Откройте для себя современные подходы к организационному дизайну. Узнайте, как улучшить структуру компании и повысить эффективность работы.

Организационный дизайн – так называют процесс проектирования компании, ее структуры и системы управления. Задача оргдизайна заключается в том, чтобы сделать организацию более стабильной и эффективной.

По сути, организационный дизайн является набором практик. Основоположником принято считать канадского профессора Генри Минцберга. Он является автором более 15 книг по менеджменту. Одной из самых известных является «Менеджмент: природа и структура организаций». Однако эта теория была сформирована ещё в 80-х годах прошлого столетия, поэтому за это время подход к управлению изменился.

Чаще всего, когда речь идет об оргдизайне, то подразумевается создание организационной структуры. То есть выстраивается схема, которая содержит информацию о занимаемых должностях, отделах и департаментах. Также она отражает взаимосвязь между этими звеньями.

Однако в реальности организационный дизайн является набором процессов, которые включают такие блоки, как:

– Создание дизайна бизнес–модели – это опять же целый комплекс мероприятий. Он подразумевает разработку и внедрение корпоративной культуры. Она необходима для того, чтобы создать целостный коллектив с открытыми и доверительными отношениями. Также это создание эффективной бизнес–стратегии, которая позволит компании иметь стабильный доход и перспективы развития. В некоторых случаях разрабатывается стратегия по развитию инноваций и поддержке талантов. Это позволит выйти компании на новый уровень и превзойти конкурентов.

– Создание дизайна операционной модели – под этим подразумевается распределение ролей с учетом их квалификации и уровня ответственности; выбор метрик для оценки эффективности работы; разработка принципов оперативного управления.

– Создание дизайна рабочих процессов – процесс создания методологий и стандартов работы, а также разработка системы мотивации для поддержания высокого уровня производительности и снижения текучки кадров.

– Создание дизайна, управления сотрудниками – то есть то, какой должна быть эффективная команда, которая сможет достичь поставленных целей и даже улучшить результат. Под этим подразумевается планирование кадров, разработка дизайна ролей, постройка рабочей архитектуры и прочее.

Когда требуется организационный дизайн?

На самом деле в каждой компании в той или иной степени происходит дизайн организационной структуры, просто кто–то делает это более осознанно, с применением проверенных практик.

Если не заниматься оргдизайном, то бизнес будет функционировать, правда, по устаревшей схеме, которая будет менее эффективной и результативной. Благодаря организационному дизайну можно избавиться от лишних процессов и оптимизировать их. Это позволит иметь высокую производительность, гибкость, адаптивность и устойчивость. Это необходимо для того, чтобы бизнес мог развиваться дальше и приносить высокий уровень прибыли.

Какие существуют заблуждения относительно оргдизайна?

• Редизайн оргструктуры является естественным этапом развития.

На самом деле это не всегда так. Если компания коммерчески успешна и стремится к росту и развитию, то со временем ее структура будет трансформироваться. И лучше всего, если это будет происходить с учетом тенденций и проверенных инструментов. Однако, если компания не амбициозна и вполне довольствуется определенным доходом, то серьезных трансформаций это не потребует. Чаще всего для изменения дизайна организации требуется какой–то импульс.

• Когда в компанию приходит новый руководитель, то он обязан изменить оргструктуру под себя.

На самом деле менять структуру и кадры с ходу довольно опрометчиво. Это серьезный шаг, который требует тщательного изучения не только текущего состояния организации, но и окружающей ее среды. И уже только после этого можно принять решение о смене кадров и трансформации структуры.

• Оставлять в штате людей, которые не подходят под новую концепцию оргдизайна.

«Человек–то – хороший" в бизнесе не является аргументом. По крайней мере в тех компаниях, которые имеют амбиции и стремление к развитию. Если политика организации полностью меняется, то не каждый сотрудник может вписаться в новую структуру, даже если имеет длинный послужной список и опыт. Просто потому, что он не поддерживает новую концепцию, не верит в нее и не стремится к тому, чтобы понять и принять ее. Какими бы они ни были хорошими специалистами, скорее всего, они либо будут снижать производительность, либо в скором времени сами уйдут. Гораздо проще строить новое с лояльными к этому людьми.

Создание оргдизайна является процессом, который реализуется постепенно, согласно плану. То есть компания должна пройти определенные этапы, чтобы трансформироваться. Ниже рассмотрим последовательность шагов, позволяющую это сделать.

Первым этапом является диагностика.

Компанию можно сравнить с живым организмом. Каждый человек в организации связан между собой деловыми отношениями и профессиональными обязанностями. Однако в процессах и связях могут возникать слабые места, которые нуждаются в оптимизации. Чтобы их обнаружить, требуется провести диагностику. Это можно сделать следующим образом:

– Провести анализ существующих документов. Часто может обнаружиться, что часть данных не сохранена, поэтому их придется восстановить, если это возможно.

