Изучите, как цифровая трансформация влияет на HR: современные инструменты и новые возможности. Стратегии интеграции цифровых технологий в управление персоналом.

В 2021 году большинство организаций выбирают для себя приоритетным направлением развития цифровую трансформацию HR–направления. В условиях пандемии 2020 года трансформация процессов HR переходит из тренда в необходимость.

• Установите четкую цель;
• Пригласите всех на борт;
• Не усложняйте вещи слишком сильно;
• Расставляйте приоритеты в идеях.

По наблюдениям компании Onellect 2021 году 67% организаций выбирают в качестве стратегического направления развития бизнеса цифровую трансформацию HR–направления. В условиях пандемии 2020 года трансформация процессов HR переходит из тренда в необходимость. В силах HR оказать бизнесу поддержку в формулировании и дальнейшей реализации цифровой стратегии, провести работу с сотрудниками и внести изменения в саму систему управления персоналом.

Выбирая подобное направление стратегического развития для своей компании, важно разграничивать понятия цифровой трансформации и автоматизации.

Цифровая трансформация – это не просто внедрение в компанию какого–то современного продвинутого программного обеспечения. Процессы трансформации более глубинные и затрагивают всю компанию в целом: структуру, методы и принципы работы в команде, аналитические метрики и подходы к хранению данных. Неизменным и ключевым ресурсом остаются люди, сотрудники каждой компании.

По данным CEB (Gartner) HR–руководители в качестве дополнительных целей на 2021 год выделяют:

• 68% — формирование критических навыков и компетенций

• 46% — создание и внедрение стратегии управления изменениями

• 44% — формирование кадрового резерва

Между различными приложениями для совместной работы, доступными на рынке, есть много общего. Чтобы гарантировать, что они хорошо интегрированы со своей командой, отдел кадров обычно может использовать самый популярный инструмент, используемый остальными сотрудниками компании. Будь то Skype, Slack или Microsoft Teams.

В более крупных компаниях, где отделы кадров также обычно крупнее, наиболее часто используемым инструментом являются Microsoft Teams. Microsoft Teams является частью пакета Microsoft 365, поэтому это более простой переход для организаций, которые уже пользуются Microsoft 365 или Office 365.

Microsoft Teams для HR–отделов помогает повысить производительность

Департаменты, которые начали использовать Microsoft Teams для решения своих повседневных задач, сообщают, что их работа стала более продуктивной, и они улучшили общение со своими коллегами.

Тем не менее, благодаря интеграции других инструментов Microsoft Office, эти группы могут еще больше повысить свою производительность. Например, с помощью OneNote сотрудники отдела кадров могут делать снимки и заметки, а затем напрямую связывать их с текущим обсуждением Microsoft Teams. Чтобы максимально использовать возможности Microsoft Teams, можно использовать многие другие интеграции, включая надстройки сторонних производителей, которые могут существенно сэкономить время и усилия для любой организации.

Как часто вы слышали истории (или сами были их участником), когда сотрудник вышел на работу, с ним началось проводиться обучение, знакомство с компанией, но совершенно по непонятным причинам, спустя некоторое время (от 1 дня до полутора месяцев) он исчезал в никуда и больше не возвращался? Уверены, что многие в своей практике сталкивались с такой проблемой.

Согласно исследованию Bersin (подразделение Deloitte, отвечающее за HR–бенчмаркинг):

· 4% новых сотрудников покидают компанию после первого же «ужасного», по их словам, дня работы.

· 22% новых сотрудников покидают компанию в течение первых 45 дней.

· Потери компании при уходе сотрудника в первый год превышают затраты на его же зарплату в три раза.

Мы попытались разобраться в ситуации и выявили самые популярные причины увольнения сотрудников на этапе адаптации:

Казалось бы, все очевидно и лежит на поверхности, но если капнуть глубже оказывается не так–то просто проработать эти «проблемные зоны». Компания Coca Cola поделилась своим опытом для сокращения текучки среди торговых представителей: в первый же день они устраивали для нового сотрудника знакомство с руководителем, командой, вливали их в свои рабочие процессы, показывая всю цепочку От и До, и параллельно на фоне этого, уже в первый же день сотрудник получал для работы личный планшет, машину и первые задачи. И это реально сработало! Они не побоялись перегрузить их новой информаций и люди стали быстрее адаптировать к работе и вовлекаться в нее. Какие инструменты сработают у вас – покажет практика, но взять себе на анализ опыт коллег – ни для кого не будет лишним.

Чат–боты уже некоторое время применяются для различных бизнес–функций — от маркетинга до продаж и сервиса. Еще одна область, в которой они могут дать существенный положительный эффект — это HR.

