Определение и примеры фиксированных расходов, а также эффективные методы их учета.

Фиксированными затратами называют те расходы в бизнесе, которые не зависят от уровня производства или объема продаж, и остаются неизменными. То есть независимо от того, какую выручку получила компания, эти счета должны быть оплачены.

Примерами фиксированных затрат могут служить:

1. Аренда помещений – размер аренды за офис, склад или другие помещения может меняться с течением времени, но они никак не зависят от количества проданной продукции или оказанных услуг, так как стоимость назначает арендодатель.

2. Амортизация – вид расходов, которые возникают в связи с износом оборудования, техники и помещения. Обычно ароматизация происходит постепенно, поэтому вложения осуществляются последовательно в зависимости от степени приоритетности. Предпочтительно в первую очередь привести в порядок здание и его коммуникации, после чего перейти к ремонту и замене техники и оборудования.

3. Заработная плата административного персонала – как правило, зарплаты менеджеров, бухгалтеров или других специалистов, не связанных с производством, являются фиксированными. На них не влияет количество выпускаемой продукции или предоставленных услуг. Разумеется, со временем могут вырасти, так как этого требует законодательство и такие экономические факторы, как инфляция.

4. Платежи по кредиту. Если когда–либо организация брала кредит на определенные нужды, например, на расширение площадей. То они обязаны соблюдать условия банка и осуществлять ежемесячные выплаты до конца указанного срока.

5. Страховые взносы – страхование имущества, здоровья и жизни сотрудников предприятия и прочие виды страховок также относятся к фиксированным затратам, так как они оплачиваются в соответствии с условиями договоров.

6. Амортизационные отчисления – это фиксированная сумма, которая регулярно накапливается для того, чтобы в будущем покрывать расходы по замене или ремонту основных средств.

7. Коммунальные услуги – отопление, вода, электроэнергия и прочие коммунальные услуги принято также относить к фиксированным затратам, несмотря на то, что их размер может варьироваться от показаний счетчиков, текущего тарифа или сезона года. Это регулярный обязательный платеж, который также не зависит от количества проданной продукции или услуг напрямую. Так как плата начисляется компаниями, предоставляющими ЖКХ.

8. Абонентская плата за IT–услуги – сюда относятся услуги провайдера, аренда и обслуживание облачного хранилища и прочие программные обеспечения, необходимые для эффективной работы компании. Оплата может осуществляться ежемесячно, раз в квартал или раз в год, поэтому такой вид расходов считается фиксированным.

9. Маркетинговые и рекламные расходы. В том случае, если компания заключила долгосрочный контракт на рекламу или маркетинговые услуги в рамках стратегического планирования. То есть, скорее всего, по условиям договора будут осуществляться фиксированные платежи. Это будет продолжаться до тех пор, пока срок контракта не закончится. Поэтому в некоторых случаях маркетинговые и рекламные расходы могут считаться фиксированными.

Для того, чтобы расходы не превышали доходы, необходимо управлять ими.

Важность управления фиксированными затратами в бизнесе

Финансовый успех компании зависит не только от ее прибыльности, но и от того, насколько грамотно она распоряжается собственными расходами. Любые виды затрат должны контролироваться и управляться. Это имеет большое значение по множеству причин, например, таких, как:

1. Финансовая стабильность.

Существует множество как внешних, так и внутренних рисков, которые могут влиять на размер фиксированных затрат. Некоторые из них невозможно контролировать. В остальных случаях стоит приложить усилия, чтобы добиться финансовой стабильности. Это позволит компании избежать серьезных издержек и поддерживать высокий уровень конкурентоспособности.

2. Увеличение рентабельности.

За счет сокращения фиксированных затрат удается повысить рентабельность бизнеса. Появляется больше свободных денежных ресурсов, которые можно реинвестировать в рост и развитие предприятия. Особенно важную роль это играет для стартапов и малого бизнеса, так как часто у них не бывает достаточного количества капитала для быстрой стабилизации на рынке.

3. Бюджетирование и прогнозирование.

Фиксированные расходы являются частью общего бюджета предприятия. Поэтому необходимо иметь четкое представление, куда и в каком направлении отправляются денежные ресурсы на регулярной основе. Это позволит не только грамотно управлять бюджетом, но и строить прогнозы о возможных рисках и изменениях условий на рынке. Что опять же позволит добиться большей стабильности и гибкости.

4. Оценка оборачиваемости ресурсов.

Необходимо регулярно оценивать эффективность ресурсов, будь то расход электроэнергии или расходные материалы. Поиск наиболее выгодных вариантов позволит сократить размер фиксированных расходов. Например, если со временем сократился объем производства и не планируется его увеличение, то есть смысл рассмотреть возможность сократить производственные площади.

5. Стратегическое планирование.

