Эффективные методы ускорения выполнения задач с помощью техники сгорания. Как правильно организовать рабочий процесс для повышения производительности.

Скорость сгорания задач помогает определить скорость, с которой команда разработчиков может выполнить проект или часть задач. Этот показатель особенно часто применяется в методологии Agile. Скорость сгорания задач остается важной метрикой, по которой можно судить о качестве выполнения проекта.

Постоянный анализ скорости сгорания задач имеет для компании определенные преимущества. Отслеживание скорости сгорания задач помогает распланировать работу команды и установить реалистичные сроки завершения проекта. После установления логичных и реалистичных сроков можно будет распределить ресурсы таким образом, чтобы их хватило на каждый этап проекта.

По результатам анализа скорости сгорания задач можно также выявить возможные проблемы в компании. Если во время выполнения отдельных этапов проекта возникают задержки, это говорит о необходимости оптимизировать процессы или изменить существующий план проекта.

Чтобы измерить скорость сгорания задач, можно использовать следующие инструменты:

• Берндаун–график. На этом графике отображаются задачи, которые необходимо сделать за определенный промежуток времени. При его использовании можно визуализировать задачи, которые все еще необходимо сделать, и отслеживать прогресс их выполнения. Можно также определить расхождения с графиком работы, если они есть.

• Канбан–доска. Использование канбан–доски также позволяет визуализировать стадии, на которых находятся отдельные задачи. Она состоит из нескольких колонках, на которых размещаются задания для команды в зависимости от того, начато их выполнение, или нет. При начале работы над задачей ее карточка перемещается в соответствую колонку точно так же, как и при окончании работы над ней.

• User Stories. Этот метод предполагает создание карточек для каждой задачи. Каждому заданию присваивается определенное количество очков, которые позволяют оценить сложность работы и объем задачи, чтобы реалистично подсчитать время на ее выполнение.

Чтобы повысить скорость сгорания задач, необходимо выполнить следующие действия:

• Убрать отвлекающие факторы. Чтобы выполнение работы ускорилось, необходимо научить членов команды работать без отвлечения на уведомления от коллег или переписку в социальных сетях, посторонние звонки. При наличии отвлекающих факторов сосредоточиться на работе становится сложнее. Важно также создать для работы спокойную обстановку: исключить шум и убрать лишние предметы, которые могут помешать работе.

• Использовать различные методики управления временем. Перед началом работы необходимо распланировать задачи на день или неделю, чтобы сфокусироваться на их выполнении и избежать потерь времени. Для повышения качества работы лучше разделить рабочий день на временные интервалы по 25 минут каждый и между ними давать себе 5 минут на отдых. Это делает работу более эффективной. При возможности можно также отдать часть задач другим людям, чтобы повысить скорость работы и улучшить ее качество, или автоматизировать рутинные процессы.

Одним из наиболее важных факторов, влияющих на скорость сгорания задач, является их правильная формулировка. Чем четче сформулированы требования к сотрудникам, тем быстрее и правильнее будет происходить работа. Важно также указать в формулировке цель выполнения каждой задачи, сроки ее выполнения. При понятном пояснении задачи сотрудникам легче выполнить ее без необходимости уточнять отдельные вопросы.

Еще одним важным фактором своевременного выполнения задач становятся современные инструменты и технологии. К примеру, если вы используете для назначения задач и их отслеживания систему управления проектами, это повышает скорость сгорания задач. Автоматизация рутинных процессов ускоряет распределение заданий по исполнителям и помогает контролировать выполнение отдельных этапов проекта.

Важно также учитывать индивидуальные особенности каждого сотрудника при распределении задач. Учитывание уникальных навыков позволяет поставить каждого члена команды на его место, правильно распределить роли в проекте и таким образом оптимизировать время выполнения отдельных заданий.

Беклог представляет из себя список необходимых заданий, которые обязательно нужно включить в процесс разработки программы или управления уже готовым продуктом. Именно на беклоге основываются планирование и управление проектами. Он включает в себя описание задач и оценку их сложности и приоритетности. Скорость сгорания задач по отношению к беклогу выражает количество задач, которое может выполнить команда разработчиков за выбранный период времени. Этот показатель позволяет определить степень эффективности работы команды.

Чтобы измерить скорость сгорания задач в беклоге, необходимо сделать следующее:

1. Определить единицы измерения. До начала работы над проектом важно разделить его на отдельные задачи, и каждую задачу нужно оценить по уровню сложности. Для этого необходимо выстроить систему оценивания, в которой каждому уровню сложности соответствует определенное количество единиц измерения. Одной из важнейших единиц измерения становятся временные промежутки.