Перед HR–командами стоит очень сложная задача с кажущимися противоречивыми целями: удерживать сотрудников сфокусированными и эффективными, при этом сохраняя их счастливыми и удовлетворёнными, помогать соблюдать work/life balance. HR–команды часто несут ответственность за удержание и отток сотрудников, не имея возможности управлять ими напрямую. От HR ждут, что они будут держать руку на пульсе очень большой базы сотрудников, при этом располагая довольно ограниченными ресурсами.

Много времени HR тратят на управление рутинными процессами, что может привести к потере фокуса на более приоритетные виды деятельности. И у HR не хватает времени, что бы подходить более индивидуально к каждому сотруднику, в то время как сами сотрудники всё больше в этом нуждаются. Еще более ограничена способность активно взаимодействовать с сотрудниками, направлять и наставлять их на протяжении всей их карьеры.

Чат–боты могут помочь специалистам по персоналу, значительно расширив их возможности. Чат–боты могут помочь HR–командам выполнять важные обязанности и достигать невыполнимых целей.

На новых сотрудников приходится большое количество кадровых запросов, которые можно легко автоматизировать. Даже обычные процессы, такие как отслеживание посещаемости, отслеживание целей, анализ производительности, опросы сотрудников, остатки отпусков и т. д., можно существенно автоматизировать. Даже несмотря на то, что большинство компаний используют систему управления персоналом для автоматизации многих задач, чат–боты делают существующие системы намного более удобными и дружелюбными для пользователя, чем раньше, значительно увеличивая использование, удовлетворённость пользователей и соответствие требованиям.

Чат–боты помогают HR стать более доступным для сотрудников. Они могут предоставить мгновенные и точные ответы на распространенные запросы. Более сложные запросы могут быть автоматически расширены для рассмотрения и ответа человеком. Автоматизация часто задаваемых запросов освобождает отделы кадров для личной обработки более сложных запросов. Это позволяет им быстро реагировать и вмешиваться в деликатные ситуации. Это особенно полезно на этапах управления изменениями, когда предприятия вносят серьезные изменения в организацию или стратегию. Эти изменения приводят к появлению большого количества запросов от сотрудников за очень короткое время, которые необходимо решать очень быстро, чтобы не допустить возникновения проблем. Повышенная доступность особенно важна для сотрудников в удаленных местах, за пределами штаб–квартиры, которые лишены возможности вести коридорные беседы с отделами кадров.

Чат–боты позволяют отделам кадров взаимодействовать с каждым сотрудником индивидуально, один на один в соответствии с их личной ситуацией и проблемами. Чат–бот может поддерживать регулярный, проактивный контакт с каждым сотрудником в течение года, чтобы обнаруживать любые проблемы, которые необходимо решить для участия человека. Такие инструменты, как обработка естественного языка и анализ настроений, могут помочь чат–боту обнаруживать гнев, разочарование, демотивацию, истощение и связанные с этим проблемы. Основываясь на этих наблюдениях, чат–боты могут привлечь специалиста по персоналу для человеческого участия. Чат–боты также могут заранее рекомендовать время отпуска, клубы и мероприятия или другие ресурсы, доступные внутри или за пределами организации. Чат–боты могут при желании помочь сотрудникам быть физически активными и здоровыми, рекомендуя и отслеживая их ежедневные упражнения.

Чат–боты могут предоставить профессиональное руководство и наставничество каждому сотруднику. Инвестиции в карьерный рост каждого сотрудника — это, пожалуй, самая высокая рентабельность инвестиций для HR–команд и бизнес–организаций. Чат–боты помогут с адаптацией индивидуальных планов обучения и развития для каждого человека. Это могут быть как soft, так и hard skills, необходимые для профессионального успеха. Чат–боты могут укрепить культуру организации, рекомендуя соответствующие курсы повышения квалификации. Чат–боты могут оценить навыки сотрудников и рекомендовать курсы и модули, на которые сотрудники могут подписаться. Чат–боты также могут связывать их с наставниками в организации.

По сути, чат–бот может быть всегда активным, увлеченным и чрезвычайно персонализированным компаньоном — идеальным менеджером по персоналу. HR–команды, внедряющие чат–ботов, будут приближаться к успешному выполнению множества невыполнимых задач и противоречивых целей, которые ставят перед ними их организации.

Компания Onellect, основываясь на своем опыте проведения DT в HR, рекомендует следовать представленным ниже шагам для осуществления последовательной успешной трансформации.

1. Установите четкую цель

Прежде чем отправиться в большой путь трансформации HR, сначала установите четко определенную цель, которая имеет смысл с точки зрения бизнеса. В большинстве случаев эта цель будет заключаться в решении проблемы, с которой сталкиваются сотрудники.