При стратегическом планировании также необходимо учитывать фиксированные затраты, так как это позволит спрогнозировать, насколько они могут увеличиться в ближайшей перспективе. А также то, как это повлияет на возможность инвестирования в развитие компании, не прибегая к кредитам или поиску инвесторов.

6. Конкурентоспособность.

За счет эффективного управления фиксированными затратами, компания получает конкурентное преимущество. Она может формировать и предлагать более низкие цены, чем у конкурентов, либо удерживать высокие маржи даже под давлением.

7. Репутация и доверие инвесторов.

Еще одним преимуществом контроля фиксированных затрат является то, что это может улучшить репутацию компании среди инвесторов и партнеров. Это позволит повысить их уровень лояльности и в дальнейшем при необходимости склонять их к принятию решений в свою пользу.

Управляя фиксированными расходами, можно избежать множества проблем. Например, предотвратить возникновение различных ограничений, либо подготовиться к рискам. Благодаря этому компания сможет не только добиться стабильности в условиях переменчивости рынка, но и выделить дополнительные ресурсы на развитие из сэкономленных средств.

Финансовое благополучие компании зависит в том числе и от грамотного управления фиксированными расходами. Несмотря на то, что они не зависят от объема производства или продаж, они являются частью стратегического плана.

Иначе говоря, если удается снизить уровень фиксированных затрат, то сэкономленные средства можно направить на развитие компании. А значит, увеличить производственные объемы и, как следствие, продажи.

Чтобы это осуществить, можно использовать следующие методы и инструменты:

1. Анализ затрат.

Пожалуй, самый доступный и простой метод оценки расходов. Он позволяет изучить все доступные статьи затрат компании, чтобы понять, какие существуют возможности для их оптимизации. Для осуществления анализа можно использовать как ручной, так и автоматизированный метод. Например:

– ABC–анализ (Activity-Based Costing).

Осуществлять расчет затрат по различным видам деятельности. Благодаря ему удается точнее присваивать расходы конкретным процессам и проектам. Впоследствии это дает возможность выявить неэффективные области, которые нуждаются в устранении или оптимизации.

– Анализ безубыточности (Break-Even Analysis).

Во–первых, этот метод дает возможность определить точку безубыточности. То есть в тот момент, когда доходы могут покрыть все постоянные переменные затраты.

Во–вторых, он помогает оценить уровень эффективности фиксированных затрат при различных объемах продаж.

2. Бюджетирование.

Является одним из главных инструментов управления финансами в компании. С помощью него устанавливаются контрольные показатели всех видов расходов, в том числе и фиксированных. Это позволяет принимать решения на основе фактических данных, которые обновляются на регулярной основе. Некоторые инструменты автоматизации позволяют визуализировать этот процесс, что дает возможность упростить анализ.

– Гибкий бюджет – такой вид бюджетирования варьируется в зависимости от изменений уровня бизнес–активности компании, что делает возможным установить более точные пропорции затрат.

– Роллинг–бюджет – этот вид бюджетирования обновляется на постоянной основе, как правило, раз в квартал. Благодаря этому удается фиксировать текущие изменения в затратах и другие экономические аспекты. Таким образом, управленческие решения будут приниматься на основе актуальной информации.

3. Аутсорсинг.

Частично передача некоторых функций на аутсорсинг позволяет контролировать такие расходы, как арендная плата, обслуживание оборудования, коммунальные услуги и так далее. Благодаря этому фиксированные затраты всегда находятся под контролем. А это значит, снижается риск, что может быть пропущен регулярный платеж.

– Аутсорсинг ИТ–инфраструктуры – полезно в тех случаях, если компания не обладает возможностью приобретать собственное ИТ–оборудование, а берет его в аренду. В этом случае его обслуживанием занимается персонал поставщика услуг.

– Аутсорсинг бухгалтерии и финучета – существует множество различных организаций, которые специализируются на предоставлении бухгалтерских услуг, а также могут вести финансовый учет. Опять же, это отличный выход для тех компаний, не имеющих собственных специалистов в штате, которые будут заниматься данными вопросами.

4. Оптимизация процессов.

Помогает устранить ограничения и повысить эффективность. Данный процесс является постоянным, потому что после устранения одной проблемы существует вероятность обнаружить другую. Все процессы в компании так или иначе связаны между собой, поэтому их нужно улучшать последовательно в соответствии с приоритетами.

– Lean Management – принципы бережливого производства, построенный на том, чтобы постоянно улучшать производственные процессы. Этого удается добиться, в том числе за счет сокращения накладных расходов.

– Six Sigma – сократить фиксированные административные расходы, связанные с исправлением ошибок, вызванных браком, возможно за счет данной медиалогии. Она направлена на улучшение качества выпускаемой продукции и услуг путем оптимизации процессов и снижения количества дефектов.

5. Финансовое планирование и прогнозирование.

