых случаях необходимо, чтобы задачи выполнялись последовательно или параллельно. Тогда на скрам–доске отражают зависимости между задачами. Таким образом команда понимает, какие работы нужно завершить, прежде чем начать новые, а какие можно выполнять параллельно со старыми.

Пример:

В процессе разработки ПО руководитель проекта выстроил взаимосвязь задач на скрам–доске: "Разработка бэкенда" и "Тестирование бэкенда". То есть, когда команда начинает работу над разработкой бэкенда, то статус задачи переходит из «Ожидает выполнения» в «В работе». В это время задача "Тестирование бэкенда" по–прежнему остается в колонке "Ожидает выполнения". Таким образом команда понимает, что тестирование не может быть начато до завершения разработки.

Перемещение задач между столбцами на скрам–доске имеет важное значение в работе над проектом.

• Во–первых, таким образом удается добиться грамотной координации работы и прозрачности процессов. Каждый участник проекта может наблюдать за текущим статусом задачи, чтобы осуществить планирование своих действий.

• Во–вторых, руководитель проекта может регулировать нагрузку на сотрудников и оценивать правильность распределения ресурсов.

• В–третьих, скрам–доска может стать основой для проведения анализа текущих процессов. Таким образом можно найти слабые места, чтобы их оптимизировать и улучшить производительность.

Выше мы описали типы задач, которые можно отразить на скрам–доске. В процессе работы над ними, каждой присваивается определенный статус. Благодаря ему, члены команды могут определить уровень прогресса задач, чтобы осуществить дальнейшее планирование действий.

Разберемся, какие стадии прогресса можно отразить на скрам–доске, чтобы предоставить прозрачную информацию о проекте для участников команды.

1. To Do (Ожидает выполнения).

На этой стадии проекта находятся задачи, которые запланированы для исполнения, но ещё не приняты в работу. Эта колонка никогда не пустует. Независимо от того, как выполняется работа — последовательно или параллельно, всегда будут задачи, которые ожидают своей очереди, потому что имеют более низкий приоритет.

Пример:

В процессе разработки программного обеспечения задача «Тестирование» будет находиться в стадии ожидания до тех пор, пока проект не будет готов. Когда команда выполнит все задачи по разработке, то задача «Тестирование» перейдет в столбец со статусом «В процессе выполнения».

2. In Progress (В процессе выполнения).

Самая активная стадия работы над проектом и является самой показательной. По ней можно определить, какое количество приоритетных задач сейчас выполняет команда, кто является ответственным лицом, какого уровня прогресса удалось добиться.

В некоторых случаях команда может изменить статус работы, если случился пересмотр приоритетов. Тогда задачу из стадии «В процессе выполнения» могут перенести обратно в лист ожидания.

Например, разработчики закрыли задачу по разработке интерфейса приложения для пользователей. Но в процессе тестирования обнаружилась критическая ошибка, которую требуется исправить. В таком случае команда меняет статус работы и из графы «Готово» переносит задачу обратно в стадию «В процессе».

3. Done (Готово).

Завершающей стадией задачи будет раздел со статусом «Готово». Здесь находятся все работы, которые были выполнены успешно. Таким образом команда может видеть, какое количество целей и задач в рамках проекта им удалось достичь. Это позволит оценить, потребуются ли ещё дополнительные ресурсы, чтобы довести работу до логического завершения.

Стадии прогресса меняются в зависимости от работы членов команды. Статус задачи меняет ответственное лицо, за которым она закреплена. Также перемещать задачу между колонками может руководитель проекта или любой другой сотрудник, который осуществляет контроль выполнения работы.

Скрам–доска является одним из ключевых инструментов Scrum методологии для управления проектами. Как мы ранее отметили, она может быть представлена в различных вариантах. Какой из них выбрать для работы команда или руководители организации выбирают самостоятельно в зависимости от возможностей, поставленных задач и цели компании.

Рассмотрим более детально, какие инструменты можно использовать, чтобы успешно внедрить скрам–доску в рамках проекта или организации.

1. Физическая доска.

Самый простой и доступный способ – физическая скрам–доска. Этот метод не требует специфических знаний для работы с ним и внедряется в работу практически мгновенно. Для его реализации приобретается меловая или магнитная доска, которая может находиться в кабинете для совещаний или в опенспейсе.

Все члены команды имеют доступ к доске, но только в рамках пребывания в офисе. Кроме того, если на нее вносятся изменения по содержанию и статусу задач, то предыдущая информация физически не всегда сохраняется. Это может вызвать проблемы с дублированием работы или привести к потере данных.

2. Электронные инструменты.

JIRA, Trello и Asana являются примерами электронных скрам–досок, которые помогают управлять задачами в процессе работы над проектом. Эти инструменты имеют более расширенный функционал и могут не только фиксировать прогресс рабочего процесса, но также позволяют использовать данные для анализа. Благодаря этому удается искать слабые места, чтобы провести их оптимизацию.

Кроме того, вся информация о проекте визуализируется с помощью различных инструментов внутри программы. Электронный вид скрам–доски доступен не только в одном месте, а для каждого отдельного сотрудника на его персональном устройстве. Это дает возможность использовать Scrum инструмент за пределами офиса, например, в рабочих поездках.

3. Интеграция с другими инструментами.

Электронную скрам–доску можно интегрировать с другими инструментами управления проектом. Например, можно использовать Slack, чтобы автоматически уведомлять команду об изменениях на доске. Кроме того, доску можно интегрировать с системой контроля версий для автоматического обновления состояния задач при изменении кода.

Выбор того или иного инструмента зависит от возможностей компании, ее целей и специфики. Если организация достаточно крупная, то удобнее будет использовать электронный вариант, доступный большому количеству пользователей. В таком случае будет проще контролировать все процессы, снизить риски возникновения разного рода ошибок.