Как разработать эффективную схему организационной структуры. Подходы к оптимизации и адаптации структуры для улучшения управления и коммуникации.

Оргструктура организации – это формальная система, определяющая и организующая иерархию, функции, обязанности, а также отношения между различными подразделениями и сотрудниками внутри организации. Она крайне важна для эффективной работы компании и имеет несколько важных целей:

Разделяет ответственность.

Благодаря оргструктуре удается определить, кто из участников рабочих и бизнес–процессов отвечает за выполнение определенных задач и функций внутри организации. Схема дает возможность явно представлять все процессы, которые происходят в компании. Это нужно, чтобы каждый сотрудник имел представление не только о своей зоне ответственности, и для понимания всего проекта или бизнес–процесса.

Способствует эффективной коммуникации.

Оргструктура дает наглядное представление о том, какие пути коммуникации и отчетности существуют в организации. Таким образом удается оперативно решать возникающие вопросы и ошибки в работе. Сотрудники выстраивают эффективную систему обмена информацией по различным задачам, что позволяет достигать высоких результатов в поставленных задачах.

Помогает в оптимизации ресурсов.

Если схема оргструктуры спроектирована правильно, то она может показать, как оптимально распределить имеющиеся ресурсы. Таким образом получится сократить издержки, ускорить процесс производства и сократить время выпуска продукции или предоставления услуги.

Оптимизация менеджмента.

Благодаря правильно составленной оргструктуре, руководитель может обеспечивать ясность в отношениях с подчиненными. Это способствует более эффективному управлению организацией. Руководитель будет полностью осведомлен о том, чем занимаются его сотрудники и поэтому сможет грамотно распределять нагрузку.

Соблюдение законодательства и нормативов.

Некоторые отрасли подразумевают наличие определенной стандартизированной структуры. Этот вопрос контролируется на государственном уровне, поэтому его несоблюдение может вызвать проблемы с законом, вплоть до потери лицензий и наложения денежных штрафов.

Адаптивность к изменениям.

Существует множество причин, для смены оргструктуры. Одной из них может быть изменение потребностей и запросов клиентов компании. Внесение изменений позволяет выстроить более эффективны рабочий процесс, чтобы сохранить конкурентоспособность.

Схема организационной структуры может имеет разные составляющие и элементы в зависимости от деятельности компании или ее целей. Однако ее ключевой целью будет достижение высокого уровня эффективности рабочего процесса.

Схема организационной структуры имеет несколько основных элементов, состав которых будет отличаться от специфики компании. На это может повлиять отрасль, в которой находится организация, ее цели, задачи, бюджет и множество других аспектов.

Несмотря на наличие различий, все–таки есть элементы, которые присутствуют в большинстве схем организационных структур. Вот основные из них:

• Иерархия – дает описание различных уровней управления и подчинения внутри организации – от высшего к низшему.

• Подразделения – дают представления о том, какие отделы, секторы, департаменты и группы существуют внутри организации и как они расположены относительно друг друга.

• Линейные и штабные функции являются частью организационной структуры и отвечают за основную деятельность и штабные функции.

• Функциональная структура – присуща для организационной модели, которая охватывает такие элементы оргсхемы, как производство, маркетинг, финансы, управление персоналом и прочее.

• Роли и обязанности также обозначены в оргструктуре и размещены на различных уровнях и в различных подразделениях, где указаны свои уникальные роли, обязанности и полномочия.

• Отношения между подразделениями также являются важной составляющей схемы организационной структуры. Этот элемент описывает взаимосвязи и коммуникацию между сотрудниками различных подразделений.

• Цепь командования и контроля – элемент организационной структуры – определяющий путь, по которому передаются информация и решения в цепочке управления.

• Централизация и децентрализация – этот элемент напрямую зависимости от типа организации. В централизованной организации принятие решений происходит на высоком уровне, а в децентрализованной решения могут быть приниматься на более низких уровнях или даже коллективно.

Элементы варьируются в зависимости от конкретной организации и ее уникальных целей и потребностей.

В зависимости от целей, размеров и бизнес–процессов компании, существует множество различных моделей организационной структуры. Каждая из них имеет свои отличительные особенности, преимущества и недостатки. Рассмотрим некоторые наиболее распространенные варианты моделей оргструктуры:

Функциональная структура.

