Этапы бизнес анализа: от цели до реализации

Каждый бизнес имеет множество процессов, эффективность которых нужно постоянно оценивать, чтобы находить слабые стороны или, наоборот, возможности для улучшений. Ведение отчетности дает лишь часть представления о том, как на самом деле обстоят дела в компании. Существует большое количество внешних и внутренних факторов, влияющих на результаты деятельности компании, которые не входят в повседневную документацию. Да и будем честными, не каждая организация добросовестно документирует все свои действия и процессы, особенно на начальных этапах становления.

Бизнес–анализ позволяет рассмотреть процессы внутри компании с разных сторон как изнутри, так и снаружи. Он дает понять, в какое время и какие аспекты могли повлиять на результаты, были ли допущенные ошибки случайными или это закономерность, которая значительно снижает производительность и увеличивает издержки.

Благодаря этой информации можно своевременно предпринять меры по устранению ошибок и повышению эффективности бизнеса.

Условно бизнес–анализ можно разделить на внутренний и внешний. В первом случае изучаются процессы компании и их взаимосвязи между собой. Во втором случае изучается среда, в которой находится предприятие, и то, как она на него влияет.

Что дает компании анализ бизнес–среды?

– Понимание того, как можно снизить уровень издержек. Например, за счет смены поставщиков услуг или выбора более экологически чистого и экономичного маршрута поставки товаров в магазин или пункт выдачи заказов.

– Помогает в поиске решения проблемы. Например, конкуренты или партнеры на рынке сталкивались с аналогичной ситуацией, которую им удалось успешно разрешить. В этом случае чужой опыт можно адаптировать под собственную проблему и решить проблему наиболее выгодным образом.

– Для того, чтобы понять, когда необходимо завершить проект или вывести продукт с рынка. В разработку товара или услуги было вложено действительно много ресурсов и усилий. Однако каждый продукт или проект имеет свой жизненный цикл, который неизменно заканчивается выходом с рынка. На смену приходит новый товар или услуга, в большей степени соответствующий текущим условиям рынка и запросам потребителей.

– Анализ внешней среды поможет повысить эффективность работы конкретного отдела. Это можно реализовать за счет регулярного обучения специалистов, а также внедрения новых инструментов и практик. Для этого необходимо изучить различные системы управления и стандарты, чтобы применить их в своих бизнес–процессах и тем самым повысить производительность подразделений.

– Благодаря анализу внешней среды можно обнаружить риски и возможности для бизнеса. В первом случае компания предпримет необходимые меры по снижению влияния негативных факторов на производительность и качество. Во втором случае можно найти средства и инструменты, способные повысить эффективность процессов.

– Для новичков анализ среды будет полезен для понимания того, разработкой и продажей какого продукта лучше заниматься. То есть актуальные запросы потребителей и долгосрочные тренды, которые стоят вложений.

Теперь разберемся, какие цели и задачи преследует бизнес–анализ самой компании. В целом, разница небольшая с внешним анализом бизнес–среды, но угол обзора разный.

– Анализ внутренних бизнес–процессов позволяет обнаружить потери и лишние статьи расходов, которые можно сократить. Для этого можно от них отказаться совсем или оптимизировать процессы, чтобы повысить эффективность и снизить уровень издержек.

–Руководством компании может выявить очевидную проблему. Например, различные цеха производства работают в разном темпе. Анализ помогает понять, какие именно существуют препятствия, так как они могут оказаться причиной возникновения проблемы. На основе этого будет создан план мер, необходимых для оптимизации, чтобы сократить время выхода продукта на рынок и наладить взаимодействие между подразделениями.

– Оптимизация процессов не всегда нужна по причине возникновения каких–либо проблем. В некоторых случаях анализ стоит провести, чтобы оценить свои возможности и ресурсы, так как их можно задействовать для улучшения эффективности и качества. Это, в свою очередь, позволит добиться большей конкурентоспособности и устойчивости к изменениям во внешней среде.