Эффективное финансовое планирование и прогнозирование предоставляют компании большое количество возможностей. В рамках этих процессов осуществляется анализ рынка, его требований и возможных рисков. Учитываются актуальные запросы и триггеры клиентов и конечных потребителей. Все это позволяет предположить возможный рост фиксированных расходов.

– Что если (What-If)-анализ – с помощью этого инструмента удается смоделировать различные сценарии и оценить гипотетическое воздействие различных факторов на фиксированные затраты. Только благодаря этому можно принимать обоснованные управленческие решения относительно стратегического планирования и бюджетирования.

– Прогноз денежных потоков – достоверный прогноз денежных потоков дает возможность создавать более точный план фиксированных затрат и управлять ликвидностью.

6. Реструктуризация задолженности.

В том случае, если компания имеет значительную задолженность по кредитам, то и фиксированные затраты будут достаточно высокими. Чтобы исправить ситуацию, можно рассмотреть вариант реструктуризации для снижения ежемесячной финансовой нагрузки.

7. Технологические инновации.

Инновации позволяют не только оптимизировать процессы, но и снизить большое количество расходов, в том числе фиксированных.

– Автоматизация задач – рутинные административные задачи можно автоматизировать путем внедрения специализированного программного обеспечения. Это позволит не только упростить процесс анализа и управления различными задачами, но и снизить количество возможных ошибок, возникающих из–за человеческого фактора.

– Энергоэффективные решения – снизить расходы на коммунальные услуги можно путем внедрения оборудования и технологий, которые помогают экономить электричество и другие ресурсы. Они работают только в тот момент, когда это действительно нужно, а в остальное время действует спящий режим.

8. Контроль и аудит.

Аудит необходимо проводить на регулярной основе, причем как внутри компании, так и во внешней среде. Это позволяет обнаружить необоснованные и чрезмерные фиксированные расходы. После чего принимается решение об их сокращении или оптимизации.

9. Долгосрочные контракты и соглашения.

При выборе поставщиков услуг, подрядчиков или других партнеров, необходимо ориентироваться на долгосрочные отношения, так как они подразумевают более выгодные условия. Это позволит сократить фиксированные расходы на достаточно продолжительный промежуток времени. Впоследствии, если экономическое положение на рынке изменится, то будет проще договориться о новых комфортных условиях.

Каждая компания имеет собственную специфику и возможности, поэтому и выбор определенных методов и инструментов будет происходить исходя из этого.

В процессе управления фиксированными затратами могут возникнуть сложности. По итогу они приведут не к снижению расходов, а наоборот к их росту. Ниже перечислим основные ошибки, которые допускаются в управлении, и попробуем разобраться, как это можно предотвратить.

1. Недостаточный анализ фиксированных затрат.

На первый взгляд, фиксированные затраты не требуют какого–то тщательного анализа, поскольку все оплаты имеют фиксированный размер и регулярность. Но со временем можно обнаружить, что расходы увеличились. Это может быть связано с различными как внутренними, так и внешними факторами. Например, ошибка при проведении очередной оплаты, либо изменение тарифных планов коммунальных платежей.

Возможно, не требуется проводить анализ ежемесячно, но имеет смысл проводить его хотя бы раз в квартал. В этом случае руководство компании будет обладать актуальной информацией, на основе которой получится принимать более обоснованные решения.

2. Отсутствие плана по контролю затрат.

Отсутствие четкого бюджета и плана по управлению фиксированными затратами может привести к тому, что возникнет перерасход. Поэтому стоит потратить время для того, чтобы создать стратегический план, который будет учитывать фиксированные расходы. Если руководство не обладает необходимыми навыками, то можно обратиться на аутсорсинг.

3. Игнорирование динамики рынка.

Внешняя экономическая среда постоянно меняется. Она оказывает большое влияние на фиксированные расходы. При составлении стратегического плана и бюджета нужно учитывать этот аспект. При необходимости со временем нужно проводить повторный анализ и вносить корректировки.

4. Недостаточная гибкость в структуре затрат.

Фиксированные расходы хоть и являются постоянными, тем не менее, не стоит забывать о том, что нужно стремиться к постоянному улучшению. То есть необходимо рассматривать любые варианты оптимизации. Например, выбирать других провайдеров или пересматривать условия сотрудничества.

5. Неэффективное использование технологий.

Современные технологии позволяют автоматизировать множество процессов, в том числе и управление финансами. Они имеют встроенный функционал, который помогает визуализировать данные, что упрощает анализ и дальнейшую работу с полученными результатами. Поэтому не стоит игнорировать программное обеспечение, которое поможет в управлении фиксированными расходами и бюджетировании. Особенно в тех случаях, если руководство не собирается передавать данные аспекты бизнеса на аутсорсинг.

Понимание того, как фиксированные расходы влияют на общее благополучие бизнеса, позволяет избежать множества ошибок и их последствий.