
Что такое удаленная работа?
Это форма занятости, при которой работодатель и наёмный работник находятся на большом расстоянии друг от друга. Вы можете перевести часть сотрудников на удаленную работу чтобы оценить её преимущества.

Необходимые качества удаленного работника
Дисциплинированность, организованность, самостоятельность, ответственность.

Риски удаленной работы
Риски организации рабочего процесса. Риски сотрудников. Риски информационной безопасности.


Удаленная работа в России
В 2019 году платформа интернет–рекрутмента HeadHunter провела исследование, посвященное удаленной работе в России. Они опросили 3.5 тысячи соискателей и составили статистику. Согласно опросу, в офисе работают 69% соискателей. 14% занимаются фрилансом. Оставшиеся 17% работают удаленно, будучи сотрудниками компании.
Также, согласно опросу, 85% офисных работников рассматривают в будущем возможность работать удаленно. Только 4 процента не рассматривают возможность работать удаленно в будущем.
В России число сотрудников на удаленной работе растет. Этому больше всего способствует распространение коронавирусной инфекции. Согласно опросу, проведенному порталом «Работа.ру» в апреле 2020 года, 14% работников офисов перевели на удаленную работу. По результатам аналогичного опроса в марте этого же года, число удаленных работников составляло всего 3%.
Удаленная работа стала более востребована. Руководители компаний должны знать, как перевести компанию на удаленную работу и с какими рисками они могут столкнуться. Сначала разберемся с особенностями удаленной работы.

Преимущества удаленной работы
У удаленной работы есть свои преимущества. А именно:

Недостатки удаленной работы
Несмотря на плюсы удаленной работы, у неё есть и минусы. К ним относят:

Необходимые качества удаленного работника (v2)
На удаленной работе эффективно работать сможет не каждый. Чтобы с уверенностью перевести сотрудника на удаленную работу и не пожалеть, работник должен обладать следующими качествами:

Риски удаленной работы (v2)
Чтобы грамотно организовать работу сотрудников удаленно, нужно предотвратить риски. Все риски можно разделить на 3 группы:
Также, эти 3 группы разделены на отдельные области. В каждой области описаны основные риски и методы их решения.