Например, анализ может выявить свободные ресурсы, которые можно направить на автоматизацию некоторых процессов. Во–первых, это избавит сотрудников от лишней рутины, а значит, их усилия можно направить на другие задачи. Во–вторых, это улучшит качество выпускаемой продукции и услуг, так как благодаря автоматизации также осуществляется контроль соответствия стандартам производства. В–третьих, сокращается время поставки товара конечному потребителю. Ну и, в–четвертых, есть возможность увеличить объемы производства, а значит и повысить прибыль.

В целом бизнес–анализ помогает принимать управленческие решения, основываясь на фактических данных, а не на чьих–то интуитивных догадках. Пусть даже это очень опытный человек.

Этапы проведения бизнес–анализа могут отличаться в зависимости от выбранного метода исследования. Ниже перечислим основные инструменты и подходы к аналитике, а также их этапы.

BPM – моделирование бизнес–процессов.

BPM (Business Process Management) – называют метод управления и оптимизации бизнес–процессов внутри организации с целью повышения их эффективности и производительности. Он включает в себя такие элементы, как анализ, проектирование, выполнение и мониторинг процессов для достижения поставленных целей.

Данный метод включает в себя несколько последовательных этапов.

– Моделирование процессов.

Данный этап необходим для того, чтобы понять, как процессы работают на самом деле. Для этого используются различные инструменты визуализации и нотации, такие как BPMN (Business Process Model and Notation).

– Анализ.

После того, как модель процессов готова, осуществляется ее детальный анализ с целью выявления узких мест, потерь и ошибок, снижающих продуктивность. Кроме того, идентифицируются возможности, благодаря которым можно улучшить показатели эффективности и сократить расходы.

– Реализация.

На основе проведенного анализа создается план мероприятий по устранению проблем и ограничений. Он может включать в себя внедрение стандартов, новых инструментов и методологий, а также автоматизацию процессов с помощью различных программ и оборудования.

– Мониторинг.

Внести изменения недостаточно. Чтобы оценить эффективность предпринятых мер, необходимо определиться с KPIs. Показатели должны быть как количественными, так и качественными, чтобы можно было сделать более однозначные выводы. В случае необходимости требуется внести корректировки в план изменений для достижения наиболее эффективных результатов.

– Оптимизация.

Данный этап подразумевает постоянное улучшение бизнес–процессов с учетом проведенного анализа и аспектов окружающей среды.

Благодаря внедрению ВРМ проводится постоянный анализ всех процессов, что позволяет своевременно идентифицировать проблемы и устранять их.

Метод CATWOE

Обычно данный подход к бизнес–анализу осуществляют, когда планируют внедрить что–то новое. С помощью этого метода удается определить четкую цель и ожидаемые результаты, а также дать описание и требования к проекту.

В аббревиатуре CATWOE скрыта расшифровка определенных терминов и вопросов, которые и составляют основу метода.

C – Customers (Клиенты), то есть те, на кого направлена деятельность компании, ее продукция и услуги. Для их идентификации используются следующие вопросы:

– Кто является конечным пользователем или клиентом?

– Какие потребности и ожидания есть у клиентов?

A – Actors (Актёры), то есть исполнители, ответственные лица. Это могут быть как специалисты подразделений внутри компании, так и подрядчики и исполнители из внешней среды. Чтобы их найти, нужно ответить на такой вопрос, как:

– Кто принимает участие в реализации продукта или процесса?

T – Transformation Process (Процесс трансформации), то есть основные процессы, которые осуществляются в компании и за ее пределами. Они нуждаются в трансформации, чтобы улучшить производительность и полученные результаты.

– Какие основные процессы или функции осуществляются в бизнесе?

– Каким образом осуществляется превращение входных данных в выходные?

