Разбираем преимущества Agile-управления финансами по сравнению с традиционными методами. Почему Agile подход эффективнее для финансовой стратегии компании.

Agile финансы – это аналитическая работа, выполняемая для поддержки бизнеса в целом и отдельных его составляющих. Благодаря этому они становятся более гибкими, могут быстро адаптироваться к изменениям рынка, реагируют на запросы клиентов и в целом улучшают свои конкурентные преимущества.

К самым основным преимуществам легко можно отнести высокую скорость принятия решений, упрощенную форму расчетов и быстрое перераспределение ресурсов.

По данным исследователей, за последние три года, среди наиболее прогрессивных компаний, использующих Agile финансовую модель, 95% отмечают положительный процент роста.

Agile уже достаточно давно пользуется популярностью у современных компаний. Гибкость этой методики помогает им стать более адаптивными, развить творческий подход к организации управления и справляться с трудностями в нестабильные времена. Однако существует один жизненно важный элемент, который сложно поддается изменениям и не так гибок – это финансы.

Но прежде рассмотрим принципы, лежащие в основе лидерства в Agile, и сравним их с традиционной формой управления, чтобы понять, из чего состоят Agile финансы.

Необходимость действий

Традиционная модель: Предпринимаются один раз в год, но глобально. В основном это утверждение бюджета и планирование.

Agile: Гибкий процесс реализации необходимых действий. Их можно поделить на несколько специализаций: стратегические, такстические, срочные (или оперативные).

Кто принимает решение

Традиционная модель: Решения принимаются только руководителями, которые обычно далеки от самого процесса, связанного с каким–либо решение. Затем результат передается дальше, сотрудникам компании.

Agile: Процессы принятия решений адаптированны к способности прогнозировать. Легкое отслеживание прогресса позволяет доверить конкретные полномочия (принятие решений) сотрудникам, работающим с вопросом, который требует решения.

Обратная связь и продуктивность

Традиционная модель: Обратная связь выражается путем обсуждения отклонений от плана (бюджета), который был принят раньше, без учета возможных барьеров.

Agile: Поддержка постоянной обратной связи, чтобы повысить эффективность работы.

Цель

Традиционная модель: Основное внимание уделяется показателям, отображающим состояние бюджета.

Agile: Основная цель – привлечь людей к самостоятельному принятию решений.

Инновации, творческий подход

Традиционная модель: Четкое следование годовому плану, которое не предполагает введение новшеств и отклонений, так как они считаются опасными.

Agile: Постоянное развитие и реагирование в соответствии с ритмом работы. Работа на постоянное улучшение.

Ответственность

Традиционная модель: Люди несут ответственность только за результаты, даже если была поставлена сложная задача, требующая большого количества времени на выполнение.

Agile: Работа в команде, у которой общие цели.

Сотрудничество

Традиционная модель: Четкая иерархия. Все предложения и идеи передаются руководителю, но могут не выноситься на обсуждение.

Agile: Команды работают сообща, что упрощает процесс передачи данных и ускоряет решение проблем.

Таким образом, мы можем сделать вывод, что любая компания, решившая преобразовать традиционный способ управления финансами в сторону Agile, добьется следующих результатов:

• Сократится количество вычислений, которые нужно проводить вручную, а значит гораздо больше времени остается на другие задачи;

• Команды больше сотрудничают между собой;

• Повышенный уровень доверия и прозрачность операций;

• Стоимость ниже, а рентабельность выше;

Agile финансы – это не только использование небольших команд, методики Канбан или работа в спринтах. Это скорее аналитическая работа, выполняемая для поддержки бизнеса в целом и отдельных его составляющих. Благодаря этому они становятся более гибкими, могут быстро адаптироваться к изменениям рынка, реагируют на запросы клиентов и в целом улучшают свои конкурентные преимущества.

Чтобы вашу компанию можно было назвать гибкой, она должна использовать Agile подходы для получения максимальной выгоды с финансовых операций. Все должно работать бесперебойно и иметь следующие характеристики:

1. Масштабируемые и эффективные бухгалтерские операции.

2. Для измерения и управления прогрессом компании, нужно знать показатели продуктивности и производительности, а также основные этапы, позволяющие бизнесу применять новые стратегии и быстро выводить на рынок продукты и услуги.

3. Общее представление о работе бизнес–модели, которое позволит предоставить необходимые данные для дальнейшей разработки стратегии, а также получить данные о том, что важно для успеха этой бизнес–модели.

4. Предоставление полного объема нужных данных сотрудникам, которые занимаются планированием, так как основная причина банкротства заключается в том, что компании пренебрегают внешними рисками, о которых они уже знали, но не подготовились или упустили на этапе выстраивания стратегии развития.

5. Обеспечение прозрачности бизнеса, чтобы была возможность отследить, что работает, а что – нет.

Иногда руководители компаний (да и сам коллектив) не понимают, что они самостоятельно усложняют процесс планирования и прогнозирования бюджета, продолжая использовать сложные и утомительные процессы, которые невозможно реализовать без привлечения огромного количества сотрудников. Отдел финансов компании обычно полагается на разные таблицы, шаблоны, электронные почты, не говоря уже о том, что обрабатывать и передавать такие объемы информации – это долгий процесс.

