Инициация проекта 🚀 — процесс и управление, первая фаза и этап жизненного цикла проекта

Это то, с чего проект начинается. Если этот этап не проходится, или проходится недостаточно хорошо, проект может столкнуться с проблемами на поздних этапах.

Устав проекта — это документ, в котором подробно описаны все важные для проекта элементы, вплоть до мельчайших подробностей Паспорт проекта — идентификатор, который позволяет отличить этот проект от всех остальных, содержащий основную информацию о проекте.

Описание ценности. Демонстрация альтернатив. Требования к проекту. План реализации. Еще раз о целях этого описание — вам нужно убедить людей, принимающих решение, в целесообразности начала действий по реализации проекта.

Проектная деятельность состоит из пяти фаз (или этапов), которые идут друг за другом последовательно:

• Инициация

• Планирование

• Реализация

• Контроль

• Завершение

Как видно, фаза инициации проекта, которую мы сейчас разберем, идет самой первой. Это значит, что пока проект не прошел фазу инициации, заниматься чем–то другим нецелесообразно — мы будем просто терять время и деньги.

Давайте же рассмотрим, как можно успешно инициировать проект, то есть пройти этот этап от начала и до его логического завершения, когда мы сможем перейти к этапу планирования.

Фаза инициации проекта — одна из самых важных. И вот почему.

Часто можно наблюдать такую картину, что хорошая команда начинает работу над хорошим проектом, и либо сроки реализации проекта (и бюджет соответственно) очень сильно растягиваются, либо проект в целом оказывается неуспешным.

А все по причине того, что этап инициации проекта не был пройден и «прожит» как следует.

В такой ситуации команда и менеджер проекта действуют по принципу «сначала ввяжемся — а там посмотрим». Это некорректный подход, и наличие в проектном менеджменте специально выделенной фазы инициации как раз призвано бороться с таким положением вещей.

Стоит немного сказать про проектный менеджмент в с Agile майндсетом. Здесь меньше внимания уделяется формированию итоговой картины того, куда мы движемся. Однако здесь также мы с самого начала договариваемся о том, что нам известно. Здесь нет противоречий и внезапных открытий, кроме тех, которые нельзя было предсказать (например, изменение ситуации на рынке).

Какие же инструменты используются, чтобы инициировать проект?

Устав проекта — это документ, в котором подробно описаны все важные для проекта элементы, вплоть до мельчайших подробностей (насколько это возможно)

• Что за проект

• Какой результат и как его будем измерять, инструменты оценки

• Как будем подходить к планированию, кто будет участвовать

• Как часто будем обновлять наши планы, по какой системе

• Роли, кто за что отвечает, какой функционал

• и т.д.

Такой документ может иметь множество страниц (например, 50 и более). Некоторые уставы проекта похожи на книжки, а могут быть похожи и на библиотеки.

Здесь максимум конкретики, максимум ответов на вопросы кто делает, что делает и зачем.

Часто компании отказываются от написания «исчерпывающего» устава проекта. Это касается прежде всего компаний, которые работают гибко и в условиях высокой неопределенности.

А еще от устава проекта отказываются потому, что времени читать такие талмуды у высшего руководства все равно нет. Здесь впору вспомнить, зачем нам нужен «питч в лифте», «pitch deck» и другие инструменты, которые позволяют сказать максимум за минимум времени — потому что время очень ценно. Точно также и у рядовому персоналу это никак не поможет — им это и не интересно.

Они хотят скорее получить общее видение, необходимое для работы, и начать работать, а не углубляться в миллионы подробностей.

В таких случаях на помощь приходят менее подробный, но с точки зрения видения проекта более ценный документ — паспорт проекта.

Паспорт проекта — идентификатор, который позволяет отличить этот проект от всех остальных, содержащий основную информацию о проекте.

Структура паспорта проекта выглядит как правило примерно следующим образом:

• Название проекта

• Сроки реализации

• Бюджет

• Ключевые этапы или вехи (milestones)

• Имя руководителя, при необходимости — контакты

• Спонсоры, стейкхолдеры

• Метрики, результаты, условия успеха

Как видите, здесь имеется вся ключевая информация, которая нужна для понимания сути проекта. Такой паспорт можно использовать для того, чтобы все сотрудники и высшее руководство могли говорить на одном языке и иметь общее видение проекта.

Инициация проекта это важный этап, от которого напрямую зависит то, будут ли вообще предприниматься усилия для его реализации. На этой начальной фазе вам даже не требуется команда, потому что здесь еще не принято решение о начале работы.

Вам нужно убедить инвесторов в том, что этот проект — хорошая затея, и им нужно заняться.

Для этого вам необходим достаточный уровень детализации проекта, чтобы снизить все риски, связанные с его реализацией, и показать все его преимущества.

Как можно лучше описать проект?

Вот несколько ключевых элементов, на которые вам точно стоит обратить внимание:

• Описание ценности. Опишите проблему и возможности, достигаемые бизнесом цели и другие предположения о том, что будет происходить.

Бывает полезно показать на контрасте варианты того, что может быть достигнуто в результате начала проекта (возможность), и что будет если его вообще не начинать (риски, проблемы).

Видение проекта — вот, что должны получить люди, когда читают описание ценности. Они должны понять, зачем это все, и поверить в важность инвестиций.

• Демонстрация альтернатив. Любую проблему можно решить разными способами. Почему ваш — лучший?

Покажите, что еще можно сделать. Покажите, почему ваше решение является оптимальным, почему оно принесет больше ценности и/или несет в себе меньше рисков.

• Требования к проекту. Опишите, как вы видите реализацию проекта. Что там должно быть, и чего там быть не должно?

• План реализации. Ответьте на вопрос того, как проект должен реализоваться, как должно происходить его внедрение.

Точно будут полезными: основные этапы реализации, определение сроков реализации, финансовый анализ.

Еще раз о целях этого описание — вам нужно убедить людей, принимающих решение, в целесообразности начала действий по реализации проекта. Они должны поверить в эту историю и ее ценность.

В этом помогает все, что доносит эту ценность (ответ на вопрос «зачем»), а также описание особенностей предлагаемого вами решения (ответ на вопрос «как»).

В результате прохождения фазы инициации проекта у вас должны закрыться основные вопросы, касающиеся проекта — кто будет делать, как, зачем, что мы получим, как придем к результату, какие метрики успеха мы будем использовать и т.д.

В целом эту фазу можно разделить на два блока. Один касается содержания проекта, другой — устава или паспорта. Первый отвечает на вопрос «как», второй — на вопрос «что».

Для того, чтобы успешно пройти этап инициации проекта, вам нужно ответить максимально подробно (и при этом емко) на каждый из вопросов.

От того, какими будут ответы на эти вопросы, зависит многое. Во–первых, будет ли проект вообще начат. Во–вторых, с каким видением и с какой ясностью будет вестись дальнейшая работа.