Риски организации рабочего процесса
В этом разделе указаны риски, связанные с организацией рабочего процесса, такие как:
Программное и техническое оснащение сотрудников
Удаленная работа практически невозможна без технического оснащения сотрудников. Перед переходом на удаленную работу, работодатель должен позаботиться о:
У удаленного работника должны быть такие устройства, как:
Одной корпоративной почты для работы уже не хватает. Следует использовать разнообразные сервисы, чтобы не запутаться в работе. Это важно для сотрудников. На удаленной работе нет возможности подойти к коллеге и спросить. Поэтому, сервисы должны удовлетворять потребность в коммуникации и планировании работы. Для этого есть несколько видов сервисов:
Перед началом удаленной работы следует проверить все сервисы. А именно: средства коммуникации, удаленный доступ, доступ к данным компании. Проведите тестирование всех систем одновременно и в разных условиях. Пусть кто–то работает с компьютера, кто–то – с ноутбука с wi-fi, а кто–то – с телефона и мобильного интернета. Создайте рабочую нагрузку. Сделайте условия суровыми, чтобы выявить недостатки сервисов. Устраните сложности до начала удаленной работы или найдите новый сервис без ошибок.
Использование этих сервисов и устройств поможет наладить коммуникацию между сотрудниками компании и организовать эффективный рабочий процесс. Используйте несколько решений, чтобы организовать рабочий процесс эффективно.
Управление рабочим процессом на расстоянии
Управление персоналом на расстоянии – сложная задача. Весь процесс можно разделить на несколько пунктов:
Составление регламента бизнес–процессов. Постарайтесь упростить бизнес–процессы. Запишите и проанализируйте принципы работы над бизнес–процессами и составьте шаблоны для каждого из них. Составленный регламент накопит знания и опыт сотрудников. С ним можно полноценно контролировать бизнес–процессы на каждом этапе выполнения. Также, это позволяет улучшать методы ведения работы и обучать новых сотрудников.
Делегирование полномочий. Во время удаленной работы больше времени уходит на коммуникацию с персоналом. Попробуйте передать часть своих полномочий своим сотрудникам. Так, вы освободите больше времени для других задач. Вася почувствует себя важным, если вы дадите поручение сделать серьезный отчёт или задание. Вы сможете обучить сотрудников своим навыкам и сделать деятельность компании более эффективной.
Планирование деятельности. На удаленной работе не получится составлять планы на несколько месяцев или лет вперед. Краткосрочное планирование состоит из еженедельного и ежедневного плана. Их должны составлять сотрудники на основе стратегических планов. Проектное планирование используется при работе над проектом, план создается на месяц. В стратегическом плане описываются проекты компании и ключевые действия по ним. Используйте планы, чтобы упорядочить деятельность компании.
Онлайн–совещания. Нужно согласовать с сотрудниками расписание онлайн–совещаний. Проводите их хотя бы раз в неделю. В обстановке удаленной работы нельзя взаимодействовать с сотрудниками реже, чем в офисе.
Отчёты. Сотрудники должны составлять отчёт по своим успехам за рабочий день. В него входит: список выполненных задач, затраченное время, следующие задачи, проблемы, информация по выполнению планов проектов. Такие отчёты поддерживают коммуникацию между сотрудниками и руководством. Также, по отчёту можно понять, кто выполняет цели, а кто — нет. Пока в вашей компании нет системы отчётности и контроля, составлять планы деятельности бессмысленно. Им не будут следовать. Также, высок шанс ошибиться, переоценить силы и ресурсы компании.
Задачи. Фиксируйте задачи для каждого сотрудника письменно. Ставить задачи устно – бессмысленно. Так не всегда можно выяснить все требования к задаче. Подробно расписывайте задание для сотрудников. Ставьте временные ограничения для каждой задачи, чтобы не расслаблять работников и выполнять планы по проектам. Также, устанавливайте приоритеты для каждой задачи. Сотрудники сначала будут выполнять первостепенные задачи, а не наоборот.
Контроль. Он осуществляется по отчётам сотрудников и времени выполнения задач. Так, можно оценивать эффективность каждого работника. Также, контролируйте соблюдение регламентов. Не можете проконтролировать – не вводите наказание.
Вознаграждение. Используйте премии за работу. Денежное вознаграждение должно составлять хотя бы 10% от зарплаты. Введите денежное награждение «за результат». Чем больше его часть от общего вознаграждения, тем выше степень влияния сотрудника на результат.
Культура работы. Создайте культуру удаленной работы. Нужно активно общаться с сотрудниками. Иначе возникнет ощущение, будто они за бортом. Сотрудники должны знать, что происходит в компании. Каких вы получаете клиентов, какие цели выполняете, каких успехов достигает компания – информируйте об этом работников. Устройте еженедельную корпоративную рассылку с важными событиями в жизни компании.
Общение. Будьте доступны для каждого сотрудника. Когда все сидят по домам, кому–нибудь из команды может показаться, что вы уделяете ему мало времени. Также, могут возникнуть сомнения о финансовой ситуации компании. Помогите сотрудникам думать, что у них все хорошо. Проводите больше онлайн–встреч, вовлеките в процесс каждого. Так, люди почувствуют себя увиденными и услышанными.
Работа 8 часов. Не требуйте от удаленных работников подвигов. Они не будут эффективно работать 12 часов. Установите среднее рабочее время для всех. Так, сотрудники не будут выгорать и ненавидеть вас.
Наказания. За невыполнение пунктов регламента применяйте наказание. Разберите проступок работника. Сотрудник должен согласиться со своим проступком. Тогда, лишайте его части премии. Если сотрудник не признает ошибки, но она явная, задумайтесь. Нужен ли вам сотрудник, который врет? Если нет – увольняйте.
Поиск кадров. Ищите добросовестных сотрудников. Не бойтесь увольнять того, кто ничего не делает. Недобросовестные сотрудники не задержатся в компании. Добросовестные сотрудники будут развиваться и зарабатывать больше. Так, ваша компания станет эффективнее.
Безопасность. Перед приемом на работу заключайте «Соглашение о конфиденциальности». В нём должно быть прописано о: неприкосновенности клиентской базы, ответственность сотрудника за утечку данных компании и за разглашение коммерческой тайны. Если работник скопировал и продал базу данных клиентов, удалил важную информацию или шантажирует вас – наказывайте. За проступок на сотрудника можно подать в суд и взыскать денежную компенсацию за причиненный вред.
Заместитель. Найдите себе заместителя. Он должен разделять ваши интересы и принципы управления. Он будет оперативно управлять компанией и сотрудниками. Также, ставьте через него цели вашим сотрудникам. Вы должны быть откровенны с заместителем. У него должна быть мотивация для активных действий и вознаграждение за успехи.

Риски сотрудников
В этом разделе описаны основные риски, связанные с сотрудниками. На удаленной работе сложнее поддерживать сотрудников в хорошем состоянии духа. Для этого нужно предотвратить:
Потеря мотивации
На удаленной работе сотрудник не разделяет корпоративные ценности компании. Отношения с коллегами не мотивируют его. На мотивацию влияет система контроля результата. Если её выстроить неправильно, сотрудник может сорвать проект. Производительность труда снизится, человеку надоест работать. Ситуация может дойти до увольнения.
Удаленных сотрудников сложнее мотивировать. Важно, чтобы работник понимал свою причастность к общему процессу. Не стоит его отделять от других сотрудников. Он должен осознать себя частью команды. Удаленный сотрудник должен наравне с другими участвовать в онлайн–конференциях и мозговых штурмах.
Есть ещё несколько способов, как замотивировать удаленного сотрудника:
Выгорание
Выгорание – это процесс постепенной утраты энергии человека. У человека выгорание проявляется в: истощении, физическом утомлении, личной отстраненности и снижении удовлетворения от работы.
Выгорание является результатом стресса на работе. Его могут провоцировать:

