Что такое квартальное бизнес ревью, когда, зачем оно проводится и как сделать эффективное QBR и не допустить ошибок

Это встреча сотрудников с клиентами бизнеса, проходящая один раз в каждый квартал. Quarterly Business Review (QBR) нацелена на улучшение деятельности компании и достижении ее целей. В процессе QBR анализируется предыдущий квартал и, на основе сделанных выводов, планируется предстоящий квартал.

QBR помогает наладить связь с клиентом, благодаря чему деятельность бизнеса способна быть максимально эффективной. Благодаря квартальным бизнес ревью все сотрудники бизнеса могут двигаться в едином векторе, согласованном с клиентами. В процессе QBR происходит: просмотр и анализ предшествующего квартала; составление плана на предстоящий квартал

Для того, чтобы квартальные бизнес ревью были наиболее эффективными, необходимо придерживаться следующих основных правил: регулярность; проведение QBR по единому сценарию; составление документации, в которой будут прописаны требования к участникам QBR и информации, необходимой в его процессе; участие в QBR сотрудников всех подразделений бизнеса

Квартальное бизнес ревью (QBR) – это встреча с клиентами, которая проводится один раз в каждый квартал. Целями данной встречи является обсуждение бизнеса и составление выводов его работы, а также перспектив будущего развития.

В процессе проведения квартального бизнес ревью обсуждаются предшествующие встречи 90 дней деятельности организации. Также составляется план, которого бизнес будет придерживаться последующие 90 дней работы.

На Квартальное бизнес ревью как правило присутствует непосредственный менеджер бизнеса, а также его торговые представители.

Регулярно проводя QBR можно показать клиенту уровень заинтересованности и знаний его бизнесом. Это является основой для успешного ведения любого бизнеса.

В ходе квартального бизнес ревью проговаривается и обсуждается значительная часть свершенных ошибок и недочетов, что позволит исключить возможность их повтора в будущем отчетном периоде.

Разработанная в процессе встречи стратегия значительно увеличит шансы бизнеса достичь поставленной цели. Все участники QBR будут знать вектор и двигаться в его направлении.

Проводя квартальные бизнес ревью клиент получает обратную связь, благодаря чему можно значительно улучшить взаимопонимание между участниками встречи и наладить производственный процесс организации.

Проведение QBR положительно сказывается на деятельность любого бизнеса. Однако, чем бизнес масштабнее, тем полезнее для него будет квартальное бизнес ревью. Это связано с тем, численность сотрудников и клиентов стартапа обычно не велика, и они могут взаимодействовать между собой в течении рабочего дня. Когда бизнес масштабироваться, поддерживать взаимосвязь становится все труднее и QBR становится необходимым для координации деятельности организации.

Проведение регулярных квартальных бизнес ревью необходимо для выстраивания долгосрочной стратегии, поэтому QBR будет более актуально именно для бизнесов, работающих на долгосрочную перспективу.

Процесс QBR должен быть простым и понятным для клиента. Благодаря этому команда не будет боятся встречи и сможет провести ее более продуктивно. Необходимо составить документацию, в которой будут четко прописаны шаги каждого из участника встречи. Эффективно будет заранее отправить всем приглашенным на квартальное бизнес ревью сообщение с их ролью в конкретной предстоящей встрече. Также, следует указать необходимые для проведения встречи данные, которые сотрудники смогут подготовить заранее. Такая информированность поможет избежать лишней суеты и обеспечит концентрацию участников QBR на конкретных, заранее продуманных, повестках дня.

В процессе квартального бизнес ревью должны присутствовать сотрудники каждого из имеющихся в организации уровней. Каждый, начиная от руководителя и заканчивая менеджером по работе с клиентами, должен быть в курсе планов компании и учавствовать в ходе обсуждения путей их достижения.

Всегда следует придерживается конкретного процесса хода QBR. Вне зависимости от того, каких результатов добился бизнес в течении квартала, на квартальном бизнес ревью следует обсудить все запланированные моменты. Это поможет обучить новых кадров и продолжить двигаться в положительной тенденции развития.

