Канбан метод 📊 — руководство по системе «Kanban» и гибкой методологии управления

Метод Kanban — это метод совершенствования процессов, который помогает вам управлять рабочим процессом. Он поможет вам определить, какие задачи подлежат выполнению, сколько времени требуется для их выполнения и сколько времени требуется для перехода от одного этапа к другому. Это может быть полезно для оптимизации рабочего процесса и обеспечения того, чтобы никакая работа не оставалась незавершенной. Канбан использует визуальное управление для ограничения незавершенной работы, сокращения времени выполнения и улучшения времени цикла. Он работает по принципу ограничения количества незавершенной работы в системе путем использования визуального напоминания, например, карточки, для обозначения незавершенной работы.

Канбан был создан в Японии в 1940-х годах как усовершенствование существующих методов управления запасами и производством. Первоначально он использовался для доставки товаров из супермаркетов и изготовления деталей, но затем был адаптирован для использования в разработке программного обеспечения и других областях.

Kanban был разработан для того, чтобы помочь производственным компаниям управлять производственным процессом, но ее можно использовать в любом бизнесе, где есть несколько проектов или задач, которые необходимо выполнить.

Канбан основан на том, что существует два типа запасов: готовая продукция и незавершенное производство (WIP). Цель Канбан заключается в том, чтобы готовая продукция не накапливалась, а незавершенное производство не накапливалось.

Основная идея Канбан — это визуальная доска или система карточек, которая показывает состояние всех ваших проектов в любой момент времени. Каждая карточка представляет один проект и имеет следующие колонки: To Do, In Progress, Done. Карточки расположены в столбцах в соответствии с приоритетом или важностью, поэтому вы можете легко увидеть, что требует вашего внимания в первую очередь.

Канбан метод поможет вам понять, где вы находитесь сейчас, и непрерывно улучшать ваши рабочие процессы, чтобы сокращать потери и увеличивать получаемую ценность от вашей работы.

Kanban — системный математического подход к управлению потоком от идеи до реализации. Благодаря Kanban можем управлять этим потоком и улучшать его.

Kanban — это крутой инструмент, если заниматься им системно.

Kanban позволяет менять корпоративную культуру организации, в том числе и на уровне топ–менеджмента.

Канбан — это система бережливого управления, которая помогает компаниям оптимизировать свои процессы и повысить эффективность. К основным преимуществам Канбан относятся:

• более рациональное использование ресурсов, что позволяет экономить деньги в долгосрочной перспективе
• повышенная прозрачность в компании
• ориентация на постоянное совершенствование
• систематический способ управления рабочими процессами

Чтобы правильно установить лимиты WiP в Канбан, необходимо учитывать три вещи:

1. Тип выполняемой работы

2. Сложность выполняемой работы

3. Имеющиеся ресурсы для выполнения работы

Правильная установка лимитов WiP в Канбан важна, поскольку она помогает вам управлять своей работой. Это также помогает вам быть более эффективными, что помогает вам добиться большего.

Канбан позволяет вам устанавливать ограничения, основанные на количестве задач, находящихся в вашем списке в данный момент времени. Это также называется лимитом "незавершенной работы".

Если вы установите слишком высокий лимит, ваша команда будет переутомлена и не сможет сосредоточиться на работе так хорошо, как могла бы, если бы у них было меньше задач в работе одновременно. С другой стороны, если вы установите слишком низкий лимит, а лимит WIP вообще не будет установлен, то у людей может возникнуть ощущение, что они никогда ничего не успевают сделать, потому что всегда поступает больше дел, чем может быть выполнено.

Короче говоря: выберите что–то разумное для размера вашей команды, типа проекта и объема работы

Часто Kanban воспринемают как систему визуализации. Но это не так. Изменения начинают происходить, когда у команды появляются инструменты подсчета среднего прохождения задачи от идеи до реализации и постоянная аналитика и работа по управлению потоком задач. Для этого существуют различные математические инструменты подсчета.

Канбан — это метод управления проектами, который позволяет визуализировать и управлять рабочим процессом команды. Это также отличный способ считать числа!