Риски информационной безопасности
Для работы удаленно каждый работник организации должен иметь доступ к своему рабочему месту и документам на серверах компании. При этом, обеспечивать безопасность данных компании становится сложнее, чем в офисе. В этом разделе описаны риски, связанные с безопасностью корпоративных данных. К ним относят:
Отсутствие антивирусных программ на устройствах сотрудников
В офисе все компьютеры защищены: антивирусные решения, ограничение доступа в интернет, запрет на установку посторонних приложений – все для обеспечения безопасности. Но дома не у каждого есть такая программа. Без него шанс подхватить вирус выше.
С увеличением количества удаленных работников увеличилось число злоумышленников. Их цель – украсть ваши корпоративные данные. Путей достижения много: трояны, шифровальщики–вымогатели, кейлогеры, вирусы удаленного доступа. Они могут: перехватывать ваши данные, записывать все действия пользователя, предоставлять удаленный доступ злоумышленникам. Чтобы избежать этих опасностей, на каждом компьютере сотрудника в обязательном порядке должен быть антивирус.
Антивирус – это специальная программа для обнаружения вредоносных программ на компьютере или телефоне. Антивирус анализирует файлы на устройстве и находит нежелательные программы. Также, антивирус отслеживает программы с подозрительным поведением. Антивирус способен удалить вредоносную программу с устройства и восстановить поврежденные файлы.
Использовать антивирус при удаленной работе важно. Установите их на каждый компьютер сотрудника, чтобы уменьшить вероятность утечки корпоративных данных. Ниже описаны популярные антивирусы:
Уязвимость домашнего Wi-fi
Антивирус не поможет, если злоумышленник взломает ваш роутер. Так, он сможет перехватывать любые данные и даже модифицировать их. Это может быть: важный отчёт, пароль удаленного доступа, данные корпоративной почты. Поэтому, перед работой нужно настроить подключение к сети. Для этого:
Доступ к удаленному рабочему месту
Компания должна обеспечить безопасный доступ к корпоративным информационным системам и данным. Это нужно для обеспечения полноценной удаленной работы. Чтобы обеспечить удаленный доступ, необходимо выполнить 2 шага:
Рассмотрим каждый шаг подробнее.
PKI – это инфраструктура открытых ключей. Она использует технологию открытых ключей для:
Удаленный доступ к рабочему столу можно обеспечить с помощью VPN. То есть, человек находится в любой точке мира и с помощью интернет–соединения строит виртуальный тоннель до сети своей компании. Человек может использовать удаленные рабочие столы, физические и виртуальные.
Другой вариант – VDI. Рабочие места представлены в виде виртуальных рабочих столов. Пользователь подключается и получает на свое устройство только графическую отрисовку рабочего стола.
Только многофакторная аутентификация обеспечит безопасное применение этих способов. Она может быть основана на PKI – структуре открытых ключей. В ней защита основана на выдаче сертификатов открытого ключа всем пользователям сети. Сертификаты выдает удостоверяющий центр – сервер компании. Он является доверенной третьей стороной. Выдавая сертификат, сервер подтверждает, что получивший владеет закрытым ключом.
Закрытый ключ хранится в специальном отчуждаемом цифровом носителе с защищенной памятью. В таком устройстве специальный чип защищает закрытый ключ от клонирования и изменения. Устройство может быть в виде USB–токена или смарт–карты.
Аутентификация проходит так: пользователь запрашивает доступ. Он предъявляет сертификат открытого ключа и вводит PIN–код для предоставления закрытого ключа. Происходят криптографические преобразования. Пользователь получает доступ или получает отказ в обслуживании.
Токен защищен от подбора PIN–кода. После нескольких неудачных попыток он блокируется. С такой системой аутентификации не нужно придумывать сложный пароль и менять его каждые 90 дней. Пользователь лишь придумывает несложный PIN–код и пользуется токеном или смарт–картой.
2. Реализация VPN и строгой аутентификации в VPN, шлюзах и удаленных рабочих местах с усиленной двухфакторной аутентификацией.
Это вариант используется, если в компании не внедрена PKI. Также, вариант поможет, если:
В таких случаях используют 2FA — усиленную двухфакторную аутентификацию. Первым фактором аутентификации является персональный пароль. Второй фактор – одноразовый пароль. Он генерируется специальным приложением — Google Authenticator, Яндекс Ключ или передается по SMS.
Этот способ аутентификации проще первого. В нем разберутся даже технически неподкованные пользователи. Он не использует ключевой носитель, а работает при помощи смартфона. Такая аутентификация намного безопаснее обычной защиты паролем.

Кратко об удаленной работе
В этом тексте были рассмотрены основные риски организации удаленной работы и методы их решения. При организации, берите во внимание каждый риск. Это будет легче, если вы будете использовать шпаргалки для себя и сотрудников. Они позволят точнее структурировать информацию и выделить самое главное. С ними легче работать и управлять.