Вот почему в процессе трансформации HR всегда следует уделять внимание сотруднику как конечному пользователю. Вот почему вы хотите, чтобы ваши сотрудники сами тестировали любую новую технологию, прежде чем вы ее внедряете.

1. Пригласите всех на борт

Это означает всех заинтересованных сторон, от сотрудников до высшего руководства и всех промежуточных звеньев. Когда дело доходит до цифровой трансформации HR — чего–то, что повлияет на всю организацию, — вам понадобится вся поддержка, которую вы можете получить, чтобы она стала успешной.

1. Не усложняйте вещи слишком сильно.

Всегда начинайте с простого и малого. Посмотрите на области ваших HR–процессов, которые можно сделать с помощью цифрового преобразования (предварительный отбор и набор, адаптация и адаптация, обучение и развитие, управление заработной платой и т. Д.). Поговорите об этом со своими сотрудниками и членами высшего руководства. Спросите их, что, по их мнению, должно быть приоритетом.

1. Расставляйте приоритеты в идеях.

Несомненно, в результате получится длинный список идей. Расставьте приоритеты на основе воздействия и усилий. Первое означает влияние оцифровки идей на бизнес, а второе — время и деньги, которые потребуются, чтобы фактически перевести идеи в цифровую форму.

Когда речь заходит о цифровом мире, HR — одна из самых недооцененных областей компании. Другие направления, будь то коммерция, разработка или ИТ, отбрасывают длинные тени, которые часто оставляют HR не более чем запоздалой мыслью.

Тем не менее, цифровая трансформация — это важный аспект долгосрочного успеха. Например, внедрение цифровых обновлений в HR может позволить команде делать многие вещи более эффективно, например:

• Управление информацией и анализ данных: организационные данные могут лучше отслеживаться, а информация о сотрудниках стать более управляемой.

• Более эффективный набор персонала: оцифровка процесса подбора персонала может позволить HR легче находить качественных кандидатов и оптимизировать программы адаптации.

• Общение сотрудников: современные сотрудники ожидают прозрачности и плотный уровень коммуникации.

• Поддержка непрерывного обучения: если HR становится подкованным в цифровых технологиях, это может открыть бесчисленные возможности для предоставления онлайн–программ развития сотрудников, как индивидуально, так и в группе.

С переходом на удалённый формат работы, перед сотрудниками HR возникает сложный вопрос, как повышать стремление сотрудников к самообучению, а так же стимулировать лояльность сотрудников к кампании. Так как компаниям всё менее выгодно вкладывать ресурсы в обучение сотрудников и повышение лояльности к компании, из–за так называемого "гостинга" (процесс, когда сотрудники склонны быстро менять место работы).

Так всё большую популярность набирает модель, где сотрудникам даётся максимальная возможность выбора участия в каждом проекте. В таком случае сотрудники делятся на две группы: «основной» и «запасной» состав на каждый проект. По итогу перед каждым проектом происходит определённый, так называемый "Кастинг" (мероприятия сбора команды, где выбор идёт с уклоном, не столько в компетенции сотрудника, сколько в желание принять участие в конкретном проекте). Так же сотрудникам дают возможность максимальной самостоятельной подготовки. По итогу повышается исполнительная ответственность каждого сотрудника и эффективность работы команды. При этом постоянная и динамическая вариация команд позволяет снижать эмоциональное выгорание сотрудников и общие знания в работе команды, что позволяет и лучше планировать объем работ, и быстрее находить сотрудников, которые могут выступать в роли экспертов на определённые темы.

Так в компаниях происходит и активное вовлечение к новым проектов и консультантов, и фрилансеров. Так исследование Intuit говорит, что к началу 2020 года 40% процессов компании будут отданы сторонним сотрудникам (http://http-download.intuit.com/http.intuit/CMO/intuit/futureofsmallbusiness/intuit_2020_report.pdf)

Итак, столкнувшись с неизбежностью удаленки, компаниям пришлось не только срочно пересматривать свои процессы, но и думать как выстраивать взаимодействие сотрудников в онлайне. О цифровой трансформации задумались даже скептики. Одной из самых популярных платформ для внутренних коммуникаций стал Microsoft Teams, с помощью которого тысячи компаний смогли организовать рабочее пространство и повысить вовлеченность удаленных сотрудников.

Microsoft Teams позволяет выстраивать коммуникацию в одном месте и это не просто мессенджер, а платформа, позволяющая проводить видео встречи и звонки как внутри компании, так и с привлечением клиентов и партнеров. Кроме этого есть возможность создавать отдельные каналы для ведения проектов и обсуждения конкретных вопросов, совместной работы с документами, планирования задач и организации неформальных мероприятий для сотрудников.