Но выход есть и он проще, чем вам кажется. Система Agile финансов уже не новость, но, однако, далеко не все компании успели осознать ее перимущества:

1. Повышение скорости принятия решений

В основе системы Agile финансов лежат scrum–команды. Это небольшие кросс–функциональные группы, которые тесно связаны между собой. Так они могут ежедневно отслеживать ход выполнения работы, решать возникающие проблемы и эффективно анализировать отчетность. Такая схема работы подойдет и для финансовых отделов компании.

В них также создаются небольшие группы, которые регулярно пересекаются и имеют функциональные полномочия для принятия срочных решений по продвижению проекта, что, конечно, влияет и на скорость. Работа в таком темпе означает, что внимание сотрудников будет сосредоточенно на приоритетных задачах.

2. Упрощение процесса подсчетов

В финансовой системе компании обычно задействованно множество людей. Они анализируют, планируют, утверждают бюджеты и т.д. Agile финансы не требуют такого огромного штата, так как позволяют финансовому отделу упростить линию подотчетности и сократить количество людей, которые должны принимать решения. Вы даже можете рассмотреть возможность автоматизации процессов утверждения, чтобы исключить какое–то стороннее вмешательство в финансовую систему и обеспечить прозрачность обоснования каких–либо решений.

3. Быстрое перераспределение ресурсов

Гибкость означает также, что если в каком–то сегменте бизнеса возникает угроза появления проблем, вы можете быстро направить все нужные ресурсы туда, чтобы избежать ухудшения ситуации.

В крупных компаниях обычно возможность быстрого перераспределения означает, что все сотрудники имеют несколько квалификаций, что позволяет им переключаться между должностями. А также это значит, что компания может воспользоваться услугами аутсорсинга, т.е. нанять сотрудников из других компаний для выполнения какой–то конкретной задачи, что тоже помогает быстро перенаправить ресурсы так, чтобы покрыть нехватку там, где это необходимо.

Конечно, для реализации такого устройства финансового отдела, руководитель должен убедиться, что все группы обеспечены ресурсами и обучены для того, чтобы быстро среагировать в случае подобной ситуации.

4. Более широкий набор навыков

Agile финансы требуют от сотрудников и развитие новых навыков. В ближайшем будущем роль бухгалтера изменится благодаря автоматизации интеллектуального труда.

К таким изменениям можно отнести:

• Интернет вещей, который повлияет на разработку бизнес–моделей, так как при использовании каких–либо продуктов, клиент оставляет информацию, которая отображает сферу его потребностей и интересов.

• Автоматизация, которая уже активно используется для упрощения рутинных процессов в финансовой сфере.

• Сервисы анализа, которые позволяют получать необходимые данные о финансах практически мгновенно, когда вам это необходимо.

5. Успешные примеры

По данным исследователей, за последние три года, среди наиболее прогрессивных компаний, использующих Agile финансовую модель, 95% заявляют о положительном проценте роста.

Такой успех других компаний в использовании Agile финансов быстро сделал этот подход популярным. Поэтому и в этом тексте мы не обойдем стороной тему внедрения такой методологии в вашу компанию. Вот несколько советов, которые обязательно помогут вам:

1. Обучайте сотрудников

За каждой финансовой системой стоят реальные люди. Эти специальсты в первую очередь должны разбираться в принципах работы Agile в целом и в рамках финансового отдела. Поэтому один из важнейших шагов – это обучение базовым ценностям Agile и открытое решение финансовых проблем. Цель в том, чтобы настроить сотрудников на правильные обсуждения. Вы скорее всего удивитесь тому, насколько люди будут открыты изменениям, после того, как поймут саму концепцию.

2. Объясните преимущества

Расскажите вашему коллективу обо всех тех преимуществах, которые может предложить методика Agile финансов. Объясните, что не так в вашем текущем процессе работы с финансами и как ее можно улучшить или даже сделать легче. Если ваши сотрудники будут видеть явные преимущества такой системы, они гораздо активнее будут помогать вам внедрять изменения.

3. Визуализация и упрощение

Часто в коллективе могут возникать сомнения в правильности и необходимости происходящих изменений. Это связано с тем, что нововведения могут показать сложными, непонятными и ненужными. В таком случае постарайтесь сделать сложные процессы как можно легче и визуализировать все ваши, альтернативные стандарным, решения. Таким образом, команда будет понимать, что происходит, да и вам будет проще отслеживать ход работы и внедрения системы Agile финансов.

4. Поддерживайте команду

Для того, чтобы Agile трансформация в сфере финансов прошла успешно, крайне важно, чтобы руководитель команды следил за самим процессом и реакцией на него. Возможно вашему коллективу понадобится поддержка руководителя и тут дело не в том, что сама трансформация – это сложно и медленно, а в том, что это требует фундаментального изменения мышления относительно обычных принципов работы. Но, конечно, все преимущества такого метода стоят того.

Заключение

В условиях современного мира, когда технологии меняются все быстрее, работа по устаревшим моделям может быть разрушительна для вашего бизнеса. Если финансовая система не будет поддерживать гибкость, бизнес и операции не смогут полностью раскрыть свой потенциал при переходе на Agile.

Agile управление финансами может быть достигнуто за счет доверия и прозрачности. А любая компания, решившая перейти с традиционного способа управления финансами на Agile финансы, может сэкономить время на подсчетах, улучшить отношения в коллективе, увеличить рентабельность и в целом повысить доход компании.