Scrum вне IT
Традиционно считается, то Scrum был создан для организации работы по разработке программного обеспечения в IT – сфере.
Но мало кто задумывается (и что важно применяет!) Scrum для организации работы в других отраслях. Что печально, так как организация работы по Scrum значительно повышает эффективность бизнеса (об этом мы и поговорим в данной статье).
Тем более, что первоначально Scrum применялся в организации производства (производственная система компании Toyota) и боевой авиации (цикл OODA концепции применения боевой авиации, включающий в себя четыре составляющих: observe («наблюдать»), orient («ориентироваться»), decide («решать»), act («действовать»)).
Кстати, Scrum зародился совсем недавно:
В 1986 году Хиротака Такэути и Икудзиро Нонака обращают внимание на то, проекты, над которыми работают небольшие команды из специалистов различного профиля, обычно систематически производят лучшие результаты (назвав это подход «регби»).
И только в 1991 году ДеГрейс и Шталь в книге «Нечестивые проблемы, праведные решения» навал такй подход Scrum.
Итак, что же такое Scrum?
Scrum — легкий фреймворк, который помогает людям, командам и организациям создавать ценность с помощью адаптивных решений комплексных проблем.
Вкратце Scrum требует, чтобы Scrum Master способствовал возникновению среды, в которой:
- Product Owner упорядочивает работу по решению комплексной проблемы в Product Backlog.
- Scrum Team в ходе Sprint превращает выбранную работу в Increment, несущий ценность.
- Scrum Team и заинтересованные лица инспектируют результаты и вносят правки для следующего Sprint.
- Повторить.
Справочно: для работы по Scrum рекомендуется использовать Руководство по Scrum, которое было разработано в начале 1990-х, чтобы помочь людям во всем мире лучше понимать Scrum. Актуальную версию от ноября 2020г. можно скачать по ссылке https://scrumguides.org/docs/scrumguide/v2020/2020-Scrum-Guide-Russian.pdf
Давайте сравним эффективность традиционной организации работы отдела продаж и организации работы по Scrum :
Роли в отделе в отделе продаж
Scrum Master- заместитель руководителя отдела, главный менеджер. Задача, кроме выполнения основных задач следить за тем, чтобы организация работы была по Scrum.
Он несет ответственность за применение Scrum в соответствии с Руководством по Scrum, помогая всем понять теорию и практики Scrum, как внутри Scrum Team, так и в организации.
Product Owner- руководитель отдела.
Он несет ответственность за максимизацию ценности продукта, получаемого в результате работы Scrum Team, отвечает полностью за организацию отдела продаж и выполнение плана)
Scrum Team- менеджеры отдела продаж.
Increment- новые сделки/продажи- выполнение плана продаж.
Product Backlog- перечень мероприятий для выполнения плана продаж.
Ивенты Scrum в отделе продаж
Роли распределены. Теперь посмотрим какие мероприятия необходимо проводить в рамках Scrum:
Sprints — согласно руководству по Scrum это отрезок времени, где идеи превращаются в ценность. Это событие фиксированной продолжительности не более одного месяца для обеспечения согласованности.
В случае с организацией работы отдела продаж рекомендуется продолжительность Sprint – 1 неделя.
В ходе Sprint:
- не вносятся изменения, которые могут поставить под угрозу выполнение цели;
- не снижается качество;
- Список задач (Product Backlog) уточняется по мере необходимости;
- по мере появления новых знаний содержание работы может быть уточнено и пересмотрено с начальником отдела продаж (Product Owner).
Sprint Planning – (инициирует Sprint), планирует работу, которую необходимо выполнить в этом Sprint.
Результатом события становится план, созданный совместными усилиями всем отделом (Scrum Team).
В процессе планирования должны быть получены ответы на вопросы:
- почему нам нужно выполнить эти задачи?
- какой результат мы можем показать за неделю?
- что для этого нужно сделать?
Рассмотрим на примере:
Цель: за неделю заключить новых сделок на 10 млн.рублей.
Процесс планирования выглядит так:
- почему нам нужно выполнить эти задачи? Для выполнения ежемесячного плана продаж.
- какой результат мы можем показать за неделю? Заключить новых сделок на 10 млн. руб.
- что для этого нужно сделать?
- Обзвонить действующих клиентов и уточнить наличие потребности;
- Отработать маркетинговые компании и входящий поток;
- Разослать коммерческие предложения в 100 компаний;
- Обзвонить ранее обращавшихся, но не совершивших покупку клиентов.
Daily Scrum – ежедневное мероприятие продолжительностью не более 15 минут, где происходит инспекция прогресса в достижении цели, адаптация списка мероприятий по мере необходимости, корректировка запланированной предстоящей работы.
Данное событие проводится в одно и то же время, в одном и том же месте, каждый рабочий день (очень похоже на «утреннюю планерку»).
Sprint Review мероприятие для инспекции результата за неделю (Sprint) и выявление возможностей для адаптации.
Менеджеры отдела продаж представляет результаты своей работы ключевым заинтересованным лицам (обычно начальнику отдела и начальнику подразделения), и обсуждают прогресс в достижении цели.
Для отдела продаж рекомендуемая продолжительность данного мероприятия не более 40 минут 1 раз в неделю в пятницу во 2 половине дня.
Sprint Retrospective завершает Sprint.
Здесь менеджеры отдела продаж обсуждают, что прошло хорошо за неделю, с какими проблемами они столкнулись, и как эти проблемы были (или не были) решены, так же определяют наиболее полезные для повышения эффективности изменения. Улучшения с самым высоким влиянием реализуются в кратчайшие сроки. Они могут даже быть добавлены в список мероприятий на следующую неделю.
В отделе продаж рекомендуется проводить в понедельник вначале рабочего дня или в пятницу в конце дня.
Эффективность традиционной организации работы отдела продаж и организации работы по Scrum
Как видим, организация работы отдела продаж по Scrum гораздо эффективнее традиционной организации работы. Более того, достоинство организации работы по Scrum в том, что переход на такую систему не требует значительных материальных вложений, но сложность заключается в том, что этот требует значительной перестройки сознания сотрудников и разделения ими ценностей Scrum (что зачастую бывает очень и очень сложно!!).
Кстати организовать работу по Scrum возможно не только отделу продаж, но и любому другому отделу компании, который имеет нестандартную/не имеющую четких алгоритмов решения проблему/задачу и возможность в течении Sprinta выдать продукт, несущий ценность.