Как доска решения проблем трансформирует производственные процессы. Изучите, как эффективно использовать этот инструмент для оптимизации рабочего процесса и повышения производительности.

Появлению доски решений проблем поспособствовала компания Toyota. Когда они занимались оптимизацией собственных производственных процессов, то создали множество полезных инструментов управления.

Разработка Total Toyota Production System строилась вокруг проблем. Среди них были такие, как:

• Перепроизводство деталей.

• Потеря времени из–за некорректной работы цехов.

• Лишние перемещения внутри предприятия из–за большой удаленности цехов друг от друга.

• Избыток запасов по причине перепроизводства.

• Ненужные операции, которые дублируют работу и повышают риск возникновения ошибок.

• Большое количество ручной работы, что замедляет цикл производства.

• Большое количество брака из–за низкого уровня квалификации сотрудников.

Решение каждой из этих проблем позволило автогиганту выбиться в лидеры отрасли и стать примером для множества видов бизнеса. Многие производственные процессы ускорились. Время переналадки детали сократилось с пары часов до 3 минут. Сократилось количество брака, а соответственно, и издержек. При меньшем количестве людей, занятых на производстве, Toyota может выполнять большие объемы работы за то же время.

Поэтому неудивительно, что успех автопроизводителя стал заразительным, и бережливые методы и инструменты компании стали применять в других сферах деятельности. Благодаря этому удается повышать эффективность в разы и добиваться высоких результатов.

Система управления Toyota поощряет инициативность. Таким образом удается не только своевременно решать возникающие проблемы, но и развивать инновации. Команда больше вовлечена в процесс. Сотрудники каждый день выполняют свою работу, поэтому могут вовремя обнаружить слабые стороны, которые требуют оптимизации. Чтобы улучшить производственные процессы, работники могут обратиться к руководству и указать на проблему, а также предложить пути ее решения.

Возможность прямого взаимодействия с руководством не всегда возникает, поэтому сотрудник компании может использовать специальные инструменты коммуникации. Они позволяют зафиксировать проблему, когда она возникла, где и в чем заключается. После этого данные поступают руководству, которое старается оперативно отреагировать на это обращение и заняться решением. Одним из таких инструментов и является доска решения проблем.

В зависимости от масштабов компании, ее структуры и возможностей, она может быть представлена как в физическом виде, так и в электронном. Предприятие, которое имеет достаточное количество ресурсов для автоматизации процессов, выберет второй вариант. В целом по мере развития каждая компания стремится к тому, чтобы сокращать время на выполнение тех или иных действий, чтобы сокращать производственный цикл. К тому же оптимизация процессов за счет автоматизации и роботизации позволяет добиться более высокого качества продукции и услуг.

В следующем разделе поговорим о том, как работает доска решения проблем на практике.

На самом деле принцип работы доски решения проблем так же прост, как и принцип работы доски управления задачами. Она визуально представлена в виде таблицы, которая имеет несколько граф:

Нумерация.

Устанавливается для того, чтобы определить количество и последовательность проблем. Таким образом удается понять, какое число задач является критичными, а какие можно отложить на некоторое время по степени приоритезации.

Описание обнаруженной проблемы.

Здесь желательно сделать достаточно подробное, но в то же время емкое описание. Вносить слишком большое количество информации займет много времени. Сотрудник не всегда может осведомлен о сути проблемы, он ее обнаружил, но какие могут быть причины, он может и не знать.

ФИО и должность того, кто обнаружил проблему.

Эта информация необходима для того, чтобы обратиться к этому сотруднику для уточнения информации. В некоторых случаях это критически важно.

Дата обнаружения проблемы. В некоторых случаях ещё и время.

Это позволит отслеживать скорость реагирования на проблему. Это показывает и уровень ответственности сотрудников, и понимание того, насколько масштабна задача, какой у нее уровень приоритетности.

Корневая причина, то есть откуда возникла проблема.

Важно понять, откуда и по какой причине возникла проблема, чтобы знать, была ли она следствием предыдущих ошибок, либо то, как она может повлиять на дальнейшие процессы. То есть по сути благодаря этому определяется масштабность

Контрольные меры, которые были предприняты.

Любая проблема требует решения, даже если она не критичная. Сотрудник, который ее обнаружил, в определенной степени несет за это ответственность. По этой причине важно, чтобы он знал о мерах, предпринятых для устранения проблемы. Это также важно для руководства, так как они контролируют подобные случаи.

ФИО и должность ответственного сотрудника, который осуществлял проверку и устранение проблемы.

Если проблема может быть устранена сотрудником, который ее обнаружил, то ее не добавляют на доску. Но если специалист не способен разобраться с этим самостоятельно, то для этого назначается другой человек, обладающий подобными полномочиями. Например, если обнаружены проблемы в оборудовании, то для ее решения назначается инженер–механик. Он понимает устройство и может выявить поломку и устранить ее. Если вдруг по какой–то причине мастер не выполнил свою работу, то к нему могут обратиться для выяснения причин.