Касаясь темы трансформации HR–процессов среди российских компаний, стоит отметить, что лишь 9% компаний достигли достаточно высокого уровня цифровизации. Данная цифра оказывается действительно небольшой, если брать во внимание тот факт, что "на бумаге" работают целых 25% компаний. Что касается внедрения машинного обучения, предиктивной аналитики, а также технологий виртуальной и расширенной реальности (VR/AR), то статистика выглядит совсем плачевно — ни одна российская компания не достигла данного уровня цифровизации.

Трансформация HR–процессов в России имеет достаточно неравномерное распределение по отраслям. Такие сферы, как энергетика, строительство, а также образование находятся на позициях аутсайдеров по так называемому "уровню зрелости". В то же время розница, медиа и фармакология цифровизованы на достаточном уровне, по сравнению с иностранными компаниями. Лидерами среди отраслей в России по цифровизации HR являются финансы и банковская сфера, а также IT и телеком.

Трансформация HR начинается не с внедрения цифровых инструментов, а с изменения парадигмы и процессов компании. Применение цифровых инструментов для устаревшего видения бизнеса и HR–процессов не даёт необходимый эффект. С чего же стоит начать цифровую трансформацию HR?

Трансформация HR это проект, а значит нам потребуется эффективная проектная методология. Так как проект по цифровой трансформации HR будет включать в себя множество изменений, связанных с видением, процессами, а также внедрением цифровых инструментов, то нам потребуется методология Agile, которая позволяет ускорить процессы применения и адаптации изменений, а также быстро получать результаты.

Любое изменение требует описания текущей ситуации, поэтому необходимо составить карту текущего видения бизнеса на HR и проанализировать процессы. После сбора информации предстоит тщательно проанализировать текущую ситуацию, выделить наиболее важные области HR с которых стоит начать нашу трансформацию.

В текущих реалиях, когда большинство компаний переходят на удаленный формат работы, главными вызовами для HR–специалистов становится вопрос адаптации новых сотрудников, их оперативное обучение и внедрение в рабочие бизнес–процессы компании. Также HR–специалисту необходимо поддерживать вовлеченность персонала.

Удаленный формат осложняет выполнение задач по этим направлениям.

Поэтому необходимо думать над цифровизацией таких процессов, нужно подобрать централизованную бизнес–среду, в которой адаптация и вовлеченность сотрудника будет поддерживаться на постоянной основе.

С этой задаче может отлично справиться Microsoft Teams.

Он предоставляет возможности для проведения аудио/видео звонков–собеседований, при этом, самому кандидату необязательно устанавливать Teams себе на телефон, достаточно просто перейти по ссылке, которую отправит HR–специалист.

Также в него можно интегрировать инструменты аналитики, например Power BI, для визуализации основных метрик по вашим сотрудникам.

Данные, полученные с помощью чат–ботов или анкетирования кандидатов мы можем отправить в аналитические формы (дашборды). Распространённым приложением для создания отчётности и аналитических форм является продукт компании Microsoft – Power Bi.

Дашборды позволяют видеть все данные по численности персонала, аналитику текучести кадров, проследить динамику и оценить эффективность подбора персонала в компании, увидеть лояльность персонала к продукту, процессу работы, руководителю и компании в целом, предотвратить возможные конфликты.

Пример анализа подбора сотрудников. На дашборде мы можем отследить ключевые показатели такие как: укомплектованность, открытые и закрытые вакансии, средний срок закрытия. Воронка подбора — количество человек на каждом этапе подбора и конверсия в этот этап. На самом последнем этапе видим итоговую конверсию — 3%.

Не хотелось бы казаться навязчивыми или как то пугать Вас, читающих данную статью, но нравится вам это или нет — цифровая трансформация HR уже сейчас является обязятельной составляющей для успешной работы практически любой организации. В мире, который цифровизируется быстрыми темпами, работая со своими сотрудниками или клиентами, которые уже и в повседневной жизни пользуются какими–либо элементами цифровизации, HR и работодатели уже не могут оставаться позади.

Посмотрите, например, что сделали люди из компании Timken. Они решили перенести свои HR–операции на облачное HR–решение для поддержания различных процессов.

Среди них были:

• о подборе персонала

• начисление заработной платы

• планировании преемственности

В результате компания повысила свою эффективность в работе с данными процесссами и сократила время на получение оперативных отчетов, получила более легкий доступ к бизнес–аналитике, повысила вовлеченность сотрудников и общую удовлетворенность рабочими процессами.. Неплохой показатель цифровой трансформации HR, не так ли?