В канбан каждая карточка представляет собой задачу, над которой вы работаете. Если у вас несколько задач, вы можете использовать несколько карточек. Вы также захотите отслеживать свой прогресс в выполнении этих задач с помощью контрольных списков или других визуальных индикаторов. Отслеживая, насколько далеко вы продвинулись в своем проекте, вы сможете легко понять, когда пора переходить к следующей задаче или когда вы готовы к обзору. Это поможет вам сосредоточиться на том, что имеет наибольшее значение!

Чтобы начать работу с подсчетом канбан, возьмите несколько клейких листочков и отложите их в сторону для дальнейшего использования. Затем начните с создания списка всех различных задач, которые вам необходимо выполнить на каждом этапе вашего процесса (например, проектирование продукта). Получив этот список, создайте карточки для каждого пункта списка и запишите, сколько пунктов находится на каждом этапе его выполнения (например, дизайн 1/2 выполнен).

Но самое главное — это оценивать и считать время прохождения задачи через все этапы, а также время, которое задача находится на каждом этапе процесса. Только имея накопленную базу этих данных вы сможете успешно оценивать эффективность выполнения поставленных задач, сравнивать их между собой и находить узкие места.

Канбан и agile связаны между собой, но это не одно и то же.

Kanban однозначно относится к вселенной Agile и разделяет его ключевые ценности, а также способствует повышению гибкости и производительности процессов. Но при этом Kanban не является методом итеративной разработки ПО, как тот же Scrum.

Канбан — это метод совершенствования процессов, который фокусируется на непрерывном улучшении в течение долгого времени. Он основан на принципах Lean, что означает, что он делает акцент на удалении отходов из процесса разработки. Цель Kanban — создать систему, которая облегчает командам работу по созданию ценности, обеспечивая при этом гибкость и возможность корректировать свой подход по мере необходимости.

Agile — это методология разработки программного обеспечения, в которой особое внимание уделяется сотрудничеству, гибкости и итеративным улучшениям. Agile–команды работают вместе над созданием программного обеспечения, разбивая крупные проекты на более мелкие задачи, которые могут быть выполнены быстрее и эффективнее, чем в традиционных процессах типа "водопад". В рамках agile–методологии принято использовать доски scrum или доски kanban, поскольку они помогают командам визуализировать свой прогресс в достижении целей.

Scrumban — это комбинация Scrum и Kanban. Это методология управления работой, которая сочетает в себе лучшие стороны обеих практик, одновременно устраняя их недостатки.

Идея Scrumban заключается в том, что вы можете использовать спринты и бэклог Scrum для управления разработкой продукта, а затем использовать лимиты незавершенных работ и визуальные доски Kanban, чтобы все это было организовано.

Scrumban позволяет командам работать в двухнедельных спринтах, при этом каждая задача разбивается на более мелкие части, которые могут быть выполнены за один день или менее. В Scrumban используется концепция WIP — незавершенного производства — для ограничения количества задач, над которыми можно работать в любой момент времени. После завершения задачи она переходит в состояние "В работе", пока не будет готова для рассмотрения кем–то вне команды (обычно внешним заинтересованным лицом). Как только этот человек одобрит ее, она переходит из состояния "В работе" в состояние "Выполнена".

Scrumban — это гибкая система управления проектами, в которой проектная команда и владелец продукта работают вместе над созданием бэклога работ, к которым они могут приступить. Владелец продукта отвечает за ведение бэклога, а проектная команда — за перемещение элементов из бэклога в активную разработку.

Важно понимать, что внедрение любой системы должно быть оправдано теми задачами, которые решает компания.

Канбан может помочь там, где есть непрерывный поток актуальных задач (подобно конвееру на Tayota). Также канбан позволяет внести ясность в процессы — своевременно обнаруживать, где деятельность занимается ненужной переработкой, а где не хватает дополнительных ресурсов.

Конечная цель канбан — внесение ясности в происходящие в компании процессы, и оптимизировать работу таким образом, чтобы делалось то, что нужно, и именно тогда, когда это нужно — «just in time».

Каденции в Канбан

Сама каденция – это пятая из основных практик, так называемые «петли обратной связи».

7 циклических встреч позволяют прийти к эволюционным изменениям и предоставлению услуг «соответствующих целям» клиента.

