Оптимизация Agile процессов с помощью ежедневных стендапов. Важность и практики проведения коротких собраний для координации и улучшения командной работы.

Ежедневный стендап — ежедневное короткое собрание команды, где каждый участник предоставляет информацию о своей работе, достигнутых результатах и возникших проблемах. Этот инструмент часто используется в рамках методологии Agile для отслеживания прогресса выполнения задач.

Кроме того, ежедневный стендап имеет ещё другие важные функции. Такие, как:

Улучшение коммуникации внутри команды.

Каждый участник открыто выступает на общем собрании, где может рассчитывать на поддержку коллег в случае, если у него возникли какие–либо проблемы в работе. Кроме того, он позволяет команде быть в курсе статуса задач и понимать, как в планировать свою работу с учетом этой информации.

Повышение ответственности каждого участника команды.

Осознание того, что каждый день сотруднику придется рассказывать о проделанной работе перед коллегами, повышает его мотивацию и уровень ответственности. Он будет следить за тем, чтобы вовремя выполнять задачи и не подводить команду.

Обычно в рамках ежедневного стендапа обсуждаются следующие вопросы:

1. Какие задачи удалось выполнить с момента последнего стендапа?

Здесь можно оценить как индивидуальный вклад отдельно взятого сотрудника, так и общий прогресс команды. На основе этих данных можно принять дальнейшие решения по оптимизации процессов и устранению проблем.

2. Какие задачи планируется сделать до следующего стендапа?

Таким образом команда может оценить предстоящий объем работы и верно рассчитать время на выполнение задач по степени приоритезации.

3. Какие существуют проблемы или препятствия, мешающие выполнению задач? Это позволит сотрудникам оперативно решить возникшие сложности до того, как они достигнут критического уровня. Кроме того, это повысит эффективность работы и качество продукта.

Пример:

В рамках ежедневного стендапа команда разработчиков ПО проводит утреннюю встречу. Каждый разработчик в порядке очереди рассказывает о достигнутом прогрессе за прошедший день и планах на текущий день. Кроме того, они делятся информацией о любых проблемах, возникающих в процессе работы. Таким образом они могут коллективно найти возможные решения. Так команда может быть в курсе работы друг друга, для того, чтобы координировать свои действия и достигать общих целей проекта.

Каждый участник ежедневного стендапа играет определенное значение в команде. Рассмотрим, как различные роли влияют на эффективность и продуктивность коллектива и рабочих процессов.

1. Ведущий.

Выступает в качестве организатора и фасилитатора стендапа. В этой роли может быть руководитель команды или любой другой участник, который проявил инициативу. Задача ведущего является отслеживание времени, контроль за соблюдением формата собрания и обеспечение равноправного участия всех членов команды. Кроме того, он помогает решать конфликты, задает нужные вопросы и подводит итоги встречи.

2. Разработчики.

Одни из ключевых участников команды, которые занимаются разработкой продукта. На них возлагается большое количество задач, поэтому ежедневный стендап помогает им не путаться в рабочих процессах. Так же они выстраивают взаимодействие и сравнивают данные с коллегами, с которыми есть соприкосновения в работе. Это помогает планировать свою нагрузку на день и решать возникающие проблемы и преграды своевременно.

3. Тестировщики.

На них лежит ответственность об отчетности по результатам тестирования продукта, который они проверяли в течение дня. Эта информация пригодится команде разработчиков, чтобы исправить ошибки и оптимизировать процессы. Кроме того, это позволит строить план работ с учетом времени на внесение изменений в проект.

4. Менеджеры.

Для менеджеров ежедневный стендап становится способом сбора информации по прогрессу проекта. Так они могут понимать, какие существуют проблемы, что нужно будет сделать для их устранения и как это отразится на качестве продукта. Также менеджеры могут предоставить необходимые ресурсы или помощь участникам команды, если это потребуется.

5. Владелец продукта.

Использует ежедневные стендапы для обмена новостями. Например, какие возникли новые требования к продукту со стороны клиентов, изменения в приоритетах и прочая информация, влияющая на процессы и проект в целом.

Важно заранее подготовиться к стендапу. Данный формат подразумевает короткий промежуток времени, за который отчет о работе должны огласить все участники собрания. Кроме того, если сотрудник пытается вспомнить все свои задачи на ходу, то возникает риск, что информация будет неточной. Это в свою очередь повлияет на качество дальнейшей работы не только самого участника собрания, но и всей команды.

Пример:

Предположим, что разработчик сообщает о возникновении проблемы при интеграции нового компонента в систему. Для участников собрания эта информация позволяет быть в курсе проблем и дает возможность предпринять необходимые меры для ее решения. Благодаря стендапу команда сохраняет гибкость, что положительно сказывается, как на рабочем процессе, так и на качестве продукта.

Благодаря ежедневному стендапу удается управлять командой, поддерживать их мотивацию и уровень ответственности. Кроме того, собрания позволяют эффективно управлять проектом и процессами, что позволяет добиваться более высоких результатов.