– Интервью с сотрудниками позволит выявить слабые места в коммуникации. Также это позволит выявить проблемы в рабочих процессах. Если сотрудники пожелают сохранить анонимность, то можно провести анкетирование, где будут как открытые, так и закрытые вопросы.

– Бенчмаркинг – это метод, позволяющий исследовать рынок и найти наиболее эффективные практики в этой отрасли, чтобы затем применить их в своей практике. Для компании это возможность выбрать лучшее из лучшего, чтобы поддерживать свой уровень конкурентоспособности.

– Визуализация оргструктуры позволяет создать схему, на которой будут отмечены все участники и процессы компании. Таким образом, можно получить более ясную картину о текущем состоянии организации, обнаружить слабые стороны и узкие места.

– Выбор метрики для дальнейшей оценки эффективности компании и ее процессов. Это позволит более рационально принимать управленческие решения. Количественные показатели очень важны, но и качественные также имеют ценность, хотя и не всегда они бывают достаточно объективными.

Вторым этапом является постановка приоритетов проблем.

Они в основном зависят от тех целей и задач, которые ставит перед собой компания. Чтобы сделать этот процесс более понятным, строится панель управления компанией. Благодаря ей можно следить за прогрессом и находить проблемы, которые можно решить с помощью инструментов организационного дизайна.

Чтобы найти проблемные зоны, нужно сравнить полученные результаты с заданными целевыми показателями. Для удобство их можно отмечать тремя цветами: красный, желтый, зеленый, как светофор, где:

– Красный – проблемы высокой важности, которые требуют скорейшего решения. То есть на них нужно будет направить максимум усилий и ресурсов;

– Желтый – важные проблемы, которые потенциально могут стать красными. Пока что их решение можно отложить, но лишь на время, так как они могут стать кризисными достаточно быстро;

– Зеленый – незначительные проблемы, не особо влияющие на эффективность компании. Их решение можно отложить в последний момент. Это займет минимум ресурсов и трудозатрат.

Третьим этапом является построение дорожной карты.

Конечный вид дорожной карты будет зависеть от того, какие именно задачи собирается решать компания. Для этого и нужны метрики, а также полное представление о том, кто какую имеет должность, за что несет ответственность и как все участники бизнес- и рабочих процессов связаны между собой.

Благодаря дорожной карте будет проще решать проблемы и вносить необходимые изменения для улучшения эффективности организации.

Четвертым шагом будет внедрение изменений.

При внедрении изменений согласно новому организационному дизайну важно получать обратную связь от сотрудников. Если этого не учитывать, то изменения могут оказаться неэффективными. Со стороны коллектива может возникнуть сопротивление, если их просто поставят перед фактом.

Нужно проводить промежуточную оценку достигнутых результатов, чтобы при необходимости вносить корректировку.

На что стоит обратить внимание при работе с организационным дизайном, чтобы это было эффективно?

– Организационный дизайн не создается по шаблону.

Каждая компания по–своему уникальна, поэтому чей–то успешный опыт может не подойти другой организации. Так как при этом будут не учтены нюансы, которые не находились на поверхности. При создании собственного оргдизайна нужно ориентироваться на четыре основных фактора:

– Бизнес–стратегия – отражает ключевые цели и задачи компании, которые она стремится достичь. Благодаря этому удается расставить приоритеты и выполнять трансформацию организации грамотно.

– Технологии – лучше всего оптимизировать процессы удается за счет цифровизации и автоматизации. Поэтому важно выбирать инструменты, которые обладают всеми необходимыми опциями для решения задач компании.

– Размер компании – мелкие и крупные организации имеют совершенно разные цели, поэтому и организационный дизайн у них будет разный. Соответственно, и пути реализации будут у них разные.

– Стадия развития компании – стартап и зрелая компания будут иметь разные цели, соответственно и организационный дизайн им потребуется разный.

– Отдел кадров не должен заниматься разработкой оргдизайна в одиночку.

Как минимум к этому процессу должны быть привлечены топ–менеджеры и ключевые специалисты, чтобы рассмотреть организацию, ее процессы и людей с разных сторон. Это позволит внести именно те изменения, которые будут наиболее эффективны.

HR не могут знать все рабочие моменты, которые нужно учесть при трансформации компании, они могут посмотреть на все со своей точки зрения.

– Организационный дизайн является постоянным процессом.

Всегда есть возможность что–то улучшить, поэтому сложно назвать конечные сроки трансформации компании.

• Выбор специалистов из других областей.

В компанию приходит человек, который имеет разнообразный опыт в других сферах деятельности. Он будет смотреть на рабочие процессы под другим углом, а значит, сможет предложить какие–то нестандартные решения. Кроме того, такой человек будет в достаточной мере замотивированным на быстрое обучение и погружение в профессию.

