Глубокое изучение диаграммы Ганта: от плюсов и минусов до онлайн-инструментов и шаблонов. Кому подойдет этот инструмент управления проектами и как его использовать.

Диаграмма Ганта (Gantt Chart) — это способ планирования задач по времени. На диаграмме очень доступно и понятно отражено, какие задачи, в какие даты нужно сделать.

Делать это проще всего в Гугл документах в таблице Excel. Для начала определяемся со списком задач (посчитайте бюджет, оцените ресурсы и возможности, определитесь с датой начала и примерным окончанием).

Лучше всего диаграмма Ганта показывает себя в проектах, где участвует до 10 исполнителей. Подходит диаграмма Ганта и для документов, которые нужно продемонстрировать заказчику.

Диаграмма Ганта (Gantt Chart) — это способ планирования задач по времени. На диаграмме очень доступно и понятно отражено, какие задачи, в какие даты нужно сделать.

Чаще всего диаграммой Ганта пользуются IT–специалисты. Менеджерам проектам очень удобно все время держать перед глазами и контролировать по ней даты начала и окончания работ по конкретным задачам. Но подходит этот инструмент и для других сфер, в том числе для фриланса и бытового планирования: подготовка к свадьбе, планирование путешествия или ремонт.

Делать это проще всего в Гугл документах в таблице Excel. Для начала определяемся со списком задач (посчитайте бюджет, оцените ресурсы и возможности, определитесь с датой начала и примерным окончанием). Учтите, что в процессе распределения задач дата завершения может немного сдвинуться.

К примеру, вы решили сделать ремонт в спальне и расписать задачи по диаграмме Ганта.

• Для начала, создайте таблицу на три вертикальных столбца: название задачи, дата начала, дата окончания.

• Затем разместите свои задачи по времени в виде горизонтальной полосы от даты начала до даты окончания (просто окрашивайте нужные ячейки в разные цвета). Например, 8 января — рассчитать объем и цену стройматериалов. 9-10 января закупить материалы из списка.

• Определитесь с расписанием. Важно, чтобы все зависимые активности не начинались, пока задачи, от которых они зависят, не закончены.

Для рабочих проектов диаграммы Ганта не такие простые. В них важно не только упорядочить задачи и сгруппировать их по датам, но и отобразить их приоритеты.

• Это нужно, чтобы избежать ситуаций, когда на менее важную задачу заложено больше времен, в ущерб основной.

• Кроме того, это позволяет визуально контролировать все задачи, чтобы ни одна не затерялась в общем потоке.

Если все время держать ее перед глазами, будет понятнее, сколько уже прошло. Сколько задач и времени еще впереди. А когда уже пора бить тревогу.

Временная шкала в диаграмме Ганта позволяет контролировать время и видеть, на что оно уходит, и как быстро это происходит.

На диаграмме указана не только длительность, но и взаимосвязь задач. В автоматизированных сервисах для построения диаграмм Ганта можно настроить процессы так, что без завершения одной задачи нельзя будет начать другую. Все это будет отмечено на графике и выстроится полный алгоритм, который нужно пройти, чтобы завершить проект.

По диаграмме можно отследить и еще одну важную штуку — временные потери. Так, если первая задача по графику завершилась неделю назад, но вторая до сих пор не началась, самое время выяснить, в чем проблема. Это производственная цепочка, которая часто хромает в стартапах.

Также здесь можно отслеживать зоны ответственности — кто чем занимается и по чьей вине все начало тормозить. У каждой задачи на графике есть свой постановщик и ответственный. Будет видно, за кем и какие задачи закреплены.

Лучше всего диаграмма Ганта показывает себя в проектах, где участвует до 10 исполнителей. Как правило ее используют в средних и малых компаниях с каскадной моделью управления Waterfall. Им диаграмма помогает структурировать и контролировать процессы.

Подходит диаграмма Ганта и для документов, которые нужно продемонстрировать заказчику. Это может быть часть коммерческого предложения, сметы или презентации. Клиент сможет оценить сроки выполнения проекта и увидеть в понятной форме, из каких задач этот проект состоит, что и когда будет сделано.

• Крупным компания, которые хотят в одной диаграмме отразить все процессы и разные проекты.

• Когда нужно увидеть всю картину проекта: с ресурсами, бюджетом, исполнителями и инструментами. Тут, однако, выход есть: можно создать собственные шаблоны и использовать специальные автоматизированные сервисы.

• Компаниям, которые работают по методологии Agile. При гибком управлении, в проект часто вносят изменения, значит и диаграмму придется постоянно перестраивать. В Agile–командах диаграмму Ганта, как правило, используют при построении дорожной карты проекта.

