Ежедневные встречи в Scrum 💬 — как правильно проводить ежедневный скрам митинг

Ежедневный Scrum

Такие встречи называют стендапами (Scrum Stand Up), или просто встречами, собраниями (meeting). В среде опытных Agile команд говорят просто «дэйли» (от английского «Scrum Daily Meeting»).

В процессе стендапа каждый член команды высказывается относительно трёх вопросов:

• Что было сделано вчера?
• Что будет сделано сегодня?
• Какие имеются сложности в достижении результатов?

Фокус внимания в этих вопросах стоит именно на результате деятельности, а не на процессе. Факт «Что–то будет»делаться" не гарантирует положительный эффект.

Характеристики ежедневных встреч

• Краткосрочность. Оптимальное время — 15 минут.
• Вовлеченность. Каждый активный участник на протяжении 15 минут должен быть полностью включённым в митинг.

Цели ежедневных встреч

• Прозрачность работы команды. Понимание текущего статуса задач и проекта в целом.
• Возможность корректировать деятельности команды. Устранение препятствий.

Что нужно для ежедневных встреч?

Достаточно времени и свободное пространство. Может пригодиться флипчарт–доска для наглядности обсуждаемых вопросов.

Свободная и доверительная атмосфера и отсутствие критики, обесцениваний важны при проведении встречи. Скрам–мастер оптимизирует митинг, чтобы он проходил быстро, продуктивно и позитивно.

Формат проведения ежедневных встреч в Scrum

Ежедневные встречи в Scrum — митинги, которые организовываются преимущественно утром, под руководством тимлида или проектного менеджера. Их основная задача — синхронизировать работу команды для выполнения задач по проекту и сделать ее максимально эффективной. Этот формат используется в Agile–разработке для управления командами по 8-12 человек.

Scrum предполагает, что работа по проектам выполняется последовательно — поэтапно, каждый последующий спринт нельзя начинать, пока не завершен предыдущий.

Ежедневные встречи Скрам позволяют:

• Сплотить команду. Сотрудники учатся слушать друг друга, доступно выражать свои мысли.
• Развить ответственность у сотрудников за выполняемые задачи. Каждый член команды отвечает за определенные задачи и понимает, что не решая их, он увеличивает срок разработки, затягивая запуск следующего этапа по проекту.
• Находить эффективные способы решения проблем. Совместное обсуждение задач позволяет двигаться в правильном направлении и свести к минимуму неприятные сюрпризы, которые могут возникнуть во время работы.
• Получить положительный заряд энергии командой. Встречи Scrum позволяют сократить время разработки по проектам. Каждый раз, когда продукт уже создан, команда переживает радость за достигнутый результат и выполненные обязательства перед клиентом.
• Сократить стоимость разработки. В этой модели задачи разработчиков более разнообразны, некоторые задачи тестируются всей командой, стираются границы по каждой из специализаций. Благодаря этому сокращаются издержки.

Поэтому эту Аджайл–методологию выбирают многие IT–компании.

Команда Scrum состоит из трех основных ролей:

• Скрам–мастер. Он же является инициатором создания встреч и контролирует их проведение. Его основная задача — помочь команде и владельцу продукта выполнять задачи беспрепятственно.
• Команда разработки. Ответственна за техническую реализацию проекта. Это: анализ задач, дизайн, техническая коммуникация, программирование, тестирование и другие этапы. Команда разработки ориентируется на пользовательские истории и их приоритетность.
• Владелец продукта. Тот, кто понимает основную его ценность для бизнеса. Он транслирует потребности команде разработки, но не принимает участие в технической разработке. Владелец продукта создает пользовательские истории и их приоритетность.

Эти роли и правильная проработка структуры встреч, артефактов и правил, — позволяют проводить эффективные ежедневные Scrum встречи. На собрания часто приглашаются и сторонние участники, однако стоит помнить, что наличие других людей на встречах может снизить доверие и уверенность других членов команды.