• Уделение внимания soft skills.

Здоровые и открытые отношения в коллективе – это половина эффективности компании. Люди должны уметь выстраивать взаимовыгодные отношения в команде, чтобы облегчать друг другу работу, а не делать ее невыносимой ни с моральной, ни с материальной точки зрения.

• Управление эффективностью.

Специальные центры занимаются продвижением стратегически важной повестки от собственника. Также они формируют связи и цепочки ценностей, которые существуют между людьми и разными подразделениями организации, а также ответственными лицами.

• Гибкое обучение.

Soft-skills, конечно, имеют важное значение для эффективной работы, но сотрудник должен быть не только любознательным и коммуникабельным, но и квалифицированным. Чтобы качественно выполнять свои обязанности, он должен пройти обучение. Сейчас возникает тенденция, что нельзя обучать всех сотрудников абсолютно одинаково, так как нужно учитывать их индивидуальные особенности. Наверняка многие вспомнят пример про то, что нельзя заставить рыбу залазить на дерево, потому что она к этому не приспособлена. Человек, в целом, может быть обучаемым, просто нужно подобрать способ, как эффективно донести до него новые знания и опыт.

• Информатизация.

Мы живем в мире информации и цифровизации. Поэтому при реализации организационного дизайна нужно обеспечить себя развитой и качественной системой управления данными. Для этого можно использовать такие инструменты работы с информацией, как дашборды и облачные сервисы. Это позволит всегда иметь доступ к актуальным данным, которые собирает и структурирует система.

Организационный дизайн строится на некоторых ключевых принципах. Они встречаются чаще всего и позволяют сделать этот процесс эффективным.

Целеполагание.

Каждый компонент системы должен отвечать тем целям и задачам, которые имеет организация. Если вдруг какая–то из функций этому не соответствует, то возникнет диссонанс, а также произойдет снижение общей эффективности. В том случае, если компания хочет заниматься продажей разных услуг или товаров, которые нельзя выпускать в общей линейке, то нужно задуматься о том, чтобы открыть новую торговую марку и разработать для нее отдельную стратегию.

Кроме того, важно, чтобы каждый участник рабочего процесса одинаково со всеми понимал цели и задачи компании. Тогда не будет разночтений при выполнении задач, а значит получится снизить процент ошибок, случившихся из–за человеческого фактора.

Дифференциация и интеграция.

Сотрудники не должны заниматься чужими задачами, чтобы не страдало качество их собственной работы. Да, они должны иметь представление о рабочих процессах и задачах других людей, чтобы в целом согласовывать свои действия и совместно идти к общему результату. Но условный маляр не должен вникать в подробности профессии крановщика, если он не будет выполнять его обязанности.

Каждый занимается своим делом, осуществляет взаимовыручку по мере возможностей и поддерживает открытую и доверительную коммуникацию. Достоверная и актуальная информация о состоянии текущих процессов является одним из важных составляющих эффективных результатов.

Гибкость и адаптивность.

Если компания запланировала какие–то внутренние изменения, то она должна это делать с акцентом на внешние условия среды. Это необходимо для того, чтобы поддерживать достаточный уровень гибкости и конкурентоспособности. Адаптивность к изменениям рынка позволяет держать качество товаров и сервис на достойном уровне.

Децентрализация.

Организационный дизайн позволяет перераспределить ответственность, чтобы децентрализовать власть. В этом случае у руководства появляется возможность больше времени тратить на обдумывание проблем и принимать более эффективные решения. У сотрудников повышается уровень мотивации, так как они в большей степени ощущают свою ценность и свободу действий. Все это в совокупности позволяет повысить производительность. Кроме того, децентрализация способствует развитию инноваций, что в свою очередь повышает степень удовлетворенности клиента от использования продукта или услуги, а также повышает уровень конкурентоспособности компании на рынке.

Процессно–ориентированный подход.

Строительство организационной структуры должно осуществляться вокруг бизнес–процессов. Так как часто компания ставит перед собой цели не только получать регулярную прибыль, но и привлекать новых клиентов, выходить на новый рынок, занимать определенные позиции в отрасли и т.д., соответственно для этого должны быть созданы всевозможные условия. То есть создание подходящей структуры организации, которая позволит выстроить эффективную коммуникацию между участниками бизнес–процессов, а также внедрить необходимые инструменты и методы для достижения целей.

Управление изменениями.

Рынок постоянно меняется. Этому способствует развитие технологий, которые дарят людям огромные возможности. Поэтому многие компании стремятся развивать инновации. Кроме того, модели покупательского поведения могут меняться в зависимости от множества социокультурных, экономических, политических или географических факторов. Это тоже следует учитывать.

Придерживаясь этих принципов, можно создать эффективный организационный дизайн, который позволит бизнесу быть устойчивым и прибыльным.