Дата (и время), когда была закрыта задача по устранению проблемы.

Это опять же дает возможность понять, как быстро была устранена проблема, либо обратить внимание на то, почему она до сих пор не была решена. То есть по сути это один из способов контроля и управления ситуацией.

Статус – на какой стадии находится решение проблемы.

Статус проблемы может изменяться в процессе. То есть она может иметь такие значения, как «Обнаружена», «Взята в работу/Обрабатывается», «Решена/Завершена/Устранена». Это позволяет отслеживать прогресс исполнения и понимать, стоит ли данная задача вмешательства или нет.

Дополнительная информация по проблеме.

В этой графе может быть указана любая важная информация, которая не была добавлена в остальные разделы таблицы. Любые данные, которые помогут обнаружить или решить ошибку/недостаток.

Ответственность за контроль доски решения проблем несет начальник цеха, в котором она расположена. Причем неважно, физически или в электронном виде. Начальник цеха назначает ответственное лицо по решению проблемы в соответствии с полномочиями, которые могут помочь в устранении. Если в помещении возникла протечка из–за поломки крыши, то для того, чтобы разобраться с этим, назначат ответственным строителя, а не бухгалтера. Хотя его участие тоже понадобится для выделения бюджета. Но все таки в этом случае это будет одно из звеньев цепочки, а не ее ключевой элемент.

Какие проблемы могут быть указаны на доске решения проблем?

Обычно на доску заносятся проблемы следующего типа:

• Нарушение правил и норм охраны труда, а также плохие условия труда.

К ним можно отнести пониженную температуру в помещении, которая не просто вызывает дискомфорт, а может стать причиной заболевания работников цеха.

• Неисправность оборудования.

Это может быть как полная, так и частичная неисправность, которая влияет на скорость и эффективность производства.

• Качество сырья, деталей и прочее.

В большинстве случаев это является важным аспектом, который сказывается на качестве продукта. Например, в результате нарушения правил хранения, испортилось сырье и стало непригодным для работы.

• Неэффективная организация рабочих процессов.

Примером может служить ситуация, если деталь из одного цеха не вовремя поступила в другой, и из–за этого возник простой.

Данный инструмент управления производством имеет важное значение. Однако существуют и недостатки, которые стоит учитывать при введении доски в практику на работе. Ниже перечислим плюсы и минусы.

Достоинства применения доски решения проблем на производстве.

1. Руководство и команда всегда в курсе сложностей, которые возникают в процессе работы, а значит могут оперативно отреагировать и устранить их. Например, если рабочий обнаружил, что увеличилось количество брака на определенном этапе производства, то это может стать причиной для того, чтобы проверить предыдущие этапы.

2. Своевременное обнаружение проблемы может предотвратить ее развитие и переход на следующий этап в другой цех. Таким образом она не достигнет статуса критичной и не сможет глобально повлиять на производственные процессы и качество продукта. Например, в пекарне заказали новые дрожжи для производства мучных изделий. В итоге было обнаружено, что тесто не поднялось. Ответственным назначили технолога. Возможно, не все упаковки в партии были качественными или были нарушены условия хранения. Когда причина будет найдена и устранена, пекари замесят новую партию теста, чтобы получить мучные изделия соответствующего качества.

3. Обнаружение проблемы позволить осуществить контроль на всей линии производства и найти корень проблемы, а также сопутствующие последствия, которые вызвала эта ошибка. Предположим, что в процессе изготовления сыра было обнаружено, что условия в камере, где созревает сыр, не соответствуют нормам. В этом случае может быть проведена полная проверка не только для того, чтобы найти причину возникновения поломки, но и для проверки качества продукта, который уже покинул камеру.

4. Своевременное обнаружение проблем и своевременная реакция на них позволяет экономить средства компании. Срок службы любого станка не вечный, поэтому со временем починка будет обходиться все дороже. Не только, потому что для устранения проблемы потребуется больше средств, но и из–за времени, которое на это потратили. Простой может дорого стоить. Руководству придется платить не только за ремонт, но и увеличить затраты на хранение, а в некоторых случаях на утилизацию испорченной продукции.

5. Сотрудники компании больше вовлечены в рабочие процессы. Это полезно по многим причинам. Во–первых, они лучше понимают, как все работает. Во–вторых, они помогают найти проблемы вовремя. В–третьих, если сотрудник предлагает решение найденной ошибки, то он развивается сам и способствует развитию инноваций. В целом это повышает эффективность производственного процесса.