W – Weltanschauung (Мировосприятие), то есть условия окружающей среды, которые в негативном или в положительном ключе влияют на деятельность компании и ее производительность. Например, система налогообложения, доступность банковских услуг, политическая обстановка, социальные особенности региона и т.д.

– В каком контексте находится бизнес в настоящий момент?

– Какое значение имеет текущая ситуация во внешней среде? Какие предпосылки лежат в её основе?

O – Owner (Владелец), все заинтересованные лица, такие как руководители, владельцы и инвесторы, которые заинтересованы в успехе бизнеса.

– Кто является владельцем или заинтересованным лицом?

– Кто обладает полномочиями вносить изменения и принимать решения?

E – Environmental Constraints (Экологические ограничения), то есть законодательные акты, регулирующие деятельность бизнеса с точки зрения его влияния на окружающую среду. Это не только экология, но также отраслевые стандарты качества, технологические ограничения, экономические условия и так далее.

– Какие внешние ограничения или условия влияют на бизнес?

Благодаря этому методу анализа бизнеса, можно узнать:

– Кто является лицом, принимающим решения;

– К кому можно обратиться для решения определенных вопросов и задач;

– Какая документация регулирует деятельность компании, может влиять на ее процессы, качество выпускаемой продукции и услуг;

– Как и какие факторы влияют на эффективность предприятия;

– Какие требования к бизнесу и его продукции имеются в настоящий момент.

Метод MoSCoW

Этот метод обычно используется не напрямую для проведения анализа бизнес–процессов. Но, тем не менее, подразумевает этот процесс для того, чтобы определить приоритетность задач и требований в управлении проектами. Аббревиатура расшифровывается как:

M – Must have (Обязательно нужно) – критические требования, имеющие стратегически важное значение для успеха проекта или продукта. Без их выполнения работа будет считаться провальной и неэффективной.

Например, это может быть соответствие отраслевым нормам, без которых вообще невозможно осуществлять продажу товаров и услуг.

S – Should have (Следует иметь) – требования, также имеющие высокий уровень важности, но менее приоритетные, чем предыдущие. Без их исполнения проект или продукт не провалятся, но будут иметь меньшую ценность и эффективность.

Например, приложение может соответствовать основным требованиям пользователей. Однако его эффективность и конверсия будут выше, если разработчики поработают над улучшением пользовательского опыта.

Co – Could have (Могло бы быть) – требования, которые не являются обязательными, но все–таки имеют некоторую пользу. Они добавляют ценность продукту, поэтому их можно реализовать в третьестепенной очереди по мере возможностей.

Например, это могут быть какие–то визуальные улучшения на сайте или в приложении, которые не то чтобы сильно повлияют на пользовательский опыт, но доставят определенное эстетическое удовольствие.

W – Won't have this time (Не будет на этот раз) – требования, которые не обязательно реализовывать в текущей версии продукта. Их можно добавить со временем, если их ценность действительно подтвердится.

Например, это может быть какая–то идея для функционала, которая в момент реализации не была доведена до ума.

Благодаря методу MoSCoW можно сосредоточить усилия на действительно значимых целях и задачах, имеющих важное значение для успеха бизнеса или проекта. Это особенно полезно в условиях сжатых сроков и ограниченных ресурсов.

Для того, чтобы провести анализ процессов компании, используется множество различных инструментов и подходов. От этого зависит количество и последовательность этапов исследования деятельности бизнеса, а также внутренних и внешних факторов, которые на него влияют.

Ниже рассмотрим основные методы бизнес–анализа.

PESTLE–анализ

Метод, используемый для анализа внешних факторов рынка, которые влияют на бизнес и его эффективность. Данный подход исследует шесть основных аспектов окружающей среды, такие как:

– (Political), политика – это не только наличие субсидий и помощи от государства, но и общая обстановка как внутри государства, так и в международных отношениях. Это может влиять на логистику, поставки, партнерства и т.д.

