Руководство по составлению портфолио для руководителя проектов: какие проекты включать, что важно для HR. Советы для создания впечатляющего портфолио, которое выделит вас среди кандидатов.

Специализация, оценка работы в человеко–часах, все про работу с командой, описание и иллюстрации проектов, блок про неуспешные проекты и контроль бюджета на проектах.

Хорошо работает портфолио из 3-5 проектов. Включите в портфолио большой и маленький проекты. Размер может измеряться бюджетом, продолжительностью и количеством людей в команде.

В портфолио руководителя проектов интереснее всего смотрятся «живые» кейсы и истории запусков, которые провалились. Как правильно сформулировать и составить документ, который точно откроет HR, разберемся в этом тексте.

HR–менеджеры первым делом смотрят на сферы и бизнес–направления, в которых работал руководитель проекта (IT, инвестиции, телемаркетинг, СМИ, электронная коммерция и так далее). В резюме это может выглядеть так:

• Руководитель проектов (разработка продуктов для банка)

• Менеджер проектов (производство и промышленные предприятия)

• Менеджер digital–проектов (разработка приложений).

С тематики проектов, над которыми работал руководитель проектов, будет начинаться собеседование. Этот блок должен быть в портфолио первым и самым объемным.

На практике у руководителей проектов спрашивают портфолио нечасто: 3 работодателя из 10. Но красивый и четкий документ точно будет плюсом на собеседовании. А если проектов было много, то портфолио поможет не забыть, что и где вы делали, какой результат получили и чему научились.

Еще один плюс — отвечать на вопросы с помощью разделов портфолио, гораздо легче и спокойнее, чем в свободной форме.

Портфолио руководителя проектов может быть кратким и тезисным.

А можно развернуть его подробно и каждому проекту посвятить одну страницу. Например, у Юлии Бажановой, руководителя проектного офиса Дом.РФ, общий объем портфолио — 63 страницы формата А4 с иллюстрациями.

• Титульный лист. Он должен быть простым, как резюме, с указанием вашего имени, полученных сертификатов (например, PMP) и чистого, лаконичного заголовка, описывающего содержание.

• Оглавление, если портфолио объемное.

• Отличная стратегия — разбить портфолио на разделы по сильным сторонам. Если вы умеете управлять ресурсами, анализировать риски, общаться, мотивировать и так далее, то сделайте разделы, посвященные этим навыкам с примерами, деталями реальных проектов, кейсами.

Портфолио делайте в формате PowerPoint или PDF. Примерно две трети каждой страницы должно быть посвящено визуальному ряду, остальное — текст.

Если у вас долгая карьера, не включайте в портфолио сразу все проекты, которыми занимались. Понятно, что хочется произвести впечатление. Но избирательность тут не повредит. Ни один HR не станет рассматривать больше 2-3 примеров. Да и работодатель не захочет читать все три тома вашего портфолио.

Если вы новичок и руководили только одной командой, то создайте в своем портфолио несколько разных представлений этого проекта. Как решали разные задачи, как выстраивали отношения с командой, как общались с заказчиком, как решали конфликты и каких результатов добились.

В целом, хорошо работает портфолио из 3-5 проектов. Если их будет больше, люди устанут. Если меньше — вы будете выглядеть как чудо–однодневка.

• Включите в портфолио большой и маленький проекты. Размер может измеряться бюджетом, продолжительностью и количеством людей в команде.

• Если управляли одним и тем же типом проекта разными способами, покажите, что вы гибкий специалист. Например, работали по Agile и по Waterfall, легко переключаетесь с одной методологии на другую.

• Если есть опыт управления целым портфелем из нескольких проектов, обязательно включите его в портфолио. Это покажет, что вы можете управлять как на высоком, так и на низком уровне.

• Включите в портфолио международные проекты, если они были.

• Расскажите о проектах, где были задействованы внешние поставщики, фрилансеры или стажеры. Опишите свой опыт руководства.

Обязательно добавляете в проект иллюстрации.

Что это может быть:

• Было/стало

• Инфографика

• Скриншоты метрик

• Документы с описанием задачи и фото результата

Эффективное использование цвета, группировка/сортировка, фильтрация деталей и аннотации — все это способы рассказать историю проекта.

1. Специализация (какими проектами руководил, в каких сферах).

2. Оценить работу по каждому проекту: время команды в человеко–часах и общий срок реализации. Пример: 3 месяца и 900 человеко–часов команды.

3. Сколько человек было в командах, их компетенции, роли. Пример: команда из 5 человек. Роли: ios–разработчик, UX–дизайнер, скрам–мастер, аналитик, тестировщик.

4. Все про работу с командой: сбор команды (если с нуля), сложности, конфликты, как строили взаимоотношения («мы кореша» или «только работа»), как мотивировали членов команды. Можно сделать в формате истории: был такой рабочий конфликт, решили его вот таким способом. Каждую пятницу в 15-00 проводили Happy our, где общались за коктейлями в неформальной обстановке.

5. Сделать инфографику по сданным и спланированным проектам. Можно не заморачиваться и просто описать словами: из 15 проектов за год по плану сдано 80%. В двух проектах задержали сроки релиза. Пять проектов окупились в первый год. Один проект закрылся через 3 месяца. Здесь же добавить информацию, от чего зависят сроки проектов. Что вы как руководитель делаете, если команда не успевает к дедлайну, который установил заказчик.

6. Блок про неуспешные проекты. Причины, какие выводы сделали, как это повлияло на планирование следующих проектов. Здесь лучше рассказывать подробнее, потому что ошибки всем интересны, и о них чаще всего задают вопросы на собеседованиях.

7. Проекты, которые велись параллельно. Сколькими можете управлять за раз.

8. Какими инструментами пользовались для планирования и работы по проектам. Тезисно рассказать что и зачем.

9. Что руководитель «делал руками» в проектах: писал ТЗ, составлял сценарий тестирования, собирал требования и формулировал задачи, писал инструкции к продукту, работа в связке с аналитиком над кастомными метриками и так далее.

10. Блок про контроль бюджета на проектах. Где был перерасход и почему, как пресекали это в следующих проектах, где сэкономили, как это удалось. Здесь необязательно говорить о деньгах. Это может быть бюджет времени, бюджет эмоций на переговорах с клиентом.

11. Успешные проекты: отразить прибыльность, окупаемость, показать метрики скриншотом, если это возможно, отзывы клиентов и пользователей.

12. Опыт работы с разными методологиями и продуктами. Например, руководил Scrum–командой, работал по Kanban, знаю Confluence.

Портфолио надо обновлять после каждого нового проекта. Это «живой» документ.

Можно вносить информацию по ходу, если проект долгий. Тогда точно ничего не упустите, а в конце просто отредактируете ненужное.

Помните, что каждый проект, который вы освещаете в своем портфолио, должен включать проблему.

• Расскажите, что вы сделали для ее решения.

• Покажите результаты.

• Чему вас это научило и как помогла в следующих проектах (или может помочь).

Не все детали из прошлых проектов можно раскрывать. Хороший вариант — уточнять у своего босса. Мол, можно я включу этот проект в свое портфолио, всегда можно будет вернуться и посмотреть, что мы сделали хорошо, а где провалились.

Если сомневаетесь, лучше проект обезличить. Например, вместо «Развертывание сервера для АНБ», сократить до «Развертывание сервера». Так вы донесете суть и никого не подставите.