В процессе квартального бизнес ревью не стоит зацикливаться на прошедшем квартале. Основной целью является применение вынесенных выводов на будущий период. Таким образом QBR обязательно должно включать:

• Просмотр и анализ предшествующего квартала;
• Составление плана на предстоящий квартал.

Все участники QBR должны быть готовы к этому.

Обязательно следует документировать весь процесс и результат QBR для возможности его последующей качественной оценки.

Все претензии и замечания клиента, озвученные в процессе квартального бизнес ревью должны быть восприняты и услышаны. Не нужно защищаться и вступать с клиентом в споры. Ведь правило «Клиент всегда прав», действует всегда и везде.

Не нужно выделять ошибки определенных сотрудников. Ведь итоговый результат деятельности – это командная работа. Каждый участник QBR является частью команды и несет ответственность за нее.

QBR является инструментом, в ходе которого решаются и обсуждаются ключевые моменты деятельности бизнеса. В ходе встречи не стоит вдаваться в мелкие и незначимые проблемы и тратить на них время всех участников.

Для того, чтобы QBR затронуло все моменты важные для бизнеса и его клиентов необходим чёткий план встречи. В нем в обязательном порядке должно быть обсуждение целей клиента, анализ их рациональности и степень достижения. Обязательно нужно изложить достигнутые компанией результаты и ответить на три основных вопроса квартального бизнес ревью:

• Что было выявлено в ходе предыдущей встречи?
• Что было достигнуто за прошедший квартал?
• Что планируется выполнить в будущем квартале?

Обязательно нужно уделить достаточное количество времени показателям бизнеса и их анализу.

Рациональное разделение времени квартального бизнес ревью способно значительно ускорить его процесс и улучшить качество.

В современных условиях многие процессы происходят в формате онлайн. Это является наиболее удобным и рациональным. Перед тем, как проводить ежеквартальное бизнес ревью следует выполнить ряд действий посредством электронной почты:

1 электронное письмо. За 30 дней до QBR необходимо оповестить все приглашённых на встречу людей. Сделать это будет лучше в захватывающем и запоминающимся формате, чтобы заинтересовать участников.

2 электронное письмо. За 10 дней до QBR необходимо отправить участникам краткий обзор плана встречи, чтоб каждый из них смог ознакомятся с материалом и подготовиться к собранию.

3 электронное письмо. За 4 дня до QBR каждый из приглашённых должен знать свою роль на встрече и чёткий план ее проведения в виде повестки.

4 электронное письмо. За 1 день до QBR участникам встречи в обязательном порядке должно быть направлено напоминание с указанием их обязательного присутствия, которое ждут организаторы.

5 электронное письмо. Через 1 день после проведения QBR нужно отправить всем присутствующим на встречи благодарность за участие в собрании.

Для того, чтобы все участники QBR были заинтересованны в течении всего процесса встречи, следует придерживаться следующих простых правил:

• Не нужно зацикливаться на слайде, если чувствуется отсутствие интереса у публики к его содержанию. Каждый сможет вернутся к имеющейся у него него копии, при необходимости;
• Слайды должны быть говорящими и содержать больше количество красочно представленной информации, так как большое количество текста, который необходимо прочитать, быстро утомляет публику;
• В процессе QBR обязательно должно быть взаимодействие между всеми участниками встречи;
• Для более качественного восприятия информации следует использовать тембр голоса. Ускорять голос необходимо, когда речь идёт об известных всем процессах, а медленный тембр и тишина отлично подойдут для концентрации внимания публики на определённой информации;
• Игра голосом также является отличным помощником способным преподнести информацию более доходчиво. Громкий голос лучше подойдёт для важных моментов, а низкий для драмы;
• Воодушевленное и приподнятое настроение ведущего встречи всегда благоприятно сказывается на ее участниках;
• Движение во время преподнесения информации лишний раз привлекает внимание к оратору, поэтому им не стоит пренебрегать;
• Для разрядки атмосферы можно использовать постороннее от плана отступление или историю, если они являются уместными.