Также есть список правил по формату ежедневного Скрам:

• каждый этап (спринт) должен быть одинаковой длины;
• по завершению одного спринта, сразу же начинается следующий этап;
• нельзя делать остановки в проведении — ежедневный Scrum должен реализовываться каждое утро;

Благодаря этим правилам вам удастся максимально сплотить команду для техническое реализации проекта.

Когда лучше начинать по времени ежедневный Скрам?

Скрам встречи длятся около 15 минут. В это время команда разработчиков планирует свои задачи на ближайший день. Рекомендуемое время проведения — утром, перед началом рабочего дня. Стоит помнить: ежедневный Скрам должен происходить в одно и то же время.

Если в команде есть удаленные специалисты, то заранее поставьте их в известность о времени проведении встречи и узнайте, точно ли они могут принять участие. Для проведения ежедневного Скрам можно использовать Skype или Standuply.

В случае, когда собрание происходит не в онлайне, то участники обычно стоят возле доски с диаграммой Ганта. Тогда мероприятие на затягивается и это помогает направить внимание команды на важные цели.

Некоторые креативные команды проводят митинги, выполняя физические упражнения. Например, в планке или приседая.

Три вопроса ежедневного Скрама

Во время проведения встреч в Scrum сотрудниками рассматриваются вопросы:

• Что сделал вчера для выполнения своих задач?
• Какой план работ на сегодня?
• Какие проблемы возникли?

Задает вопросы и фиксирует на них ответы проектный менеджер ил Scrum Master. Он же и ответственен за решение проблем, которые возникают у команды, если это связано с приобретением дополнительной офисной техники или другими материальными затратами. В случае, когда сложности связаны с исполнителем, то Scrum Master также должен помочь разобраться в них и устранить.

Другие участники команды помогают друг другу и видят проблемы коллег. Важно, чтобы каждый быстро реагировал на сложности в работе коллеге и оказывал помощь в их решении.

Типичные ошибки при проведении ежедневных встреч в Scrum

• Навязывание методологии. Каждый участник должен понимать свои задачи, зону ответственности и общую цель, которой следует вся команда. Громадная ошибка, когда руководитель стремится как можно скорее внедрить ноу–хау или любой другой способ управления, и не советуется об этом с другими специалистами. Навязанные ежедневные Скрам встречи или другие мероприятия, не принесут ожидаемого эффекта.
• Аудио или видеозапись встречи. Скрам–мастер присутствует на встречах и он вряд ли будет пересматривать аудио или видеоматериал с митингов. А вот для команды ощущение того, что за ними наблюдают, будет ограничивать их свободу поведения. Поэтому в большинстве случае это пустая трата времени.
• Не задействованы все участники команды. Некоторые сотрудники думают, что им стоит ответить на 3 главных вопроса только Scrum Master, но это заблуждение. Остальная команда также должна выслушать докладчика и помочь ему решить возникшие проблемы. Чем лучше взаимодействие в команде, тем эффективнее идет работа по проекту.
• Проводить планирование Спринта в ежедневном Скраме. Это два отдельных Скрам–мероприятия, которые не стоит смешивать. Конечно, во время ежедневного Scrum возникают задачи для планирования, но их нужно решать на отдельной встрече.
• Отсутствие ежедневных встреч. Некоторые команды считают, что каждый день проводить совещания Скрам совсем необязательно. Однако только во время таких мероприятий все сотрудники понимают, чем занимаются их коллеги.
• Тотальное управление командой. Руководитель не должен самостоятельно ставить задачи каждому специалисту, более эффективно — формулировать задания и полагаться на профессионализм команды.
• Обсуждение технических особенностей. Не все участники команды имеют равные познания в техническое реализации проекта. Поэтому не стоит отводить время на встречах обсуждению этих моментов.
• Проведение встреч без Scrum–доски. Чтобы команде было легче сориентироваться, насколько эффективно выполняются задачи, лучше всего проводить мероприятие возле Скрам–доски. Так команда сможет видеть ход выполнения отдельных работ.

Учитывая основные особенности ежедневных Скрам митинговов и не забывая об основные ошибках, можно синхронизировать работу команды, начать быстрее и качественнее выполнять работы по проектам