Что же это за встречи, которые помогают существенно наладить процесс в работе компании?

• Канбан–митинг. Ежедневные собрания , так называемая, «ходьба по доске». Командная работа на выявление «заторов», которые стопорят процесс решения задач. Очень важно на этом этапе проанализировать выполняются ли ограничения процесса. При выявлении проблем значимо уделить внимание текущим задач, не приступая к новым.
• Встреча по пополнению и принятию обязательств в зависимости от контекста (степень детализации задач и скорость работы команды) ее проведение может варьироваться от ежедневного до двухнедельного. Ориентирован на то, чтобы у команды было достаточно правильных задач, и она могла взять на себя обязательства по их выполнению.
• Собрание по планированию поставки проводится для анализа и совершенствования эффективности сервиса.
• Обзор предоставляемых услуг направлен на проверку эффективности команды в отношении обязательств, показателей, ориентированных на клиента.
• Обзор операций. Собрание, аналогичное обзору предоставления услуг, но оно охватывает большую часть организации или даже целую небольшую компанию. Ориентировано на обеспечение глобального потока по сравнению с локальной оптимизацией и соответствие требованиям наших клиентов.
• Обзор рисков. Возможность обсудить и согласовать профили рисков, связанных с определенными задачами или изменениями, и действовать соответствующим образом — например, назначить новый класс обслуживания или составить соответствующий график. Это применимо ко всем уровням организации, поэтому, вероятно, это может происходить с разной частотой для разных уровней.
• Обзор стратегии. Собрание на высшем уровне, на котором рассматривается и корректируется стратегия на основе информации, полученной от наших клиентов и рынков. Это возможность ответить, делаем ли мы все еще правильные вещи. Это момент, чтобы поставить перед собой вопрос о живучести и о том, насколько соответствуют цели наша бизнес–модель и операционная модель.

Начните с визуализации тех процессов, которые у вас уже есть. Выделите этапы, через которые проходит ваша работа, или оставьте классические "To Do", "In Progress" и "Done". Посмотрите на результат и подумайте, как вы можете делать работу иначе и более эффективно.

Чтобы начать использовать метод Kanban, необходимо сначала собрать команду людей, которые будут работать вместе над внедрением метода. В команду должны входить все заинтересованные стороны проекта, и она должна состоять из людей, готовых взять на себя обязательство довести процесс до конца.

Далее необходимо определить текущий рабочий процесс. Это можно сделать, изучив существующие документы или спросив членов вашей команды, как они считают свой рабочий процесс. Как только вы узнаете, как он выглядит, вы сможете начать выявлять узкие места в вашей системе и разрабатывать стратегии по улучшению этих областей.

Самый простой первый шаг — создать для себя доску Канбан. Вы можете использовать доску, таблицу Excel или что–либо другое, что вам подходит. Главное, чтобы она была наглядной и понятной.

После того, как доска создана, пора начинать перемещать карточки! Вот несколько советов:

1. Начните с перечня задач и оцените, сколько времени займет каждая из них. Это будет ваш первоначальный pull-list (список задач, над которыми можно работать).

2. Переместите карточки из бэклога на доску в соответствии с предполагаемыми сроками выполнения. Некоторые команды используют карточки "готово" вместо сроков выполнения — просто перемещайте их, когда они готовы!

3. Когда карточка переходит в разряд выполненных (ака сделанных), поместите ее в разряд выполненных на доске, а не перемещайте обратно в бэклог. Идея заключается в том, что если что–то сделано, оно не появится в вашем списке дел, пока кто–то не снимет его с доски.

Незавершенная работа несет нулевую ценность для бизнеса. Это могут быть хранящиеся на складах Tayota детали, которые сейчас не нужны; «наполовину написанный» программистами код; запланированные активности, которые отложены в долгий ящик.

Сокращая незавершенную работу, мы быстро получаем новую информацию, возможность совершенствовать продукт и получаем возврат инвестиций.

Система канбан позволяет сделать процессы прозрачными, и непрерывно улучшать их на основе получаемых данных. Он позволяет сфокусироваться на главном — частых поставках, получении обратной связи от клиента, непрерывном совершенствовании продукта и процессов.

