Бизнес–кейс можно условно поделить на четыре раздела:
- Основные положения
- Финансы
- Основная информация о проекте
- Организация проекта
Рассмотрим каждый из них подробнее.
- Основные положения
Этот пункт стоит добавлять, если у вас достаточно большой объем информации, так как основные тезисы помогут быстрее ориентироваться в нем.
По сути, это краткое изложение всего бизнес–кейса. Оно лаконично передает всю важную информацию о проекте и создает первое общее впечатление (которое, считается самым важным!).
2. Финансы
Раздел финансирования в первую очередь предназначен для тех, кто в компании отвечает за эту сферу (т.е. руководство или спонсоры). Обычно он включает в себя:
Ее может предоставить финансовый отдел вашей компании. А целью такой оценки является:
Данный анализ касается рисков, связанных с проектом и рассматривает варианты результатов проекта. Фактически, он позволяет финансовому отделу проекта прорабатывать и оценивать возможные сценарии развития.
3. Основная информация о проекте
Это самый большой раздел бизнес–кейса, предназначенный сразу для всех сторон (руководства, спонсоров, команд и т.д.). Он отвечает на большинство вопросов, касающихся вашего проекта. Проще говоря, объясняет «что», «как» и «почему».
В этот раздел входит:
Ее цель – дать ясное представление о самом проекте и его бизнес–модели. Это краткий обзор причин, из–за которых произошли изменения: проблемы, возможности или изменения обстоятельств.
В этой части рассказывается, почему вы решили, что нужно реализовать проект. Если кратко, то бизнес–цель отвечает на следующие вопросы:
- Преимущества и недостатки
В этом разделе нужно указать все финансовые и нефинансовые преимущества. Цель та же – объяснить, зачем вам нужен проект.
Ответом может быть:
Не забывайте указать и любые недостатки, которые были вами обнаружены, поскольку они отображают потенциальные риски проекта.
Определите возможные варианты решения проблем и опишите их как можно подробнее.
Например, если в бизнес–модели и предлагаемом решении используются какие–то дополнительные технологии, обязательно объясните как. К тому же, поскольку у большинства проблем есть несколько вариантов решений, постарайтесь предоставить основные из них. Это позволит выбрать самый лучший способ.
В этом разделе описывается работа, которая необходима для достижения целей, а также определяются функции, которые затронет проект. Кроме того, он описывает границы и ключевые взаимосвязи с другими проектами.
Это краткое изложение основных задач проекта и его общий график.
В идеале проект должен быть разделен на этапы, для каждого из которых будет свой набор задач.
Чтобы бизнес–кейс давал всестороннюю оценку, нужно изложить в нем состояние рынка (относительно вашей сферы деятельности). Другими словами, четко обозначьте основные бизнес–интересы.
Мы уже упоминали этот этап, но стоит повторить, что оценка рисков должна охватывать те проблемы, которые могут возникнуть в ходе вашего проекта, а также оценку возможностей компании среагировать на них.
Поэтому этот раздел чаще всего отвечает на следующие вопросы:
4. Организация проекта
Последний раздел играет большую роль для менеджера проекта, который будет ответственным за реализацию в целом. В этом пункте описывается, как создается проект.
Подраздел бизнес–кейса, который показывает, как структурирован сам проект и его различные уровни принятия решений (роли и обязанности, стандарты проекта и т.п.).
Наконец, бизнес–кейс должен определять, как будет фиксироваться прогресс проекта. Обычно это делает менеджер, составляя краткие отчеты о ходе работы или развернутый отчет в конце каждого из этапов проекта.
Заключение
Возможно, у вас сложилось впечатление, что бизнес–кейс – это большой и громоздкий документ, который требует огромного количества усилий. Но это абсолютно не так. Большим он будет только для более крупных и сложных проектов, требующих глобальных изменений во всей бизнес–модели компании.
В целом бизнес–кейс – это удобный инструмент, позволяющий провести быстрый анализ проекта и решить, стоит ли его реализовывать. Другими словами, его цель состоит в том, чтобы обрисовать бизнес–обоснование для выполнения проекта и предоставить средства для постоянной оценки прогресса.