Структура этой организации подразумевает наличие отделов, которые выполняют конкретные функциональные обязанности. Обычно это рутинная деятельность, которая повторяется цикл за циклом. Примером может служить ювелирное производство, где существуют отделы дизайна, восковки, литья, химполировки, закрепки, шлифовки, маркетинга и сбыта.

Дивизиональная структура.

Тип организации, где структура делится на различные подразделения или дивизии. Они имеют собственное управление и контроль, в том числе над целями, задачами и ресурсами. Примером может служить группа компаний, которая занимается разработкой программного обеспечения. Каждая из организаций может специализироваться на разного рода софте для конкретных отраслей.

Матричная структура.

В структуре иерархии этой организации сотрудники могут иметь двух и более руководителей. Примером может служить крупное мебельное производство. Каждый цех имеет руководителя, который имеет свой штат подчиненных.

Проектная структура.

Внутри организации могут создаваться отдельные команды под различные проекты. Структура будет отличаться в зависимости от целей и задач, а также сложности и продолжительности проекта. Чаще всего такой вид организации можно встретить в ИТ–сфере. После того, как команда достигнет цели, она может быть распущена или перераспределена по другим проектам.

Структура по продукту.

Это может быть сеть дочерних предприятий, каждая из которых имеет свою специализацию. Примером может служить группа компаний по производству бытовой химии и косметики. В этом случае каждое предприятие будет иметь свою структуру, цели, ресурсы и бюджет.

Структура по клиентам.

Организация разделена на отдельные подразделения, которые занимаются обслуживанием определенных потребностей клиентов или рыночных сегментов. Например, крупный мобильный оператор может иметь разные колл–центры, которые будут заниматься решением различных задач. Одно подразделение может работать в сфере B2B, а другое с B2C сегментом.

Сетевая структура.

В рамках одного глобального проекта организация сотрудничает с внешними партнерами и поставщиками для выполнения различных задач. При производстве самолетов могут быть задействованы различные производители, которые будут поставлять двигатель, собирать корпус и салон судна.

Виртуальная структура.

Организация, которая может не иметь офиса и быть распределена по всему миру, так как сотрудники работают удаленно. Их коммуникация осуществляется через сеть и другие информационные технологии. Примером может служить производство кинофильма. Для того, чтобы справиться с большим объемом графики в короткие сроки, студия может нанимать подрядчиков по всему миру, которые будут отрисовывать отдельно взятые сцены.

В каждой из этих моделей существуют свои преимущества и недостатки, которые необходимо учитывать при выборе организационной структуры. Стоит помнить, что структура может меняться с течением времени в ответ на изменения внешней среды и цели компании.

В зависимости от целей, размеров и бизнес–процессов компании, существует множество различных моделей организационной структуры. Каждая из них имеет свои отличительные особенности, преимущества и недостатки. Рассмотрим некоторые наиболее распространенные варианты моделей оргструктуры:

Функциональная структура.

Структура этой организации подразумевает наличие отделов, которые выполняют конкретные функциональные обязанности. Обычно это рутинная деятельность, которая повторяется цикл за циклом. Примером может служить ювелирное производство, где существуют отделы дизайна, восковки, литья, химполировки, закрепки, шлифовки, маркетинга и сбыта.

Дивизиональная структура.

Тип организации, где структура делится на различные подразделения или дивизии. Они имеют собственное управление и контроль, в том числе над целями, задачами и ресурсами. Примером может служить группа компаний, которая занимается разработкой программного обеспечения. Каждая из организаций может специализироваться на разного рода софте для конкретных отраслей.

Матричная структура.

В структуре иерархии этой организации сотрудники могут иметь двух и более руководителей. Примером может служить крупное мебельное производство. Каждый цех имеет руководителя, который имеет свой штат подчиненных.

Проектная структура.

Внутри организации могут создаваться отдельные команды под различные проекты. Структура будет отличаться в зависимости от целей и задач, а также сложности и продолжительности проекта. Чаще всего такой вид организации можно встретить в ИТ–сфере. После того, как команда достигнет цели, она может быть распущена или перераспределена по другим проектам.

Структура по продукту.

Это может быть сеть дочерних предприятий, каждая из которых имеет свою специализацию. Примером может служить группа компаний по производству бытовой химии и косметики. В этом случае каждое предприятие будет иметь свою структуру, цели, ресурсы и бюджет.