Организация и проведение ежедневного стендапа может иметь ряд рисков, которые могут повлиять на эффективность команды. Ниже рассмотрим каждый из возможных факторов, чтобы учесть их при работе.

1. Ограничение времени.

Ограничение по времени позволяет команде быстро обсудить задачи и приступить к работе, что дает возможность не нарушать сроки. В то же время, сжатые сроки могут повлиять на качество передаваемой информации. Во–первых, не все участники получат возможность рассказать о своих проблемах и достижениях. Это особенно актуально для больших команд. Во–вторых, ограниченное количество времени не позволяет в полной мере описать все нюансы рабочего процесса, что на самом деле играет важную роль при принятии дальнейших решений.

2. Неспособность высказаться.

Не все сотрудники имеют высокий уровень коммуникации, поэтому они имеют сложности во время публичных выступлений. Некоторые участники могут бояться осуждения со стороны коллег за свои ошибки или неудачи. Поэтому информация, которую они преподносят, может быть неполной и недостоверной. Таким образом команда будет иметь неверное представление об актуальных процессах. Это скажется на планировании дальнейшей работы и может привести к критическим ошибкам.

3. Отсутствие конструктивной обратной связи.

Поскольку время ежедневного стендапа ограничено, то команда не имеет возможности провести подробное обсуждение и предоставить конструктивную обратную связь. Это так же негативно влияет на рабочие процессы и качество продукта, а некоторые проблемы так и остаются не решенными. По сути, участникам собрания остается только быстро обозначить проблемы, но подробности оставить для дальнейшего обсуждения в рабочем процессе. Тогда возникает риск, что могут быть нарушены сроки по исполнению задач.

Пример:

Предположим, что в процессе разработки веб–приложения один из тестировщиков допустил ошибку, о чем не сообщил своим коллегам на ежедневном стендапе. Проект переходит на следующий этап, где эта проблема уже становится критической. Из–за этого снижается качество продукта, а команде приходится возвращаться назад, чтобы решить этот вопрос. В итоге возрастает уровень трудозатрат, что может сказаться на сроках проекта.

Предотвратить эти проблемы может ведущий стендапа, который занимается организацией собрания. Кроме того, для проведения таких встреч нередко используются инструменты управления проектами, которые позволяют фиксировать информацию, полученную в ходе ежедневного стендапа.

Для удаленных команд ежедневный стендап играет большое значение. Это позволяет контролировать прогресс выполнения задач и мотивировать участников для ежедневной работы. Кроме того, это дает возможность выявлять скрытые проблемы, которые возникают у каждого отдельно взятого удаленного сотрудника.

Рассмотрим, какие нюансы стоит учесть при организации ежедневных стендап собраний в онлайн–формате для удаленных команд.

1. Включение всех членов команды.

Устанавливать фиксированное время стендапа стоит с учетом разницы в часовых поясах, если команда находится географически далеко друг от друга. Таким образом получится согласовать расписание работы, что позволит обеспечить участие всех участников проекта. Тогда команда получит полную информацию, которую сможет в дальнейшем использовать для своей работы.

Чтобы собрание было комфортным, необходимо использовать видеоконференц–платформу. Она позволит удаленным участникам подключиться из разных мест, чтобы осуществить коммуникацию. Таким образом получится создать ощущение присутствия, что повысить уровень доверия и взаимодействия между всеми членами команды.

Важно предоставить возможность каждому члену команды поделиться своими достижениями и проблемами в рамках стендапа. Эта информация позволит отслеживать прогресс работы не только команды в целом, но и каждого отдельного участника проекта. Таким образом получится выявлять проблемы в работе на ранних стадиях и предотвращать их.

2. Качество интернет–соединения.

Важно предупредить всех участников о необходимости стабильного и качественного интернет–соединения, чтобы стендап, встреча прошла успешно. Таким образом, получится снизить риск возникновения проблем со связью, а также обеспечить более эффективное общение.

Также стоит завести правило, чтобы перед каждым созвоном участники проверяли скорость своего интернет–соединения, так как это напрямую влияет на качество связи. Таким образом удается снизить риск того, что кто–то из членов команды пропустит что–то важное. Например, новость о новых требованиях со стороны заказчика. Тогда участник проекта не сможет использовать эту информацию в своей работе.

На случай возникновения технических проблем во время конференции, необходимо вести протокол собрания, либо осуществлять запись, чтобы не потерять важную информацию.

Пример:

Предположим, что члены команды разработки географически удалены друг от друга и находятся в разных поясах. Для того, чтобы ежедневная стендап встреча состоялась, они выбрали оптимальное время — приемлемое для всех.

Чтобы провести собрание, команда использует видеоконференц–платформу. Она обладает достаточным функционалом, чтобы проводить не только аудио и видеозвонки, но также отправлять сообщения и прикреплять к ним файлы. Этого инструментария достаточно для того, чтобы проводить эффективную коммуникацию.

Кроме того, команда имеет правило перед каждой встречей проводить диагностику интернет–сети, чтобы избежать проблем со связью.