В Waterfall диаграмму Ганта используют для визуализации будущего, по сути уже готового проекта. Но делают ее в текущий, то есть настоящий момент. Проще говоря, это такая попытка предсказать проект на срок от 3-месяцев до 1-2-х лет.

В Agile планы строят не на основе предположений (эту задачу мы сделаем за три дня, потом начнем эту и закончим ее за неделю), а на основе реального опыта и статистики (сколько ранее было затрачено времени на такую же задачу этими специалистами, то есть реальные данные по скорости команд). Поэтому в Agile получают не план из предположений и догадок, а довольно точный прогноз, сколько осталось до конца проекта и когда, какая задача будет завершена.

Вспомним одну из главных ценностей Agile: «Готовность к изменениям важнее следования первоначальному плану». Данные постоянно актуализируют на основе происходящих изменений, текущей информации и скорости работы членов команды.

Если же компания только переходит с Waterfall на Agile, то от диаграммы Ганта и планирования отказаться может быть сложно. Тогда стоит попробовать применять привычные практики параллельно с адаптивным планированием и постепенно отбирать те подходы, которые подходят вашей компании.

Понятно, что для большого проекта диаграмму Ганта в Excel за 5 минут не построишь. Здесь очень выручают автоматизированные онлайн–сервисы.

• Miro. Можно использовать бесплатно для команды до 5 человек. От 5 и больше — $50 в месяц. Прост в использовании. Элементы можно растягивать и перемещать по доске, вставлять объекты, стикеры с пометками, добавлять текст и оставлять комментарии. Однако подстроить под себя основные элементы здесь не так просто. К примеру, вручную придется переименовывать дни в недели, сокращать и продлевать этапы, если вносите изменения.

• Ganntpro. Из названия сразу понятно, для чего создан этот сервис. Можно использовать 14 дней бесплатно. А потом от $6,9 в месяц для команды из 10 человек, $5 в месяц — для одного участника. Здесь можно создать несколько рабочих пространств, выбрать количество сотрудников. На самой диаграмме можно вносить правки в задачи, изменять сроки, перетаскивать и двигать элементы. Есть функции для управления графиком работы, ресурсами и бюджетом проектов. Для работы можно выбрать готовый шаблон с типовой диаграммой (есть из сферы строительства, дизайна, производства и других). Также можно создать свой. Но построить график за 5-10 минут тут не выйдет: параметров внутри каждой задачи слишком много. А еще лучше не иметь на доске больше трех проектов разом — легко запутаться.

• Smartsheet. Можно бесплатно использовать в течение месяца. Затем от $14 в месяц. Чем хорош? Заточен под командную работу. Есть удобные шаблоны и повторяющиеся задачи, графа с процентом выполнения, есть режим переключения между задачами, календарем и диаграммой, фильтр по задачам.Отлично интегрируется с другими продуктами (Microsoft, Google). В целом это хорошее решение для масштабных проектов и фрилансеров. Интерфейс полностью на русском, есть всплывающие подсказки. Smartsheet — быстрорастущий облачный сервис для управления проектами. Многие инвесторы делают ставку на акции этой компании: советуют скупать их на стадии падения ждать активного роста в ближайшие годы.

• Битрикс24. Обойдется от 990 рублей в месяц на одного пользователя. Подходит для проектов с участием от 10 до 50 человек. Можно управлять полем диаграммы, настраивать стадии выполнения задачи: завершенная, переданная, отложения. При наведении курсора на задачу, появляется подробная информация о ней. Но при этом нельзя связать между собой больше двух задач, сложно подстроить под себя, есть функционал, который вам может никогда не пригодиться.

• Comindware. Бесплатный период дают только по запросу. Обычная цена — от 300 рублей в месяц. Подойдет для средних и крупных проектов. Файлы можно импортировать из таблиц, переносить проекты из MS Project. Сервис позволяет управлять не только проектами, но и ресурсами, и бизнес–процессами, которые можно интегрировать прямо в проекты. А еще здесь есть своя корпоративная соцсеть.

Не обходится и без недостатков. Главный из них — невысокая информационная плотность, как, пожалуй, и у всех столбиковых диаграмм.

Что еще?

• Проекты могут оказаться куда сложнее, чем это можно отразить на диаграмме.

• График не отражает размер проекта или размер рабочих элементов. Поэтому условия, по которым может произойти отставание от графика, легко упустить из виду.

• Большое количество зависимостей между задачами может отвлекать внимание или вовсе сделает диаграмму нечитабельной.