– (Economic), экономика – экономическая обстановка в стране и в мире, уровень платежеспособности населения, условия банковских и других кредитных организаций и прочее. Все это может влиять на управление ресурсами бизнеса, а также на потребительское поведение.

– (Social-culture), социальные и культурные факторы – количество семей и их состав, уровень образования, социальные и культурные особенности отдельно взятых регионов и прочее. Этот аспект также можно отнести к показателям моделей поведения потребителей и их принципам выбора товара или услуги.

– (Technological), технологии – наличие и уровень развития технологий в стране и мире, которые используются повсеместно среди физических лиц и бизнеса.

– (Legal), юридические аспекты – текущие законодательные и нормативные акты, которые могут влиять на управление бизнесом. Например, антимонопольное законодательство, регулирующее конкурентные отношения на рынке.

– (Environmental), экологические факторы – особенности климата и погоды, а также прочие факторы окружающей среды, которые могут повлиять на работу бизнеса. Например, риски катаклизмов.

Анализ внешних факторов позволяет компании лучше подготовиться к возможным изменениям и сократить количество издержек.

SWOT–анализ

Пожалуй, один из самых популярных методов анализа бизнеса. Он позволяет исследовать как внутренние, так и внешние факторы, которые влияют на продуктивность и эффективность компании.

С помощью этого инструмента можно визуализировать данные о сильных и слабых сторонах бизнеса, а также о рисках и возможностях окружающей среды. Он состоит из четырёх элементов:

– Strengths, сильные стороны – обеспечивают конкурентное преимущество на рынке. Например, наличие инноваций или высококвалифицированный персонал.

– Weaknesses, слабые стороны, из–за которых бизнес уступает конкурентам. Либо то, что ухудшает положение компании на рынке. Например, устаревшее оборудование, большое количество ручного труда, некачественное сырье и т.д.

– Opportunities, возможности, способные принести пользу бизнесу или стать для него точкой роста. Например, льготные условия кредитования для развития отрасли или субсидии от государства.

– Threats, угрозы – могут реально или потенциально навредить бизнесу или проекту. Например, природные катаклизмы в горных регионах, которые могут навредить логистике, такие как землетрясения, оползни, лавины и прочее.

Чаще всего SWOT–анализ используется для запуска нового проекта или продукта, а также для оценки текущего состояния бизнеса, чтобы понять, каким образом его можно улучшить.

Существуют и другие методы проведения бизнес–анализа и окружающей его среды. Важно, чтобы в процессе использовались актуальные и достоверные данные. Это позволит сократить количество возможных ошибок в процессе выведения результатов и составления плана действий по оптимизации.

Для повышения эффективности исследований могут использоваться различные вспомогательные инструменты автоматизации и аналитики. Например, такие, как Google Analytics и CRM–системы.

По итогам анализа, компания должна получить следующие данные:

– Финансовое положение бизнеса в целом и его отдельных подразделений, которые существуют автономно.

– Количественные и качественные показатели эффективности в виде графиков и диаграмм. Цифры и описание должны быть реалистичными, так как от этих результатов зависит будущее развитие бизнеса.

– Издержки и затраты за прошедший и текущий период времени. Это позволит отследить динамику экономических изменений, удалось ли за счет изменений улучшить положение и прочее.

– Наличие и текущее состояние активов и пассивов компании.

– Ключевые процессы бизнеса, их сильные и слабые стороны. На основе этого создается план мероприятий по оптимизации и устранению проблем.

– Какие процессы нужно убрать, потому что они не добавляют пользы проекту или продукту, а какие, наоборот, добавить, чтобы улучшить показатели эффективности и качества.

– Текущие и долгосрочные проблемы, причины их возникновения, а также реальные и потенциальные последствия, если их не устранить.

Для удобства это оформляется в виде тезисов, таблиц, диаграмм и графиков. Таким образом, удается структурировать информацию, избавить ее от лишней воды, что упрощает анализ и принятие решений.