Структура по клиентам.

Организация разделена на отдельные подразделения, которые занимаются обслуживанием определенных потребностей клиентов или рыночных сегментов. Например, крупный мобильный оператор может иметь разные колл–центры, которые будут заниматься решением различных задач. Одно подразделение может работать в сфере B2B, а другое с B2C сегментом.

Сетевая структура.

В рамках одного глобального проекта организация сотрудничает с внешними партнерами и поставщиками для выполнения различных задач. При производстве самолетов могут быть задействованы различные производители, которые будут поставлять двигатель, собирать корпус и салон судна.

Виртуальная структура.

Организация, которая может не иметь офиса и быть распределена по всему миру, так как сотрудники работают удаленно. Их коммуникация осуществляется через сеть и другие информационные технологии. Примером может служить производство кинофильма. Для того, чтобы справиться с большим объемом графики в короткие сроки, студия может нанимать подрядчиков по всему миру, которые будут отрисовывать отдельно взятые сцены.

В каждой из этих моделей существуют свои преимущества и недостатки, которые необходимо учитывать при выборе организационной структуры. Стоит помнить, что структура может меняться с течением времени в ответ на изменения внешней среды и цели компании.

Чтобы успешно создать организационную структуру для бизнеса, требуется совершить несколько важных шагов. Они необходимы, чтобы снизить риски и ошибки, которые могут возникнуть как в процессе создания, так и проявиться со временем. Определим, какие шаги нужно пройти, чтобы составить правильную схему организационной структуры:

Определите цели и вид бизнеса.

Чтобы выбрать правильный тип организационной структуры, необходимо определить цели и задачи вашего бизнеса, тип продуктов или услуг, размер бюджета, отраслевые особенности.

Разработайте и визуализируйте структуру организации.

В схеме необходимо указать основные подразделения или отделы, необходимые для поддержки вашего бизнеса: производство, маркетинг, финансы, отдел сбыта, логистика и т.д.

Разработайте и установите иерархию.

У вас должна быть составлена полная схема иерархии со всеми ступенями и подразделениями, от самой высокой до самой низкой. Это включает в себя определение руководителей отделов и их сотрудников: кто находится на каком уровне и от кого зависит.

Определите обязанности и степень ответственности.

После назначения ролей, важно грамотно распределить обязанности и определить зону ответственности в соответствии с полномочиями и навыками сотрудников. Опишите обязанности и зону ответственности каждого участника рабочих и бизнес–процессов.

Таким образом каждый сотрудник будет иметь представление о своих должностных обязанностях и заниматься только своими задачами, что поможет избежать дублирования работы.

Создайте организационную диаграмму.

Такая диаграмма позволит связать между собой предыдущие шаги, которые вы уже совершили на пути создания оргструктуры. Она визуализирует пути взаимодействия между сотрудниками и отделами, что делает все процессы внутри компании прозрачными и ясными.

Определите коммуникационные каналы.

Наличие организационной диаграммы позволит выстроить эффективные каналы коммуникации между отделами и сотрудниками. Таким образом получится обеспечить эффективный обмен информацией и координацию.

Подберите подходящих сотрудников.

Для того, чтобы схема организационной структуры работала успешно, важно нанять квалифицированных сотрудников для каждой должности, которая была определена ранее, в соответствии с их навыками и опытом. Если вы меняете уже имеющуюся структуру, тогда следует провести инструктаж и обучение сотрудников, а также проконтролировать соблюдение новых стандартов.

Разработайте и установите процессы управления.

Они помогут контролировать и координировать работу всех отделов и сотрудников. Для того, чтобы облегчить себе задачу, можно использовать специальные инструменты автоматизации и оптимизации процессов. Тогда будет возможность проводить регулярное исследование и анализ, чтобы выявлять слабые места и находить возможности для развития.

Обновляйте структуру по мере необходимости.

Структура организации может меняться в зависимости от целей предприятия. Например, в случае расширения производства имеет смысл не только увеличить количество персонала, но и пересмотреть организационную структуру, чтобы найти возможности для оптимизации. Таким образом компания будет поддерживать должный уровень эффективности.

Благодаря этим шагам возможно создать эффективную организационную структуру, которая поспособствует росту и успеху компании.