Канбан (Kanban) переводится как «сигнал» или «вывеска». Это название отражает всю суть системы канбан — отображение информации на процессах или продуктах (визуализация). Визуализировать имеет смысл только ограниченное количество вещей, поэтому ограничение количества задач в работе — вторая особенность этой системы.

Система канбан развилась в Toyota. Именно здесь родился канбан как регулярная практика, как методология.

Важным преимуществом нового подхода было то, что он позволял сокращать затраты и ускорять производство, таким образом увеличивая прибыль.

Радикальная перемена произошла тогда, когда продукция начала не передаваться в работу теми, кто завершил предыдущий этап, а браться в работу теми, кто отвечает за следующий этап:

«Родилась новая идея — перевернуть процесс, так чтобы последующий процесс сам забирал с предыдущего то, что ему нужно. Вместо того чтобы предыдущему процессу отправлять на следующий то, что он произвел, направление этого потока меняется таким образом, что последующий процесс сам забирает с предыдущего то, что нужно, и тогда, когда нужно. Предыдущий процесс выпускает именно то количество, которое изъято.»

«При такой системе промежуточные склады не нужны. Предыдущий процесс производил только то, что требовалось, и сам это хранил. Когда складывать продукцию было уже некуда, производство просто останавливалось»

Другими словами, с изменением процесса транспортировки (процесса взятия задач в работу) изменилась вся структура деятельности на производстве.

Сразу было понятно, достаточно быстро работает нужный процесс производства или нет (забиты склады или нет), какое количество людей требуется на производстве. А благодаря тому, что работы не велось больше чем нужно, и не было переизбытка, на всех заводах высвободилось 30–40% производственных площадей!

Сегодня Kanban зарекомендовал себя не только в производстве, но и во всех других областях бизнеса, в том числе в разработке программного обеспечения, в IT.

Система Канбан подходит не только для производства. В Toyota исходили из одной логичной идеи: когда какой–нибудь процесс производит лишние детали или доставляет следующему процессу ненужные (неактуальные) сырье и материалы, производительность падает.

Такое «перепроизводство» — совершение ненужной работы — возникает в любой сфере деятельности. Канбан позволяет избежать такого перепроизводства и оптимизировать рабочие процессы — так, чтобы все производилось ровно столько, сколько этого нужно, и в то время, когда это нужно.

Результатом этого является ускорение работы, а также прозрачность того, какие процессы требуют больше вовлечения, а какие — нет.

Интеллектуальная работа, вроде добавление новой функции на сайте или в приложении, или реализация маркетинговой стратегии — такие задачи могут быть оптимизированы через систему Канбан.

Канбан — это эффективный способ улучшения процессов. Он помогает командам планировать свою работу и управлять отставанием, чтобы они всегда работали над самыми важными вещами в первую очередь. Как Канбан улучшает процессы:

• Оптимизирует скорость работы
• Вносит ясность в процессы, всегда понятно чем сейчас заниматься и для чего
• Делает работу последовательной и предсказуемой, прогнозируемой
• Позволяет делать частые поставки готовой работы
• Сокращает количество «почти выполненной работы», которая несет нулевую ценность для бизнеса и для заказчика, в пользу реальной выполненной работы

Канбан улучшает процессы за счет повышения наглядности работы. С помощью канбан вы можете видеть работу, которая должна быть выполнена, и знать, на какой стадии находится каждая часть работы. Вы также можете видеть, сколько запасов доступно для выполнения следующей части работы.

Когда у вас плохой обзор процесса — когда трудно определить, над чем идет работа и на каком этапе находится процесс — вы не можете принимать правильные решения о том, как улучшить процесс.

• Прозрачность
• Сотрудничество
• Клиентоориентированность
• Поток
• Лидерство
• Понимание
• Согласие
• Уважение

На уровне ценностей Канбан хорошо сочетается с принципами Agile и Scrum.

Задачи, которые они решают, различаются: Scrum подходит для проектов, в которых можно запланировать конечный результат (например, выпуск новой версии программного обеспечения); метод Канбан повышает результативность для процессов, где постоянно возникает новый поток задач (например, сервисное обслуживание — клиенты пишут постоянно, нет возможности «запланировать» обращения).