2. Запланировать спринты. В рамках разработки продукта необходимо запланировать отдельные периодические итерации, которые нужны для выполнения определенного количества задач из беклога.

3. Постоянно измерять выполненную работу. Так как для каждого задания предусмотрено оценивание сложности в виде определенных единиц измерения, после окончания работы над отдельными спринтами важно рассчитать суммарную сложность выполненной работы.

4. Рассчитывать скорость сгорания задач. Эта скорость рассчитывается путем деления общей сложности выполненных заданий на количество временных промежутков.

Скорость сгорания задач может измеряться вручную или с использованием специальных программ. Обычно для ее подсчета используются следующие методы:

• Доска Канбан. Этот метод может использоваться как в виде физически существующей доски, так и в электронном варианте. Обычно доску канбан разделяют на несколько колонок, куда можно вносить задачи на разных этапах работы с ними. Члены команды, которые несут ответственность за выполнение отдельных заданий, сами могут переносить карточки задач из колонки в колонку. Это помогает отслеживать прогресс визуально и определять, какие этапы проекта уже завершены, а какие только ожидают выполнения.

• Инструменты для управления проектами. Сейчас существует огромное количество инструментов, с помощью которых можно управлять работой сотрудников и отслеживать выполнение определенных задач. Это могут быть как онлайн–инструменты, в которых редактировать данные могут ответственные за задачи, так и сервисы, редактура заданий в которых возможна только со стороны руководства проекта. Внутри программ для управления работой сотрудников можно не только выставлять задачи, но и отслеживать их прогресс, взаимосвязи и сроки выполнения, а также дробить задачи на отдельные фазы выполнения.

• Диаграммы Ганта. Диаграммы Ганта позволяют визуально представить ход выполнения задач и обозначить время, которое требуется на их выполнение. Они помогают отследить, с какой скоростью выполняются отдельные задачи. При использовании диаграмм Ганта для контроля скорости сгорания задач появляется возможность определить, какие задачи напрямую связаны друг с другом.

• Берндаун график. График Берндаун помогает определить, сколько работы остается до окончания проекта или спринта, на основе выделенных временных рамок. Он помогает отследить, с какой скоростью выполняются отдельные задачи, и точно определить сроки завершения проекта.

Благодаря высокой скорости сгорания задач команда может быстрее справиться даже со сложными проектами, что увеличивает рентабельность их работы и приводит к увеличению прибыли всей компании. Основными преимуществами увеличения скорости сгорания задач становятся следующие факторы:

• Увеличенная производительность компании. Если задачи сгорают быстро, члены команды могут без задержек переходить к другим этапам работы. Это увеличивает эффективность использования рабочего времени и повышает общую производительность компании.

• Сокращение времени на закрытие проектов. Так как задачи выполняются быстро, это позволяет быстрее заканчивать проекты и закрывать их раньше установленного срока. Это повышает прибыльность каждого проекта и компании в целом.

• Повышение эффективности бизнеса. Повышение производительности компании и уменьшение времени работы над каждым проектом повышает эффективность бизнеса благодаря тому, что увеличенная скорость сгорания задач помогает быстрее реагировать на изменения рынка и соответственно менять проект.

Хотя скорость работы команды над задачами важна, необходимо помнить, что постоянная неотрывная работа сотрудников над выполнением определенных этапов проекта может привести к постоянной усталости сотрудников, повышению уровня стресса и снижению мотивации. Постепенно это негативно скажется на производительности команды.

Для предотвращения перегрузки сотрудников нужно использовать следующие методы:

• Перераспределение задач. Важно равномерно разделять задачи между членами команды. Если вы видите, что один из сотрудников перегружен, необходимо передать часть его заданий другому человеку, чтобы избежать перегрузки.

• Аутсорсинг. Не нужно пытаться выполнить все задачи внутри компании, особенно, если в команде нет необходимых специалистов или они и так загружены задачами. Вы можете нанять для выполнения отдельных заданий фрилансеров или заказать их выполнение сторонним компаниям.

• Делегирование. Делегируйте ответственность за разные этапы работы. Распределите ответственность равномерно между сотрудниками, чтобы всех загрузить одинаково и предотвратить перегрузку отдельных членов команды.

• Планирование перерывов и отдыха. Обязательно заложите в расписание время на отдых сотрудников. Это могут быть как короткие перерывы для того, чтобы попить чай и просто передохнуть, так и более длинные промежутки для отдыха. После завершения крупных проектов можно даже дать команде отпуск.