6. Найденные ошибки позволяют оптимизировать процессы в производственном цикле и улучшить качество продукции. Это влияет на несколько факторов сразу. Тут и рост конкурентоспособности компании, и улучшение лояльности потребителей, и увеличение прибыли, и сокращение времени выхода товара на рынок за счет устранения проблем.

Недостатки доски принятия решений на производстве.

1. Неудобство использования. Если доска представлена в физическом виде, то у каждого цеха она будет своя. С одной стороны, она всегда на виду, и поэтому начальник может подойти в любой момент и проверить актуальность данных. С другой стороны свою роль может сыграть человеческий фактор, когда руководитель слишком занят или не имеет достаточный уровень собственной ответственности и самоорганизации.

2. Обнаруженная проблема не была решена из–за неполной информации. Если сотрудник заметил ошибку или поломку, но не указала время обнаружения, место обнаружения и ее суть, то задача так и не будет решена. Крайне важно, чтобы данные о проблеме были указаны достаточно точно и подробно, чтобы начальник цеха мог определить степень приоритизации и назначить соответствующего ответственного.

3. Информация о проблемах не обновляется регулярно. В это случае причиной не всегда будет то, что нет ошибок или поломок, а сама по себе безынициативность работников цеха. Некоторые люди просто привыкли замалчивать проблемы до тех пор, пока они не станут критичными. Идеальным решением будет внедрение не физической доски, а электронной, которая к тому же будет сопряжена с программой по автоматическому обнаружению неполадок оборудования. Кроме того, существуют системы безопасности, своевременно оповещающие о возникновении опасности на каком–либо участке производства.

4. Это позволяет вовремя внести коррективы в работу, чтобы избежать серьезных последствий. Электронная версия таблицы может оказаться долгим и затратным занятием. Нередко в таких случаях компании прибегают к разработке собственного продукта, который будет учитывать специфику организации. С одной стороны, это уникальное решение, и оно в полной мере будет соответствовать запросам заказчика. С другой стороны, потребуется время на его разработку, тестирование и внедрение. К тому же потребуется обучение сотрудников компании. Все это не только достаточно долго, но и довольно дорого.

Как мы уже обозначили ранее, существуют свои недостатки в использовании доски решения проблем. Инструмент, который должен помогать в управлении предприятием, теряет свою эффективность из–за неверного применения. Причем довольно смело можно утверждать, что в большинстве случаев причиной будет человеческий фактор.

Каждая ошибка или поломка отражаются на производительности предприятия. Чем они серьезнее, тем большее количество усилий придется приложить для их устранения. Это не только время, но и ресурсы: деньги, люди, расходные материалы. Своевременное обнаружение проблем на ранних стадиях позволяет сократить дальнейшие операционные расходы.

Структура таблицы на доске решений достаточно подробная и подразумевает под собой контроль процесса от момента обнаружения ошибки или поломки и до завершения задачи.

Когда начальник цеха назначает ответственного для выполнения задачи по устранению проблемы, он имеет возможность в любой момент обратиться к этому человеку для уточнения статуса. Это особенно важно, если статус долго не обновляется. Тогда руководство может уточнить причины, предложить возможные варианты решений, методы и ресурсы.

Чтобы обозначить важность решения любых проблем, необходимо определить их степень приоритизации. Таким образом начальство может оценить, насколько сильно это влияет на эффективность рабочих процессов, сколько времени потребуется на устранение неполадок и какое количество ресурсов для этого потребуется.

В процессе, пока устраняется одна проблема, может возникнуть другая. Поэтому начальник цеха должен обязательно проводить постоянный мониторинг доски, чтобы замечать любые изменения. Это позволит сохранять гибкость и оперативно реагировать на возникающие сложности.

В некоторых случаях, если проблема была не обнаружена вовремя или не решена вовремя, то она становится критичной и влечет за собой больше последствий. Могут тормозиться рабочие процессы, снижаться качество продукции. Из–за этого производственный цикл увеличивается, тогда компания теряет эффективность и прибыль, поэтому становится менее конкурентоспособной.

Все проблемы и ошибки, которые возникают в процессе производства, должны быть отражены не только на доске решения проблем, но и в отчетах. Таким образом руководство может отслеживать динамику развития и понимать, где есть слабые места, над которыми следует поработать.

В самом начале мы рассказали про опыт Toyota, которые добились высоких успехов именно из–за того, что они стремились устранить все свои проблемы. Когда им это удалось, руководство перешло к следующему этапу развития системы управления – «постоянному усовершенствованию». Это значит, что они смогли наладить производственный процесс таким образом, чтобы свести к минимуму все ошибки и уровень брака. Работники завода улучшили не только показатели времени, но и смогли добиться высокого качества продукции, которая имеет спрос по всему миру.

То есть, их производительность не просто выросла, а стала одной из лучших в мире.